Золотая формула делегирования: как правильно передавать полномочия. Какие полномочия не стоит делегировать

Поручили работнику какую-то задачу. Он сделал всё неправильно или вовсе не смог выполнить порученное. Знакомо? Кто виноват? Вы.

Не тот человек, не так донесли информацию — причин может быть много. Давайте лучше расскажу о том как мне удаётся успешно делегировать задачи.

1. Унификация задач. Берите пример с , с почты. Работа разбивается на простые действия (не вдаваясь в избыточную детализацию). Эти действия объединяем в процессы, где нужно — включаем критерии для оценки успешности, позволяющей перейти к следующему шагу или признать процесс завершённым.
2. Пишем инструкцию. Прописать указанные выше действия и критерии простыми словами — пошагово — по пунктам (ещё шикарно работают блок-схемы, майнд-мэпы (подобным примером я проиллюстрирую этот материал)).
3. Дайте инструкцию работнику, пусть он проделает по ней рабочий цикл.
4. Вопросы, неточности — корректируйте свою инструкцию

Как правильно делегировать? Никак. Нет «правильно». Есть «делегирую» или говорю о делегировании. Возьмите человека, поручите ему часть своих задач, добавляйте новые, корректируйте его работу по результатам.

Самое вкусное — оставляем себе

Неизбежно возникает вопрос, а что именно делегировать в первую очередь? Рутину, то что отнимает много времени. Те 80% по закону Парето.

Ключевые точки дохода на первых порах вполне уместно оставить за собою, равно как и ту часть, что приносит вам удовольствие.

Качество?

Оставьте идеализм там, где этого не требуется. По крайней мере в начале процесса делегирования. Добивайтесь необходимого минимума.

Да, у меня маленькое независимое СМИ, но я хочу, чтобы у меня были не менее интересные тексты, чем у Сноба, хочу источников и фактчекинга как у Ведомостей, вирусности как у Базфида, «офигенности», как у (скромные желания?). Но всё это стоит времени, ресурсов, таланта, и мы исходим из того что есть, развивая, что есть.

А что нам пишут в бизнес-глянце и сообществах в соц сетях (по традиции можно не читать — вода-водой):

• Никогда не давайте работу человеку без определения ответственности за её исполнение, чётко поставленных задач, наделите исполнителя конкретными полномочиями.
• Оказывайте подчинённому помощь и содействие в выполнении поставленных задач и помогите ему «уловить» правильный алгоритм выполнения всей работы, а также сроков её исполнения.
  Повышайте уровень мастерства своих подчинённых, давая всё более сложные задания, при этом не забывайте выделять ему все необходимые для этого полномочия и ресурсы.
• Исполнитель намного лучше вас знает как сделать работу, ваша задача лишь правильно поставить задачу, а также обеспечить мотивацию и стимулирование работника.
• Заранее подготовьтесь к тому, что в процессе исполнения делегированных задач будут допущены ошибки, нарушения и другие проблемы, исходя из этого контролируйте исполнителя на протяжения всего времени процесса исполнения, для этого устраивайте проверки промежуточных результатов работы – контроль, контроль и ещё контроль.
• Нечёткая постановка задачи а также отсутствие обратной связи с исполнителем прямой путь к невыполнению делегируемой работы.
• Подчинённые не должны бояться задавать вопросы. Так же важно что бы исполнитель мог сам изменять способы решения поставленных задач, если в этом есть необходимость. Это позволит уменьшить затраты и количество времени на выполнения заданий.
• Руководитель должен выкинуть из своего повседневного рабочего обихода слово «Я сам».
• Самый лучший способ добиться лучшего результата в исполнении работ – заинтересовать исполнителя. Поэтому поощряйте исполнителей за хорошее качество выполненных заданий и наказывайте нерадивых работников.

Основы делегирования

Чёткая фиксация ответственности и задач.

Не принимать «отмазки»: задача либо выполнена, либо — нет.

Если хотите расти, — надо делегировать.

Берите человека на стажировку, чтоб он показал результат.

Важно контролировать работников.

Прорисуйте структуру и каждому сотруднику — задачи и должностные инструкции.

Делегировать работу в бизнесе - необходимо. Это важнейший навык любого бизнесмена. Без этого ключевого навыка невозможно построить развивающееся дело. В этой статье рассмотрим 3 варианта делегирования.

Когда я начинал первые шаги в делегировании, я столкнулся с проблемой. Я не знал, кому лучше поручить свою задачу, как это сделать правильно и какую цену за это назначить.

Поэтому давайте сейчас разберём, кому мы можем делегировать свою работу:

1. Делегирование фрилансерам. Если ваш бизнес в интернете, то без фрилансеров не обойтись. Им можно делегировать любые задачи, особенно технического плана: сделать сайт, лэндинг, баннер, статьи и т.д. Фрилансеров можно найти на различных специализированных сервисах, таких как , к примеру. Лично я доволен этим сервисом и вам советую его использовать.

