Как научиться самоорганизации. Как научиться быть организованной? Основные методы диагностики

Многих людей, всерьез задумывающихся об искусстве тайм-менеджмента, волнуют вопросы, связанные с организацией времени. Бизнесмены и начинающие фрилансеры сумели почувствовать на себе, насколько важно и значимо правильно распоряжаться своим

«Как жаль, что в сутках только двадцать четыре часа! Сколько дел можно было бы переделать!» - вздыхают они.

Необходимо заметить, что очень важно грамотно подходить к процессу планирования, тогда и двадцать минут в день можно употребить с пользой и большой выгодой для себя. Самоорганизация - это ответственный и трудоемкий процесс, которому можно и нужно учиться. Данная статья посвящена людям, которые хотят с пользой распорядиться волшебным сокровищем - временем - и достичь в жизни своих целей.

Почему важно планировать время?

Время - единственный невосполнимый ресурс. К примеру, если у человека пропали деньги, то это, конечно, неприятно, но их всегда можно заработать, тем самым, утрата будет восполнена. Приятного в этой ситуации мало, но из нее всегда есть выход. Время же вернуть нельзя. Никому еще не удавалось возвратиться в прошлое, чтобы исправить ошибки молодости. У нас есть только настоящее. «Здесь и сейчас» - вот лозунг уверенных в себе, Неудачники живут либо в прошлом, либо в будущем, они постоянно упускают реальные возможности, которые жизнь предлагает в данную минуту.

Теория самоорганизации подразумевает, что личность, осознавшая необходимость четкого планирования своей деятельности, будет неотступно контролировать собственные желания и следить за временными промежутками, которые уходят на выполнение того или иного занятия. Как правило, такие люди преследуют высокие цели и хотят стать успешными.

Как правильно организовать день

Чтобы четко ответить на этот вопрос, личность должна представлять себе цель и задачи целого дня. Ведь если утро началось бесцельно, вы лениво болтали с домашними, потом чуточку смотрели телевизор, все мечтая попозже заняться планированием, скорее всего, этот день уже потерян. Вы запустили программу лени, и вам совершенно не хочется предпринимать активные шаги. Тогда лучше сделайте его выходным, и вам не придется ни о чем жалеть.

Заниматься планированием будущего дня лучше накануне вечером. Так больше вероятности, что вы не упустите значимые детали, и у вас возрастут шансы подружиться со временем, чтобы в дальнейшем оно работало на вас, а не вы на него. Развитие самоорганизации начинается с твердого желания и умения ограничить себя в том, что мешает вашему движению вперед.

Эффективная деятельность

Чтобы работа была в радость, и в понедельник утром вам хотелось бежать в офис, она, безусловно, должна быть любимой. Если вам надоело изо дня в день выполнять один и тот же регламентированный набор определенных действий, задумайтесь, возможно, вы занимаетесь не своим делом. Никогда не поздно все исправить, однако, вы должны располагать необходимыми ресурсами и силами.

Самоорганизация - это умение построить дело таким образом, чтобы оно эффективно работало и приносило пользу. Заметьте, что среднестатистический человек работает в неделю 40-45 часов. Бизнесмен, желающий стать успешным, проводит в работе более 80-100 часов за семь дней. Разница огромна. Кроме того, у наемного работника иногда отсутствует мотивация плодотворно работать: с понедельника он начинает мечтать о пятнице, когда приблизятся, наконец, выходные. Тот, кто развивает собственное дело, устает гораздо меньше, потому что деятельность приносит радость и состояние вдохновения. Хочется работать, самосовершенствоваться.

Время для отдыха

Никогда не забывайте вовремя восстанавливать силы. Иначе можно даже на любимой работе дойти до перенапряжения, что способно негативно отразиться не только на производительности труда, но и на здоровье. Копирайтеру, например, следует заботиться о сохранности своего зрения, правильной осанке. Часто от сидячей работы и вес незаметно начинает прибавляться, поэтому совершенно нелишним становится делать физические упражнения и больше двигаться. Делайте разумные перерывы в работе, не забывайте о здоровье. Если почувствовали боль в глазах, немедленно остановитесь.

Семейные задачи

Несмотря на всю важность нельзя обходить вниманием близких людей. Да, очень важно сделаться успешным, но если это достигается за счет сокращения взаимодействия с вашей семьей и друзьями, то в итоге плоды этих титанических усилий не принесут вам ожидаемого удовлетворения. Условия самоорганизации не должны вгонять вас в настолько жесткие рамки, которые вы не могли бы изменить при желании. Больше занимайтесь детьми, устраивайте себе выходные. Пусть это станут четко фиксированные дни недели, так будет проще всем. И когда вы не работаете, дарите любимым радость!

