Schulungsprogramm für Mitarbeiter der Vertriebsabteilung Thema 1. Vertriebsabteilung Der Hauptzweck der Vertriebsabteilung: Suche und Gewinnung großer Firmenkunden für das Unternehmen; Abschluss von Transaktionen sowohl mit großen Unternehmen und Industrien als auch mit Einzelpersonen

Schlüsseltechnologien und Verkaufsstandards nach Phasen des aktiven Vertriebs Sehen wir uns an, welche Dokumente und in welcher Reihenfolge in verschiedenen Phasen der Vertriebsabteilung verwendet werden.1. Ziele und Verkaufspläne Nehmen wir an, wir haben ein Unternehmen, das vollständig bereit ist, mit dem Verkauf zu beginnen. Essen

Hallo liebe Leser und Abonnenten von Andrey Noaks Blog! Heute erzähle ich Ihnen, wie Sie ein Planungstreffen durchführen.

Um ein Team zu leiten, muss ein Anführer seine Untergebenen führen. Effektives Teammanagement muss schnell, zeitnah und effektiv durchgeführt werden.

Der Manager muss die Arbeit des einen oder anderen rechtzeitig überwachen und gegebenenfalls dessen Arbeit leiten. Es ist sehr praktisch, hierfür ein Planungstreffen zu nutzen, bei dem die Arbeit für einen kurzen Zeitraum geplant ist, meistens ist es ein Arbeitstag oder eine Schicht.

Bei der Planungsbesprechung stehen dem Manager mehrere Aufgaben bevor:

1. Überwachen und fragen Sie Ihre Untergebenen nach der Umsetzung von Produktionsindikatoren.
2. Bitten Sie Ihre Untergebenen, technologische Disziplin umzusetzen.
3. Überwachen Sie die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften am Arbeitsplatz.
4. Überprüfen Sie die Erledigung aktueller Aufgaben.
5. Informieren Sie sich über die Lagerbestände an Roh- und Betriebsstoffen für die Produktion.
6. Erhalten Sie Daten über die Produktion, die Umsetzung des Plans und die Einhaltung sicherer Arbeitsbedingungen.
7. Mitarbeiter motivieren.

Die Hauptaufgabe des Managers besteht darin, dem Team seine Vision vom gesamten Prozess der Teamarbeit zu vermitteln, wie nach Meinung des Managers der ihm anvertraute Bereich funktionieren soll. Seine Aufgabe ist es, es so einzurichten, dass der Arbeitsablauf genau seinen Bedürfnissen entspricht.

Möglichkeiten, Ihr Planungsmeeting effektiver zu gestalten

Lassen Sie uns also herausfinden, was getan werden muss, um ein Planungsgespräch in der Produktion kompetent durchzuführen:

• Es lohnt sich, zwischen einem Planungstreffen und einem Meeting unterscheiden zu können. Bei einer Planungsbesprechung handelt es sich um eine kurze Veranstaltung, bei der aktuelle Themen besprochen werden; in der Regel beträgt der maximale Zeitaufwand für eine Planungsbesprechung 15 – 20 Minuten. Das Treffen dauert viel länger und es werden weniger aktuelle Themen als vielmehr Zukunftsthemen besprochen.
• Im Laufe der Zeit und Erfahrung legt jeder Leiter bestimmte Bezugspunkte fest, an denen er vorbeigeht. Manchmal bei jedem Planungstreffen, manchmal seltener. Daher sollten diese Fragen dem Manager auf Papier vorgelegt werden. Es ist notwendig, die Planungsbesprechung gemäß der entwickelten Vorlage durchzuführen, bei Bedarf kann die Vorlage jedoch problemlos geändert werden.
• Um eine Planungsbesprechung effektiv durchführen zu können, muss der Vorgesetzte die Aufgaben der Untergebenen sowie die vom Vorgesetzten den Untergebenen zugewiesenen Aufgaben aufzeichnen. Dies geschieht, um die Aktivitäten zu sehen, die abgeschlossen werden müssen. Dann kann man sagen, dass es ab diesem oder jenem Datum eine Aufgabe gab und diese nicht abgeschlossen wurde. Vor dem Untergebenen erscheint eine Aktionskarte für die nächste Arbeitszeit.
• Im Planungsgespräch sollten Aufgaben und Arbeitsumfang für den aktuellen Zeitraum klar verteilt werden. Jeder sollte wissen, wer was tun wird.