2. Делегирование компаниям. Например, Call-центр может взять на себя обязанности ответа на входящие звонки. Есть компании по настройке контекстной рекламы, таргетинговой рекламы и т.д. Также есть замечательные сервисы по ведению бухгалтерии, например . Это замечательный сервис, который разгрузит вас во всяких нудных бухгалтерских делах и позволит сэкономить до 200 000р.

3. Наём своего персонала. Если вы уже подросли в бизнесе и имеете стабильную прибыль, то возможно для вас будет лучшим вариантом создать свой персонал, т.е. нанимать работников. Причём не обязательно снимать офис, особенно, если ваш бизнес в интернете. Можно взять удалённых работников, посадить их на оклад и всё будет отлично.

А теперь давайте посмотрим, как правильно делегировать в каждом случае:

1. Делегировать фрилансерам сможет даже школьник . Конечно, необходимо правильно выбрать человека, который будет выполнять вашу работу. Вот несколько советов, как выбрать хорошего фрилансера:

• Если у вас достаточно сложное задание, к примеру, настройка контекстной рекламы, то обращайте внимание на опыт фрилансера. Выбирайте того, кто специализируется именно на настройке такой рекламы, а не на всём подряд.

• Обращайте внимание на отзывы, оставленные другими работодателями.

• Если задание простое, например, что-то найти в интернете, подать определённое количество объявлений, оставить комментарии где-нибудь и т.д., то можно делегировать и малоопытному фрилансеру. Это будет и дешевле, и на качестве не скажется.

2. Делегировать компаниям ещё проще, чем фрилансерам . Но, как и в случае с фрилансерами, вам нужно обратить внимание на отзывы и рекомендации. Также хорошим вариантом будут рекомендации ваших друзей, которые уже успели воспользоваться услугами какой-либо компании.

3. Делегирование на свой персонал . Набрать своих работников на постоянную основу, чуточку сложнее, чем в предыдущих случаях. Начните с малого. Для начала можно делегировать звонки по телефону, к примеру. Вы наберётесь опыта, поймёте, как составлять договора, какие документы нужно отправлять в пенсионный фонд и т.д. Затем, учтя все свои ошибки, можно начать нанимать следующих работников. Тема с созданием своего штата работников довольно-таки обширна и многогранна, поэтому сейчас не будем подробно разбираться в этом вопросе.

Какую цену платить:

1. С фрилансерами всё просто . Это самая бюджетная рабочая сила, особенно, если вам попался фрилансер новичок. Новички могут поработать даже бесплатно, за отзыв. В остальных случаях, смотрите среднюю цену по рынку и ставьте чуточку меньше:) И да простят меня славные фрилансеры.

2. С компаниями всё ещё проще . Они сами устанавливают ценники своих услуг. Ваша задача выбрать самый подходящий вариант.

3. С делегированием на свой персонал , вы можете назначить зарплату в процентах или фиксированный оклад. Для новичков прекрасно подойдёт первый вариант. Например, вы наняли человека на обзвон клиентов, которые что-то у вас заказали. Вы можете своему работнику платить 15% с оплаченных заявок. Так у него будет стимул работать хорошо. Продал - заработал деньги, не продал - нет денег. Всё очень просто:)

Итак, сегодня мы поговорили о том, как делегировать работу. Надеюсь, вы поняли, что это не так уж и сложно. Кроме того, делегирование, это важнейший навык личной эффективности любого бизнесмена. Без него вы НЕ построите масштабируемое дело, которое будет не просто стабильно стоять, но и развиваться.

P.S. Напишите в комментариях, был ли у вас опыт в делегировании.

Читайте так же

Екатерина Кутюкова – о том, как эффективно выполнять рабочие задачи с помощью удалённых специалистов

IT-инструменты, которые использует Екатерина Кутюкова

• Kwork
• Trello
• Asana

Многие руководители жалуются на то, что исполнителям нельзя ничего доверить и что проще «сделать всё самому». Причём, зачастую не важно, штатный это сотрудник или фрилансер на удалёнке. Мол, всё равно приходится заниматься рутиной, поэтому на важные управленческие решения времени практически не остаётся. Такие жалобы - признак проблем с делегированием. О том, как руководителям делегировать задачи фрилансерам, порталу сайт рассказала руководитель платформы фриланс-услуг Kwork Екатерина Кутюкова.

Руководитель сервиса фриланс-услуг Kwork.ru . Родилась в Йошкар-Оле, окончила Марийский госуниверситет по специальности «системный программист», параллельно получила образование в сфере налогообложения. В 2008 году, после рождения второго ребёнка, создала свой первый интернет-проект. Принимала участие в запуске самых разнообразных проектов – от скидочных сервисов и трэвел-агентств до платёжных систем. С 2015 года – руководитель магазина фриланс-услуг Kwork.ru. На текущий момент на Kwork выставлено на продажу более 77 000 услуг по дизайну, разработке, копирайтингу, продвижению и т.д.

Делегирование - не поручение

Делегировать - не передать другому свою нелюбимую пыльную работу, а передать полномочия и ответственность. Чтобы выполнить задачу, исполнитель подключает необходимые ресурсы и сам отвечает за результат.

