Как справиться с нехваткой времени

Многим на сегодняшний день знакома проблема, связанная с нехваткой времени. Эффективно использовать собственное время можно только тогда, когда известны ответы на два важных вопроса. На что расходуется время? Почему времени не хватает?

Причин нехватки времени много, они имеют тесную взаимосвязь между собой. Примером может служить ситуация, когда Вы не организовываете работу, не планируете заранее свой рабочий день, следствием будет нехватка времени. А вот обратная ситуация: Вы ощущаете нехватку времени, не планируете рабочий день, Вы спешите, стараетесь выполнить все дела одновременно, хватаетесь за всё сразу. Видно, что получается замкнутый круг. Выбраться из такого замкнутого круга поможет планирование собственного времени. Вот тут-то и необходимо знать, на что Вы расходуете время и выявить основные причины, ведущие к дефициту времени.

Возможные причины дефицита времени

1. Большое количество срочных, рутинных заданий, дел. Зачастую работа по этим делам отнимает много времени.

2. Чрезмерная суетливость в делах. Суетливость может быть следствием импульсивности, особенностей человека, а может быть и результатом плохой организованности дня.

3. Отсутствие мотивации труда или слабая мотивация туда. По этой причине происходит зарождение низкой производительности труда, а отсюда и нехватка времени.

4. Работы не распределены по степени их важности, либо же распределены, но неконкретно, нечетко. Отсюда желание заняться более простыми, легкими делами, не обращая внимания на степень их важности. Как следствие - нехватка времени на решение важных, основополагающих задач.

5. Непредвиденные, обусловленные некачественным планированием дела. Например, непредвиденные посетители, телефонные звонки, дела, за которые Вы беретесь, не имея смелости сказать «нет». Все эти, казалось бы, мелкие дела занимают большое количество времени, которое должно быть потрачено на запланированные важные дела.

6. Спешка. Решая дела в спешке нельзя хорошо сконцентрироваться, сосредоточиться на выполняемой в данное время задаче. Спеша, Вы постоянно сбиваетесь и вместо того, чтобы пойти по наиболее рациональному пути, идете по пути, который первым придет Вам на ум. Это не очень хорошая тенденция.

7. Регулярная работа на дому. Задачи, решаемые Вами на работе, относятся в первую очередь к интеллектуальной деятельности. Рабочий процесс, не завершившись в рабочее время, плавно перетекает в Ваше личное свободное время. Вместо того чтобы организм отдохнул, он тратит энергию, происходит интеллектуальный труд. Следствием может стать хроническая усталость, то есть потеря работоспособности, потеря здоровья.

Нехватка времени – дефицит временного ресурса, который проявляется в том, что человек многое не успевает.

Причины

Специалисты по тайм-менеджменту считают, что проблема вовсе не в нехватке времени. В чем же тогда?

• Важность . Времени всегда не хватает на важные дела. Ведь если бы мы не успели что-то малозначительное, то даже не заметили бы этого. Вывод – необходимо правильно распределять дела на срочные и важные, терпящие отлагательств и вообще бесполезные.

Совет : Используйте матрицу Эйзенхауэра для правильной расстановки приоритетов. Тогда все важное вы будете успевать, а неважное не принесет вам никаких неприятностей и душевных страданий.

• Объемы . Планировать мало так же плохо, как планировать много. И вот почему. Если вы наметили мало дел, вы нерационально отнеслись к драгоценному ресурсу – времени. Конечно, вы довольны выполненным планом, но если план ничтожен, очень трудно испытывать радость от его реализации. С другой стороны опасно планировать слишком много. Ведь физически невозможно переделать десятки дел за день, как бы сильно вы ни старались.

Совет . Планируйте адекватно своей скорости работы и другим обстоятельствам. Для этого проведите хронометраж , который покажет, куда уходит время. С этой же целью можно воспользоваться системой учета времени Любищева . В соответствии с полученными данными вы сможете более адекватно планировать свое время и успевать реализовывать свои планы.

• Эмоции . Очень часто сосредоточиться на выполнении важных задач нам мешают эмоции. Кому-то не дает покоя утренняя перебранка с мужем, кого-то мучает мысль, что он слишком мало зарабатывает. А еще нас отвлекают чужими проблемами через аську, социальные сети, телефонные звонки (привет подружкам).