Wann ist Fluchen wirksam?

Ist es in der Produktion überhaupt nötig, zu fluchen, ganz zu schweigen davon, dass ein Chef seine Hand gegen einen Untergebenen erhebt? Eine klare Antwort gibt es heute nicht. Aber wir können mit Sicherheit sagen, dass diese Regierungsform veraltet ist.

Der Anführer muss im Team respektiert und an die Stelle des Untergebenen gesetzt werden. Manchmal ist es am einfachsten, ihn mit einem erhöhten Ton zu motivieren. Der Manager sollte nicht vergessen, dass er, wenn er Respekt vom Team will, lernen muss, das Team selbst zu respektieren. Heute können wir sagen, dass der Chef verstehen und fühlen muss, wo er seine Stimme erheben und in ruhigem Ton sprechen muss:

1. Wenn ein konstruktiver Dialog nötig ist, auf jeden Fall ein ruhiges Gespräch. Wo die kreative Initiative eines Mitarbeiters notwendig ist, damit dieser sich etwas Neues einfallen lässt, findet die Planungsbesprechung in der Regel in einer ruhigeren Atmosphäre statt.
2. Wenn Sie Ihre Untergebenen motivieren und in die Schranken weisen möchten, können Sie mit der Faust auf den Tisch klopfen und ein paar Schimpfwörter sagen. Übrigens heißt es gerade in solchen Fällen oft: „Besiege deine eigenen, damit Fremde Angst haben.“Bei einer Planungsbesprechung ist es in der Regel notwendig, Ihre Stimme zu erheben, wenn die direkte Ausführung einer Aufgabe ohne unbefugte Handlungen eines Untergebenen erforderlich ist. Aber vergessen Sie nicht, dass heute das Zeitalter der Technologie ist, jedes Schimpfwort kann auf einem Diktiergerät aufgezeichnet und dann verklagt werden.

Viel Glück und bis bald!

Die meisten Vertriebsleiter wissen, wie man gut kommuniziert und verkauft, aber leider sind Stabilität, das Befolgen eines Arbeitsplans, das Analysieren und Analysieren der unternommenen Anstrengungen nicht ihre Stärken. Wenn ein Manager diesen Monat viele Bestellungen hat, entspannt er sich unweigerlich: Er führt weniger Kaltakquise durch und hört auf, mit „schlafenden“ Kunden zu arbeiten.

In Planungsgesprächen kann der Leiter der Vertriebsabteilung den sich abzeichnenden Leistungsrückgang des Vorgesetzten feststellen und den Mitarbeiter darauf aufmerksam machen, dass sein Arbeitsverzug bemerkt und unter Kontrolle gebracht wurde. Natürlich wehren sich Manager auf jede erdenkliche Weise gegen die Teilnahme an der Planungsbesprechung mit der Begründung, dass sie absolut keine Zeit hätten und der Deal derzeit in Flammen stehe. Sie müssen verstehen, dass es der Manager ist, der durch die Planung von Besprechungen die Funktion des Verwaltungsmanagements umsetzt und die systematische Arbeit des Teams organisiert, ohne Rezessionen oder Eilaufträge.

Wie kann man ein Planungstreffen am effektivsten organisieren und durchführen?

Zeit

Planungsbesprechungen sollten morgens stattfinden. Wenn der Arbeitstag mit einer Planungsbesprechung beginnt, kommt die Führungskraft nicht mehr zu spät zur Arbeit; außerdem wird bei der Planungsbesprechung eine Gebühr für die Arbeit während des Tages erhoben.