Например, скоро 8 марта, и нужно сделать рассылку о праздничной акции. Вы придумали идею, подготовили графику и заказали текст. А потом пошли с пачкой материалов к фрилансеру и поставили задачу - разослать письмо по списку клиентов. Это поручение. А делегирование - когда вы только ставите задачу, а остальное исполнитель делает сам: придумывает идею, составляет план, выполняет сам или привлекает других исполнителей. За вами только финальное утверждение.

При работе с фрилансерами к поручениям будут относиться процессные задачи: транскрибировать, перевести, набрать текст. А к делегированию - результатные задачи: написать статью, Java-скрипт, создать сайт под ключ, придумать сценарий видеоролика.

После делегирования, в отличие от поручения, на выходе должен получиться именно работоспособный продукт. За работоспособность отвечает исполнитель. Например, если вы заказали «транскрибация текста», то на выходе вам отдадут текст, который надо править и редактировать, публиковать такое сразу нельзя. А вот «вычитаю и отредактирую вашу книгу» - серьёзная заявка на делегирование исполнителю полномочий.

Зачем вообще делегировать полномочия

Какой бы руководитель ни был железный, он физически не сможет делать всё сам. Учиться делегированию - такой же необходимый навык руководителя, как выстраивание бизнес-процессов.

Контрибьютор Форбс Мартин Цвиллинг, ссылаясь на исследование профессора лондонской бизнес-школы Джона Ханта, отмечает, что только 10% сотрудников отзываются о своём руководителе как о человеке, который хорошо распределяет задачи. Также он говорит, что для руководителя-перфекциониста делегирование может стать сверхсложной задачей.

Когда руководитель отказывается делегировать и делает всё сам, он попадает в плен рутины. Повторяющиеся процессы, постоянная нехватка времени, эмоциональное истощение. Всё это не оставляет времени на то, что должен делать эффективный руководитель - управлять компанией и развивать её.

Вот что дает делегирование:

Фокусировка на главных задачах . Руководитель, влезающий в каждую мелочь, превращается в контрол-фрика. Делегирование разгружает руководителя. Пока фрилансер занят написанием и версткой лендинга, директор может подумать о позиционировании и каналах продвижения.

Обучение кадрового резерва . Регулярное делегирование превращает фрилансеров в стабильных удалённых работников. Постепенно вы сформируете кадровый резерв, на который можно положиться в любое время.

Высокое качество работы . Часто руководитель считает, что никто лучше него не выполнит задачу, касающуюся его бизнеса. Но если он возьмется не за своё дело, например, за вёрстку сайта, если он не верстальщик, то пострадает качество. Узкий специалист выполнит задачу быстрее и лучше.

Время на отдых . Руководитель физически не справится с объёмом работы, который по зубам нескольким фрилансерам. Таким образом, с делегированием у вас остаётся свободное время для восстановления сил.

Неделегируемо!

С задачами, которые можно делегировать, всё просто: это рутинные процессы, дела, на обучение которым не нужно тратить много времени, и специализированная работа. Но есть категория задач, которые нельзя передавать ни в коем случае.

Стратегические решения . Только вы знаете, какую цель преследует компания и как её достигнуть. Даже если попытаться делегировать эту задачу, то контроль всё равно будет съедать много времени. К стратегическим решениям относятся долгосрочные планы компании, маркетинговая стратегия и всё, где задействованы крупные суммы денег.

Задачи с высокими рисками . Когда речь идёт о крупном клиенте или репутации компании, берите задачу на себя или на личный контроль - слишком многое на кону.

Срочные задачи . Если сроки проекта поджимают, подумайте - может, вы справитесь с задачей быстрее, чем фрилансер, которого нужно вводить в курс дела и давать ему время разобраться в проблеме.

Дела с конфиденциальной информацией . Если задача касается коммерческой тайны или потенциального компромата, будьте осторожны. Лучше делегировать задачу надёжному сотруднику или взяться самому.

На что обратить внимание при поиске фрилансера

Анкета . Проверьте, как оформлена страница исполнителя. Настоящему специалисту незачем скрывать свои личные данные, поэтому в профиле, помимо имени для идентификации в системе, должны быть реальные фотография (не аватар) и имя.

Профиль специалиста по контекстной рекламе

Если фрилансер указал ссылки на страницы в социальных сетях, проверьте его там. Часто по страницам можно оценить адекватность автора. Обратите внимание на фотоальбом владельца. Откровенные фотографии или фотосеты с вечеринок должны насторожить. Также важно, на что подписан потенциальный исполнитель. Идеально, если это профессиональные сообщества.

Портфолио . Ознакомьтесь с работами из портфолио. Проведите быстрый аудит, чтобы понять, насколько фрилансер подкован технически. Например, если вы смотрите разработанный интернет-магазин, попробуйте заказать товар. Проверьте, присутствуют ли в магазине все необходимые элементы. Бывает так, что разработчик пытается впечатлить дизайном, а вот функционал сайта оставляет желать лучшего. Убедитесь, что работы из портфолио действительно принадлежат фрилансеру. Если смотрите сайт - поищите ссылку внизу.