Совет . Научитесь отгораживаться от посторонних мыслей и мешающих вам людей. Поймите, что прямо сейчас ваша задача состоит в другом, а эмоциями делу не поможешь. Устраните все, что может отвлекать вас от выполнения нынешней задачи, успокойтесь и попытайтесь сосредоточиться. Поймите, что сумма, указанная в расчетном в конце месяца, гораздо важнее, чем очередная (уже третья в этом месяце) ссора вашей подруги Светы с ее бойфрендом. По крайней мере, для вас.

• Неумение говорить «нет» . Очень часто решать наши собственные задачи и добиваться целей нам мешают люди, которым мы так и не научились говорить «нет». Только вы собрались засесть за важную статью, как забегает коллега, которая просит «одним глазком» взглянуть на список вопросов к интервью. Вы начинаете читать, обсуждать, втягиваетесь в долгую беседу, и это «минутное дело» отрывает вас от работы на целый час. А там уже и до обеда недалеко. Время упущено, голова уже «несвежая». Словом, неумение сказать «нет» привело к тому, что ваша работа пострадала из-за чужой проблемы, к которой вы не имеете никакого отношения.

Совет . Говорить «нет» может не каждый. Гораздо проще сказать «давай через часик» или «зайди, пожалуйста, после обеда». А сами занимайтесь тем, что важно для вас прямо сейчас.

• Рутинная работа . Очень часто сосредоточиться на важном, главном мешает большое число мелких рутинных заданий. Все их можно выполнить быстро – в этом как раз и состоит ваша ошибка, когда вы решаете вначале «переделать мелочь», чтобы она «на вас не висела». В результате уходит драгоценное время, на важную сложную работу не остается ни времени ни сил.

Совет . Во-первых, старайтесь делать рутинную работу как только она появилась. Это значит сразу отвечайте на письма, записывайте в телефонную книгу нужные номера телефонов, передавайте информацию коллегам и т.д. Во-вторых, для рутинных дел используйте образовавшиеся интервалы времени. Допустим, до конца рабочего дня осталось 40 минут. Ни на что серьезное сил, разумеется, уже нет. Вместо того, чтобы весело болтать с коллегами по кабинету, используйте это время как раз для мелких дел. Тогда они не будут у вас накапливаться и занимать драгоценное время следующего дня.

• Мотивация . Очень вероятно, что вы слишком долго «раскачиваетесь» и работаете медленно из-за низкой мотивации . Возможно, вы «засиделись» в этой должности или считаете, что вам «не доплачивают». Выходит, что вы зря «просиживаете штаны» на работе. Во-первых, вы ничего не делаете для того, чтобы решить проблему низкой мотивации (не ищете новую работу, не пытаетесь добиться прибавки и т.д.). Во-вторых, из-за того, что вы не стараетесь, вы не можете достичь «потолка заработной платы» даже в этой должности.

Совет . В данном случае проблема заключается вовсе не в нехватке времени. Вы должны либо что-то сделать для изменения ситуации, либо перестать жаловаться и смириться, а также делать все от вас зависящее на нынешнем месте работы.

Как все успевать?

• Обозначьте личностные ценности. Другими словами, решите, что для вас более важно. Не отступайте от своих ценностей – поставьте на их основе цели. Пусть дела, приближающие вас к поставленным целям, всегда выполняются в первую очередь.

• Планируйте день , неделю, месяц, если умеете – год и больше.

• Записывайте все важное, чтобы не забывать и не ввергать себя в состояние цейтнота , аврала.

• Начинайте свой день с главных дел, мелкие же вопросы решайте между делом.

• Делегируйте, если у вас есть такая возможность. Если не получается делать это на работе, делегируйте в других сферах – например, дома. Если ваши домочадцы все уши прожужжали вам про то, что хотят тот самый вкусный торт, который вы делали два месяца назад, пусть уберут в квартире. Ни при каких обстоятельствах не увеличивайте объем времени, выделенный на домашние дела. Пусть он остается фиксированным. В жизни есть вещи намного важнее, чем сладость, которую слопают за полчаса.

• Стелите соломку. Народная мудрость гласит: знал бы где упадешь, соломки подстелил бы. Вот и вы стелите соломку по мере возможности. Это значит всегда продумывайте не только план «А», но и план «Б», страхуйтесь (даже если вас называют перестраховщиком), тщательно собирайте полезную информацию. Пусть на каждый случай у вас будет продуман запасной вариант.

• Наведите порядок на столе , в документах , на рабочем столе компьютера. Во многих случаях это облегчит вам работу.