Самореализация

Самоорганизация - это, прежде всего, эффективное движение к намеченной цели. Чтобы стать успешным, вы должны быть уверены в том, что движетесь в правильном направлении. Поэтому так важно найти свое предназначение, а не просто заниматься вслед за лучшим другом. Ищите себя, пробуйте, а когда найдите, уделяйте побольше времени саморазвитию. Социальная самоорганизация выражается в необходимости нести другим людям свет и добро, служить им через эффективно выполняемую деятельность. Состоявшийся человек счастлив от того, что приносит пользу окружающим.

Таким образом, самоорганизация - это необходимый шаг для От того, насколько эффективно человек использует свое время, целиком и полностью зависит его будущее.

Время любит жесткие рамки, поэтому организация и планирование повседневных и рабочих дел является неотъемлемым шагом на пути к успеху. Эффективный тайм менеджмент поможет успевать всегда и везде, не оставлять невыполненных дел на завтра, а также придаст несколько часиков для заслуженного отдыха. 15 простых и эффективных советов решат основную проблему - нехватку времени.

1. Планирование - основной шаг в организации времени

Без четкого планирования эффективность дел будет очень низкой, а часы побегут сквозь пальцы как песок. И планирования в уме тоже не выход, ведь забыть о деле очень легко - это человеческий фактор. Поэтому в помощь вам придет, в первую очередь, обычный блокнот . Главное, чтобы ваши планы и цели были записаны на бумаге. Считайте, что без записи их просто не существует. Спланируйте день заранее. Записывайте в блокнот тезисами список всех дел на день, включая пробуждения, время на умывание и подготовку к выходу из дома. Смотрите записи в блокноте за завтраком и в течение всего дня. Не забывайте записывать новые дела и вычеркивать уже сделаны. Такие записи покажут, что вы успели сделать в течение дня и не провели ли вы свое время впустую, а также повысят эффективность работы на 30%. В конце дня вы сможете с улыбкой взглянуть на обширный список сделанных дел и гордиться собой.

При планировании помогут также календари, записи на рабочем столе в ноутбуке или планшете, заметки и напоминания в мобильном телефоне . Хорошим способом напомнить о важных делах будут цветные наклейки на видных местах, специальные доски для записей и тому подобное. Современные технологии позволяют быстро и просто спланировать свое время и организовать себя с помощью различных онлайн-сервисов и программ. Такими помощниками являются онлайн-органайзеры Evernote, Google Calendar, Todoist, Wunderlist и другие. Эти программы позволяют вести блокноты и календари, размещать записи на рабочем столе ПК или мобильного устройства. С помощью вышеперечисленных программ можно планировать дела, получать напоминания о поставленных задачах и даже позволяют доступ для нескольких пользователей, чтобы вы могли ставить задачи другим.

Для совместной работы и совместного планирования времени в помощь придут таск-менеджеры . Такие онлайн-сервисы помогут ставить, обсуждать и планировать задачи. Таск-менеджерами являются сервисы Wrike, Teambox, Teamer, Podio , Trello и другие. Эти сервисы являются бесплатными и удобными в общем пользовании.

2. Научитесь расставлять приоритеты

Разделите свои дела на категории. Такими категориями могут быть срочные дела, важные дела, дела, которые не подлежат переносу, дела которые могут подождать, и тому подобное. Если хвататься за все и сразу - вы не успеете ничего. Не тратьте драгоценное время на мелочные и ненужные дела. Отмечайте категории дел разными цветами, пометками, чтобы всегда видеть, что нужно сделать, а что можно отложить на другой день. Это второй шаг в планировании времени и организации себя, который в сочетании с первым увеличивает эффективность работы до 40%.

Оригинальным способом избежать хаоса мыслей и расставить приоритеты в делах — это ментальные карты , или как их еще называют «карты мыслей». С помощью таких карт вы сможете графически отобразить свои планы и задачи, расставить их в виде диаграммы, дерева или веток, разместив задания от основных к второстепенным. Вы сможете создать собственную карту для организации времени, распечатать ее и прикрепить на видном месте. Создать ментальную карту можно на сервисах Mindomo, Mind42, Bubbl.us.

Обратите внимание! Составляйте список дел, которые реально выполнить. Не делайте ваше время резиновым и не ставьте себе заоблачных целей. Иначе ваш план будет вгонять вас в депрессию, а он должен мотивировать!