Особое внимание в портфолио стоит уделить работам, которые похожи на вашу задачу

Отзывы . Заказчики охотно делятся отзывами о проделанной работе, особенно если результат им не понравился . Проверьте, как работодатели оценивают исполнителя и что о нём пишут. Даже если есть отрицательный отзыв, посмотрите на ответ исполнителя: обычно по ответу видно, случайно ли был получен отрицательный отзыв и насколько адекватно общается фрилансер.

Отсутствие отрицательных отзывов - хороший знак

Многопрофильность . Среди фрилансеров можно встретить мастеров на все руки: программирование на PHP, настройка контекстной рекламы, разработка дизайна. Сторонитесь таких исполнителей - не бывает мастеров, у которых всё получается одинаково хорошо. Выбирайте фрилансера, который специализируется в одной узкой отрасли.

«Процессник» или «результатник» . Посмотрите, в каких терминах фрилансер описывает свою работу. «Создам контент-план для публикации в VK или Facebook» - указан видимый результат, это результатник, можно рассматривать для делегирования. «Сделаю рутинную работу за вас» - здорово, но это процессник, нежелателен для делегирования полномочий.

Манера общения . Когда вы проверили анкету и портфолио исполнителя, посмотрите, как он общается. Как он отвечает на отзывы, насколько он вежлив. После заказа во время обсуждения деталей проекта сдержанность и заинтересованность - хорошие признаки. Дилетанты часто многословны и обещают золотые горы.

Проверьте, насколько адекватно исполнитель реагирует на уточняющие вопросы

Условия оплаты . Сравните расценки исполнителя со средней стоимостью по рынку. Если цифра сильно отличается - это повод проверить фрилансера ещё раз.

Дао делегирования фрилансеру

Мы уже выяснили, что делегирование в отличие от поручения подразумевает результирующие цели, а не процессные. Тем не менее, нельзя просто написать фрилансеру «сделай мне интернет-магазин» и ждать. Фрилансер не знает специфики вашего бизнеса, даже если опыта в создании интернет-магазинов у него больше. Руководствуйтесь принципом «ружьё всегда заряжено» - то, что может быть понято неправильно, скорее всего будет понято неправильно. Поэтому:

1. Поставьте чёткую задачу . Развернуто и на понятном языке. Для начала расскажите, какую проблему вы решаете. Почему вы считаете, что решение фрилансера вам подходит. Спросите у фрилансера, что он думает о подходе. Возможно, у него есть предложения или комментарии.

• «Владимир, мы запускаем интернет-рассылку по клиентам и посетителям сайта. Сейчас будем собирать базу подписчиков. Нужна форма для сбора контактов, которая работала бы с API сервиса Unisender. Что думаете?»

Если бы это было поручение, то вы бы написали для исполнителя техническое задание. При делегировании более вероятно, что исполнитель составит ТЗ сам и согласует его с вами. Попросите исполнителя описать сценарий работоспособного продукта: если это форма сбора контактов, то что произойдёт, если пользователь неправильно заполнит поле или отправит пустую форму, должны ли подсвечиваться поля по ходу заполнения, что увидит пользователь, когда успешно отправит свой e-mail.

Чтобы приблизить результат к вашим ожиданиям, покажите фрилансеру примеры работ, которые вам нравятся и которые не нравятся. Это упростит задачу и добавит ясности - некоторые элементы сложно описать словами.

И помните о заряженном ружье! Не бывает никаких «это подразумевалось» или «мне казалось, это очевидно». Если вы думали, что по умолчанию пользователю должно приходить письмо об успешной подписке, то для фрилансера «очевидно», что это дополнительная функция. Поэтому вот самый важный лайфхак, о котором обычно забывают:

Перед тем, как фрилансер приступит к работе, попросите его рассказать, как он понял задачу

• «Владимир, повторите пожалуйста, как вы поняли задачу. Я не профессионал в этом деле, поэтому мог что-то неправильно сказать. Хочу убедиться, что мы оба правильно друг друга поняли. Так мы избежим большого количества правок в будущем».

Пусть фрилансер по пунктам повторит, что он будет делать. Такой пересказ исключит ситуацию, когда вы и фрилансер под одними и теми же словами поняли разные вещи. Если фрилансер отказывается повторять задачу и говорит «да и так всё понятно», лучше искать другого. Отказ от согласования обычно значит, что исполнитель будет неадекватно реагировать на правки и спорить.

2. Чётко обозначьте сроки . Самая популярная проблема при работе с фрилансерами - срыв сроков. Это потому, что исполнитель берёт одновременно несколько проектов. Он выполняет заказы сразу друг за другом, чтобы обеспечить себя заработком. Сейчас в основном на площадках подбора фрилансеров система сама следит за соблюдением сроков и при просрочке предлагает отменить или перенести заказ.