• Если вам не хватает времени на большую, сложную работу (вас постоянно отвлекают и т.д.), научитесь разбивать ее на части. Что-то можно сделать утром, до планерки, что-то отложить на после обеда. Слона всегда легче есть по кускам. То же самое касается и домашних дел. Если мыть посуду сразу, а не складывать ее в раковину, вам не потребуется на уничтожение груды тарелок целый час. Если вы не терпите генеральных уборок , наводите порядок по 20 минут каждый день. Это освободит ваши выходные для действительно приятных дел и позволит как следует отдохнуть вместо того, чтобы потратить физические и моральные силы на домашнюю работу, после которой не хочется идти ни гулять, ни в гости, ни в кино.

• Не тратьте время на ерунду. Может оказаться, что ваша личная результативность сильно страдает из-за привычки часами зависать в аське или вконтакте. Согласитесь, это несерьезно. Особенно для человека, который хочет жить успешно и интересно.

Приходится ли вам слышать: «У меня нет на это времени»? А сами вы произносите эти слова? Интересно, почему одним людям удается сделать за день множество дел, и у них остается еще запас времени на занятия спортом или какими-то увлечениями. А вот другие - постоянно испытывают его дефицит. Ведь абсолютно каждому человеку дано одинаковое количество часов и минут в сутки. Попробуем разобраться в причинах нехватки времени.

Неумение говорить «Нет!».

Посмотрите со стороны на свое общение с другими людьми. Возможно, вас часто просят сделать что-то, не входящее в ваш круг обязанностей, а вы не можете отказать. Одно из самых сложных умений - это говорить: «Нет». Научитесь реально оценивать объем задач, которые вас непосредственно касаются. Затем решите, сможете ли вы помочь другому человеку, не нанося ущерба собственному свободному времени. Учитесь вежливо отказывать людям, иначе неоконченные дела будут расти, как снежный ком.

Непонимание своих обязанностей.

Прежде чем приступить к выполнению работы, надо понять, в чем она заключается. Если вы не будете четко представлять, что является результатом ваших усилий, то не сумеете распределить время на выполнение задания.

Трата времени на «пустые» дела.

Понаблюдайте за людьми, от которых чаще всего слышны жалобы на отсутствие свободного времени. Скорее всего, вы увидите, что они регулярно опаздывают на работу; любят поболтать с коллегами или пообщаться в социальных сетях; периодически готовят чашку кофе и выходят на перекур. Естественно, что такие работники к концу дня не успевают выполнить необходимый объем текущих дел, и им приходится оставаться после смены или брать работу домой.

Неправильная расстановка приоритетов.

Начиная свой день, распределите текущие дела по важности их выполнения. Научитесь выполнять сначала более важные задачи, оставляя напоследок менее срочные дела.

Попытка все дела выполнить самостоятельно.

К сожалению, у каждого человека есть фиксированное количество времени в сутки. Иногда бывает невозможно сделать все необходимые дела самостоятельно. Поэтому нужно уметь просить помощи у коллег или своих родных людей. Если четко сформулировать просьбу и грамотно объяснить ход выполнения задачи, то помощники справятся с работой не хуже вас самих.

Неумение доводить работу до конца.

Приступая к выполнению очередной задачи, убедитесь, что предыдущая работа сделана в полном объеме. Если складировать неоконченные дела, то, в конце концов, их может скопиться слишком много, и вы не сумеете доделать ничего. Не рассеивайте свое внимание на несколько дел одновременно. Если выполнять задания по одному, времени будет оставаться значительно больше.