Berichterstattung

Manager sollten ihre Berichte vom Vortag zur Planungsbesprechung mitbringen: ein Protokoll der Anrufe und Besprechungen sowie einen Verkaufsbericht. Das erste Dokument zeigt, wie der Manager seine Arbeitszeit genutzt hat, das zweite – welche Ergebnisse er erzielt hat. Oftmals wird dem Manager bereits in der Phase der Vorbereitung des Planungstreffens klar, dass er seine Anstrengungen in die falsche Richtung gelenkt hat und die Effektivität seiner Arbeit hätte höher sein können. Ein weiteres Dokument, das der Manager für das Planungstreffen vorbereitet, ist eine Liste der geplanten Anrufe und Besprechungen. Es ist wichtig! Erstens bedeutet eine vorgefertigte Liste, dass der Manager sofort nach Abschluss des Planungsgesprächs mit der Arbeit beginnen kann, und zweitens kann der Manager diese Liste anpassen und Prioritäten hervorheben.

Vorschriften

Einerseits sollte aus einem Planungstreffen kein mehrstündiges Treffen werden, andererseits wird auch ein formelles Treffen von fünf Minuten keine Ergebnisse bringen. Bei richtiger Organisation ist es durchaus möglich, es in einer halben Stunde zu schaffen. Zu Beginn des Planungsgesprächs prüft der Vorgesetzte die Mitarbeiterberichte und findet bei Nichterfüllung des Plans (durch Anrufe, Besprechungen oder Verkäufe) den Grund heraus: Fehler, Fahrlässigkeit oder objektive Umstände. Die Arbeit jedes Mitarbeiters wird objektiv beurteilt. Dies kann eine einfache verbale Bemerkung oder ein Lob sein. Hauptsache, Vertriebsleiter spüren die ständige Kontrolle durch den Manager – in diesem Fall beginnen sie viel besser zu arbeiten.

So führen Sie Planungssitzungen und Besprechungen durch

Die systematische Durchführung monatlicher Planungsbesprechungen, wöchentlicher Besprechungen und täglicher Besprechungen ist das wichtigste Instrument für die Entwicklung der Vertriebsabteilung und der gesamten Organisation. Und ein integraler Bestandteil einer sich selbst entwickelnden Vertriebsabteilung – nachdem Geschäftsprozesse beschrieben und das Geschäft auf Autopilot gestellt wurden.

Welche Vorteile haben Planungssitzungen und Meetings?

? Der Manager ist an der operativen Führung beteiligt. Er kennt alle aktuellen Ereignisse der Organisation, weiß über wichtige Ereignisse und Neuerungen Bescheid.

? Der Manager erfährt rechtzeitig von Problemen Vertriebsabteilung und passt Lösungsmöglichkeiten an. In der Praxis wird ein Manager häufig auf Probleme aufmerksam, wenn diese bereits an Dynamik gewonnen haben und großen Schaden angerichtet haben.

? Alle Mitarbeiter setzen sich Ziele für einen Tag, eine Woche, einen Monat. Die Umsetzung der Ziele wird überwacht. Dies verhindert, dass sich alle Mitarbeiter der Organisation NICHT weiterentwickeln. Monatliche Fortschritte sind wichtig.

? Jeder Mitarbeiter kann einen Vorschlag einbringen das Unternehmen weiterzuentwickeln, den Umsatz zu steigern, den Service zu verbessern.

Mitarbeiter können motiviert werden, Innovationen und Veränderungen vorzuschlagen. Zahlen Sie beispielsweise 30 % des Gewinns (oder potenziellen Gewinns) für den ersten Monat der Implementierung – wenn das Management die Innovation für bedeutsam hält und sie zum Leben erweckt. Mit dieser Technologie konnten viele große Unternehmen, wie DeLL mit dem IdeaStorm-Service und Sberbank, zusätzliche Gewinne in Millionenhöhe erwirtschaften, Kosten senken und die Qualität des Kundenservice deutlich verbessern.

