Лучшие книги по тайм — менеджменту, которые должен прочитать каждый. Средства и приемы, помогающие завершать начатое. Тайм-менеджмент по помидору. Штаффан Нётерберг

«Ты когда-нибудь думал, куда делись последние 5 лет?»
Виктор Пелевин

Очень часто в жизни каждого человека наступают такие моменты, когда просто невозможно справиться с объемом накопившихся дел. И работая в данный момент над выполнением очередной своей задачи, в голове непрерывно крутится еще целая вереница нерешенных проблем. Постоянные мысли о том, что вы не успеваете сделать что-то важное, не дают сосредоточиться на выполнении текущей задачи. И когда количество нерешенных дел начинает нарастать, как снежный ком, это приобретает уже масштабы катастрофы.

Но на самом деле проблема не такая уж сложная, как может показаться на первый взгляд.

Как привести дела в порядок. Основы тайм-менеджмента

Для решения подобных задач существует метод рациональной организации времени, или по-другому тайм-менеджмент. Время в современном мире представляет собой даже большую ценность, чем деньги, так как в отличие от них, время нельзя вернуть или накопить. Навыки управления своим рабочим временем помогут человеку достигать поставленных целей и задач намного быстрее и при этом находить достаточно свободных минут для общения с друзьями и своего духовного развития.

Поможет в этом разобраться метод GTD, который представляет одно из направлений в тайм-менеджменте.

Getting Things Done, GTD (в переводе с англ. - «доведение дел до завершения», однако чаще и неправильно - «как привести дела в порядок») - методика повышения личной эффективности созданная Дэвидом Алленом и описанная им в одноимённой книге, первое издание которой вышло в 2001 году и была переведена на 23 языка.

Классическая модель тайм-менеджмента имеет определенные строгие рамки, подразумевает четкое планирование своих дел, рекомендует просчитывать шаги и расставлять приоритеты. Новый метод, предложенный экспертом Дэвидом Алленом, помогает управлять временем намного более гибко и выбирать дела по своему усмотрению, а не привязываться к жесткому дневному графику, что существенно облегчает задачу и быстрее продвигает вас в реализации поставленных задач. Такой способ может подойти не только крупным бизнесменам, заботящимся о быстрейшем исполнении своих планов, но и обычным домохозяйкам, планирующим время на ведение домашнего хозяйства.

В основу этой системы легло предположение, высказанное Дэвидом Алленом, о необходимости свободного мышления. Говоря иными словами, нужно освободить сознание от всех посторонних мыслей, которые крутятся в голове. И тогда текущая работа будет выполнена намного быстрее и результативнее. На этот счет GTD-система дает четкие указания, следуя которым можно не только выявить проблему, но и быстро решить ее. Как правило, люди много времени тратят на бессмысленные рассуждения, которые тормозят процесс выполнения поставленных задач. Четко следуя предложенным методом рекомендациям, ваше сознание всегда будет оставаться чистым, а результативность работы будет на все 100%.

Составляем список дел, задач, проблем

Первое, что нужно сделать, по мнению автора идеи, – это перенести все ваше беспокойство и мысли, которые занимают вас в данный момент, на бумагу. Запишите все, что крутится сейчас в голове, – все крупные дела, мелкие дела, важные и не очень, в общем, вообще все. Освободите ваше сознание для реализации поставленной в данный момент задачи. Записи можно производить в хаотичном порядке, записывая просто все, что пришло на ум. Необязательно сразу классифицировать дела по степени важности. Если вы пропустите или не внесете в список какое-либо дело, оно постоянно будет кружиться в вашей голове, мешая сосредоточиться.

Но вот список дел составлен, что теперь с этим списком делать?

Задаем правильные вопросы

Вторым шагом можно назвать анализ написанного вами списка.

Мысленно зададим каждому пункту списка вопрос: «Что это?» .
Этот вопрос позволяет произвести классификацию дел по степени их важности.

Второй вопрос звучит так: «Требует ли это действий?»

При отрицательном ответе должны последовать следующие действия:
— отложить решение до лучших времен;
— пока забыть о деле, не стоящем вашего внимания;
— положить на время в архив.

