Einteilung der Fälle in wichtig und dringend. Dringend, aber nicht wichtig. Beispiele für wichtige, aber nicht dringende Angelegenheiten

Was ist Dwight Davids Eisenhower-Matrix? Wie hat der 34. Präsident der Vereinigten Staaten seine Zeit geplant? Welches Organisationsprinzip hat es Ihnen ermöglicht, eine große Anzahl von Fällen zu bewältigen? Das alles erzähle ich euch jetzt.

Zeitmanagement basiert auf dem Prinzip der Planung. Und das Wichtigste bei der Planung ist das Setzen von Prioritäten – welche Dinge zuerst begonnen und welche später abgeschlossen werden sollen.

Eine sehr einfache und unglaublich effektive Technik wurde vom 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten verwendet und später nach ihm benannt – das Eisenhower-Dwight-David-Prinzip. Jeder versteht, dass der Präsident viel zu tun hat und das Schicksal von Millionen Menschen von der richtigen Zeitplanung einer Person abhängt.

Was hat Präsident Eisenhower getan?

So geht das - Er teilte alle Aufgaben in wichtige und dringende ein. Um die Methode besser zu verstehen, zeichnen wir die Eisenhower-Dwight-David-Matrix, indem wir das Quadrat in vier gleiche Teile teilen. Als Ergebnis erhalten wir 4 Quadrate. Unterschreiben wir nun jeweils mit folgenden Namen: Wichtig, unwichtig, dringend, nicht dringend.

Der Kern des Eisenhower-Prinzips besteht darin, dass Sie beim Setzen von Prioritäten alle wichtigen und dringenden Aufgaben zuerst erledigen müssen. Dann wichtig und nicht dringend. Als nächstes unwichtige dringende. Und wenn Zeit ist, dann sind die letzten unwichtig und nicht dringend.

Wofür?

Was bringt die Anwendung des Eisenhower-Prinzips? Warum eine Matrix zeichnen? Warum kann man nicht alles problemlos machen?

Wahrscheinlich hat jeder mit Zeitmangel zu kämpfen – wenn man alles tun möchte, was man geplant hat, es aber nicht klappt, jeder Tag Überraschungen mit sich bringt und man seine Pläne anpassen muss, indem man auf geplante Ruhezeiten, neue Arbeitsmöglichkeiten usw. verzichtet.

Es ist unmöglich, das Ungeplante vorherzusagen, was bedeutet, dass einige Pläne, ob es uns gefällt oder nicht, abgesagt werden müssen. Aber... Was wäre, wenn wir zuerst die Hauptaufgaben erledigen und die weniger wichtigen für später aufheben? Welche davon wäre nicht so schade, aufzugeben? Verbringen wir zum Beispiel Zeit mit der Familie, anstatt uns mit einem Kunden zu treffen, der einer Zusammenarbeit wahrscheinlich nicht zustimmen wird.

Dies ist die Antwort auf die Frage: „Warum Dinge sortieren?“ Wir machen einfach das Wesentliche, legen das Unwichtige beiseite und werden erfolgreicher und produktiver im Leben. Denn dringend heißt nicht gleich wichtig und umgekehrt.

1 Quadrat: Wichtig und dringend

Das beinhaltet Dringende Angelegenheiten, deren Nichterfüllung negative Folgen haben kann. Wir beginnen alle Aufgaben in diesem Abschnitt, da dies für uns die wichtigsten und auch dringendsten Aufgaben sind. Dieser Abschnitt umfasst: „Notfallbetrieb“, „Außerplanmäßige Besprechungen“, „Frist für die Projektabwicklung“.

Die Hauptsache ist, dass dieser Platz idealerweise leer sein sollte, da die meisten wichtigen Aufgaben zunächst nicht dringend sind und bei richtiger Planung erledigt werden können, bevor sie dringend werden. Alle Aufgaben in diesem Feld erscheinen aus zwei Gründen:

- abhängig von uns (interne Gründe), was wir beeinflussen können und das ist in den meisten Fällen der größte Anteil. Zum Beispiel: Mangel an Professionalität, Motivation, Kraft usw. Im Allgemeinen können wir diesen Grund selbst beseitigen;

- außerhalb unserer Kontrolle (externe Gründe): Wenn wir sie nicht beeinflussen können, z. B. höhere Gewalt, plötzliche Schmerzen, dringende Bitte um Hilfe usw. Im Idealfall sollten bei richtiger Planung nur diese Gründe in die Rubrik „wichtig“ und „dringlich“ fallen.

Darüber hinaus verstehen wir alle, dass es nicht immer möglich ist, für dringende Angelegenheiten so viel Zeit wie nötig einzuplanen. Ein Beispiel aus dem Leben ist das Bestehen von Prüfungen; wenn man sich am letzten Tag vorbereitet, bleibt möglicherweise einfach nicht genug Zeit, um sich körperlich vorzubereiten. Zudem ist die Arbeit im Notbetrieb anstrengend und verschlechtert die geistige und körperliche Verfassung. Daher sollten alle wichtigen Aufgaben erledigt sein, bevor sie dringlich werden, d. h. die Arbeit mit dem Platz ist wichtig und nicht dringend.

2 Quadrat: Wichtig und nicht dringend

Die regelmäßige Erledigung aller Aufgaben aus diesem Bereich ist ein Indikator für Ihren Erfolg und Ihre Produktivität. Dieses Quadrat beinhaltet Dinge, die warten können, aber wenn sie nicht erledigt werden, wird dies schwerwiegende negative Folgen haben.

Eine wichtige Aufgabe unterscheidet sich von einer unwichtigen dadurch, dass die Konsequenzen bei Nichterfüllung unterschiedlich sind.. Je wichtiger die Aufgabe, desto größer sind die negativen Folgen, wenn sie nicht erledigt wird. Deshalb erledigen wir lieber zuerst wichtige Aufgaben und erst dann dringende.

Idealerweise sollten alle wichtigen Aufgaben, sowohl dringende als auch nicht dringende, vollständig erledigt werden. Zu den Fällen in diesem Bereich zählen: Aufgaben zur Persönlichkeitsentwicklung, Gesundheitsfürsorge, zum Beispiel: rechtzeitig einen Arzt aufsuchen und Krankheiten vorbeugen, grundlegende Englischkenntnisse für eine berufliche Beförderung erlernen usw., etc eine Regel, Dies sind Schlüsselaufgaben, die einen großen Unterschied in Ihrem Leben machen können..

Wir alle verstehen, dass es in den meisten Fällen unmöglich ist, alles Geplante zu bewältigen. Schon allein deshalb, weil unvorhergesehene Umstände eintreten, die zu gravierenden Planänderungen führen. Angesichts dieser Tatsache ist es besser, wichtige Aufgaben zu erledigen, von denen Ihr Leben stark abhängt, als unwichtige Aufgaben. Deshalb ist es so wichtig, Aufgaben nach der Eisenhower-Regel zu sortieren.

