Составляем списки дел и перестаем их бояться. Модель выбора действия

Сегодня обратим внимание на , вспомним всеми любимые , но сперва обратим внимание на обычный текст.

Текст

Обычный текст не имеет ни напоминаний, ни выделения цветом, ни других дополнительных настроек, свойственных специализированным программам. Таким видом списка задач пользуются твердые программисты (юниксоиды?), которые предпочитают текстовый вид всего и GUI для них - только причина медленной работы и сбоев программы и больше ничего. Для них plain text полностью самодостаточен.

В каком-то смысле они и правы. Текст поддается легкому редактированию практически во всех текстовых редакторах. Любой телефон (что уже говорить о смартфонах), который поддерживает хотя бы просмотр документов, может стать носителем такого списка дел. А есть еще КПК, почта, web и все такое. Например, можно писать так:

— Work — 2009-10-01 — Отправить результаты тестирования по проекту Альфа

В квадратных скобках поставить символ «х» и имеем ничто иное, как выполненное задание. Многие текстовые редакторы умеют сортировать текст. Таким образом, легко можно выделить завершенные задачи от незавершенных. Еще, с помощью других символов можно внести большую информативность такой задаче. Например, обычные скобки могут значить зависимость выполнения задачи от кого-то еще кроме вас, знак «!» - о важности, «?» - требует ответа или под вопросом. Можно начинать такие задачи датой их выполнения. Потом, обычной сортировкой можно добиться списком дел на отдельное число. Можно создать свою форму написания текстовых задач, например, дата выполнения, инициалы или ник ответственного и короткое описание. Потом так же просто делаете поиск или сортировку. Делайте на свое усмотрение и для себя любимого. Все зависит от того, каким критериям вы отдаете предпочтение и какие ассоциации у вас возникают при том или другом символе.

Заметки

О Заметках был . Там описывались всевозможные применения этой программы, поэтому добавить что-то мне трудно. Может, разве что, посоветую задачи высокого приоритета лучше выделять красным и большим шрифтом, или отдельные задачи писать на отдельных заметках разных цветов, то же и можно делать в виджете Заметок.

Еще можно установить , которая запускает заметку в Dashboard моментально.

iCal

iCal не такая уж и сложная программа, чтобы ее детально описывать. Нас сейчас интересует список дел, потому напомню лишь только основные шаги для его создания, так сказать, для новичков.

Открываете программу, нажимаете на кнопку справа внизу. Откроется пустое боковое окно, где с помощью двойного щелчка можно внести новую задачу. Таким же образом можно изменить и существующую.

Настройки вполне удовлетворительные. Можно выбрать даже степень противности сигнала (выбрать из списка), который будет напоминать о задаче. Приятно, что быстро можно изменять приоритет задачи, щелкнув на иконке справа.

Ну и не забывайте покопаться в настройках программы.

Это сделает использование программы эффективнее и приятнее.

Через поддержку «мультикалендарности», в iCal можно создавать календари не только рабочий или домашний, а и, например, привязывать конкретные задачи к отдельному календарю, назвав его именем проекта, или местом, где они должны быть выполнены. Если щелкнуть на напоминании, из списка можно выбрать не только звук или сообщение, но и скрипт (сценарий), который будет запускать то, что вы запланировали (если задача относится к программным), или запускать специально установленную кричалку (если не хватает системных звуков), или фильм «Run Lola, Run», который напомнит, что пора домой. Еще вариант, можете себе любимому отправить письмо, которое напомнит «Не забыть выключить утюг!»

Делайте и управляйте программой как угодно. Она достаточна, она бесплатна и главное – она уже есть у вас.

Думайте, экспериментируйте, разбирайтесь. Вариантов масса. Главное чтобы результат вас порадовал. Обычному человеку для повседневной работы системных ресурсов должно хватить.

Вы можете не любить планирование, зато его любит ваш мозг. И хотя здесь есть свои плюсы, списки дел (to-do листы) - палка о двух концах. Часто они выбивают из колеи, обескураживают и снижают нашу продуктивность, хотя все должно быть наоборот. FastCompany дает советы, как составлять списки дел, чтобы они были полезны и обеспечивали удовольствие от работы.