Bei der Sberbank schlug der Sammler vor, den Check-in im Büro nach der Abholung zu streichen, der zum Ausfüllen des internen Inkassobuchs gedacht war. Jetzt können Sie es einmal pro Woche ausfüllen. Dadurch konnten tausende Sammler eine Fahrt pro Tag einsparen und so die Kosten für dieses Verfahren senken. Der innovative Sammler erhielt mehr als 300.000 Rubel.

? Berichte werden zeitnah bereitgestelltüber die Aktivitäten des Unternehmens. Der Manager bleibt am Puls der Zeit: Er kontrolliert die Verkaufsmengen, die Anzahl der Neukunden, die Verkaufsmengen für neue und alte Kunden, die Entwicklung von Werbe- und anderen Budgets sowie die Buchhaltungsberichte. Förderung durch neue Vertriebskanäle, neue Produkte und Dienstleistungen. Plus erhält Feedback zu Anstiegen oder Rückgängen bei beliebigen Indikatoren. Warum gingen beispielsweise die Umsätze im Vergleich zum letzten Monat um 11 % zurück oder warum konnten sie diesen Monat 28 % mehr Neukunden gewinnen?

Dies erlaubt:

Aktuelle Probleme rechtzeitig erkennen und einen Plan zu deren Lösung skizzieren, Verantwortliche für die Umsetzung des Plans und eine Kontrollstelle (Frist) benennen;

Verkaufspläne umgehend anpassen;

Fassen Sie die Ergebnisse des Monats und der Woche zusammen und vergleichen Sie sie mit den Ergebnissen früherer Zeiträume. Analysieren Sie die Gründe für Änderungen.

Sammeln Sie das Team, belohnen Sie die Gewinner, halten Sie motivierende Meetings ab;

Strategische Entwicklungsaktivitäten skizzieren;

Machen Sie eine Budgetierung und erstellen Sie einen Zahlungsplan.

1. Morgenbesprechungen

Im Vertrieb sind morgendliche Planungsgespräche notwendig: Führungskräfte kommen in der Regel nur schwer in die Gänge und brauchen lange, um in die Arbeit zu kommen. Die ersten eineinhalb bis zwei Stunden Arbeitszeit werden für Morgengespräche, Raucherpausen, Tee und Kaffee sowie das Abrufen von E-Mails aufgewendet. Und zwei Stunden an einem Acht-Stunden-Arbeitstag bedeuten drei Monate im Jahr, in denen Arbeitnehmer nicht arbeiten, dafür aber Geld bekommen.

Schritt 1. Wer führt die Planungstreffen durch?

In der Regel der Leiter der Vertriebsabteilung, es kann jedoch auch der General- oder kaufmännische Leiter beteiligt sein.

Schritt 2. Wie lange dauert das Morgentreffen?

Die Zeit für das Planungsgespräch sollte streng geregelt sein – 10–20 Minuten, mehr nicht. Dies reicht aus, um Manager „einzuschalten“ und sie auf produktive Arbeit vorzubereiten. Es ist wichtig, das Planungstreffen nicht um eine Stunde in die Länge zu ziehen. Um taktische Fragen zu klären, ist es notwendig, einmal pro Woche eine allgemeine Planungssitzung abzuhalten.

Irgendwelche Einwände von Managern wie: „Ich habe jetzt keine Zeit, Besprechungen zu planen, die Arbeit brennt.“ Warum Zeit verschwenden?" – muss sofort gestoppt werden. Bei der Organisation von Geschäftsprozessen betrachten Sie und Ihre Mitarbeiter unterschiedliche Positionen: Manager – aus der Position „Wir müssen den Kunden schneller abschließen“, Sie – aus der Position, das System wie eine Uhr funktionieren zu lassen. Darüber hinaus ist es unwahrscheinlich, dass 15 Minuten zum Verlust eines Kunden oder zum Scheitern eines Geschäfts führen, insbesondere zu Beginn des Tages. Es ist wichtig, morgendliche Treffen als Ritual zu implementieren und sie nie zu verpassen. Nach 21-30 Tagen wird sich jeder daran gewöhnen, dass dies ein fester Bestandteil des Arbeitstages ist und den Prozess nicht sabotiert. Es ist wichtig, vom ersten Tag der Umsetzung an keinen einzigen Tag Unterbrechung zuzulassen.