Wenn wir Aufgaben richtig verteilen und mit den Wichtigsten beginnen, gibt es weniger Eilaufträge, d. h. wir schaffen es, Dinge zu erledigen, bevor sie dringend werden. Und das ist sehr wichtig, denn wenn für dringende Angelegenheiten nicht immer genug Zeit bleibt, bleiben sie unerledigt und wir stellen unsere Nerven auf die Probe, um die Frist einzuhalten. Gleichzeitig ist es bei der regelmäßigen Arbeit mit einem Quadrat wichtig und nicht dringend, dass Sie jeder Aufgabe genau so viel Zeit widmen können, wie sie benötigt, wodurch die Anzahl der Eilaufträge und Stresssituationen verringert wird und die Die Qualität der Arbeit wird steigen. Analog zum normalen Leben ist es besser, einer Krankheit rechtzeitig vorzubeugen, als sie auszulösen und in der Zukunft starke Schmerzen und schwerwiegende Folgen zu haben.

3. Quadrat: Egal, dringend

Dringend bedeutet nicht wichtig; es ist besser, viele dringende Dinge nicht zu tun, wenn Sie dadurch wichtige Dinge verpassen. Um richtig zu verstehen, welche Aufgabe wichtiger ist, stellen Sie einfach die Frage: „Was passiert, wenn dies nicht erledigt wird.“ Wenn die negativen Folgen minimal sind, ist die Angelegenheit unwichtig und sollte nach der Erledigung wichtigerer Aufgaben begonnen werden, sonst wird es schwerwiegendere negative Folgen geben. Zu den unwichtigen Aufgaben gehören: Ein Kollege ruft an und bittet um Hilfe bei einer unwichtigen Aufgabe, Ihnen wird die Teilnahme an sozialen Netzwerken angeboten. Umfrage oder einfach nur ein Bekannter kam vorbei, um über das Leben zu plaudern.

Minus von dringenden Angelegenheiten ist, dass sie die effektive Arbeit beeinträchtigen, weil Sie:

Gezwungen, von wichtigen Aufgaben unterbrochen zu werden;

Vor dem Hintergrund der Dringlichkeit beginnen Sie sich Sorgen zu machen und Emotionen hindern Sie daran, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Sie arbeiten beispielsweise an einem großen Projekt, von dem Ihr Karrierewachstum und das Einkommen des Unternehmens abhängen, und in diesem Moment rufen Sie Ihre Kollegen an und bitten Sie, dringend anzurufen, auszudrucken, ein Dokument per Post zu senden usw. Natürlich Sie Sie müssen Ihren Kollegen helfen, aber alles hat seine Zeit. Wichtige Dinge müssen zuerst erledigt werden, unwichtige Dinge später, auch wenn sie dringend sind. Sagen Sie Ihren Kollegen einfach, dass Sie gerade beschäftigt sind, und rufen Sie sie zurück, wenn Sie mit der Arbeit an einer wichtigen Angelegenheit fertig sind.

Wenn Sie versuchen, mit allen dringenden Angelegenheiten Schritt zu halten, kann das Leben zu einem ständigen Zeitdruck werden, und aufgrund der Unruhe werden Sie sich mehr Sorgen machen und weniger Zeit für wichtige Aufgaben aufwenden können, die Ihr Leben stark beeinflussen.

4 Quadrat ist unwichtig und nicht dringend

Dies ist die allerletzte To-Do-Liste, mit der Sie beginnen sollten, da sie die unnötigsten Aufgaben enthält.

Aber auch die unnötigsten Dinge lassen sich in 2 Teile unterteilen:

1. Kleine Dinge im Leben, solche Dinge haben immer noch einen Wert, aber nur, wenn Sie alle anderen wichtigeren Aufgaben aus den 3 Feldern erledigt haben. Was ist der Wert? Beispielsweise scheint die Beseitigung einer Verstopfung im Zwischengeschoss eine kleine, aber schöne Sache zu sein, oder der Austausch eines undichten Wasserhahns in der Küche, um den Tisch zu verstärken, damit er nicht wackelt. Im Allgemeinen schafft eine solche Aufgabe Ihr Wohlbefinden und verbessert Ihre Stimmung. Sie sollten daher versuchen, Punkt 4 zu erreichen, um harmonischer und erfüllter zu leben.

Wenn Sie sich jedoch mit diesen kleinen Dingen befassen, bevor die wichtigeren Aufgaben der letzten 3 Felder erledigt sind, wird dies keine richtige Befriedigung bringen.

2. Bullshit-Kurse. Computerspiele, soziale Netzwerke, Fernsehen, Alkohol – all das kostet nur wertvolle Zeit. Viele werden sagen, aber es hilft, sich zu entspannen, nicht wahr? Ja, zweifellos entspannt jede bescheuerte Aktivität, aber nicht so gut wie eine gesunde Erholung. Ein Computer oder Fernseher kann nicht so starke Emotionen, taktile Gefühle, Gerüche und andere Empfindungen vermitteln wie im wirklichen Leben. Da Computer und Fernseher weniger Sinne nutzen, verringert sich die Erholungsrate, also die Ruhephase. Auch Alkohol ist ein wirkungsloses Mittel zur Entspannung, denn neben den negativen Auswirkungen auf die Gesundheit kommt es nach einer solchen Ruhepause in Anführungszeichen zu Erschöpfung, Kopfschmerzen und anderen Beschwerden.

Im Allgemeinen sind alle schlechten Gewohnheiten Zeitverschwendung und sollten vollständig aufgegeben werden, aber dies ist ein Idealfall. In Wirklichkeit wird jeder Mensch schlechte Angewohnheiten haben, weil es Zeit braucht, sie zu bekämpfen, also ordnen wir diesen ganzen Blödsinn wie Computerspiele, Fernsehen, Alkohol usw. in das unwichtige und nicht dringende Feld ganz unten auf der To-Do-Liste ein.

Praxis der Verwendung der Eisenhower-Matrix von Dwight David

Zeichnen wir 4 Eisenhower-Quadrate und beschriften wir jedes Quadrat mit Buchstaben:

A. Wichtig und dringend (rot);

B. Wichtig und nicht dringend (grün);

IN. Unwichtig und dringend (blau);

G. Nicht wichtig und nicht dringend (weiß).

Wir beginnen, alle Aufgaben in alphabetischer Reihenfolge zu erledigen, d.h. zuerst die Aufgaben von Punkt „A“, dann „B“, „C“ und am Ende „D“. Bis wir die Aufgaben von Feld „A“ erledigt haben, werden wir nicht mit „B“ fortfahren. Bis wir Punkt „B“ erledigt haben, beginnen wir dann nicht mit den Aufgaben bei „C“ usw. Im Allgemeinen arbeiten wir der Reihe nach Schritt für Schritt, ohne die Reihenfolge zu ändern.

Kommen wir nun zur Praxis: Nehmen wir an, wir haben die folgende Liste eingehender Fälle:

Nun sortieren wir die Liste der eingehenden Aufgaben und fügen neben jedem Eintrag den Buchstaben des Quadrats ein, dem diese Aufgabe zugeordnet werden kann.