При положительном ответе на заданный вопрос необходимо переходить непосредственно к исполнению и наметить практическое решение проблемы. Изучите проблему, если на ее осуществление потребуется затратить определенное количество времени, то она автоматически переходит в разряд проекты. Эту запись можно произвести на отдельном листе. А если при рассмотрении текущего дела сразу напрашивается способ ее решения, то есть смысл сделать это дело сразу, чтобы не копить кучу нерешенных проблем.

Когда для достижения поставленной цели одного шага недостаточно, напрашивается несколько вариантов выхода из сложившейся в данный момент ситуации:

— записать дело в ежедневник до наступления срока его исполнения,
— поместить в список важных дел, чтобы выполнить его в удобное для вас время.

Пройдя последовательно все шаги, предложенные данной теорией, можно научиться правильно расставлять приоритеты и выстраивать четкую систему ценностей. Причем сделать все это можно самостоятельно, даже не обладая каким-то особым талантом. А вопрос «Как привести свои дела в порядок» больше не будет вставать перед вами.

Тайм – менеджмент является очень популярной и востребованной темой. Бешеный темп жизни заставляет все большее количество людей задуматься о планировании своего времени. Так как неграмотное использование времени приводит к стрессам, упущенным возможностям и становится причиной массы невыполненных дел.

Теме тайм – менеджмента посвящено много интернет – ресурсов, проводятся тренинги, курсы, семинары, лекции. Есть онлайн курсы по планированию времени. Но самым популярным источником знаний, конечно же, являются книги. Книг по тайм – менеджменту очень много и постоянно появляются новые. В этой статье вы узнаете, какие книги обрели наибольшую популярность и признание среди читателей. В этих книгах собраны лучшие советы, рекомендации, и практические упражнения по планированию времени. Главное, чтобы вы обязательно нашли время их прочесть.

Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте!

Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION - лучшее средство для ваших глаз всего за 99 руб!
Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию...

Список лучших книг по тайм – менеджменту

1.«Жесткий тайм-менеджмент: Возьмите свою жизнь под контроль». Дэн Кеннеди.

Это одна из лучших книг по тайм – менеджменту. Она, в первую очередь предназначена для предпринимателей, но станет очень полезной для любого человека. Ее уникальность заключается в том, что она написана одним из самых успешных бизнес – тренеров, который проводит тренинги по всему миру.

Книга рассказывает о ценности времени и его важности жизни человека. Она написана доступным понятным языком. Автор дает уникальную формулу цены вашего времени. С ее помощью вы сможете осознать, сколько стоит час вашего времени и во сколько вам обходится трата времени впустую. Когда вы сделаете этот расчет, вам уже не захочется отвлекаться на ненужные дела, заниматься тем, что не стоит вашего времени. Книга четко дает представление о людях вампирах, которые воруют ваше время. Вы поймете, как много людей в вашем окружении, от которых нужно избавиться и как с ними бороться. Ведь люди, которые не ценят ваше время, значит и не учитывают ваши потребности. Нужны ли такие люди в вашей жизни?

С помощью этой книги вы поймете, как перевести время в денежный эквивалент. Автор рассказывает о важности пунктуальности, а также о том, как распланировать свое рабочее время максимально эффективно, чтобы у вас еще оставалось дополнительное время на отдых, развлечения, времяпровождение с семьей.

Эта книга научит вас самодисциплине, собранности и пониманию ценности времени.

2.«Экстремальный тайм-менеджмент». Николай Мрочковский, Алексей Толкачев.

Эта книга написана в форме романа, в котором успешный парень обучает знакомого планированию времени. Книга написана просто и увлекательно. Суть ее заключается в том, что при правильном планировании и подходе можно изменить свою жизнь до неузнаваемости всего за 2 месяца. В книге рассказана методика, которая заключается в составлении собственного Колеса жизни, которое состоит из 8 основных сфер жизни человека. Проанализировав и дав самому себе честный ответ, на каком этапе развития находится каждая из сфер вашей жизни, можно составить подробный план развития каждой из них. Если придерживаться этого плана каждый день, который включает каждую из этих сфер, можно достичь потрясающих результатов.

Хотите быстро улучшить свою жизнь? Тогда эта книга именно для вас.

3.»К чёрту всё! Берись и делай». Р. Брэнсон

Эта книга помогает раскрыть внутренний потенциал человека. Автор говорит о том, что секрет успеха заключается в немедленном действии. Ни знания, ни образование, ни навыки, ни жизненные опыт не играют большой роли. Просто нужно ставить цель и немедленно приступать к ее осуществлению.