Schritt 3 Welche Themen werden beim Vormittagstreffen besprochen?

Pläne genehmigen und Ziele für heute festlegen. Darüber hinaus werden ein Arbeitsprotokoll mit einer Anrufliste und ein Bericht über den Verkaufsplan des Vortages bereitgestellt. Außerdem berichten Führungskräfte über das Erreichen der Ziele, die sie sich gestern gesetzt haben – sie beantworten Fragen dazu, was genau die Ziele waren, was erreicht wurde und was nicht, welche Hilfe benötigt wird. Jeder Manager legt ein Ziel für den aktuellen Tag fest – alle werden in eine kleine Tabelle eingetragen, auf die alle Manager und der Abteilungsleiter Zugriff haben. Beispielziele: „Druck auf den Kunden von ABC LLC ausüben, Zahlungen für drei Schlüsselkunden bestätigen, ein Treffen mit einem neuen vielversprechenden Kunden vereinbaren.“

Ziele können in drei Kategorien unterteilt werden:

1) Tagesziele für Kunden;

2) Zahlungsziele;

3) mit Debitorenbuchhaltung arbeiten.

Schritt 4. Füllen Sie die Tabelle aus(Tabelle 5.12)

Tabelle 5.12 Tagesplan

Erste Aufgabe Abteilungsleiter - Überprüfen Sie die Berichte.

Zweite Aufgabe– Geben Sie eine Liste der von Managern festgelegten Ziele ein. Es ist wichtig, dass sie sich ihre eigenen Ziele setzen.

Schritt 5 Skype-Besprechungen

Moderne Kommunikationsmittel ermöglichen die Durchführung von Planungsbesprechungen aus der Ferne, beispielsweise über Skype. Der CEO kann von überall auf der Welt an der Morgenbesprechung teilnehmen und der Vertriebsabteilung zusätzliche Aufgaben zuweisen. Nachdem sich Ihre Mitarbeiter an die täglichen Besprechungen gewöhnt haben, können Sie diesen Prozess vollständig auf den Skype-Modus übertragen. Prinzipiell ist diese Technik auch auf andere Planungsgespräche anwendbar, wenn es etablierte Traditionen für deren Durchführung gibt, Regelungen schriftlich festgehalten sind und alle Mitarbeiter wissen, welche Unterlagen sie bei der Planungsgespräche einreichen müssen und welche Fragen beantwortet werden müssen.

2. Wie man wöchentliche Meetings durchführt

1.2. Wann:

1.3. Wer führt durch:

1.4. Wer ist anwesend:

1.5. Besprochene Themen:

1.6. Erforderliche Dokumente:

2. Vorgehensweise.

2.1. Zuerst geben wir die Tagesordnung bekannt.

2.2. Ein kurzer Bericht über die Ergebnisse der Woche.

2.4. Pläne definieren und anpassen.

2.5. Konkrete Ziele für die nächste Woche festlegen.

2.6. Den Vorschlägen der Mitarbeiter zuhören.

2.7. Welche Berichte und Dokumente liegen auf dem Schreibtisch des Managers?

3. Protokoll der Sitzung.

(Von der Sekretärin auszufüllen.)

3. Beispiel „Regelungen für wöchentliche Treffen“

1. Zweck, Zeit, Teilnehmer, Unterlagen.

1.1 Zweck:

Analysieren Sie die Umsetzung der Verkaufspläne zu Beginn des Monats und die erwarteten Verkäufe am Ende;

Überprüfen Sie die Erledigung bereits zugewiesener Aufgaben, weisen Sie neue Aufgaben zu oder planen Sie bestehende neu.