Jetzt wissen Sie, wo Sie anfangen müssen, um die wichtigsten Dinge zu erledigen. Machen Sie einfach zuerst die Dinge von Feld „A“, dann „B“, dann „C“ und „D“, wenn Sie Zeit haben.

Es ist wichtig, den Grad der Wichtigkeit nicht im Kopf, sondern auf einem Blatt Papier einzuschätzen, denn wenn mehr als 7+-2 Dinge zu erledigen sind, kann die Priorisierung falsch sein, da unser Gehirn für solche Operationen nicht ausgelegt ist im Kopf. Wir können etwa 7+-2 Dinge im Gedächtnis speichern, der Rest wird vergessen. Auf ein Blatt Papier geschriebene Aufgaben gehen viel einfacher und schneller und können vor allem genauer sortiert werden, also verschwenden Sie keine Zeit mit Notizen.

Sie können die Liste aus Gründen der Übersichtlichkeit auch in Quadraten umschreiben, insbesondere sobald Sie mit der Eisenhower-Methode beginnen, dies ist jedoch nicht erforderlich.

Wie Sie bereits verstehen, ist die Essenz der Arbeit mit dem Eisenhower-Prinzip: Aufgabenteilung und Konzentration auf die ersten beiden Quadrate.

Die Arbeit nach dem Eisenhower-Prinzip trägt dazu bei, die Zahl der Eilaufträge am Arbeitsplatz zu reduzieren, und Sie werden erfolgreicher sein.

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34 US-Präsident Dwight David Eisenhower war ein sehr beschäftigter Mann. Um an einem Tag mehr zu erledigen, entwickelte er sein eigenes effektives Zeitmanagement-Tool, das heute Eisenhower-Matrix oder Prioritätsmatrix genannt wird. Was ist die Essenz der Methode?

Was ist die Eisenhower-Matrix?

Die Idee der Eisenhower-Matrix besteht darin, zu lernen, wie man wichtige Dinge schnell von unwichtigen und solchen, die überhaupt keiner Aufmerksamkeit bedürfen, unterscheiden kann. Eisenhower schlug vor, alle aktuellen und geplanten Angelegenheiten nach dem Prinzip der Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Kategorien einzuteilen. Der Übersichtlichkeit halber zeichnete er ein Quadrat und teilte es in 4 Felder. Jedes Feld enthielt eine Aufgabenliste:

• Feld 1: Wichtige und dringende Angelegenheiten;
• Feld 2: Wichtige, aber nicht sehr dringende Angelegenheiten;
• 3 Feld: Nicht wichtig, aber dringende Angelegenheiten;
• Feld 4: Nicht wichtige oder dringende Angelegenheiten.

Wie arbeitet man mit dem Eisenhower-Quadrat?

Schauen wir uns den Eisenhower-Platz genauer an:

1. Wichtige und dringende Angelegenheiten. Was würden Sie in diese Kategorie einordnen? Wie viele dringende und wichtige Dinge könnten auf diesem Platz geschrieben werden? Der Trick besteht darin, dass die Eisenhower-Planung nur dann als effektiv bezeichnet werden kann, wenn das allererste Quadrat immer sauber ist, ohne einen einzigen Eintrag. Wenn Sie eine Liste mit Aufgaben haben, die Sie diesem Feld der Matrix zuordnen können, bedeutet das, dass etwas Ihre produktive Arbeit beeinträchtigt: Faulheit, mangelnde Selbstdisziplin, Unfähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen usw. All dies führt zu Eile Jobs, die sich negativ auf den geistigen und körperlichen Zustand einer Person auswirken.
2. Wichtige, aber nicht sehr dringende Angelegenheiten. Als Eisenhower sein Zeitmanagementsystem entwickelte, war er sich sicher, dass diese Kategorie die wichtigste sei. Hier rechtzeitig eine Aufgabe zu stellen und deren Umsetzung zu übernehmen, bedeutet die Möglichkeit, so viel Zeit wie nötig für die Lösung des Problems aufzuwenden. Beispielsweise beugt ein rechtzeitiger Arztbesuch Krankheiten vor, und wenn man die Abschlussarbeit etwas früher schreibt, bleibt die Möglichkeit, Fehler zu korrigieren.
3. Nicht sehr wichtig, aber dringende Angelegenheiten. Dieses Feld der Esenhower-Matrix soll hier Dinge platzieren, die eine effektive Arbeit beeinträchtigen und daher eine sofortige Beseitigung erfordern. Reparieren Sie beispielsweise einen kaputten Computer, helfen Sie Ihrer Schwiegermutter beim Transport von Möbeln zum Landhaus usw.
4. Keine dringenden oder wichtigen Angelegenheiten. In der Prioritätenmatrix gibt es auch einen Platz für Dinge, die wir jeden Tag tun, um uns von der Arbeit abzulenken. Das sind lange Gespräche am Telefon, das Ansehen von Fernsehserien, Feeds mit Freunden, das Schreiben von Briefen usw. Also all die Dinge, die angenehm, aber nicht notwendig sind. Als Eisenhower über Prioritäten sprach, bezeichnete er solche Aktivitäten als „Zeitverschwender“, die sich negativ auf die Arbeitsproduktivität auswirken.

Tatsächlich gibt es Tools, die Ihnen helfen, Prioritäten zu setzen und die wichtigen Dinge zu erledigen. Eine davon ist die Eisenhower-Matrix: eine Methode, die von vielen erfolgreichen Menschen in ihrem Leben getestet wurde. Unternehmensleiter nutzen es, um ihre eigenen Aktivitäten und die Aktivitäten ihrer Untergebenen zu planen und zu überwachen. Aber es ist so einfach und effektiv, dass es sogar einer Hausfrau empfohlen werden kann, die ihre Wohnung gestaltet.

Nach mehrmaligem Üben werden Sie Aufgaben fast automatisch in wichtige und dringende Aufgaben „verteilen“, solche, die später erledigt werden können, und solche, die viel weniger Ihrer Aufmerksamkeit in Anspruch nehmen sollten. Wenn Sie sich einen prätentiösen Stil erlauben, dann ermöglicht Ihnen die Matrix, in der Routine endloser dringender Angelegenheiten Ihre eigene Lebensaufgabe nicht zu vergessen.

Natürlich versteht und nutzt jeder dieses Tool auf seine eigene Weise.

Nachfolgend finden Sie eine der Optionen zur effektiven Nutzung der Matrix. Versuchen Sie, alles zu erreichen, was Ihnen wichtig ist!

Wie zu bauen:

Teilen Sie das Feld in 4 Quadranten:

Aufgaben A „Dringend – Wichtig“ (eine Art Quadrant „Aufgewacht!“ oder „Feuer!“).

Aufgaben B „Nicht dringend – Wichtig“ (Schlüssel-, Hauptarbeitsquadrant, in dem Sie nicht nur qualitativ hochwertige Ergebnisse erzielen, sondern auch entwickeln, delegieren, Erfolge feiern usw.).

Aufgaben B „Dringend – nicht wichtig“ (das ist die ganze Aufregung, die wir nicht oft machen, aber wir machen sie, bewusst oder weil „es einfach so passiert ist“?).