В этой книге приведена масса примеров из жизни, что данный подход работает на все 100%. Некогда раздумывать, ныть и мямлить. Жизнь и время уходит. Ничего нельзя откладывать на потом, важно вести такой образ жизни, который приносит удовольствие. А также человек должен быть отважным в своих действиях и поступках, должен проверять самого себя на прочность и бросать самому себе вызов.

Если что-то и нужно в жизни доказывать, то только самому себе. Ведь ваша жизнь на самом деле больше никого не интересует. Каждый занят своей жизнью.

Также в книге говорится о том, как важно чувствовать себя уверенно, ценить каждое мгновение и не упускать новые возможности. Также книга раскрывает ценность и важность семьи, уважения окружающих, совершение добрых дел и влияние всего этого на жизнь человека.

Эта уникальная книга – призыв к немедленному действию. Это незаменимая книга по тайм – менеджменту, которую должен прочитать каждый человек.

4.«Тайм – драйв. Как успевать жить и работать». Глеб Архангельский.

Это книга практических советов по тайм – менеджменту, которая дает четкие ответы на такие вопросы: как распоряжаться своим временем, как планировать день, как отделить важные дела от второстепенных, как расставлять приоритеты. Эта книга научит повышать свою эффективность, успевать делать многое в короткие сроки. Это книга, которая мотивирует человека, настраивает на продвижение вперед на личном примере автора.

Книга Архангельского научит вас создавать свою личную систему управления временем. В этой книге говорится о том, как важно находить время на отдых и силы на выполнение неприятных задач. Также вы научитесь выявлять «поглотителей времени» и узнаете, как от них избавляться.

Вторая часть книги поможет разобраться, как правильно ставить цели и с помощью тайм – менеджмента достигать их. Также в конце книги вы найдете специальные приложения, которые помогут составить свою систему организации времени и построить алгоритм планирования дня.

5.«Как привести дела в порядок». Дэвид Аллен.

Эта книга — результат двадцатилетнего труда и опыта Дэвида Аллена. Она состоит из трех частей. В первой части автор рассказывает о недостатке ресурсов, влиянии неактуальных привычек и важности составления списков. Также автор говорит о важности творческого подхода к решению любых задач.

Вторая часть книги – практическая. Вы найдете ценные рекомендации, как начать планирование, каковы особенности этого процесса, что для этого может понадобиться и как происходит обработка и сортировка информации.

Третья часть раскрывает основные принципы успешной и продуктивной деятельности, привычке сбора информации, определении плана действий и умении ориентироваться на результат.

Прочитав эту книгу, вы сможете привести в порядок свою жизнь и наслаждаться ею, при этом снизив уровень стресса до минимума.

6.«Работай меньше, успевай больше». К.Глинсон.

Эта книга говорит о важности баланса между работой и личной жизнью. Как освободить время на отдых, проведение его с семьей и на радость в жизни? Чтобы избавиться от состояния постоянной загруженности и усталости, очень важно не откладывать дела на потом, немедленно действовать и разгребать все накопившееся дела незамедлительно. Это должно войти в привычку.

Кроме того, в книге говорится о важности доведения всех дел до конца, а также качественного их выполнения. Если соблюдать порядок во всем, быть более дисциплинированным и пунктуальным, то освободится огромное количество времени на отдых, на занятия любимыми делами. Эта книга по тайм – менеджменту научит очень грамотно распределять не только время, но и структурировать и систематизировать все рабочие процессы так, что вы сможете выполнять много задач в очень сжатые сроки.

7.«Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать». Брайан Трейси.

Книга основана на методе Марка Твена «съедать лягушку» первым делом. Имеется в виду, что первым делом в начале дня нужно сделать все дела, которые вам неприятны и не хочется выполнять. Но как только вы их сделаете, наступает невероятное облегчение и легкость. Кроме того, сделав такие дела вначале дня, вы освобождаете себя на целый день о тягостных мыслях, что вам предстоит их сделать. Ведь мысли тоже съедает очень много нашего времени, когда мы зацикливаемся на какой – то задаче или проблеме и прокручиваем эту мысль в голове весь день. Так не лучше ли действительно собраться с духом, выполнить то, чего не хочется с самого утра и продолжить день с чувством легкости.