Identifizieren Sie aktuelle Probleme und geben Sie Schritt-für-Schritt-Pläne zu deren Lösung vor, schreiben Sie kurze Anweisungen, benennen Sie die Verantwortlichen für die Umsetzung des Plans und einen Kontrollpunkt (Frist);

Überwachen Sie die Erledigung der Aufgaben der letzten Woche;

Kündigen Sie wichtige Ereignisse und Neuerungen im Unternehmen an.

1.2 Wenn es durchgeführt wird:

Jeden Montag von 10:00 bis 11:30 Uhr.

1.3 Wer führt durch:

Geschäftsführer oder (bei Abwesenheit) Generaldirektor.

1.4 Wer ist anwesend:

Generaldirektor (falls erforderlich).

Geschäftsführer (Entwicklungsleiter).

Finanzdirektor (Hauptbuchhalter).

Verkaufsmanager.

Technologe.

1.5 Besprochene Themen:

Es ist wichtig, eine Liste der besprochenen Standardthemen aufzuschreiben und diese stets durchzugehen. Alle Fragen lassen sich in zwei Kategorien einteilen:

Regulär – diejenigen, die gemäß den Vorschriften besprochen werden;

Entwicklungsfragen – gemäß dem Plan (Tagesordnung) der Sitzung.

Es ist notwendig, für jedes Problem eine bestimmte Zeit einzuplanen und in dieser Zeit Zeit zu haben, eine Lösung zu entwickeln, einen Aktionsplan zu schreiben und einen Verantwortlichen zu benennen. Obwohl strategische Fragen noch lange diskutiert werden können. In diesem Fall geht es vor allem darum, die Ziele des Treffens nicht zu vergessen und das Thema zu einer Entscheidung zu bringen. Das ist viel besser, als ein Dutzend Fragen zu stellen und keine davon zu einem logischen Schluss zu bringen.

Bei dem Treffen können vier bis sechs Themen besprochen werden. Schwieriger für Wahrnehmung und aktives Arbeiten.

1.6 Erforderliche Unterlagen:

Alle Berichte werden in gedruckter Form bereitgestellt und für den gemeinsamen Zugriff elektronisch gespeichert.

Der Buchhalter bietet:

Verkaufsbericht für die Woche und ab Monatsanfang.

Leiter der Verkaufsabteilung:

Verkaufsbericht für jeden Manager.

Ein Tagebuch zur Aufzeichnung von Aufgaben und getroffenen Entscheidungen.

Vor der Besprechung prüft der Geschäftsführer bzw. Firmenchef die Verfügbarkeit der erforderlichen Unterlagen.

2. Vorgehensweise.

2.1. Wir geben die Tagesordnung bekannt.

2.2. Ein kurzer Bericht über die Ergebnisse der Woche. Es ist wichtig, dass Mitarbeiter über die erzielten Ergebnisse sprechen und nicht darüber, was sie getan haben, um das Ziel zu erreichen. Die Fertigstellung der Berichte sollte 5–15 Minuten dauern.

2.3. Diskussion des Projektfortschritts.

2.4. Analyse der Berichte nach Abteilungen, Festlegung und Anpassung statistischer Pläne.

2.5. Setzen Sie sich konkrete Ziele für die nächste Woche. Notieren Sie es im Protokoll. Geben Sie die Verantwortlichen an.

2.6. Hören Sie sich die Vorschläge der Mitarbeiter zur Steigerung des Umsatzes, der Servicequalität usw. an. Sie können sie alle per E-Mail in einem separaten Feld für Vorschläge sammeln und beim Treffen nur diejenigen berücksichtigen, die eine Zukunft haben. Eintragen von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen in das Protokoll.

2.7 Vertriebsabteilung:

Ein Bericht über Manager wird auf den Tisch gelegt.