Aufgaben D „Nicht dringend – Nicht wichtig“ (das ist völlig leer: Die Lösung dieser Probleme ist dasselbe wie auf direkten Spam zu reagieren).

Was ist wichtig"?

Die Organisation, für die wir arbeiten, hat diese Aufgaben vor und für uns definiert. Dies sind in der Tat die Aufgaben, für die wir eingeladen wurden, für das Unternehmen zu arbeiten: unsere beruflichen Verantwortlichkeiten, die Aufgaben, die uns von unserem direkten (administrativen) Manager oder dem Manager des Projekts, an dem wir teilnehmen, zugewiesen werden. Dies ist nicht Ihr persönliches Verständnis: Ist es im universellen Maßstab wichtig oder nicht?

Alles ist prosaischer: Entscheidend ist, warum Sie in diese Position berufen wurden. Und wenn jeder diese Aufgaben erledigt, werden alle glücklich sein.

Was ist mit „Dringend“?

Etwas, das einen ganz bestimmten Zeitraum hat. Meistens ist es dringend – wenn die Frist schon sehr naht.

Wie sieht die Matrix aus?

Was können Sie jetzt tun?

Machen Sie diese einfache Übung:

1. Listen Sie alle Ziele und Aufgaben auf, die Sie erreichen möchten. Die Liste muss nummeriert sein.

2. Ordnen Sie jede Aufgabe auf einer Skala von −5 bis 5 in den Kategorien „Dringlichkeit“ und „Wichtigkeit“ in Tabelle 1 ein. Teilen Sie große Ziele („Elefanten“) in einzelne Aufgaben („Beefsteaks“) auf und weisen Sie den Rang „Dringlichkeit“ zu „ und „Wichtigkeit“ » jedes einzelne „Steak“.

3. Verteilen Sie in Tabelle 2 alle Angelegenheiten anhand der Ränge „Dringlichkeit“ und „Wichtigkeit“ nach Feld.

4. Priorisieren Sie Aufgaben, indem Sie sich entlang des Feldes von der oberen rechten Ecke („Dringend – Wichtig“) zur unteren linken Ecke („Nicht dringend – Nicht wichtig“) bewegen.

5. Nach Prioritäten ausführen.

6. Genießen Sie Ordnung und Erfolg. Schließlich kommt es beim Erfolg auch darauf an, pünktlich zu sein.

Heute werden wir uns ansehen, wie wichtig es ist richtige Priorisierung in jedem Unternehmen und wie Sie lernen können, sie mit einer einfachen Technik mit einem komplexen Namen zu arrangieren: Eisenhower-Matrix.

Sicherlich hatte jeder von uns mindestens einmal Zeitmangel, um alle geplanten Aufgaben zu erledigen. Darüber hinaus gibt es eine bestimmte Kategorie von Menschen, denen es ständig und in katastrophaler Weise fehlt! Sie versuchen, alles rechtzeitig zu erledigen, sie versuchen es sogar, aber dadurch leidet das Gesamtergebnis nur noch mehr.

Das Hauptproblem solcher Menschen ist Unwissenheit oder mangelnde Bereitschaft, sie in der Praxis einzusetzen. Insbesondere eine der wichtigsten Methoden des Zeitmanagements, die so klingt: die richtige Priorisierung.

Der Erfolg und die Pünktlichkeit der Erledigung aller bestehenden Aufgaben hängen maßgeblich von der Fähigkeit zur richtigen Priorisierung ab.

Mit anderen Worten, eine Person muss die Reihenfolge der Aufgaben richtig verteilen und diese Reihenfolge befolgen.

Für die Prioritätensetzung gibt es unterschiedliche Methoden. Heute möchte ich einen Blick auf eine der beliebtesten und vielleicht effektivsten Methoden werfen, die „Eisenhower-Prioritätsmatrix“ genannt wird. Was es ist und wie man es verwendet – dazu später mehr.

Die Eisenhower-Matrix-Priorisierungsmethode wurde nicht einmal von einem Mathematiker oder Psychologen erfunden, sondern vom 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten selbst, Dwight David Eisenhower. Als bekannter Politiker war er natürlich ständig mit der Notwendigkeit konfrontiert, eine Vielzahl von Dingen zu erledigen, und um mit allem Schritt zu halten, entwickelte er für sich diese Methode, die heute aktiv eingesetzt wird Management, um sowohl berufliche als auch persönliche Aufgaben zu erledigen.

Die Eisenhower-Matrix ist ein Koordinatensystem, in dem die X-Achse die Wichtigkeit der Dinge darstellt, die erledigt werden müssen, und die Y-Achse ihre Dringlichkeit darstellt. Somit werden vier Segmente gebildet, die sich im Grad der Dringlichkeit und Wichtigkeit unterscheiden. Schauen wir uns an, wie die Eisenhower-Matrix im Bild aussieht:

Die Eisenhower-Matrix-Priorisierungsmethode besteht darin, alle verfügbaren Fälle und Aufgaben auf diese vier Segmente zu verteilen, um sie in strenger Reihenfolge zu erledigen.

Wenn Sie alle Aufgaben auf diese 4 Segmente verteilen, ergibt sich Folgendes:

– ganz oben – alle dringenden Angelegenheiten;

– rechts – alle wichtigen Angelegenheiten;

– unten – alle nicht dringenden Angelegenheiten;

– links – alles Unwichtige.

Beschreiben wir nun kurz jedes der resultierenden Quadrate in der genauen Reihenfolge, in der Sie die damit verbundenen Aufgaben ausführen müssen.

1. Wichtige und dringende Angelegenheiten. Das heißt, das obere rechte Segment der Eisenhower-Matrix. Hier sollten die wichtigsten Aufgaben angesiedelt sein, die zudem dringend erledigt werden müssen. Was man „eine Frage von Leben und Tod“ nennt.

Dazu kann es beispielsweise gehören, dass Sie einen Auftrag erledigen, dessen Frist abläuft, oder einen wichtigen geschäftlichen Anruf, wenn Sie versprochen haben, zu einem bestimmten Zeitpunkt anzurufen. Oder gehen Sie ganz persönlich zum Zahnarzt, wenn Sie plötzlich starke Zahnschmerzen haben.

Idealerweise sollten sich in diesem Quadrat nicht mehr als 1-2 Fälle ansammeln. Sie sollten auf keinen Fall alles in dieses Segment „schieben“, sondern objektiv beurteilen, wie wichtig und wirklich dringend diese Aufgabe ist.

2. Nicht wichtig, aber dringende Angelegenheiten. Oder das obere linke Segment der Eisenhower-Matrix. In dieses Segment fallen ungeplante, plötzlich auftretende Aufgaben, die dringend erledigt werden müssen, aber nicht besonders wichtig sind. Was als „höhere Gewalt“ bezeichnet wird.

Der Chef hat mich zum Beispiel gebeten, Post zu schicken. Oder ein Absatz ist unterwegs abgefallen und Sie müssen ihn dringend reparieren oder zum Schuhwechsel zurückkehren. Oder Ihnen fällt plötzlich ein, dass heute der Geburtstag eines Kollegen ist und der Arbeitstag bereits zu Ende geht – Sie müssen ihm dringend gratulieren.