Поэтому всегда закладывайте сроки с запасом - минимум 20% дополнительного времени. Спросите у исполнителя, что будет, если вдруг он не управится по времени. Самый надёжный исполнитель тот, который гарантирует сроки финансово: за каждый день просрочки фрилансер предоставляет дополнительный объём работ. К такому «извинению» подрядчики периодически прибегают за просрочку. За досрочное выполнение заказа по возможности назначайте бонус - докупить дополнительную опцию. Такой ход повысит приоритет вашего проекта в очереди. Иногда фрилансеры или площадка сами закладывают возможность чаевых.

Если проект срочный и ответственный - оставьте его проверенным фрилансерам. Новичкам лучше давать не горящие задачи. Но при этом обозначьте жёсткие сроки - если что-то пойдёт не так, можно будет перекинуть задачу. Так вы протестируете, насколько ответственно фрилансер подходит к делу.

3. Запланируйте контрольные точки . Если вы делегировали приличную по объёму задачу, например, создание лендинга, лучше разбейте задачу на несколько подзадач и обсудите их с фрилансером. Для каждой подзадачи установите контрольные точки - время, когда вы будете проверять результат работы. Договоритесь, что через 24 часа фрилансер покажет вам прототип, а через 48 - текст в гуглдоке. Чтобы контролировать было ещё проще, можно использовать специальные сервисы. Дайте фрилансеру доступ к вашему Trello или Asana, это мотивирует.

С контрольными точками вы можете вовремя предотвратить серьёзные проблемы. На первой же точке будет понятно, справляется ли подрядчик с задачей. Если вас не устраивает скорость работы или качество, прощайтесь с исполнителем тут же. Так вы сэкономите время на поиски нового фрилансера.

Доска задач в Trello

Создайте три типа карточек: список задач, задачи в работе и задачи на проверку. Заполните задачами первый список. Для каждой карточки укажите крайний срок. Все необходимые файлы и ссылки можно оставить в комментариях.

Создание карточки с задачей

Пусть фрилансер сам перетаскивает задачи по мере их выполнения. Так вы будете постоянно в курсе дел: какие задачи уже можно принимать, и где исполнитель не успевает. Кроме того, не нужно постоянно д`ргать фрилансера с вопросами о ходе работы.

Как принимать работу и просить о правках

Итак, фрилансер закончил работу и вам нужно её принять. Проверьте работоспособность проекта: если это форма подписки - подпишитесь. Если интернет-магазин - сделайте заказ. Проверьте всю цепочку, через которую придётся пройти обычному пользователю. Параллельно записывайте вопросы, которые у вас возникают.

На этапе проверки важно собрать все замечания и доработки в одном списке. Иначе придётся мучать фрилансера постоянными мелкими правками после сдачи. Поэтому повторите тестирование несколько раз.

Каждый пункт правки нужно описывать подробно. Например, вам кажется, что кнопка отправки должна быть на одном уровне с полем ввода. Комментарий «переместить кнопку на уровень поля ввода» будет выглядеть, как обычная хотелка. Правильно - аргументировать каждое замечание: «На сайтах наших конкурентов кнопка обычно расположена на одном уровне с полем ввода. Пользователям будет привычнее видеть нашу форму такой же». Почему стоит аргументировать, подробно рассказывает Роберт Чалдини в своей книге «Психология влияния» .

По возможности спрашивайте мнение фрилансера, а не просто указывайте на правки и возможные доработки

Так вы можете получить ценный совет специалиста и, кроме того, обозначить, что уважаете исполнителя как эксперта. Последнее поможет в дальнейших отношениях.

Когда список с доработками готов, отправьте его фрилансеру. Небольшие правки исполнитель, скорее всего, реализует сразу же. За серьёзные доработки, которые не учли на этапе сценариев, придется доплатить. Решения по правкам вне оговоренного сценария исполнитель принимает на своё усмотрение, поэтому важную роль здесь играют сложившиеся между вами отношения. Если вы были вежливы и доверительны, то фрилансер пойдет на уступки.

В ваших интересах продолжить сотрудничество с адекватным подрядчиком, чем каждый раз тратить время на поиски нового. Поэтому, после приёмки, дайте качественную обратную связь: отметьте, что у исполнителя получилось лучше всего и над чем стоит поработать.

Чек-лист для выбора фрилансера

Поиск фрилансера и делегирование задачи - ответственный процесс. От него зависит бюджет, сроки и качество проекта. Вот чек-лист, который закрепляет все тезисы статьи. Когда вам понадобится фрилансер - проверьте, соответствует ли он всем необходимым критериям.

Список кандидатов

• Выбрать понравившиеся предложения услуг.
• Из понравившихся выбрать исполнителя по профилю.

Анкета исполнителя

Общение с фрилансером

• Проверить на адекватность: приветлив ли, вежлив ли, интересуется ли проектом.

Постановка задачи

• Рассказать в общих чертах о проекте и задаче.
• Составить сценарий по пунктам.
• Показать, что нравится у других.

Согласование задачи

• Попросить исполнителя рассказать, как он понял задачу.

Определение сроков

• Согласовать крайний срок сдачи.
• Определить контрольные точки.
• Договориться о мерах, если сроки не будут соблюдены.
• Назначить бонус за сдачу раньше срока.