Время – это, пожалуй, самый дорогой ресурс, находящийся в распоряжении человека. Мы не можем купить время, не способны выменять его на материальные ценности и тем более не готовы управлять течением неумолимых секунд и минут. Человек, который не научился ценить время, несчастен, ибо он будет тратить отпущенные ему возможности впустую.
Каждый из нас должен четко осознавать, что успеть сделать все – невозможно. Соответственно, необходимо планировать каждый свой день и правильно расставлять приоритеты, чтобы действительно важные дела не погрязли в трясине второстепенных мелочей. Решить проблемы рабочего времени – достаточно просто, если вы научитесь заранее определять для себя план действий и будете контролировать его выполнение. Если поначалу вам не удастся добиться каких-либо намеченных целей в отпущенные сроки – не расстраивайтесь. Умение приходит с опытом, и у вас обязательно все получится.
Перейду, однако, к конкретным рекомендациям. Полноценная работа предполагает полноценный отдых. Конечно, ранний подъем способен отчасти решить проблему нехватки времени, но сколь долго вы сможете держать столь высокий темп жизни? Не спешите объять необъятное! Если чувствуете, что устали, то отдохните, просто отвлекитесь от своих обязанностей и сделайте перерыв. Но минуты отдыха также следует использовать с толком. Аська, скайпы, чаты, телефонные разговоры с подружками – это пожиратели времени, которые не приносят никакой пользы. То же самое относится к компьютерным играм и телевидению. На них вы должны тратить свой вечер, а день – самое активное время для работы, поэтому в перерыве лучше почитать полезную книжку или сделать элементарную зарядку.
После того, как вы начнете планировать свои действия на перспективу, не расслабляйтесь, постоянно анализируйте то, как вы проводите большую часть своего времени, ищите утечки и немедленно устраняйте их. Особое внимание обратите на те факторы, которые задерживают выполнение намеченных задач и целей. Если это леность, то работайте над собой, стимулируйте себя, повышайте мотивацию. Если конкретное дело будет приносить вам несомненную прибыль (неважно – материальную или духовную), то проблемы рабочего времени исчезнут сами собой, ведь вы будете четко знать, что получите в результате своих усилий.
Что касается рутинных, ежедневных дел, которые отнимают львиную долю времени. Для однотипных обязанностей вы должны организовать своеобразный конвейер, выработать раз и навсегда установленную процедуру их обработки. Доведите процесс до автоматизма, сделайте так, чтобы рутинные проблемки и дела решались как бы сами собой, практически не затрагивая вас и не требуя повышенного внимания. Пример: сотрудник приходит на работу и начинает хвататься одновременно за сто мелких дел – разгребает бумаги на столе, читает почту, подшивает документы, одновременно с этим пробует отвечать на звонки. Такой подход неправилен. Приходя на работу, вы должны на автоматизме решать второстепенные задачи (шаг за шагом, а не все сразу!), а большую часть усилий направить на достижение действительно важных целей.
Напоследок несколько ценных советов:
если вы привыкли просыпаться с первыми лучами солнца, то используйте ранний подъем для творческих дел и работы над собой. Сразу бросаться в бой – неразумно, нужно подготовиться, настроить себя на выполнение серьезных задач;
умейте делегировать полномочия – доверьте коллегам и подчиненным часть своих ежедневных дел, разгрузите себя для более продуктивной работы;
учитесь говорить «нет» - если начальник взваливает на вас слишком много обязанностей, то не стоит молчать. Вы все равно не успеете сделать все и добьетесь не похвалы, а совершенно противоположных результатов. После мотивированного «нет» грамотный руководитель всегда поймет, что перестарался и даст вам посильный объем работы;
планировать все и сразу – невозможно, в жизни слишком много случайностей, но бояться их не стоит. Необычные ситуации стимулируют принятие неожиданных, по-настоящему остроумных решений и дают человеку необходимый практический опыт решения проблем рабочего времени;
общайтесь с коллегами только в том случае, если это действительно необходимо. Для дружеских посиделок у вас еще будет время, а вот срочные дела ждать не станут;
самое главное – никогда не приступайте к решению новой проблемы, если не закончили решать старую. Со временем «хвосты» накопятся, и вы просто утонете в море незаконченных дел.

В XIV столетии появились часы, и мы превратились в пленников времени, которое стало контролировать все сферы нашей жизни. Время превратилось во врага.

Мы стараемся выжать из отпущенного нам времени все, что можно. Однако, возможно, все наоборот: это время выжимает из нас все силы.

Бег по кругу циферблата

И вот уже 700 лет мы стараемся выжать из отпущенного нам времени все, что можно. Однако результаты современных исследований говорят о том, что, возможно, все наоборот: это время выжимает из нас все силы.

Ощущение хронической нехватки времени - это, возможно, болезнь, причем такая же распространенная, как обычная простуда, и столь же вредная для организма, как хронический стресс . Ощущение, будто ты попал в тиски времени, становится причиной многих, если не всех, симптомов стресса, в том числе повышения частоты сердечных сокращений и кровяного давления, бессонницы, приступов беспричинной тревоги, мышечного напряжения и постоянной раздражительности. Подавляющее ощущение того, что время подгоняет, заставляет спешить и наши собственные биологические часы, что ведет к преждевременному старению и может стать причиной преждевременной смерти.

К чему приводит гонка за временем?