8.«Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть». Т. Феррис.

Книга Ферриса – одно из самых эффективных руководств к действию для людей. которые хотят много путешествовать, зарабатывать хорошие деньги и получать от жизни удовольствие. Автор мотивирует читателей к освоению нового стиля жизни и новой философии, которая помогает реализовать свои самые смелые мечты.

Автор рассказывает о том, как бороться со страхом на пути к новой жизни, как создать пассивные источники дохода, которые позволят меньше работать и больше отдыхать. В книге описаны все преимущества жизни в разных странах мира, а также приводятся главные ошибки, которые совершают люди при выборе нового образа жизни.

Если вы давно мечтаете о такой жизни. То эта книга для вас. В ней вы найдете ответы на все свои вопросы. Причем советы дает человек, который живет именно такой жизнью, которой давно мечтаете жить вы.

9.«Практический курс по тайм – менеджменту». И. Абрамовский.

Это небольшая книга, которая является практическим курсом тайм – менеджмента. В ней собраны основные и наиболее важные рекомендации по планированию личного времени, расставлению приоритетов, и немедленного совершения действий для достижения поставленных целей.

Ценность ее и уникальность заключается в том, что в книге рассказывается о специально разработанном программном обеспечении Leadertask. Это органайзер, который существенно облегчает процесс планирования времени. А также в книге приведена особая стратегия управления деятельность GID (Getting Things Done), разработанная Дэвидом Алленом, которая является сборником техник, повышающих эффективность в управлении делами. А также раскрыта методика «Тайм-драйв».

Эта книга для людей, которые серьезно подходят к планированию своего времени и желают действительно знать все о тайм – менеджменте.

10.Светлана Гончарова «7 заповедей организованной мамы».

Чудесная книга, которая предназначена именно для мам. Планирование времени мамы требует особого подхода. Обычные приемы тайм – менеджмента здесь не работают. Работа мамы – это круглосуточный пожизненный труд с сумасшедшим графиком.

Книга написана настолько душевно, понятно и по-дружески, что от нее невозможно оторваться. Это действительно практическое руководство, которое помогло многим мамам организовать свою жизнь, наладить отношения в семье, а также понять, где и когда находить время на заботу о себе, на самореализацию.

И самое главное, книга дает ответ на важнейший вопрос: Как успевать любить? Эта книга обязательна к прочтению для всех женщин, для которых семья стоит на первом месте.

«Принимайте решения о требуемых действиях тогда,
когда появляется дело - а не тогда, когда оно требует аварийного завершения».
Дэвид Аллен

GTD - один из методов тайм-менеджмента, разработанный консультантом по управлению временем и автором одноименной книги Дэвидом Алленом. В переводе на русский он означает «Как доводить начатое до конца» (Getting Things Done).

Главный принцип GTD говорит - человек не должен перегружать себя тем, что нужно сделать, а должен всего лишь вносить это в план. Все внимание стоит сосредотачивать непосредственно на выполнении каждой отдельно взятой задачи.

Модели Дэвида Аллена

Обычно управление временем начинается с распределения акцентов и выделения наиболее важных дел. Аллен предлагает несколько иной поход, утверждая, что главное место в тайм-менеджменте должны занимать контроль и видение. Исходя из этого, он предлагает 3 основные модели:

• Первая - это управление рабочим процессом. Она призвана контролировать все задания и состоит из следующих этапов: сбор, обработка, организация, обзор и действия. Подробнее на каждом из них мы остановимся несколько позже.
• Вторая - модель обзора работы, состоящая из шести уровней, каждый последующий из которых есть более широким и глобальным, нежели предыдущий. Сюда он относит: текущие дела, текущие обязанности, круг обязанностей, ближайшие 1-2 года, ближайшую пятилетку и всю жизнь в целом. Аллен считает, что один раз в неделю человек обязан анализировать свои достижения на каждом из уровней, только в этом случае он получит целостную картину происходящего.
• Третья - по его словам необходимая далеко не всем - это естественный метод планирования. Она состоит из 5 стадий: определения целей и принципов, видения желаемых результатов, мозгового штурма, организации и принятия решения, о том, каким должно быть последующее действие.