Manche mögen fälschlicherweise denken, dass diese Angelegenheiten in die erste Kategorie fallen, das heißt, dass sie wichtig sind, aber das ist absolut nicht der Fall. Denn ihre Umsetzung wird sich in keiner Weise auf Ihr zukünftiges Leben oder Ihre Arbeitsergebnisse auswirken – daran, dass Sie diese Dinge tun, ändert sich überhaupt nichts, sie müssen jedoch dringend erledigt werden, ohne dies geht es nicht.

Das zweite Segment kann oft leer sein: Die darin enthaltenen Dinge erscheinen in der Regel plötzlich und verschwinden sofort, nachdem sie dringend erledigt sind.

3. Wichtige, aber nicht dringende Angelegenheiten. Das heißt, das untere rechte Segment der Eisenhower-Prioritätsmatrix. Dazu gehören alle Aufgaben, die für Sie wichtig sind, aber keine sofortige Erledigung erfordern. Wichtige Aufgaben, deren Frist noch nicht „dringend“ ist und die warten können, wenn in den ersten beiden Segmenten Aufgaben anstehen.

Zum Beispiel Geschäftskontakte mit Kunden, die keinen klaren Zeitrahmen haben, laufende Arbeiten. Auf persönlicher Ebene – Sport treiben, Englisch lernen, nützliche Literatur lesen.

Es ist wichtig zu verstehen, dass einige Aufgaben aus dieser Kategorie, wenn sie nicht erledigt werden, nach und nach aufsteigen und in das erste Segment gelangen, das heißt, sie werden dringend. Beispielsweise müssen Sie den Kredit bis zum 25. zurückzahlen. Wenn der 20. im Kalender steht, ist es nur eine wichtige Angelegenheit, aber wenn es der 24. ist, ist er bereits wichtig und dringend.

Dieses Segment ist zwar das dritte in der Priorisierung, aber sehr wichtig, da die Lösung der darin enthaltenen Aufgaben den größten Einfluss auf die zukünftige Lebensaktivität eines Menschen hat.

4. Nicht wichtige oder dringende Angelegenheiten. Das letzte, untere linke Quadrat der Eisenhower-Prioritätsmatrix. Dazu gehören Aufgaben, von deren Umsetzung überhaupt nichts abhängt und die ein Mensch im Großen und Ganzen oft überhaupt nicht braucht. Sie eint ein gemeinsamer Begriff: „Zeitverschwender“.

Chatten Sie beispielsweise mit einem Freund am Telefon, surfen Sie in einem sozialen Netzwerk, besuchen Sie Unterhaltungsseiten usw.

Sie sollten erst dann mit der Erledigung von Aufgaben aus dieser Kategorie beginnen, wenn alle anderen Kategorien derzeit leer sind.

So funktioniert die Priorisierungsmethode der Eisenhower-Matrix.

Das ist alles. Ich hoffe, Sie haben diese nützlichen Tipps und Tricks zur Kenntnis genommen. Wir sehen uns wieder auf einer Website, die Ihnen zum Erfolg in jedem Unternehmen verhilft und Ihnen beibringt, wie Sie Ihre persönlichen Finanzen kompetent verwalten.

Guten Tag! In diesem Artikel sprechen wir über eines der effektivsten Zeitmanagement-Tools – die Eisenhower-Matrix.

Heute erfahren Sie:

• Was ist die Eisenhower-Matrix?
• Wie Sie die Matrix im Alltag anwenden können (mit Beispielen);
• Welche Techniken helfen Ihnen, Zeit zu sparen?

„Es ist ein langer Tag bis zum Abend, wenn es nichts zu tun gibt“, heißt es im Volksmund. Ganz andere Aphorismen entstehen von vielbeschäftigten Menschen im Wettlauf mit der Zeit: „Wie können wir dem Tag eine fünfundzwanzigste Stunde hinzufügen?“

Unter Multitasking-Bedingungen steht jeder Unternehmer früher oder später vor der Frage der richtigen Verteilung der Zeitressourcen. Die Startbedingungen sind für jeden Bewohner des Planeten gleich – eine Stunde umfasst für absolut jeden 60 Minuten. Aber wie effektiv Menschen ihre Zeit verwalten, bestimmt maßgeblich den Unterschied zwischen einem erfolgreichen Menschen und einem ewigen Verlierer.

Die Eisenhower-Matrix als Methode zur Organisation der Zeit

Unter Zeitmanagement versteht man die bewusste Kontrolle der für bestimmte Aktivitäten aufgewendeten Zeit, um deren Effektivität und Produktivität zu steigern.

Eisenhower-Matrix ist eines der beliebtesten Zeitmanagement-Tools, das zur Priorisierung geschäftlicher und privater Aufgaben verwendet wird. Es basiert auf dem Prinzip, alle Fälle je nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Kategorien einzuteilen. Die Matrix eignet sich am besten für die kurz- und mittelfristige Planung.

Dieser Ansatz wurde von Dwight David Eisenhower erfunden, einem Armeegeneral im Zweiten Weltkrieg und später dem vierunddreißigsten Präsidenten der Vereinigten Staaten. Der Politiker bewunderte seine Umgebung immer für seine Fähigkeit, alles zu tun.

Es war einmal ein Amerikaner, der vergeblich nach einer effektiven Möglichkeit suchte, die Zeit zu verwalten, und als er sie unter den vorhandenen nicht fand, entwickelte er sie selbst. Die Zeitmatrix besticht immer noch durch ihre Einfachheit und Genialität und wird von Millionen Menschen auf der ganzen Welt für die Planung genutzt.

Optisch ist die Prioritätsmatrix in vier Quadranten unterteilt, in denen Dinge in Kategorien eingeteilt werden: wichtig und dringend, wichtig und nicht dringend, unwichtig und dringend, unwichtig und nicht dringend.

Der Benutzer der Matrix wird aufgefordert, alle seine geplanten Aktivitäten in diese Quadranten einzutragen. Die größte Arbeit entsteht genau dann, wenn eine Person zwischen diesen Bereichen wählt und somit entscheidet, welche Dinge zuerst und welche als zweites erledigt werden müssen.

Eigenschaften von Quadranten

Quadrant A: wichtig und dringend

Dieses Feld sollte verwendet werden, um Angelegenheiten zu erfassen, die sich auf vorrangige Bereiche im Leben einer Person beziehen und nicht aufgeschoben werden können. Diese Bereiche sind in der Regel Familie, Beruf (für Studierende - Studium), Gesundheit und Sicherheit.

Diese Fälle entsprechen den folgenden Aussagen:

1. Wenn Sie dies in naher Zukunft nicht tun, werden Sie sich erheblich von einem Ihrer langfristigen Lebensziele entfernen.

Beispiel. Sie erwarten in naher Zukunft eine Beförderung. Der Manager bittet Sie, so schnell wie möglich einen Fortschrittsbericht einzureichen. Es ist wichtig? Ja, denn Sie wollen sich die Chance auf berufliche Weiterentwicklung nicht entgehen lassen. Das ist dringend? Ja, denn jetzt ist es an der Zeit, Ihre Leistung zu zeigen.