Es wird die Möglichkeit ermittelt, das Liefervolumen an bestimmte Kunden zu erhöhen (Kundenentwicklung). Was ist erforderlich, um das Liefervolumen zu erhöhen: Software installieren, Verkäufer schulen, Werbeartikel und Muster bereitstellen.

Die Möglichkeit der Wiederaufnahme der Lieferungen an einen Kunden, der aufgrund eines Verschuldens des Unternehmens seine Bestellung eingestellt hat, wird ermittelt (persönlicher Kontakt des kaufmännischen Leiters).

Technologe:

3.1. Wird vom Sekretariat mittels eines Standardformulars ausgefüllt und an alle Teilnehmer verschickt.

4. Wie man monatliche Meetings durchführt

1. Zweck, Zeit, Teilnehmer, Unterlagen.

1.2. Wann:

1.3. Wer führt durch:

1.4. Wer ist anwesend:

1.5. Erforderliche Dokumente:

2. Vorgehensweise.

2.1. Wir geben die Tagesordnung bekannt.

2.2. Monatlicher Ergebnisbericht. Für jede Abteilung.

2.3. Diskussion der Umsetzung von Verkaufsplänen und Genehmigung von Plänen für die nächste Periode. Diskussion der im letzten Monat gesetzten Ziele und deren Umsetzungsgrad.

2.4. Festlegung des Budgets für den nächsten Monat, Zeitpläne und Verfahren für Zahlungen an Gegenparteien.

2.5. Auszeichnung der Gewinner auf Grundlage der Ergebnisse des Monats.

2.6. Motivation: Diskussion neuer KPIs, Boni und ideeller Motivation.

2.7. Entwicklung strategischer Entwicklungsaktivitäten.

2.8. Entwicklung von Marketing- und Werbeaktivitäten.

2.9. Zusammenfassung nach Abteilung.

2.10. Hören Sie sich die Vorschläge der Mitarbeiter an.

2.11. Welche Berichte und Dokumente liegen auf dem Schreibtisch des Managers?

3. Protokoll der Sitzung.

3.1. Vom Sekretär auszufüllen.

5. Beispiel „Regelungen für monatliche Treffen“

1. Zweck, Zeit, Teilnehmer, Unterlagen.

Das Verfahren zur Abhaltung einer monatlichen Sitzung wird vom Generaldirektor des Unternehmens festgelegt.

Ziel:

Überwachen Sie die Umsetzung von Verkaufsplänen.

Genehmigen Sie gemeinsam mit dem kaufmännischen und geschäftsführenden Direktor neue Vertriebspläne.

Belohnen Sie die Gewinner, halten Sie Motivationstreffen ab und sammeln Sie das Team.

Motivation: Einführung neuer KPIs, Boni und ideeller Motivation.

Skizzieren Sie strategische Entwicklungsaktivitäten.

Budgetierung, Zahlungsplan.

Zusammenfassend.

Wann:

Erster Dienstag im Monat.

Wer führt durch:

Der Geschäftsführer oder (in seiner Abwesenheit) der Leiter des Unternehmens.

Wer ist anwesend:

Direktor des Unternehmens.

Geschäftsführer (Entwicklungsleiter).

Finanzdirektor (Hauptbuchhalter).

Verkaufsmanager.

Technologe.

Logistik-Manager.

Erforderliche Dokumente:

Alle Berichte werden in gedruckter Form bereitgestellt und elektronisch weitergegeben.

Der Buchhalter bietet:

Monatlicher Verkaufsbericht.

Leiter der Verkaufsabteilung:

Verkaufsbericht für jeden Manager (Zusammenfassung für den Monat).

Jeder Teilnehmer hat dabei:

Liste der Fragen und aktuellen Probleme jedes Teilnehmers;

Die ein oder andere Idee, wie man Prozesse im Unternehmen verbessern, mehr verkaufen und den Service verbessern kann.