Почему от составления списков портится настроение?

Большая часть списков - это длиннющие перечни невероятно скучных заданий. Если вы заполняете рабочий календарь повседневными задачами, с высокой вероятностью вы только ими и будете заниматься. Звучит не так плохо - разве не для этого составляются списки дел?

Нравится нам или нет, некоторые вещи, которые нужно делать, нудны, скучны и утомительны. И если ежедневно на вас сыплются напоминания только о самых неприятных рабочих обязанностях, ваша мотивация со временем улетучится.

Как получать удовольствие от списков дел?

На самом деле, планирование - лучший способ получить побольше удовольствия от работы. Исследования показывают, что люди, которые считают работу своим призванием, испытывают куда больше удовольствия, чем те, кто воспринимает работу не иначе как набор рутинных задач. Другими словами, важно ощущение осмысленности, и грамотно составленный список дел здесь неплохо помогает. Ощущать работу своим призванием можно, когда вы каждый день, каждую неделю и месяц ясно видите значимость собственного вклада.

Для этого нужно, чтобы еженедельнике находилось место для планирования работы над важными лично для вас задачами. Над теми вещами, которые позволяют сделать реальный вклад в общее дело, и именно такой, какой вам хотелось бы.

Конечно, придется приложить усилия. Большинство из нас не умеет продвигаться к выполнению самых важных целей в текущем режиме. Скорее наоборот, самое важное постоянно все время ускользает, выполнение срочных повседневных задач поглощает нас полностью. Вы можете очень хотеть повышения, желать закончить большой проект или улучшить жизнь клиентов, но такие задачи мало кто включает в список дел. Далеко не всегда понятно, какие именно шаги нужно предпринять для их выполнения.

К счастью, составление правильного списка дел помогает разбить процесс достижения комплексной цели на отдельные вполне понятные и преодолимые этапы. Достаточно на некоторое время сделать паузу и немного подумать. В следующий раз, формируя список дел, сделайте осознанное усилие и прикиньте, где именно в расписании на следующую неделю найдется место для таких задач. Придется идти на компромиссы, отложить иди делегировать рутину, но в этом и суть.

Как только вы вычислите постоянно повторяющиеся задачи, мешающие продвигаться в тех областях, которые по-настоящему радуют, вы постепенно начнете находить время на важные вещи (и, возможно, даже научитесь делегировать задачи, которые можно передать). Как только вы станете лучше планировать ту часть работы, что вам нравится, вы начнете лучше относиться даже к самым скучным задачам из вашего списка дел.

Список дел с искусственным интеллектом победит прокрастинацию

За счет встроенного искусственного интеллекта приложение для управления задачами Todoist помогает людям научиться не срывать самостоятельно установленные дедлайны.

Функция "Умное расписание" автоматически предлагает крайнюю дату исполнения задачи, основываясь на привычках пользователя, текущей загруженности и типе задания. Например, планировщик постарается не добавлять больше задач в день, который и так чрезмерно загружен, и будет придерживаться нормальных для пользователя часов активности при назначении дедлайнов. Планировщик умеет определять сложность по названию каждого задания. Так, он поставит задаче "пофиксить баг" больший приоритет, чем задача "прочитать книгу". Заодно решит, на какой день недели ее стоит отнести - на будний или на выходной.

"Умное расписание" работает как с новыми задачами, так и с просроченными. Просроченные задачи можно переносить сразу группами. Смысл в том, чтобы пользователи устанавливали дедлайны, которые они в состоянии соблюдать, а не сдвигали их раз за разом.

На пути к более умным программам

Сегодня весь имеющийся софт не слишком "умный", скорее даже "глупый", он требует, чтобы вы делали всю работу сами. В Doist, компании, которая разрабатывает приложение Todoist, внимательно проанализировали поведение пользователей и обнаружили, что самая большая их проблема - прокрастинация. Примерно у 70% активных пользователей Todoist есть хотя бы одна просроченная задача. А среди них есть своя подкатегория "сноуболлеров", у которых отложенные задачи копятся до тех пор, пока всё не выходит из-под контроля.