3. Ставьте конкретные цели

Выполнение каждого задания имеет какую-то цель при завершении. Ее нужно конкретно сформулировать. В этом помогут критерии постановки цели системы SMART . Эта система является определенной методикой, которая учит ставить цели и правильно их достигать. Каждая буква названия системы расшифровывается как характеристика цели и рассказывает о том, какой должна быть цель, чтобы ее можно было реализовать. Итак, ваша цель должна быть:

Конкретной (направленной на один аспект из одной области),

Измеримой (чтобы измерять прогресс),

Назначаемой (должна указывать на того, кто отвечает за результат цели),

Реальной (учет ресурсов и возможности выполнения поставленной цели)

Связанной со временем (четко сформирован дедлайн достижения цели).

4. Учтите потребности организма

Прислушайтесь к потребностям своего организма, вычислите собственные биоритмы. Узнайте когда у вас пик эффективности, а когда спад и по отношению к этим биоритмов выполняйте поставленные задачи. Сложные дела выполняйте в пик эффективности, а при спаде энергии и эффективности сможете выполнять легче. Чтобы рассчитать биоритмы собственного организма, не нужны специальные исследования и сложные техники. Просто отследите, когда вам трудно выполнять дела, а когда вы чувствуете прилив энергии и вам легко их выполнять, в какое время суток вам легче это делать. После расчета вы сможете составить режим работы, удобный для вашего организма.

А в конце недели не забудьте взять выходной, чтобы набраться творческого вдохновения и сил для выполнения поставленных задач на начало рабочей недели. Не сидите в офисе круглосуточно, пытаясь сделать больше чем нужно, и больше чем вы можете. Это только займет у вас энергию и снизит эффективность работы.

11. Не отказывайтесь от помощников

Ни один успешный бизнесмен не выполняет все дела самостоятельно, для этого есть секретари и помощники. Если вы можете найти специалиста, который сделает ваше дело качественнее и быстрее - не думайте, а отдавайте ему свою задачу. Это сэкономит ваше время и силы.

12. Не забывайте об автоматизации работы

В наше время немало дел и задач можно автоматизировать с помощью технологий. Начнем с очень простого - проверки электронной почты. Если вы каждый день вынуждены проверять свою «электронку», автоматизируйте задачу - установите программу оповещения о новых сообщениях на мобильный телефон. Так вы всегда будете в курсе новых сообщений, всегда вовремя будете читать важные письма, а также на вашей электронной почте не будут накапливаться непрочитанные письма.

13. Разработайте свой алгоритм действий

Каждый человек выполняет задачи по своей методике, так как ему удобнее и эффективнее. Разработайте собственную методику выполнения задач с учетом всех вышеперечисленных советов, отработайте ее и пользуйтесь ею при ежедневном выполнении поставленных задач.

14. Организуйте систему хранения информации

Если информация, необходимая для вашей работы находится на бумаге - сортируйте ее по папкам, в алфавитном порядке или по отраслям информации. Если же вы обычно работаете с электронными носителями, организуйте их работу. Посчитайте сколько времени у вас занимает поиск того или иного необходимого для работы файла, удаляйте ненужную информацию, сортируйте папки с информацией, укомплектуйте все папки. Это сэкономит время при поиске информации и облегчит вашу работу.

15. Поборите свою лень

Лень - главный враг в работе. Через нее много задач так и остаются невыполненными. Научитесь бороться с этой «черной дырой». Поднимайтесь с постели раньше, беритесь за выполнение заданий утром, выполняйте более сложные задачи в первую очередь и тогда вы быстрее достигнете своей цели.

Приветствую Вас, дорогие друзья! Вот и подошли к концу Новогодние каникулы, надеюсь, Вы успели хорошенько отдохнуть и набраться сил. После затяжного отдыха порой довольно сложно влиться в работу и заставить себя продуктивно трудиться. В большинстве своем это относится к проблеме самоорганизации. Наверное, ни у кого не возникает сомнений, что умение организовывать себя и заставлять себя работать – очень полезный навык. Если же вы думаете, что одолеть эту науку чрезвычайно сложно, продолжайте читать, я постараюсь развеять эти мифы.

И так… давайте приступим!

1. Расставьте приоритеты

Расстановка приоритетов — это то, чем вы должны заниматься каждый день. Лучшим способом организации рабочего дня является расстановка дел в порядке их важности. Просмотр фильма – безусловно, хорошая мысль, но ее стоит поместить самым последним пунктом списка дел (конечно, если вы не кинокритик и ваша трудовая деятельность не связана непосредственно с кино), и сосредоточиться на вещах, которые имеют решающее значение в вашей работе, здоровье или отношениях.