Дэвид Аллен утверждает, что все проблемы, связанные с недостижением целей, появляются из-за неправильного планирования на самой первой его стадии - постановке задачи и определении шагов, необходимых для ее реализации.

Принципы, на которые опирается GTD

Сбор
Смысл этого принципа заключается в том, что все те мысли, которые «толпятся» у нас в голове следует фиксировать на каких-либо носителях. Для этого одинаково хороши и электронный органайзер, и диктофон, и простенький блокнот. Главное, освободить сознание от информации, которая не требуется в данный момент.

Кроме того, все записи стоит пересматривать, как минимум один раз в неделю, дабы подтверждать их актуальность и вносить необходимые коррективы.

Обработка
Обрабатывая информацию, следует помнить, что любое действие, занимающее не более 5 минут, должно быть выполнено незамедлительно. Приступать к работе лучше всего с верхушки списка, двигаясь далее по порядку.

Согласно составленному Алленом алгоритму обработки информации, с каждым делом в списке можно сделать следующее: выполнить, передать на выполнение, отложить, оставить для справки, выкинуть или перенести в список вещей, к которым стоит вернуться позже.

Организация
Для того чтобы проконтролировать действия, которые следует выполнить, Дэвид Аллен предлагает применять набор списков:

• Последующие действия. Сюда заносят шаги, которые следует предпринимать по каждому элементу, принятому к выполнению. Допустим, есть элемент «Составить смету». Для составления сметы вам придется предпринять следующие шаги: связаться с коллегой и запросить данные по его отделу, узнать стоимость необходимых материалов и т. д.

• Проекты. Под проектом можно понимать любую цель, для достижения которой требуется совершить более одного последовательного действия. Проекты следует периодически пересматривать, дабы удостовериться, что их исполнение идет в нужном порядке.

• Отложенное. В ситуации, когда дело должно быть передано на выполнение или, когда его исполнению должно предшествовать другое событие, есть необходимость мониторить его время от времени. Это позволит не просрочить сроки его реализации.

• Когда-нибудь/может быть. Сюда относят дела, к которым вполне возможно вы надумаете вернуться при наступлении определенных условий.

Обзор
Составление списков и памяток не принесет должного результата, если не проводить обзор как можно чаще, а желательно и вовсе заниматься им каждый день. При этом следует выбирать первостепенную на данный момент задачу и немедленно приступать к ее выполнению. Не рекомендуется начинать работу с легких действий, избегая сложных. Таким образом, вы только усугубите ситуацию, накапливая ворох трудной работы. Оптимальным решением считается последовательное выполнение задач.

Действия
По словам Дэвида Аллена, следует более внимательно относиться к выполнению каждой задачи, а не к ее организации. В таком случае гораздо больше шансов довести все до конца, не прервавшись на середине.

Средства и приемы, помогающие завершать начатое

• 43 папки. Данный прием заключается в том, что на каждый рабочий день месяца вы заводите себе отдельную папку (итого 31 шт.) плюс создаете еще 12 папок по аналогии с месяцами года. В итоге у вас получается 43 папки, в которых и следует «складировать» планы на каждый конкретный день.
• Программное обеспечение для GTD. В современном мире без программного обеспечения уже не обойтись. Согласно методике Аллена оно включает: цифровое структурирование, мозговой штурм, и приложения для управления проектами. На сегодняшний день идеологию GTD поддерживают более 100 приложений. Среди них есть программы, написанные для различных платформ и устройств.

В данной статье принципы GTD изложены очень кратко, она не заменит вам книгу Дэвида Аллена. Статья призвана только вызвать ваш интерес к такому эффективному методу как GTD .

Тайм-менеджмент или наука о том, как эффективно управлять своим временем, чтобы все успевать, на сегодняшний день очень популярна. На эту тему уже написано и еще пишется огромное количество книг. Регулярно выходят целые тома с рекомендациями знающих людей о том, какой еще существует способ подружиться с Хроносом. Среди подобного разнообразия выбрать действительно полезную книгу, которая поможет упорядочить свою жизнь, не просто. В этом материале рассмотрим пятерку книг по тайм-менеджменту, которые прошли проверку временем и являются путеводной звездой для многих людей, однажды взявших их в руки.

1. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Книга хороша тем, что в ней простым и очень доступным языком преподнесены самые азы тайм-менеджмента. Книга, по сути, не про время, а про планирование своих дел. Лирики и воды - минимум. Четкие и ясные, логически выверенные указания о том, сколько времени можно выделить в своем графике на работу и на отдых, как разобраться с вещами, которые облегчают вашу жизнь, или засоряют ее. Автор описывает как классические методики управления собственным временем, так и дает советы, проверенные на собственном опыте.

Дэвид Аллен, действительно считается одним из лучших специалистов по тайм-менеджменту. Книга быстро сделала автора звездой. Семинары Дэвида Аллена по тайм-менеджменту, с которыми он исколесил всю Америку, собирают полные залы. Он действительно учит самоорганизации, а не просто дает читателю пространные советы про управление временем.

2. Глеб Архангельский «Тайм-драйв: как успевать жить и работать». Это не просто увлекательная книга о том, как успевать больше и уделять свое время только тем задачам, которые по-настоящему вам близки. Это книга про российский опыт. Классические приемы тайм-менеджмента и адаптация их к нашей повседневности, яркие примеры из жизни и практические задачки для тех, кто только постигает науку управления временем. Во многом благодаря хорошему юмору и простому языку изложения книга читается на одном дыхании.

3. Тимоти Феррис «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть». Каждый из нас не раз слышал красивые фразы о том, что жить нужно здесь и сейчас, нельзя откладывать жизнь назавтра и т. п. Это правда. Однако, реальность такова, что почти каждый человек занят строительством собственного будущего, жертвуя при этом своим настоящим. Как же сделать так, чтобы начать наслаждаться жизнью здесь и сейчас? Автор книги делится опытом отказа от «синдрома отложенной жизни». Тимоти Феррис доказывает, что грамотное распределение времени - это путь к свободе. Свобода передвижения (автор большую часть времени проводит в путешествиях), свобода действий, свобода распоряжения своим капиталом, который регулярно только увеличивается, ведь его владелец работает... целых 4 часа в неделю!

4. Алан Лакейн «Искусство успевать». Это настоящий классический труд по тайм-менеджменту, на который ссылаются в своих работах многие другие авторы. При знакомстве с основами науки управления временем эту книгу пропустить никак нельзя. Здесь есть все: от основных принципов тайм-менеджмента до инструментов, помогающих человеку подружиться со временем. Теория отлично разбавлена интересными примерами из жизни.

5. Реджина Лидс «Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове». Это книга для тех, кто не желает тратить времени на изучение теории тайм-менеджмента, а хочет перейти сразу к практике. Автор дает 2 задания, которые читатель должен выполнить за неделю. Одно касается работы, а второе - дома. Пройдя полный курс «обучения», читатель сможет навести порядок во всех аспектах жизни, начиная от отношений с близкими и заканчивая разбором многолетних завалов в рабочем столе.

Существует расхожее мнение о том, что освоить тайм-менеджмент означает на 10% быть эффективным в том, что мы делаем и на 90% в знании, чего делать не стоит. Безусловно, приведенная пятерка книг - это далеко не все хорошие работы по управлению времени. Однако прочитать их точно стоит.

Getting Things Done – это методика тайм-менеджмента, основанная Дэвидом Алленом и описанная в его одноименной книге.

Основная идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель, будь-то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или .

Дэвид предлагает некоторый алгоритм, который можно применять для эффективной обработки большого количества информации, для организации своего времени.

Согласно методу GTD, с поступающей информацией лучше работать в несколько стадий:

2. Обработка.

3. Организация.

5. Действия.

Остановимся на этих этапах подробнее.

Сбор

Основная идея состоит в том, что любую поступившую Вам задачу, идею, информацию и т.п. нужно зафиксировать на каком-либо носителе: на бумаге, в почте, в ноутбуке или карманном компьютере. Может быть, для записи разной входящей информации Вы будете пользоваться разными инструментами. Это не суть важно. Основные идеи следующие:

Вы ничего не забудете,

Вы разгрузите голову от большого объема рутинной информации.

Информацию, записанную на бумаге, можно собирать в лотки, файлы или приходящие по email письма в определенные папки и так далее в зависимости от инструментов сбора.

Чтобы эта схема работала, лотки входящей информации необходимо обрабатывать в какой-то период, например, раз в неделю. Обрабатывая лотки, Вы фактически опустошаете их.