Для того чтобы помочь людям с с соблюдением дедлайнов, Doist дала пользователям возможность устанавливать ежедневные и еженедельные цели по выполнению определенного количества задач. Планировщик установит дедлайны соответственно целям, а пользователь затем может сам оценить свою успешность.

Как и любому другому приложению, построенному на машинном обучении, Todoist нужно много данных для построения достоверных прогнозов и точных дат дедлайнов. У Doist пока недостаточно сведений, с которыми можно работать, так как эта функция тестируется в ограниченной бета-версии. Разработчики надеются, что пользователи смогут полагаться на определяемые алгоритмом даты как минимум в 80% случаев.

Списки дел очень часто не выполняются просто потому, что дел в них слишком много. Составляя список, вы не думаете, как это все успеть, и не планируете, что надо сделать в первую очередь. Правило 1-3-5 помогает исправить эти ошибки, так что ваш список дел станет приносить реальную пользу.

Суть системы 1-3-5 предельно проста: в списке дел вы планируете одно самое важное и серьезное дело, три средних по степени сложности и пять мелких. В целом, в вашем списке дел каждый день будет 9 дел, которые надо выполнить - не так уж много, но если учитывать, что четыре из них имеют большое значение, продуктивность заметно возрастает.

Почему эта система работает?

Каждый день определяя приоритет своих задач, вы четко осознаете, что нужно сделать в первую очередь, а что может подождать. Разумеется, ваш список дел может быть гибким - если у вас планируется важная встреча, вы можете отменить одну среднюю и две мелких задачи, чтобы как следует к ней подготовиться.

Девять конкретных дел, распределенных по срочности, помогают избавиться от ощущения, что вы ничего не успеваете. Каждый день выполняя по важному делу, вы постепенно разгребете «завалы», если такие имеются, а если нет - повысите свою продуктивность.

Совет: всегда отмечайте в списке дел то, что вы уже сделали, и планируйте на завтра одно-два дела, которые надо сделать в любом случае.

Глядя на свои достижения и зная, что без каких-то дел вам сегодня не обойтись, вы получите правильный настрой на день.

Если кто еще не в курсе, я обожаю изучать методики тайм-менеджмента и составлять списки . Домашние уже знают, что вечером в воскресенье я "пропадаю для общества" - закрываюсь в комнате и пишу списки. Сначала я пишу или корректирую список "инициатив" на месяц - это те направления, которые я хочу охватить в конкретном месяце. Не дела, а именно направления. Такой перечень я составляю на отдельной картонке, по совету Глеба Архангельского, потом эту картонку я использую как вкладыш в ежедневник, чтобы "инициативы" всегда были на виду.

После этого я записываю в ежедневнике дела на неделю - туда я помещаю самые важные дела, о которых нельзя забыть! Часто напротив дела я ставлю конкретную дату, когда нужно им заняться.

И - на конечном этапе - я заполняю графу на следующий день, т.е. на понедельник . Обычно понедельник у меня очень тяжелый день, требующий огромных внутренних сил и большой раскачки, поэтому на него я стараюсь не планировать ничего важного. Только приятные мелкие дела, которые помогут "влиться в неделю".

В остальные дни я стараюсь заполнять ежедневник по максимуму, потому что знаю, что, чем больше дел, тем больше успеваешь. По крайней мере, в моем случае это правило работает. Но опять же, я поняла, что все люди по темпу работы делятся на "степенных" и "авральных". "Степенные", как мой муж, выполняют все дела заранее или к сроку, предпочитают работать не торопясь, не перерабатывают и не перенапрягаются, но и часто не умеют отдыхать, не делают больших перерывов в работе, предпочитают трудиться по стандартному графику "от забора и до обеда".

"Авральные", как я, работают всплесками, по гибкому графику, предпочитают сразу хвататься за огромный массив работы, делать его в один присест, а затем долго, порой в течение нескольких суток, приходить в себя, пассивно отдыхая на диване и отсыпаясь, стараются работать по гибкому графику, не в фиксированное время.

А вы в каком темпе работаете? Может быть, есть промежуточные варианты?:)

К чему я все это вспомнила - откопала тут одну из своих старых статей по составлению списков дел, в которой я анализирую опыт тех, кто писал о тайм-менеджменте. Надеюсь, вам будет интересно.