2. Планируйте заранее максимальное количество дел

Далее, нужно научиться планированию. То есть если у вас назначена встреча в определенном месте и в заранее оговоренное время, спланируйте остальные дела «вокруг» этой основной встречи. Таким образом, вы сможете более продуктивно тратить свое время, вместо того чтобы метаться из одной части города в другую и впустую его терять.

3. Удостоверьтесь, что все на своих местах

Знание, где находятся предметы, необходимые для выполнения задания, поможет не тратить время на их поиски. Вы, наверное, на собственном опыте замечали, что ключи теряются, в тот момент, когда вы в спешке убегаете из дома, а клочок бумаги прячется под ворохом других вещей именно тогда, когда быстро нужно сделать пометку. Это может привести вас в состояние стресса и выбить из привычного ритма работы. Разложите вещи, востребованные во время выполнения дел (и после использования не забывайте возвращать их обратно). Это поможет достичь большего прогресса.

4. Не бойтесь делегировать

Делегирование задач приводит к большей эффективности рабочего процесса, но задание нужно не просто «спихнуть», а потратить несколько лишних минут для четкой постановки задачи исполнителю. В противном случае, пожалев несколько минут, вы рискуете потратить несколько часов на исправление ситуации.

5. Составляйте списки

Разноцветные стикеры и блокнот должны стать вашими лучшим друзьями и помощниками в деле повышения самоорганизованности. Развешанные повсюду яркие листочки будут напоминать вам о делах, которые нужно завершить, и о порядке их важности. Не стоит полагаться только на свою память, нужно время от времени просматривать список и вычеркивать выполненные задачи. Так наглядный пример прогресса в делах придаст вам душевный и эмоциональный подъем, что поможет в таком же продуктивном темпе завершить остаток запланированных дел.

6. Придерживайтесь графика

Наличие графика заставит вас выполнять поставленные задачи в срок и, как следствие, совершить больше «подвигов». Единственная проблема – адекватно оценить время, требуемое для выполнения той или иной задачи. Неверный расчет загонит вас в жесткие временные рамки, что приведет к повышению уровня стресса, увеличению ошибок и снижению продуктивности. Предоставьте себе некоторую свободу действий при составлении плана на день. Если вы считаете, что выполнение задачи займет у вас 10 минут, запланируйте 15, и когда вы увидите, что идете с опережением графика, это поможет в поддержании высокой мотивации, и вы сможете сделать даже больше, чем ожидали и планировали.

7. Будьте дисциплинированы

Наконец, вы должны быть дисциплинированы, иначе разрушите всю работу, направленную на повышение самоорганизации. У вас есть дело, на котором нужно сконцентрироваться. Поэтому устраните все внешние раздражители и соблазнители, иначе сильно осложните себе жизнь. Убедитесь, что окружающие вас люди знают, когда вас нужно оставить в покое, а если кто-то захочет выпить кофе в вашей компании, просто напомните, что любимая кофейня и завтра останется на своем месте. Праздные разговоры – не повод игнорировать свои обязанности.

На этом все! Желаю Вам как можно быстрее войти в свой рабочий ритм!

P . S .: А как Вы входите в свой нормальный рабочий ритм? Поделитесь своими методами ниже в комментариях к данной статье.

Простая и неприятная правда состоит в том, что сейчас мы, наверное, более занятые, чем когда-либо. Вопреки тому, что немного научных данных поддерживают этот факт, анекдотических свидетельств предостаточно.

«Вы можете увидеть это вокруг себя», говорит Джейн Джаспер, эксперт по производительности из Нью-Йорка и автор книги «Заберите свое время обратно». «Люди разговаривают слишком быстро. Мы всегда спешим. Мы начинаем что-то делать и не заканчиваем это, и нас все время мучает мысль, что мы что-то забыли сделать, но мы не можем вспомнить что именно». Люди, загруженные делами, и пользующиеся всеми этими экономящими время и усилия приборами, начиная от роботизированных пылесосов и заканчивая микроволновыми печами и компьютерами, кажутся такими занятыми и лишенными здравого смысла. Но преимущества, которые дают нам технологии, в то же время являются недостатками.

«С тех пор как мы увеличили число устройств, которые экономят наше время, и продуктов, которые делают нашу жизнь легче, мы нашли способы заполнять наше время», говорит Трейси Лин Моланд, консультант по управлению временем. А хроническая нехватка времени вызывает стресс.

Но все эксперты по организации времени, с которыми мы говорили, уверяют, что стресс можно сократить. Подумайте об этом как о добавлении дополнительного часа в ваш повседневный график с помощью техники управления временем.

Что-либо настолько простое, как «знать, где утром лежат ваши ключи или библиотечная книжка и домашняя работа вашего ребенка» может помочь сократить стресс», говорит Моланд. У нее есть целый ряд советов по успешной организации времени.