Попытки угнаться за временем могут:

Нарушить работу сердца: исследования показали, что у людей, одержимых нехваткой времени, вероятность инфаркта вдвое выше, чем у людей спокойных и менее зависимых от времени;

Усилить выработку таких гормонов, как адреналин, которые способствуют повышению мышечного напряжения и содержания в крови холестерина и других веществ, сужающих просвет артерий, что увеличивает вероятность сердечно-сосудистых заболеваний;

Нарушить нормальное питание. Жизнь «на бегу» обычно сопровождается таким же стереотипом питания, а когда вы торопитесь, то чаще всего «на бегу» хватаете сладости, чипсы, гамбургеры, выпечку и тому подобную еду, перегруженную жирами и холестерином;

Снизить эффективность иммунной системы. Для некоторых людей лихорадочный темп жизни может быть способом подавить раздражение или другие отрицательные эмоции.

Однако чем упорнее мы загоняем внутрь неприятные мысли, тем сильнее они воздействуют на иммунную систему, делая нас более восприимчивыми к гриппу, насморку и другим респираторным заболеваниям.

Приговорите себя к строгому режиму

На первый взгляд, наилучшим средством от постоянного давления времени может показаться продолжительный расслабляющий отдых. На самом деле это всего лишь временное решение проблемы. В конце концов хроническая спешка, от которой вы сбежали, встретит вас снова, когда вы вернетесь к работе. Наилучшим выходом могут стать те меры, которые легко вписываются в вашу повседневную жизнь . Вы можете внести кое-какие коррективы в свою повседневную работу и домашнюю обстановку, которые позволят вам быстрее отойти от напряжения дня.

1. Чем больше разных обязанностей вы на себя взвалите, тем сильнее будете ощущать на себе гнет времени. Сосредоточьтесь на каком-нибудь одном деле, и вы будете реже смотреть на часы. Всегда убирайте с рабочего стола все бумаги и инструменты, не нужные в данный момент.

2. Не берите на себя новые обязанности, если и так вам их уже отпущено щедрой рукой. Одно из лучших средств от нехватки времени - вежливый, но твердый отказ от некоторых нагрузок.

3. Почувствовав, что время начинает поджимать, устройте себе маленькую передышку: прервите свои действия, сделайте паузу в общении.

4. Ежедневно уделяйте лично себе, по крайней мере, 15-20 минут, даже если не удалось переделать все дела в своем списке. Ведь вы же каждый день чистите зубы утром и вечером, чтобы не было кариеса. Используйте это время как хотите: погуляйте, почитайте, займитесь медитацией.

5. На конец дня планируйте самые легкие, несрочные дела. Это поможет вам сбросить напряжение загруженного дня и избавиться от чувства нехватки времени перед уходом домой. В последние полчаса почитайте специальный журнал или наведите порядок на рабочем месте.

6. Вернувшись домой, выделите некоторое время на то, чтобы прийти в себя после работы. Посидите несколько минут в машине, прогуляйтесь с собакой, поиграйте с детьми или примите теплый душ, смывая напряжение дня. Подобный ритуал помогает «переключить скорость».

7. Если у вас туго со временем, то наверняка у ваших близких тоже. В такой ситуации легко потерять связь друг с другом. Совместные мероприятия (вылазки на природу всей семьей, совместные ужины) ослабляют зависимость от времени и разобщенность.

Научитесь жить здесь и сейчас

Постоянная спешка заставляет человека забывать о своих простейших физиологических потребностях. Абсолютно всем нам нужен досуг, чтобы расслабиться и восстановить силы. Под досугом следует понимать время, когда на человека не давит ответственность . Один из способов освободиться от исступленной гонки - завести себе какое-нибудь спокойное хобби, не требующее спешки, например заняться коллекционированием, садоводством.

Работаете вы или отдыхаете, рекомендуется погружаться в любимое дело, работу или хобби так глубоко, чтобы потерять счет времени. Давление времени ощущается только тогда, когда вы испытываете сожаление о прошлом или беспокойство о будущем. Научившись сосредоточиваться на текущем моменте, вы будете меньше ощущать себя в тисках времени. Если вы замедлите темп жизни и начнете жить в настоящем времени, здесь и сейчас, давление времени не ощущается.

Как бы мы ни пытались растянуть время, все равно в сутках остаются те же 24 часа. Каждую неделю на работу и развлечения нам отпущено целых 168 часов, 10080 минут, или 604800 секунд. Значительную часть времени мы проводим в беготне и суете, пытаясь все успеть. За чрезвычайно напряженный ритм жизни мы расплачиваемся стрессами и болезнями. Между тем, «если вы способны воспринимать течение времени без спешки и суеты - это уже само по себе богатство» .