В СПИСКАХ ЗНАЧИТСЯ!

Спискомания тайно захватила мир. Мы постоянно заносим списки дел в ежедневники, компьютеры, мобильные телефоны, используем специальные программы, вешаем «напоминалки» на холодильники и зеркала в ванной, пытаемся разработать систему поощрений, но чаще всего систематизированные дела так и остаются нереализованными.

Почему, задаемся мы вопросом и разводим руками, вспоминая известную поговорку: «Сила есть, воля есть. А силы воли нет!». Однако, возможно, всему виной не отсутствие целеустремленности, а неправильный подход к составлению списков и распределению дел. Между тем, есть специальные методики, которые действительно способны упростить жизнь, например…

100 ДЕЛ ЗА 30 ДНЕЙ
«Господи, я прошу не о чудесах и не о миражах, а о силе каждого дня. Научи меня искусству маленьких шагов»

СУТЬ МЕТОДИКИ: Организатор сайта, коуч-тренер Наталья Одегова утверждает, что потом - значит, никогда . Несделанные дела месяцами висят на нас мертвым грузом, но для того, чтобы сбросить этот груз, недостаточно просто занести «висяки» в список . Сначала нужно понять, почему мы изо дня в день откладываем их выполнение. Возможно, проблема в том, что мы пытаемся объять необъятное. Есть так называемые «дела-слоны», которые невозможно выполнить в один присест. Например, вы можете постоянно переносить в ежедневнике запись «Похудеть!», но лишние килограммы и не собираются уходить. Не торопитесь обвинять себя в лени, виновата именно неправильная постановка цели. Что значит «похудеть»? Эта формулировка слишком обширна и не дает нам детального представления, что именно нужно сделать для похудения. Такое «дело-слон» нужно «есть» по частям . Для начала стоит конкретизировать конечный результат: не просто «похудеть», а «сбросить 3 килограмма и подтянуть мышщы». Дальше определяемся со сроками и поэтапными действиями: «в этом месяце я собираюсь сбросить 1 килограмм путем тренировок под руководством тренера, отказа от сладкой и жирной пищи и плавания в бассейне 2 раза в неделю». «Кусочки слона» записываем в ежедневник. И такие части нужно отделить от «слонов» по всем значимым областям жизни: здоровье, финансы, учеба, работа, личная жизнь. Сто дел набегает очень быстро. Важно, чтобы каждое действие можно было выполнить за один раз.

В отдельный список стоит поместить рутины или повторяющиеся дела, например, утренняя гимнастика, косметические процедуры и так далее . На каждую рутину нужно выделить определенное время. Через 20-30 дней постоянного повторения рутины входят в привычку, и вы будете выполнять их уже автоматически, не заглядывая в ежедневник.

После того, как списки составлены, жизнь значительно упрощается. Вам остается только каждый день по настроению выбирать из списка «100 дел» несколько заданий, которые вам хочется сделать именно сегодня . Не забудьте добавить в перечень и приятные занятия : посмотреть фильм, который давно мечтали увидеть, купить новое комнатное растение, послушать диск с модной музыкой. И, конечно, по итогам выполнения заданий нужно придумать себе поощрение. Успевать все - значит, также успевать отдыхать и радоваться жизни!

ЛИЧНЫЙ ОПЫТ: Чтобы усилить эффективность этой техники, лучше заручиться поддержкой близких или друзей. Например, попросить сестру контролировать ваше выполнение дел или устроить соревнование с подругой, кто быстрее поставит выполненные галочки в списке, а за успех наградить себя совместным походом в спа-салон. Список с делами лучше всего распечатать и повесить над рабочим столом, на холодильник или любое другое видное место . Если дела записаны в блокнот или, что еще хуже, занесены в компьютер, о них быстро забываешь. Проверено на практике! А для абсолютной успешности эксперимента можно вступить в интернет-сообщество, где каждый месяц участники соревнуются, кто успеет выполнить максимум из поставленных задач. Победителя ждет виртуальная слава и реальное удовлетворение своей жизнью.

Продолжение следует...