Составьте дневник времени

Возьмите неделю и распишите все, что вы делаете на протяжении каждого дня. Если вы смотрите телевизор 25 часов в неделю, запишите это.

«Для большинства людей это болезненный опыт», говорит Яна Джаспер. «Вы должны включить все – время, которое вы проводите в спортзале, время за рулем, еженедельные собрания, все. Вы можете огорчиться, увидев, сколько неструктурированного времени вы себе позволяете. Но сложно принять умное решение относительно эффективного использования своего времени, если вы не знаете, что вы сейчас делаете со своим временем».

Научитесь говорить «нет»

Отключите мобильный телефон и пейджер. Если кто-то просит вас сделать что-то, на что у вас абсолютно нет времени, скажите «нет» вежливо, но четко. И не позволяйте себе чувствовать себя виноватыми.

«Одна из причин, почему мы чувствуем себя такими занятыми – это то, что не умеем устанавливать личные ограничения относительно того, что мы не должны делать», говорит Яна Кемп, основатель и президент Meeting & Management Essentials, консалтинговой компании по организации времени в Бойз, штат Айдахо.

Чтобы отказаться от чего-то, необходимо сфокусироваться на своих целях, объясняет Кемп. Ваш дневник времени может помочь в этом отношении. Когда вам надо делать важные, но незапланированные дела, соглашайтесь только на те дела, которые по-настоящему важны, такие как семья, друзья или здоровье. Когда вы точно будете знать, на что у вас есть время, вам будет легче отказываться от вещей, которые не соответствуют вашим приоритетам.

Составьте список дел с указанием времени

«Создайте список своих дел и отметьте, сколько времени, вы будете тратить на каждое дело», говорит Моланд. Списки всегда помогают, но когда вы еще запишите, сколько времени займет каждый пункт, это поможет вам расставить свои дела по их приоритетности. Так вы естественно сосредоточитесь на том, что вы можете сделать прямо сейчас.

Возьмите себе в помощники компьютер

Технологии помогли вам войти во временные обязательства, теперь пускай они помогут вам выйти из них. Попробуйте использовать эти многочисленные программы персонального планирования, который позволяют вам использовать календарь, список дел, телефонную и адресную книгу на вашем компьютере.

«В наше время компьютера уже недостаточно для достижения полной эффективности», говорит Джаспер. «Цель состоит в том, чтобы использовать технологии для избавления от бумаги в вашей жизни. Это просто чрезвычайно важно».

По слова экспертов, организованность часто основывается на быстротечности жизни. Чем больше хлама в вашей жизни – телефонные номера на кусочках бумаги, визитки в ноутбуке, стол, заваленный календарями и списками – тем вероятнее, что вы потратите свою жизнь на то, чтобы организовать всю эту кучу хлама.

Многозадачный режим

Есть ли в нашем современном мире более широко используемое выражение? Мы все объединяем несколько задач в одну. Но иногда такая многозадачность является опасной. Разговоры по телефону за рулем резко повышают ваши шансы попасть в аварию. Однако многие занятия можно эффективно и безопасно комбинировать. Слушайте книги на кассетах, пока едите на работу. Когда вы смотрите телевизор, оплачивайте счета.

«У женщин лучше получается объединять несколько занятий, чем у мужчин», говорит Моланд. «Даже если оба партнера работают полный рабочий день, женщина обычно в состоянии думать о расписании своих детей, о доме и о еде. У мужчин лучше выходит сосредотачиваться на одном занятии в один период времени – и женщины иногда должны этому поучиться».

Не будьте перфекционистом

Нет ничего плохого в том, чтобы быть обычным. Перфекционизм, известный как уделение чрезмерного внимания каждой детали, важной и не очень, считается видом промедления.

«Поставьте перед собой рациональные задачи», говорит Джаспер. «Это хорошо – стремиться использовать весь свой потенциал. Это не эффективно стремиться быть самым лучшим».

Установка недостижимых целей только добавляет стресс в вашу жизнь, объясняет Кемп.

Вознаграждайте себя

И последнее, вознаграждайте каждое свое достижение, даже самое маленькое.

«Используйте ваш дневник времени для того, чтобы принять решение, как вам лучше организовать свое время», говорит Джаспер. «Когда вы будете делать прогресс в расстановке приоритетов и научитесь говорить «нет», позвольте себе наслаждаться тем, что вы делаете. Вы необязательно должны делать себе большой подарок, вы можете просто провести немного времени наедине с собой или сделать массаж. Важно осознать свой успех и наслаждаться им».