Приёмка работы

• Изучить и протестировать проект.
• Составить список всех вопросов и доработок.
• Согласовать список с фрилансером.

Завершение задачи

• Заплатить.
• Поблагодарить.
• Дать обратную связь: что хорошо и над чем стоит поработать.
• Предложить дальнейшее сотрудничество.

Искусство управления - это достижение результатов силами других людей. А делегирование полномочий - один из главных навыков эффективного руководителя.

Брайан Трейси - известный специалист по вопросам эффективности и психологии успеха - вывел золотую формулу, которая поможет правильно передавать полномочия подчиненным. Она включает в себя 7 принципов.

1. Уровень задачи должен соответствовать уровню исполнителя

Запомните простое правило: если человек может выполнить 70% задачи, ему можно поручить ее целиком.

А если задача совсем новая, соотносите ее сложность с навыками, способностями и уровнем мотивации человека, которому вы планируете ее поручить. Важно, чтобы работа не оказалась слишком сложной и человек мог с ней справиться.

2. Делегируйте постепенно

Передавайте полномочия постепенно, развивая в человеке уверенность в себе. Очевидно, что вы хотите с самого начала «закалить» его, нагружая множеством мелких задач. Но когда дела более крупные и серьезные, процесс делегирования должен быть поэтапным.

3. Делегируйте задачу целиком

Один из главных мотиваторов в деловой среде - ощущение полной ответственности за порученное дело. Стопроцентная ответственность пробуждает уверенность, компетентность и самоуважение.

У каждого из ваших сотрудников, какую бы должность он ни занимал, должна быть по крайней мере одна функция, за которую он отвечает целиком.

Если он не выполнит эту работу, этого за него не сделает никто другой.

4. Ожидайте конкретного результата

Подумайте, какой конкретный результат вы хотите получить при делегировании. Помогите подчиненным четко понять, чего вы от них ожидаете в итоге. Обязательно переспросите, как человек понял задачу и то, что от него ожидают.

5. Стимулируйте участие и обсуждение

Существует прямая зависимость между обсуждением и заинтересованностью в выполнении работы. Когда у людей есть возможность напрямую общаться с руководством - повышается стремление выполнить работу хорошо.

6. Делегируйте полномочия и ответственность

Делегируйте полномочия соразмерно уровню ответственности. Если задача масштабная, сообщите сотрудникам, сколько времени на нее отводится и к кому они могут обратиться за дополнительной помощью. Распространенная ошибка, которую совершают руководители: они недооценивают, что может потребоваться сотрудникам для качественного выполнения работы, будь то время или деньги.

7. Оставьте исполнителя в покое

Пусть подчиненный несет стопроцентную ответственность. Не забирайте задачу обратно. Вы можете, сами того не осознавая, забирать ее обратно, постоянно проверяя сотрудника, требуя отчетности и предлагая изменения и корректировки процесса.

Способность делегировать задачу - ключевой фактор успеха руководителя. При правильном делегировании ваш потенциал практически безграничен. При отсутствии этого навыка вы будете вынуждены все делать сами.

Делегирование полномочий – это передача руководителем некоторого задания подчиненному, которое тот в состоянии выполнить качественно, исходя их своих полномочий и квалификации. Роль руководителя заключается как раз в том, чтобы максимально эффективно распределить работу между сотрудниками для того, чтобы конечная цель была достигнута как можно лучше и быстрее.

В зависимости от того, насколько рационально и правильно менеджер может делегировать полномочия своим работникам, можно оценить его как хорошего или плохого управляющего.

Важность делегирования полномочий

Давайте разберемся, для чего нужен этот процесс и действительно ли он так важен.

• Во-первых, для эффективного развития бизнеса руководитель должен концентрировать свое внимание на основных деталях различных проектов, не влезая в подробности. Педантичный подход к контролю, желание управлять всем и знать все ведет к чрезмерной потере времени . За всем уследить невозможно. Ни один менеджер не сможет выполнять всю работу в одиночестве. Возникает логичный вопрос, зачем ему тогда подчиненные, которые не могут «разгрузить» начальника. Ответ очевиден.
• Во-вторых, делегирование задач молодым сотрудникам позволяет обучить перспективный персонал, и создать своего рода кадровый резерв из юных талантов.
• В-третьих, передача управленческих полномочий некоторым сотрудникам может выступать своего рода психологическим индикатором неформальных отношений в коллективе. Мудрый менеджер проследит, насколько эффективно выполняют свои обязанности те или иные рабочие группы, а также оценит, на что способен сотрудник, которому было поручено решение определенной задачи.
• В-четвертых, эффективное делегирование подразумевает, что сотрудник справится с задачей лучше, чем руководитель. Самодостаточный управляющий должен прекрасно понимать, что его задача – распределить работу, которую подчиненные сделают качественней, чем, если бы он сам взялся за ее выполнение. Поощрение такой философии в коллективе благотворно влияет на продуктивность труда . Глазами работника это выглядит как доверие со стороны начальника. Если рассматривать делегирование как один из методов нематериальной мотивации сотрудников, то окажется, что это замечательный метод повышения лояльности к руководству.