1. Wird nicht umgehend ärztliche Hilfe in Anspruch genommen, kann dies schwerwiegende Folgen haben.

Beispiel. Du hast Zahnschmerzen. Wichtig? Alles, was mit Gesundheit zu tun hat, ist immer wichtig. Dringend? Sie riskieren, Ihren Zahn zu verlieren, und können mit Schmerzmitteln nicht lange auskommen.

Quadrant B: wichtig und nicht dringend

Erfolgreiche Menschen erledigen den Großteil ihrer Arbeit in diesem Quadranten. Dabei handelt es sich um alltägliche Aktivitäten, die stets der Erreichung großer Ziele in allen Lebensbereichen dienen. Sie sind alle wichtig, aber es gibt keine Eile, wie es beim A-Quadranten der Fall ist.

Ein erfolgreicher Mensch bringt seine wichtigen Angelegenheiten nicht in den Ausnahmezustand, sondern erledigt sie nach und nach. Meistens hat er Zeit, nachdenkliche Entscheidungen zu treffen und das Gebäude seiner Zukunft Stein für Stein aufzubauen.

Diese Zone umfasst alle alltäglichen Aktivitäten, die einen direkten Bezug zu vorrangigen Lebensbereichen haben: Arbeit, Familie, Selbstentwicklung, Gesundheit.

Für sie gilt ein einziges Kriterium:

• Die Aufgabe muss erledigt sein, kann aber um eine Weile verschoben werden, wenn etwas Wichtiges und Dringendes ansteht.

Beispiel. Sie sind Programmierer und müssen das von Ihnen geschriebene Programm bis Montag einreichen. Heute ist erst Donnerstag, Sie haben alles fertig, aber Sie haben beschlossen, die Einreichung Ihrer Arbeit auf Freitag zu verschieben, um alles noch einmal sorgfältig zu prüfen.

Fälle aus Quadrant B können, wenn ihnen nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt wird, in Quadrant A migrieren. Ihr Ziel ist es, dies zu verhindern. Es kommt vor, dass eine wichtige Angelegenheit aus Gründen, auf die Sie keinen Einfluss haben, plötzlich auftaucht. Aber oft bringen wir selbst die Dinge in diesen Zustand, indem wir Vorsorgeuntersuchungen beim Arzt ignorieren und die Erledigung wichtiger Aufgaben bis zum Ablauf der Frist verschieben.

Quadrant S: Unwichtig und dringend

Diese Aufgaben liegen etwas außerhalb Ihrer Hauptprioritäten, aber sie zu erledigen macht Ihr Leben angenehmer und kann Ihnen mit der Zeit gute Dienste leisten.

Dieser Bereich enthält Besprechungen und Gespräche, an denen Sie aus Höflichkeit oder aus Notwendigkeit teilnehmen, darunter Geburtstage von Menschen, die Ihnen nicht sehr nahe stehen, unerwartete Hausarbeiten und einige Arbeitsaufgaben.

Angelegenheiten dieses Quadranten weisen die folgenden Merkmale auf:

1. Es wird hilfreich sein, diese Aufgabe schnell zu erledigen.

Beispiel. Sie hatten vor, eine Klimaanlage zu kaufen und haben von einem Ausverkauf gehört, der nur einen Tag dauern wird. Wichtig? Nicht besonders. Die Welt wird nicht zusammenbrechen, es sei denn, Sie kaufen eine Klimaanlage, die billiger ist als geplant. Dringend? Ja, der Verkauf ist einen Tag lang gültig. Ein schöner Bonus: Durch einen dringenden Kauf können Sie das Budget Ihrer Familie ein wenig schonen.

1. Indirekt kann die Erledigung dieser Aufgaben den zugrunde liegenden Zielen zugute kommen, obwohl dies nicht garantiert ist.

Beispiel. Sie sind Journalist. Sie werden zu einem Bankett eingeladen, zu dem der Herausgeber der Zeitung, die Sie interessiert, kommen kann. Wichtig? Nicht besonders, alles ist zu vage. Dringend? Ja, da das Bankett nicht ewig dauern wird, müssen Sie eine Entscheidung treffen – ob Sie gehen oder nicht.

Es ist wahrscheinlich, dass Sie jemanden finden, der einen Fall aus diesem Quadranten delegiert. Ihr Ehepartner, Bekannter, Kollege oder Untergebener kann unwichtige, dringende Arbeiten für Sie erledigen.

Quadrant D: Unwichtig und nicht dringend

Alle Angelegenheiten in diesem Quadranten können in Geschäft und Unterhaltung unterteilt werden. Zu den Aufgaben gehören Aufgaben, die nach ihrer Erledigung Ihr Wohlbefinden garantieren und Sie und Ihr Leben schöner machen (z. B. sich um Ihr Aussehen kümmern), aber die Aufgabe kann einige Zeit warten.

Für eine Frau könnte es ein Besuch beim Maniküristen sein, für einen Mann könnte es sein, sein Auto zu waschen. Natürlich sind diese Dinge an sich wichtig, aber nicht in Bezug auf Ihre Hauptlebensbereiche.

Die zweite Gruppe umfasst einen angenehmen Zeitvertreib. Üblicherweise wird angenommen, dass diese Aufgaben keinen Nutzen bringen, sie werden als „Zeitfresser“ bezeichnet, sie werden als Dinge dargestellt, die Menschen lieber nicht tun würden, und es ist ein lobenswertes Ziel, sie loszuwerden.

Über schlechte Angewohnheiten wie Rauchen und systematisches Trinken von starkem Alkohol kann man nur so kategorisch sprechen. Beispiele für Dinge wie Kommunikation in sozialen Netzwerken, leichte Filme schauen, in Clubs abhängen, Computerspiele spielen – all das hat seine Berechtigung und ist für einen Menschen notwendig, wenn es ihn entspannt und ihm Freude bereitet.

Erstens ist ein Mensch kein Roboter, er muss etwas nur für die Seele tun.

Zweitens können unwichtige und nicht dringende Angelegenheiten von Vorteil sein. Viele Computerspiele fördern das Denken, die Kommunikation in sozialen Netzwerken lehrt Sie, Gedanken auszudrücken, Tanzen in Clubs hilft Ihnen, sich aufzuwärmen. Darüber hinaus ist seit langem bekannt, dass ein Aktivitätswechsel die beste Erholung ist.

Die Hauptvoraussetzung für diesen Quadranten besteht darin, dass er nicht die meiste Zeit in Anspruch nimmt und die wichtigsten Dinge ignoriert, die Sie im Leben voranbringen.

Wie man die Eisenhower-Matrix in die Praxis umsetzt

So können Sie nach Durchsicht des theoretischen Teils die Wirkung der Matrix an sich selbst erleben.