Например, Вы можете записывать все задачи, идеи, заметки в разделе “Задачи” онлайн-органайзера одним кликом.

Организация

Обработка собранной информации (корзины, лотка, контейнера “Входящие”) идет строго по следующему алгоритму:

Берем очередной верхний элемент корзины “Входящие”.

Если элемент требует действия, и оно занимает немного времени (до 5 минут), то сразу выполняем.

Если задача требует большого количества времени, то делегируем кому-то или откладываем.

Если же элемент корзины “Входящие” не требует действия, то выбрасываем этот элемент, помещаем в лоток (список) “Когда-нибудь может быть” или оставляем этот элемент где-то в архиве в качестве справочной информации.

Для организации работы над теми задачами, которые требуют дальнейших действий, Дэвид Аллен предлагает разбивать такие задачи на несколько списков:

Следующие действия

У Вас должен быть список дальнейших конкретных действий, которые необходимо предпринять. Только в этом случае, Вы сможете работать максимально эффективно, “перемалывая” большое количество дел.

В онлайн-органайзере TimeMaster подобный список представлен todo листом

Проекты

Задачи, для решения которых требуется более чем одно действие, чтобы достигнуть поставленных целей, по сути являются проектами. Например, для подготовки к презентации нужно созвониться с организаторами, оплатить счет на помещение и т.д. По каждому проекту должно быть определено дальнейшее действие.

В онлайн-органайзере TimeMaster можно разбивать задачи на подзадачи за считанные секунды.

Отложенное

Если задача была делегирована или может быть выполнена несколько позже по каким-то причинам, то такие задачи стоит поместить в отдельный список.

В онлайн-органайзере TimeMaster есть контакты, по которым Вы можете вести списки задач .

Когда-нибудь может быть

Есть задачи, которые на данный момент не актуальны, непонятно, будут ли они актуальны в дальнейшем, но вероятность такая есть. Такие задачи помещаются в отдельный список.

В онлайн-органайзере TimeMaster Вы можете организовать такие списки за секунды с помощью контекстов .

Дэвид Аллен рекомендует отказаться от классического жесткого планирования дня, когда весь день расписан по минутам. Такое планирование редко применимо на практике, поскольку Вас могут в любой момент отвлечь, а планы могут поменяться.

Дэвид считает, что задачи делятся на жесткие и гибкие.

Гибкие задачи идут простым списком. Это задачи, которые могут быть выполнены в любой момент времени, поэтому их можно выполнять по порядку. К этой категории относится большинство задач у среднестатистического человека.

Жесткие задачи – это задачи, которые привязаны к конкретному времени. Например, встреча, конференция, запланированный звонок, истекает срок выполнения задачи.

Имеет смысл оставить в календаре только жесткие задачи. В начале дня Вы просматриваете свой список календарь и список задач. Удобнее всего, когда список задач и календарь располагаются на одной странице. Так проще планировать. Если в начале дня жестких дел не запланировано, то Вы можете выполнять гибкие задачи по порядку: в зависимости от наличия времени, энергии и ресурсов Вы выполняете задачи от самых приоритетных к менее приоритетным. Как только пришло время жесткой задачи, Вы прерываетесь, выполняете жесткую задачу, после чего опять возвращаетесь к выполнению задач по списку. Это самый гибкий, простой и удобный способ планирования при работе с большим количеством дел.

Дэвид упоминает в своей книге и про планировании сверху вниз. Он использует аналогию обзора целей, проектов и задач “с высоты полета”:

1. текущие дела;

2. текущие проекты;

3. круг обязанностей;

4. ближайшие годы (1-2 года);

5. пятилетняя перспектива (3-5 лет);

Однако, как признает сам Дэвид, в своей книге основной упор идет на описание методик для обработки текущих дел и проектов, а стратегическому планированию стоит уделить отдельные книги. Кстати, методики стратегического планирования описывал Стив Кови, не менее известный мировой специалист в области тайм-менеджмента. Об этом говорится в статье о стратегическом планировании .

Подробнее про методику GTD можете почитать в одноименной книге Getting Things Done Дэвида Аллена или научиться применять эту и другие методики на практике с применением онлайн-органайзера и других инструментов в нашем видеокурсе .