Кроме того, учитывая тот факт, что зачастую сотрудники из более низких эшелонов видят проблемы компании более трезво и свежо, делегирование полномочий в управлении какими-либо проектами может значительно улучшить эффективность решения тех или иных задач бизнеса.

Между терминами «управление» и «делегирование» нужно поставить знак «равно». До тех пор, пока менеджер не поймет сущность делегирования полномочий, он будет оставаться обыкновенным исполнителем, который не будет знать, за какую работу браться.

Учитывая тот факт, что далеко не каждый подчиненный может справиться с поставленной ему задачей, к выбору делегата нужно подойти тщательно. Такой человек должен обладать определенным набором качеств, которые позволят ему эффективно реализовать то, что ему поручил менеджер.

В первую очередь, к ним относится минимально необходимый уровень квалификации, который дал бы исполнителю возможность решить задачу эффективно и в четко поставленные временные рамки.

Во-вторых, руководитель должен быть уверен, что подчиненный уже занимался подобными проектами. Не стоит нагружать новичка сложными заданиями. Дайте ему более опытного помощника.

В-третьих, ориентируйтесь на занятость того или иного подчиненного. «Заваленный» работой человек просто не сможет качественно и в срок достичь всех поставленных целей .

Обращайте внимание на такие качества, как стрессоустойчивость и работоспособность. Очень важно, чтобы сотрудник психологически был готов к подобным заданиям. Кроме того, помните, что самый лучший выбор – это заинтересованный подчиненный, который будет увлечен выполнением вашей задачи.

Также, если вы работаете в крупной компании, то можете всегда привлечь коллег из других отделов на взаимовыгодных условиях.

Основные принципы делегирования

После того, как вы выбрали делегата, нужно приступать к непосредственному процессу передачи полномочий. Для большей эффективности нужно соблюдать следующие основные правила делегирования.

Первое правило заключается в том, что начинать нужно с указания конечного результата. Понимание сотрудником того, ради чего он будет трудиться, зарядит его энтузиазмом и желанием действовать максимально эффективно. Постарайтесь гармонично объединить цели компании с потребностями данного конкретного сотрудника. Так вы сможете добиться хорошего результата.

Второе правило заключается в четком определении рамок, в которых будет действовать ваш коллега. Зачастую очень много проблем происходит как раз из-за того, что сотрудник и руководитель не согласовали процедуру выполнения задания, границы ответственности, сроки выполнения и график реализации проекта.

Существует 5 основных уровней, в которых подчиненный может проявлять инициативу в той или иной степени:

• Первый уровень работает по принципу «ждите указаний». Сотруднику предоставляется минимум творческих возможностей для выполнения задания. В таком формате делегирования нет необходимости контролировать сроки и объемы выполнения работы.
• Второй уровень подразумевает, что работникам дают некоторую свободу выбора временных рамок для достижения результата, но их действия при этом жестко контролируются руководством. Есть возможность обсуждать с менеджером варианты выполнения задания, но конечное решение принимает руководитель.
• Третий уровень подразумевает принцип «получите рекомендации, и за работу». Исполнителям предоставлена определенная свобода выбора сроков и методов выполнения задания.
• Четвертый уровень дает возможность сотрудникам самим решить, как реализовывать тот или иной проект, но при этом обязательным условия является стабильная отчетность о своих действиях руководителю, чтобы он мог убедиться в правильности выбранного направления.
• Пятый уровень подразумевает полную свободу действий, которая ограничивается лишь плановым контролем со стороны менеджера. Данный вид передачи полномочий позволяет работнику максимально реализовать свой творческий потенциал.

Каждый менеджер должен иметь ясное представление, в каком формате он собирается делегировать задачи подчиненным.

Третье правило передачи полномочий гласит, что, для эффективного выполнения поставленных задач необходимо обсудить все вопросы непосредственно с работником. Пусть он сам скажет, в какие сроки он готов уложиться и какие он видит пути достижения поставленной цели. При таком подходе не стоит навязывать человеку уже якобы принятый вариант реализации проекта. Общение должно проходить в формате сотрудничества, а не управления и подчинения.

Доверительный климат между менеджером и работником может сыграть на руку всем, поскольку в процессе общения могут «вылезти» интересные варианты решения тех или иных задач. При этом нужно все же предоставлять некоторую самостоятельность сотруднику. Если работник постоянно «дергает» начальника по мелким вопросам, теряется весь смысл делегирования.

Четвертое правило делегирования полномочий и ответственности заключается в передаче прав сотрудникам без риска злоупотребления служебным положением. Оцените самостоятельно, какие полномочия нужны для выполнения того или иного задания, а какие будут излишними. Фильтруйте информацию, которая может поступить к подчиненным. Выбирайте только ту, которая действительно нужна для реализации нужд проекта. Покажите коллегам ответственность, которую они будут нести перед вами в случае невыполнения промежуточных этапов задания.