1. Schlagen Sie am Abend vor Ihrem ersten Experimentiertag das Tagebuch mit dem entsprechenden Datum auf und zeichnen Sie eine vierseitige Seite. Beschriften Sie sie wie in der Matrix dargestellt. Wenn Sie kein Tagebuch haben, können Sie ein normales Blatt nehmen. Wenn Sie immer ein Tablet oder einen Laptop dabei haben, können Sie in Excel eine Matrix erstellen.
2. Schreiben Sie auf einem separaten Blatt Papier in einer Spalte alle Dinge auf, die Sie morgen tun möchten (wenn Sie die Fähigkeit erwerben, alle Dinge in der Matrix schnell zu verteilen, benötigen Sie diesen Punkt nicht mehr).
3. Lesen Sie die Fälle einzeln und schreiben Sie sie jeweils in den entsprechenden Quadranten der Matrix ein. Dazu müssen Sie lediglich zwei Fragen beantworten: Ist es wichtig? Es ist dringend?

1. Lassen Sie bei der Papierversion in jedem Feld freien Platz – morgen werden Sie sich andere Aufgaben merken und diese hinzufügen.
2. Markieren Sie bereits erledigte Aufgaben mit einem Marker (Farbe).
3. Übertragen Sie am Ende des Tages nicht erledigte Aufgaben auf den nächsten Tag (schreiben Sie sie unbedingt auf eine neue Seite des Tagebuchs um oder kopieren Sie sie in eine neue Excel-Registerkarte – sonst gehen sie „verloren“).
4. Versagen Sie sich nicht das Vergnügen, am Ende des Tages alle „farbigen“ Teile Ihrer Matrix, also alle erledigten Aufgaben, noch einmal durchzugehen. Sie werden die Zufriedenheit eines Geschäftsmannes spüren, dessen Tag nicht verschwendet wurde.

Beispiel einer vollständigen Eisenhower-Matrix

In unserem Beispiel machen wir so, wie wir es im vorherigen Absatz empfohlen haben: Zuerst schreiben wir alle Fälle hintereinander auf und verteilen sie dann in der Matrix. Im Ich-Beispiel wird ein professioneller Massagetherapeut reflektieren.

Hier ist seine Aufgabenliste für den Tag (mit Kommentaren, damit der Leser den Grad der Wichtigkeit und Dringlichkeit versteht):

• Heute gibt es 4 Massagen: um 9 Uhr, um 11 Uhr, um 15 Uhr, um 20 Uhr (in den Pausen mache ich andere Dinge);
• Gehen Sie zur Buchhaltung (laut Vertrag sollte ich 60 % der Kosten für eine Massage erhalten, aber tatsächlich erhalte ich nur 50 % – finden Sie heraus, warum);
• Kaufen Sie Futter für die Katze (gut, dass ich nachgeschaut habe – es ist nur noch ein Futter übrig);
• Besuchen Sie einen Freund im Krankenhaus (ein enger Freund hat sich gestern den Arm gebrochen, bringen Sie ihm etwas Leckeres);
• Gehen Sie zur Bank und zahlen Sie die Hypothek ab (heute ist der letzte Tag, an dem Sie ohne Strafe bezahlen können).
• Schauen Sie bei einem Freund vorbei, um ein Zelt abzuholen (heute ist Dienstag, für Samstag planen wir einen Campingausflug mit der Familie);
• Gehe ins Schwimmbad (je öfter ich gehe, desto besser);
• Lebensmittel einkaufen (es sind noch einige Sachen im Kühlschrank, wir reichen für ein paar Tage);
• Auf Nachrichten auf WhatsApp und VKontakte antworten (nur Konversationen);
• Üben Sie mindestens 20 Minuten lang Englisch (unter den Kunden sind viele Ausländer, Sie müssen Ihre Sprache verbessern);
• Kaufen Sie eine neue Dichtung für den Wasserhahn (der Wasserhahn tropft immer noch, ist aber kurz davor);
• Gehen Sie zu einem Termin bei einem Augenarzt (jedes Jahr, für alle Fälle, unterziehe ich mich einer Untersuchung);
• Lassen Sie sich die Haare schneiden (das Aussehen ist immer noch gepflegt, aber es ist besser, es nicht zu verzögern);
• Schicken Sie einem Kollegen ein Buch über Übungen für die Rückenmuskulatur (ich habe versprochen, dass ich es sofort schicke, sobald ich am Computer sitze).

	DRINGEND	ÜBERSTÜRZ ES NICHT
WICHTIG	Heute gibt es 4 Massagen: um 9 Uhr, um 11 Uhr, um 15 Uhr, um 20 Uhr. Besuchen Sie einen Freund im Krankenhaus	Besuchen Sie Freunde für ein Zelt (Familiencampingausflug) Gehen Sie zu einem Termin bei einem Augenarzt Gehen Sie zur Buchhaltung Englisch üben
NICHT WICHTIG	Gehen Sie zur Bank und leisten Sie eine Hypothekenzahlung Kaufen Sie Katzenfutter Kaufen Sie eine neue Wasserhahndichtung Schicken Sie das Buch an einen Kollegen	Lass dir die Haare schneiden Produkte kaufen Zum Pool gehen Antworten Sie auf Nachrichten auf WhatsApp und VKontakte

Denken Sie daran: Das Gleiche kann für verschiedene Menschen in verschiedenen Quadranten der Matrix leben. Beispielsweise kann die Ausübung eines Hobbys für jemanden sowohl wichtig als auch unwichtig sein. Sie und nur Sie können Ihre Angelegenheiten so verteilen, dass Sie Ihre Lebensprioritäten erkennen.

Unter welchen Bedingungen wird die Eisenhower-Matrix für Sie nützlich sein?

Einige Skeptiker glauben, dass die Eisenhower-Matrix nur für Manager geeignet ist, während ein einfacher Angestellter, Arbeiter oder Hausfrau sie in der Praxis nicht anwenden kann (was falsch ist – die Matrix ist universell, wir haben dies bewiesen, indem wir sie als angenommen haben ein Beispiel sind die Fälle eines Masseurs, nicht eines Geschäftsmannes).

In Wirklichkeit geht es nicht um die Möglichkeit oder Unmöglichkeit der Verwendung der Matrix, sondern um die Angemessenheit ihrer Verwendung.

Für die Planung jedes Tages wird das Eisenhower-System verwendet. Das heißt, es geht nicht um langfristige Pläne (Haus bauen, Urlaub machen, Uni-Abschluss), sondern um aktuelle Aufgaben.

Einerseits macht es keinen Sinn, die Tabelle zu verwenden, wenn ein Mensch so wenige tägliche Aufgaben hat, dass sein Gedächtnis sie problemlos bewältigen kann. Der gesamte Tagesplan eines Mitarbeiters besteht beispielsweise darin, seine acht Stunden bei der Arbeit zu verbringen und abends dann mit Freunden Bier zu trinken. Dieser Tisch ist nichts für solche Leute.

Wenn andererseits ein Mensch in allen Aspekten seines Lebens Ziele hat – in der Arbeit, im Studium, in der Selbstentwicklung, in der Familie, bei Hobbys, wenn er danach strebt, der Herr seiner Zeit zu sein und nicht mit ihrem Strom zu schwimmen – so ein Der Mensch hat immer viele tägliche Aufgaben. Und da er sie nicht aus den Augen verlieren möchte, ist diese Matrix für ihn.

Die Eisenhower-Matrix ist kein Allheilmittel gegen den ewigen Zeitmangel. Es handelt sich eher um ein Mini-Tutorial zur Priorisierung.

Seien Sie nicht überrascht, wenn es Ihnen anfangs schwerfällt, die Dinge in Quadranten einzuordnen. In dem Moment, in dem man darüber nachdenkt und es tut, lernt man. Und etwas Wertvolles zu lernen ist immer mit einem gewissen Aufwand verbunden.

Verzweifeln Sie nicht – nachdem Sie mehrere Tage hintereinander mit dem Tisch gearbeitet haben, erwerben Sie eine Fähigkeit, die sich in eine Fähigkeit verwandeln wird. Anschließend erfolgt die Priorisierung automatisch.

Fassen wir also zusammen.

Die Eisenhower-Matrix ist für Leute wie Sie, wenn:

• Sie müssen ständig entscheiden, welche Aufgabe Sie zuerst übernehmen möchten.
• Sie sind bereit, sich selbst besser kennenzulernen und Fragen wie „Was ist mir wirklich wichtig?“ ehrlich zu beantworten.
• Sie möchten so viel wie möglich erledigen – auf jeden Fall mehr als jetzt;
• Sie sind bereit, gegen eine Eigenschaft von Ihnen wie das Aufschieben – chronisches Aufschieben von Dingen „auf später“ – anzukämpfen.

Möglicherweise können Sie Ihre Zeit bereits gut einteilen.

Lesen Sie die folgenden Aussagen und fragen Sie sich, ob sie auf Sie zutreffen. Wenn Ihnen die überwiegende Mehrheit der Punkte nicht zusagt, ist es ratsam, Zeitmanagementtechniken zu beherrschen.

• Sie haben immer eine klare To-Do-Liste für den Tag;
• Sie antworten zeitnah auf geschäftliche E-Mails.
• Sie nehmen keine Arbeit mit nach Hause und bleiben fast nie länger nach Feierabend;
• Sie lassen nicht zu, dass Telefonanrufe, Besucher und soziale Netzwerke Sie wesentlich von Ihren Hauptaufgaben ablenken;
• Sie erledigen die Arbeit nicht für Ihre Untergebenen, weil Sie nicht glauben, dass nur Sie sie wirklich gut erledigen können;
• Am Ende des Tages fühlt man sich fast genauso energiegeladen wie am Anfang.

Wenn Ihnen alle vorherigen Punkte logisch erscheinen, kann der letzte Punkt ein ungläubiges Lächeln hervorrufen: „Das ist ein Scherz! Durch eine ausgepresste Zitrone fühle ich mich energiegeladener als am Ende des Arbeitstages.“ Dennoch gibt es viele Menschen, die nicht nur nicht müde werden, sondern auch einen Kraftschub verspüren. Und hier gibt es kein Geheimnis.

Wir werden nicht durch die Menge der geleisteten Arbeit müde, sondern durch dummes, ungeordnetes Handeln, sinnloses Werfen und ein Gefühl der Hilflosigkeit bei chronischem Zeitdruck.

Natürlich können wir manchmal nicht alles vorhersehen. Und unser schlüssiger Plan kann durch plötzlich ausgeschaltete Bürogeräte, einen verspäteten Kunden oder einen abwesenden Mitarbeiter ins Wanken geraten. Lassen Sie das vorerst beiseite.

Das erste, woran Sie arbeiten müssen, ist, nicht für sich selbst eine Quelle des Chaos zu sein, und dann können Sie über den Einfluss äußerer unvorhergesehener Umstände nachdenken.

1. Reinigen Sie Ihren Desktop aus Dokumenten, mit denen Sie nicht mehr arbeiten. Wenn Sie sie nicht sehr oft brauchen, legen Sie sie in den Schrank. Wenn Sie sie überhaupt nicht benötigen, werfen Sie sie in den Mülleimer. In einem Stapel von Papieren können Sie kaum genau das Blatt finden, nach dem Sie viele Minuten lang suchen werden, genervt von erfolglosen Bemühungen. Bitte beachten Sie, dass die Schreibtische erfolgreicher Geschäftsleute so aussehen, als würde niemand daran arbeiten: Der größte Teil ihrer Oberfläche ist leer.
2. Besorgen Sie sich ein Tagebuch und trenne dich nicht von ihm. Es ist unmöglich, sich alles zu merken, und Geschäftsleute haben längst verstanden, dass sie alles aufschreiben müssen – Termine für Besprechungen, Aufgaben, Fragen, über die sie nachdenken müssen. Mobiltelefone und Laptops mit ihren Kalendern werden häufig verwendet, aber ein Papierkalender wird niemals veraltet sein – schon allein deshalb, weil er nicht kaputt gehen oder leer sein darf.
3. Planen Sie, was für Ihre täglichen Hauptaktivitätszeiten am wichtigsten ist. Wir sind alle Menschen und selbst die stärksten Mitglieder unserer Spezies werden vom Schlaf überwältigt. Sich Ihrem Biorhythmus zu widersetzen ist Zeitverschwendung, Sie werden trotzdem verlieren. Was Sie tagsüber in einer Stunde tun, dauert abends bei angesammelter Müdigkeit doppelt so lange. Verschieben Sie daher einen dringenden Bericht nicht auf den späten Abend, beginnen Sie wichtige Gespräche nicht vor dem Schlafengehen – sowohl Sie als auch Ihr Partner werden unter dieser Vorgehensweise leiden.
4. Überlaste dich nicht. Es geht nicht nur darum, dass Ihre Produktivität sinkt. Mit einem gnadenlosen Rhythmus werden Sie definitiv „ausbrennen“, und Ihr Körper wird sich ohne Ihre Zustimmung ausruhen und Sie in ein Krankenhausbett schicken. Hier verlieren Sie Ihre gesamte gesparte Zeit.

Behandeln Sie sich wie ein Vollblutpferd – es ist natürlich ein starkes Tier, aber welcher Besitzer würde es riskieren, es in rasantem Tempo zu treiben?

1. Verschwenden Sie keine Zeit mit Projekten und Angelegenheiten. Erinnern Sie sich an den berühmten Satz, dass das Beste der Feind des Guten ist? Haben Sie das Gefühl, dass Ihr Projekt umso besser wird, je mehr Sie es testen? Hier ist es sehr wichtig, die Sache nicht zu „überdehnen“, sonst besteht die Gefahr einer chronischen Müdigkeit durch die Unfähigkeit, das Ideal zu erreichen. Streben Sie nicht nach Perfektion – diese Aktionen werden Ihre Zeit verschwenden.
2. Streben Sie nicht danach, in allem großartig zu sein. Es dauert Jahre, um auf jedem Gebiet ein Experte zu werden. Es ist besser, in einer Sache herauszuragen, als in allem durchschnittlich zu sein. Darüber spricht der Film „Ocean’s 11“. Es ist wichtig, ein Team zu haben, in dem jeder etwas gut kann, dann kann man Dinge leicht delegieren.