2. Vorgehensweise.

1) Diskussion der Umsetzung von Verkaufsplänen und Genehmigung von Plänen für die nächste Periode. Diskussion der im letzten Monat gesetzten Ziele und deren Umsetzungsgrad.

2) Festlegung des Budgets für den nächsten Monat, Zeitpläne und Verfahren für Zahlungen an Gegenparteien.

3) Auszeichnung der Gewinner auf Grundlage der Ergebnisse des Monats.

4) Motivation: Diskussion neuer KPIs, Boni und ideeller Motivation.

5) Entwicklung von Maßnahmen zur strategischen Weiterentwicklung.

6) Entwicklung von Marketing- und Werbeaktivitäten.

7) Zusammenfassung nach Abteilung.

Geschäftsführer:

Behandelt seine Vision basierend auf den Ergebnissen des letzten Monats, die Entwicklung für den nächsten Monat/Quartal, die Richtung der Unternehmensentwicklung und vermittelt die Meinung der Gründer. Bespricht wichtige Themen (seiner Meinung nach). Legt Aufgaben, Fristen für deren Erledigung fest und weist Verantwortung zu.

Finanzdirektor (Hauptbuchhalter):

Ein zusammenfassender Bericht über das monatliche Verkaufsvolumen und den Prozentsatz des Gewinns wird auf den Tisch gelegt; Spesenabrechnung, Kreditoren- und Debitorenabrechnung + Vergleich mit den Schulden des letzten Monats.

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen mit einer Laufzeit von mehr als drei Monaten.

Welche Maßnahmen können ergriffen werden, um die Kosten zu senken?

Verkaufsabteilung:

Ein zusammenfassender Bericht für Manager, ein Verkaufsbericht, ein Aktivitätsbericht und Konvertierungsdaten werden auf dem Tisch platziert.

Die Möglichkeit zur Erschließung neuer Vertriebskanäle wird ermittelt.

Es wird die Möglichkeit ermittelt, neue Produkte bedarfsgerecht herzustellen.

Kundengewinnungskanäle als Prozentsatz des Verkaufsvolumens von Kunden pro Kanal (15 % – kontextbezogene Werbung, 55 % – Kaltakquise, 20 % – Reaktivierung, 10 % – Empfehlungen).

Anzahl Neukunden pro Monat (aktive Vertriebsabteilung).

Die Anzahl der entwickelten Kunden, die von Kategorie C zu B und von B zu A (Kundenabteilung) gewechselt sind.

Anzahl der Stammkunden und Kunden der Kategorien A, B und C (Kundenabteilung).

Die Anzahl der reaktivierten Kunden und deren Umsatzvolumen pro Monat (aktive Vertriebsabteilung).

Analyse der Wettbewerber: Preise, Produkte, Sonderangebote (Angebote).

Welche Aktivitäten wurden zur Entwicklung der Vertriebsabteilung durchgeführt: Bücher, Schulungen, Kurse usw. Was wurde umgesetzt? Wie wirkte sich dies auf den Umsatz aus?

Technologe:

Der Grund für die negative Bewertung wird ermittelt, der Verantwortliche und das Maß der Einflussnahme festgelegt.

Jeder Teilnehmer hat dabei:

Liste mit Fragen und aktuellen Problemen;

Tagebuch zur Aufzeichnung von Aufgaben und getroffenen Entscheidungen;

Die ein oder andere Idee, wie man Prozesse im Unternehmen verbessern, mehr verkaufen und den Service verbessern kann.

Vor der Besprechung prüft der Geschäftsführer bzw. Firmenchef die Verfügbarkeit der erforderlichen Unterlagen.

3. Protokoll der Sitzung.

3.1. Ausfüllen des Sitzungsprotokolls. Von der Sekretärin ausgefüllt. Nach der Sitzung wird allen Teilnehmern ein Protokoll zugesandt.

Protokoll der Besprechung/Planungsbesprechung

Nr. 01M vom 02.02.2014, St. Petersburg