Пятый принцип делегирования гласит, что лучше всего поручать выполнение задание сотрудникам низшего эшелона с оглядкой на возможность выполнения такового. Из-за того, что менеджеры видят проблему широко, не вникая в детали, может быть потрачена уйма времени на сбор дополнительной уточняющей информации. В то же время нижестоящие сотрудники, непосредственно связанные с тем или иным явлением, могут предложить гораздо более эффективные варианты решения поставленных задач.

Шестое правило делегирования заключается во всевозможном оказании поддержки исполнителям со стороны линейного руководителя. Работник, на которого возложили новые для него обязанности, будучи уверенным, что его не бросили с проблемой один на один, будет выполнять свои обязанности гораздо эффективней.

Следуя седьмому принципу, вам следует четко озвучить всем коллегам, кому и какие полномочия вы передаете. Если вы заметите хоть какие-либо признаки нежелания подчиняться новому временному руководителю или проявления моббинга , повторите свое распоряжение еще раз, чтобы это осознали все единогласно.

Исходя из восьмого принципа, руководитель должен делегировать свои полномочия постепенно. Кроме того, не нужно отдавать подчиненным только неинтересную рутинную работу. Делитесь и теми заданиями, которые требуют творческого подхода. Если ваши подчиненные поймут, что вы отдаете им только «черновую» работу, они потеряют всякий интерес к ней, и упадет продуктивность их труда.

Девятое правило заключается в том, чтобы пресекать любые попытки возврата полномочий. Ваши подчиненные должны свыкнуться с мыслью, что необходимо уметь решать задачи оперативно и без участия руководителя. Вам следует понять, что команда должна состоять из профессиональных исполнителей, а не из «слепых котят». Настойчиво и искренне разъясняйте, почему вы даете то или иное задание, предоставляя работникам поле для проявления собственной инициативы. Объясните тем, кто хочет ускользнуть от работы, что задания нужны для повышения квалификации самого работника.

Последнее правило основывается на том, чтобы качественно мотивировать сотрудника на достижение конечного результата. Независимо от того, как вы собираетесь вознаградить работника (материально или морально), скажите о том, какой вклад он внесет в развитие общего бизнеса.

Если вы будете придерживаться этих десяти принципов в процессе делегирования своих полномочий, то в большинстве случаев у вас не возникнет ситуаций, когда придется «латать дыры» за плохим исполнителем. Помните, что многие проблемы возникают из-за недопонимания работником того, что ему конкретно нужно сделать.

Основные ошибки при передаче полномочий

Неумение объяснять, чего вы хотите добиться, может стать серьезным препятствием на пути к взаимопониманию. Если вам показалось, что вы разложили все по полочкам, то это совсем не означает, что ваш подопечный вас понял. Во время диалога старайтесь чаще задавать вопросы о том, достаточно ли понятно вы излагаете свои мысли.

В теории управления есть понятие фиктивного делегирования полномочий и ответственности, когда менеджер пытается передать работнику те полномочия, которыми тот и так обладает. Подобные шаги могут значительно подорвать ваш авторитет среди подчиненных.

Также вы можете ошибиться при выборе лица, которому делегируете полномочия. В таком случае вам нужно научиться проводить более детальный анализ способностей и свойств характера человека перед тем, как дать ему кусочек своей власти.

Не стоит выказывать несдержанность и ворчать на подчиненных. Конструктивная критика не помешает, но в целом сохраняйте спокойствие и позитив.

Если вы делегируете полномочия не одному человеку, а группе, то следует сразу же выделить границы ответственности каждого из них. Проект, в котором никто ни за что не отвечает, обречен в большинстве случаев на провал.

Не бойтесь признать перед коллегами, что в чем-то они, возможно, разбираются лучше вас. Это никак не опустит вас в их глазах. Наоборот, если вы попытаетесь сделать что-то, чего не знаете, своими силами и провалитесь, тогда ваш авторитет может быть подорван.

Помните, что не стоит делегировать большую часть ваших полномочий, поскольку это может привести к непредвиденным проблемам. Оставайтесь главным, при этом по возможности контролируя работу подчиненных.

Какие полномочия не стоит делегировать

• Во-первых, не отдавайте в чужие руки генеральное планирование. Вы можете с коллегами обсуждать некоторые детали, но план утверждайте самостоятельно, поскольку ответственность за него лежит исключительно на вас.
• Во-вторых, все вопросы, что касаются найма и увольнения персонала также должны решаться руководителем. Демократичный менеджер может посовещаться с коллегами по тем или иным кадровым вопросам, но решение принимать обязан авторитарно.
• В-третьих, если от лица компании и коллектива вы хотите выразить благодарность сотруднику, то нужно делать это собственнолично.
• Срочные, конфиденциальные, рисковые и особо важные дела оставляйте тоже себе.

Эффективное делегирование полномочий в управлении основывается на всех вышеперечисленных постулатах. Не стоит рассматривать его, как способ снять с себя ответственность или избавиться от «грязной» работы. Делегирование полномочий означает адекватное распределение задач между членами коллектива с целью повышения эффективности труда в целом. Этот инструмент позволяет руководителю сосредоточиться на работе , которая является стратегически важной для бизнеса, при этом, не рассеивая внимание на второстепенные задачи.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .