Dinge sind wichtig, dringend, unwichtig, nicht dringend. Wichtig. Spielt keine Rolle. Schädlich – richtig priorisieren. Beispiele für wichtige, aber nicht dringende Angelegenheiten

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Warum scheitern Pläne? Denn im Alltag streben wir danach, dringende Aufgaben zu erledigen und vergessen dabei wichtige und obligatorische. Was ist der Unterschied? Setzen Sie Ihre Prioritäten richtig! Wichtige Dinge sind nicht immer dringend, und dringende Dinge sind wichtig. Wie so? Sehr einfach. Und die „Covey-Quadranten“ helfen Ihnen dabei, dies herauszufinden. Ihr zweiter Name ist die Eisenhower-Prioritätsmatrix.

Wichtig und dringend: Bedingungen und Klarstellungen

Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Dringenden Angelegenheiten erfordern eine sofortige, sofortige Beteiligung oder Entscheidung. Sie müssen sofort erledigt werden, andernfalls kommt es zu einem Brand, höherer Gewalt oder einer Katastrophe. Dringende Angelegenheiten erfordern eine reaktive Reaktion und erzwingen die Annullierung aller Pläne und wichtigen Aktivitäten.

Dinge die zu tun sind bedeuten . Sie werden benötigt, um gesetzte globale Ziele zu erreichen, vorläufige Lösungen für wichtige Aufgaben zu finden und Chancen zu realisieren. Indem eine Person wichtige Dinge tut, erzielt sie hohe Ergebnisse und Erfolg. Das Leben fließt klar, gemessen und zielgerichtet.

Leider haben wichtige Dinge in unserem Leben oft keine Priorität. Warum? Denn der gesamte Alltag ist darauf ausgerichtet, dringende Probleme zu lösen.

Wie man es repariert?

Nutzen Sie die Eisenhower-Matrix als Werkzeug zur Prioritätensetzung. Manchmal werden Covey-Zeitquadrate für den gleichen Zweck empfohlen.

Was ist der Unterschied zwischen Stephen Coveys Quadrantenmatrix und Eisenhowers Fallmatrix?

Eigentlich nichts.

Beide Methoden implizieren identische Planungsansätze. Und aufgrund berühmter Systementwickler erhielten sie unterschiedliche Namen. Zufällig verwendete Dwight Eisenhower in seiner täglichen Arbeit dieselbe Technik, die Stephen Covey in seinem Buch beschrieben hat.

Zwei großartige Männer. Zwei Namen. Eine Methode.

Covey-Quadranten: Fallstrukturmatrix

Bei der Priorisierung nach der Eisenhower-Matrix werden alle Angelegenheiten und Aufgaben entsprechend ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit der Erledigung in 4 Blöcke eingeteilt:

• wichtig/dringend;
• wichtig/nicht dringend;
• unwichtig/dringend;
• unwichtig/nicht dringend.

Wenn Sie es im Voraus tun – alle unmittelbaren und entfernten Dinge in einer Liste aufschreiben, können Sie problemlos jedes Stephen Covey-Quadrat ausfüllen. Es reicht aus, die Bedeutung und Dringlichkeit aller bestehenden Aufgaben einzuschätzen.

Wie teilt man Aufgaben mithilfe der Eisenhower-Matrix auf?

Hochwirksames Zeitmanagement mit der Eisenhower-Matrix

Wenn Sie die Struktur jedes Blocks unvoreingenommen betrachten, werden Sie die Merkmale jedes Quadrats erkennen:

• Quadrat A – ständiger Zeitdruck, „Feuer“, Nervosität und ein reaktiver Lebensrhythmus.
• Quadrat B – Lösung strategischer Probleme, Proaktivität, Arbeit für Ergebnisse und Erfolg.
• Quadratisches C – Chronophagen in ihren verschiedenen Varianten.
• Quadrat D – Aufschub.

Das heißt, bei der Festlegung von Prioritäten mithilfe der Eisenhower-Matrix verdienen nur die Angelegenheiten des zweiten Blocks Aufmerksamkeit. Aber in Wirklichkeit haben wir es mit den Aufgaben „dringender“ Quadrate zu tun, indem wir unsere Nerven verschwenden und uns durch unnötige Faktoren ablenken lassen.

Was tun mit diesem Wissen?

Alles ist sehr einfach. Die Zeitplanung nach der Eisenhower-Matrix erfordert einen proaktiven Ansatz und den Einsatz der besten Zeitmanagement-Tools.

Sie können Folgendes verwenden:

• C – Ablenkungen aller Art, die kontrolliert und in Schach gehalten werden müssen.
• D – bedeutungsloser Zeitvertreib, der leicht durch eine wohlverdiente geplante Pause nach Erledigung von Aufgaben ersetzt werden kann.

Manche Leute denken, dass Hausfrauen keine Planung und keinen klaren Zeitplan brauchen. Es ist anders herum.

Frauen, die endlos mit sich selbst und ihren Kindern beschäftigt sind, brauchen mehr als alle anderen die richtige Struktur des Tages.

Die Eisenhower-Matrix der Dringlichkeit und Wichtigkeit ist eine praktische Übung, ein Helfer und Ratgeber für jeden Tag. Durch die Verwendung der Covey-Quadranten wird der Stresspegel im Alltag und bei Aktivitäten deutlich reduziert.

Anfang Dezember bereiten wir uns langsam darauf vor, das neue Jahr zu feiern. Ergebnisse zusammenfassen, Geschenke vorbereiten, Ziele für das nächste Jahr setzen – all das ist wichtig, aber noch nicht dringend. Wenn Sie die Erledigung dieser Aufgaben jedoch auf die letzten Tage des Monats verschieben, werden sie zu Notfallaufgaben.

Um dies zu verhindern, müssen Sie im Voraus wichtige Dinge tun. Und dafür lohnt es sich, eine Liste dieser Dinge zu haben. Versuchen wir es zu komponieren.

Fast jeder Lifehacker-Leser kennt es Eisenhower-Matrix, aber ich werde dich trotzdem daran erinnern. Sie sieht so aus:

• Dringend und wichtig – nicht zulassen
• Dringend und unwichtig – delegieren
• Nicht dringend und wichtig – tun Sie es
• Nicht dringend und unwichtig – tun Sie es nicht

Aber genug der Theorie, machen wir weiter mit der Zusammenstellung einer Liste von Dingen, die wichtig und nicht dringend sind, Dinge, die es wirklich wert sind, getan zu werden.
Informationen organisieren. Denken Sie darüber nach, wie lange es normalerweise dauert, die benötigten Informationen zu finden. Schließlich konsumieren wir es in solchen Mengen, dass es schwierig ist, sich genau daran zu erinnern, wo man es gefunden hat. War es in einem sozialen Netzwerk, in einem RSS-Feed, in einer Suchmaschine? Wenn wir dazu noch die Tatsache hinzufügen, dass wir entweder an einem Laptop, an einem Computer oder an einem Tablet sitzen, wird es traurig.

Daher habe ich für mich folgendes geplant: Pflegen Sie eine Datenbank zum Speichern von Informationen . Für mich ist es Evernote, das nächstes Jahr Notizen von Kindle, Daten von OneNote, getaggte Beiträge von Reader und Links zu Rezensionsvideos integrieren soll.

Stellen Sie die richtigen Verbindungen her. Sag mir, kennst du deinen Postboten? Wie wäre es mit einem Arzt vor Ort, einem Steuerinspektor? Wissen Sie, wen Sie bei einem Rohrbruch anrufen können? Die Liste der Menschen, deren Bekanntschaft wichtig ist, lässt sich fortsetzen, aber jede einzelne ist einzigartig. Deshalb Machen Sie Ihre Liste .

Nehmen Sie die Dinge auseinander. Viele Dinge sind uns wichtig. Einige sind der Schlüssel zu Erinnerungen oder emotionalen Erlebnissen. Zum Beispiel Fotos oder Pokale, Urkunden für Leistungen. Es könnte sich lohnen, sie aufzubewahren. Aber hier ist eine Bluse, die seit drei Jahren nicht getragen wurde und einfach Platz wegnimmt.

Bereiten Sie die notwendigen Unterlagen vor. Ordnung ist nicht nur bei Informationen und Dingen wichtig, sondern auch bei Dokumenten. Besorgen Sie sich zum Beispiel einen Reisepass. Aus irgendeinem Grund bekommen es so viele Leute schnell, bevor sie in den Urlaub fahren. Die Gültigkeitsdauer beträgt jedoch zehn Jahre. Denken Sie auch an Internetdokumente: Domaindaten, persönliches WebMoney-Zertifikat, Yandex.money-Verifizierung.

Ich schließe in diese Liste ausdrücklich keine Prozesse oder Gewohnheiten ein, deren regelmäßiges Üben wichtig ist. Dazu gehören Kommunikation mit Familie und Freunden, Selbstentwicklung, Gesundheitsfürsorge, Lesen usw. Was würden Sie dieser Liste hinzufügen?

Vlad, ich habe Verständnis für deine Situation. Soweit ich weiß, haben Sie ein großes Projekt, das in zwei Monaten abgeschlossen sein muss. Ein Jobwechsel macht wenig Sinn, da bis zum Ablauf der Frist nur noch wenig Zeit bleibt. Deshalb werde ich jetzt über 11 Möglichkeiten zur Priorisierung sprechen, die es Ihnen ermöglichen, sich auf den schmerzhaftesten Ort zu konzentrieren, nämlich auf Ihr Projekt.

Ursachen des Scheiterns – falsche Prioritäten

Bei der Arbeit gibt es oft viele zusätzliche Aufgaben, Telefonate, ungeplante Besprechungen usw. Wir versuchen, alles zu erledigen, aber es klappt nicht, und dann ärgern wir uns, dass wir keine Zeit hatten, ein kommerzielles Angebot zu senden zu einem wichtigen Kunden gehen oder einen wichtigen Anruf tätigen.

Warum haben wir wichtige Dinge verpasst, aber Unwichtiges geschafft? Es liegt in der Natur des Menschen, seine Aufmerksamkeit zu zerstreuen, etwas tun, das völlig unwichtig ist. Dies liegt daran, dass viele Kleinigkeiten keinen großen Aufwand erfordern. Und wir versuchen, den Weg des geringeren Widerstands zu gehen, das heißt, wir übernehmen die Dinge, die einfacher zu tun sind, und nicht das, was wirklich wichtig ist. Aber früher oder später muss man immer noch mit scheinbar schwierigen Aufgaben beginnen, aber zur falschen Zeit und die Erfolgsaussichten sinken stark.

Einer der Gründe für das Scheitern sind falsch gesetzte Prioritäten. Die nachfolgend beschriebenen Methoden helfen Ihnen, das Wichtige vom Dringenden, das Wesentliche vom Unwichtigen zu unterscheiden. Dinge, die aus kurzen Ergebnissen dauerhafte Ergebnisse bringen. Wie setzt man Prioritäten richtig?

1. Beginnen Sie mit den wichtigsten Dingen

Gehen Sie erst dann zu weniger wichtigen Dingen über, wenn Wichtigeres erledigt ist. Wie kann man die Wichtigkeit einer Aufgabe einschätzen? Dazu müssen Sie die Konsequenzen abschätzen, die auf Sie zukommen, wenn Sie verschiedene Aufgaben nicht erfüllen. Stellen Sie sich einfach die Frage: „Welche Konsequenzen hat es, wenn Sie dies nicht tun?“ Je schlimmer die Folgen sind, desto wichtiger ist die Aufgabe und desto höher ist ihre Priorität. Bei unwichtigen Aufgaben sind die Konsequenzen, wenn man sie nicht erledigt, minimal.

Beispielsweise ist die regelmäßige Vorbeugung von Krankheiten äußerst wichtig, denn ohne sie kann es zu gravierenden Beeinträchtigungen des Wohlbefindens kommen, die sich negativ auf das gesamte Leben auswirken. Dies bedeutet, dass die Prävention von Krankheiten eine hohe Priorität hat und diese Angelegenheit als eine der ersten in Angriff genommen werden sollte.

Und jetzt Stellen Sie sich vor, wie sich Computerspiele, Surfen im Internet, Alkohol usw. auf Ihr Leben auswirken? Wenn ihr Einfluss auf Ihre Zukunft gering ist, ist die Priorität angemessen. Wenn Sie sie ablehnen, wird nichts Schlimmes passieren, aber im Gegenteil, Sie erhalten zusätzliche Zeit, die Sie sinnvoll nutzen können.

Deshalb gehen wir in die sozialen Medien. Netzwerke oder gehen Sie nur dann ins Restaurant, wenn wichtigere Dinge erledigt sind.

2. Beginnen Sie Ihren Tag mit der Planung.

Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, stellen Sie sich folgende Fragen: „Was sind die wichtigsten Aufgaben, die heute erledigt werden müssen?“ Welche Aufgaben sind zweitrangig und können erst begonnen werden, nachdem die Hauptaufgabe erledigt ist?“ Wenn Sie mehr als 4 Dinge pro Tag zu erledigen haben, schreiben Sie sie auf ein Blatt Papier, da unser Gehirn bei mehr als 7+-2 Aufgaben nicht effektiv arbeiten und in unserem Kopf Prioritäten setzen kann. Erinnern Sie sich, wie lange es dauert, bis Sie sich eine normale siebenstellige Stadtnummer merken? Wie lange dauert die Aufnahme? Daher ist es viel effektiver, auf dem Papier zu planen als im Kopf.

3. Sagen Sie Nein zu unwichtigen Dingen.

Nebenaufgaben können unvollständig erledigt oder ganz aufgegeben werden. Wenn die Zeit nicht ausreicht, ist es besser, die Hauptsache gut zu machen, als zu versuchen, alles zu machen.

Wenn genügend Zeit vorhanden ist, ist es das beste Ergebnis, alles rechtzeitig zu erledigen, das ist unbestreitbar. Aber mit begrenzter Zeit kann es sein, dass Sie mit den unwichtigsten Dingen auf der Liste gar nicht erst beginnen oder sie nicht vollständig erledigen. Es ist wie beim Schach: Man opfert eine Figur, um zu gewinnen. Lernen Sie auch im Geschäftsleben, das Nebensächliche zu opfern, um mit dem Wichtigsten zu arbeiten.

In der Praxis kann es schwierig sein, alles Geplante aufzugeben, und Sie beginnen, Zeit für Ruhe, Krankheitsvorbeugung usw. zu opfern. Im Allgemeinen erledigen Sie dringende Dinge statt wichtiger. Um dieser Angewohnheit ein Ende zu setzen, schreiben Sie jeden Morgen morgens eine Liste mit den Aufgaben des Tages und geben Sie gegenüber jedem Punkt eine Priorität von 0 bis 10 an die niedrigste Priorität haben, tun Sie es nicht, weil es für Sie am unwichtigsten ist. Auf diese Weise lernen Sie, zu Nebenaufgaben, von denen wenig abhängt, Nein zu sagen, und fühlen sich viel freier.

4. Tun Sie es nicht, bevor Sie es aufgeschrieben haben.

Schreiben Sie jede neue Aufgabe zunächst auf und entscheiden Sie erst dann, wann Sie beginnen möchten. Wenn ein neues Unternehmen entsteht, scheint es wichtiger zu sein, als es tatsächlich ist. Und das alles aus dem gleichen Grund, dass unser Gehirn geistig nicht mit mehr als 7+-2 Aufgaben arbeiten kann. Daher wird der Rest einfach vergessen und es ist nicht möglich, den Grad der Wichtigkeit mehrerer Aufgaben gut zu vergleichen. Außerdem kann die Bedeutungswirkung durch die Emotionen verstärkt werden, die bei allem Neuen unweigerlich auftreten. Wenn Sie eine neue Aufgabe aufschreiben, finden Sie wichtigere Dinge in der Nähe und können im Vergleich den dafür aufgewendeten Zeitaufwand besser einschätzen.

Es kommt oft vor, dass Sie mit etwas beschäftigt sind und Sie angerufen werden und gebeten werden, eine E-Mail zu beantworten, Informationen zu finden usw. Oft erscheinen solche Anfragen aufgrund der emotionalen Komponente, die in jeder menschlichen Kommunikation vorhanden ist, wichtiger und dringender, als sie tatsächlich sind .

Lernen Sie, nicht sofort mit Fragen zu beginnen, damit Emotionen Sie nicht vom Wichtigen zum Unwichtigen ablenken. Sagen Sie, dass Sie gerade sehr beschäftigt sind, aber in ein paar Stunden frei sind und bei dieser Anfrage helfen können. Selbst wenn Sie gerade nicht beschäftigt sind, können Sie sagen, dass Sie in ein paar Minuten zurückrufen. Diese Zeit kann ausreichen, um zu beurteilen, wann Sie am besten helfen können, um Ihren Zeitplan nicht zu stören.

Manchmal ist es ratsam, sofort zu antworten und dann zu sagen: „Ich schaue jetzt in meinem Tagebuch nach und sage Ihnen, ob ich jetzt helfen kann.“ In jedem Fall ist es besser, weil Sie die Möglichkeit haben, den Grad der Wichtigkeit der Angelegenheit mit den zuvor geplanten zu vergleichen und eine fundiertere Entscheidung zu treffen.

In vielen Fällen müssen Sie nicht einmal ans Telefon gehen. Sie können zurückrufen, wenn Sie Zeit haben.

5. Trennen Sie das Wichtige vom Dringenden

Dringende Aufgaben sind nicht immer wichtig. Genauso wie wichtige Aufgaben nicht unbedingt dringend sein müssen. Sie müssen mit wichtigen Aufgaben beginnen und erst dann zu dringenden Aufgaben übergehen. Wichtige Aufgaben sind oft strategischer Natur und erfordern keine große Dringlichkeit, zum Beispiel das Erlernen der englischen Sprache für eine Beförderung am Arbeitsplatz, das Aufgeben schlechter Gewohnheiten oder das Abnehmen. usw.

Dringende Dinge, die jetzt erledigt werden müssen, entstehen in der Regel durch äußere Kräfte, das kann ein Anruf, eine Anfrage von Kollegen etc. sein. Oft sind dringende Dinge nicht wichtig, daher sollte man sie nicht in Angriff nehmen, wenn Möglicherweise haben Sie keine Zeit, etwas Wichtiges zu tun.

6. Lernen Sie, Nein zu sagen

Die Dinge sind einfach – weil sie an sich keine Emotionen in dir hervorrufen. Und wenn dich jemand um Hilfe bittet, verspürst du Emotionen, ein Gefühl des Mitleids, all das kann deine Pläne durchkreuzen und statt des Wichtigen wirst du anfangen, etwas Dringendes zu tun, was vielleicht überhaupt nicht wichtig ist.

Es gibt Situationen, in denen Sie mit Ihrer Hilfe Schaden anrichten können. Dies wird als „schlechter Dienst“ bezeichnet. Zum Beispiel bittet ein Drogenabhängiger um Geld für eine neue Dosis, an der er möglicherweise sterben könnte. Oder Sie werden aufgefordert, sich an illegalen Aktivitäten zu beteiligen. In solchen Fällen müssen Sie lernen, Nein zu sagen. Zum Beispiel:

- "Ich kann jetzt nicht".
- "Warum?"
- „Persönliche Gründe kann ich nicht sagen.“
- „Vielleicht kannst du aus Freundschaft helfen?“
- "Aber bitte".
- „-/- Wir wiederholen das Gleiche.“

Lernen Sie diesen Dialog auswendig oder verfassen Sie Ihren eigenen, dann können Sie leiser „Nein“ sagen, was Ihrer Meinung nach wichtig ist.

Ich möchte Sie darauf aufmerksam machen, dass Sie, wenn Sie keine guten Gründe haben oder verstehen, dass Sie eine andere Person beleidigen können, wenn Sie den wahren Grund nennen, sagen: „Das können Sie aus einem persönlichen Grund nicht.“ Ein persönlicher Grund ist persönlich, weil er nicht immer ausgesprochen werden sollte und viel mehr Verständnis hervorruft als nur das Wort „Nein“ oder ein Grund, der für den Gesprächspartner vielleicht nicht so überzeugend erscheint.

7. Lassen Sie sich nicht beeinflussen

Es kommt vor, dass Anfragen von Kollegen oder persönliche Anliegen unwichtig sind und Sie von wichtigeren Dingen ablenken können. In diesem Fall lehnen Sie es ab. Tun Sie dies jedoch sorgfältig und nur in Fällen, in denen Sie später helfen können oder es eine Angelegenheit mit höherer Priorität gibt, bei der Sie mehr Hilfe leisten möchten.

Warum können wir uns nicht völlig weigern, anderen zu helfen? und deine ganze Zeit nur mit dir selbst verbringen? Tatsache ist, dass die Bereitstellung von Hilfe unsere Moral steigert und wir freundlicher werden. Und die Menschen in der Umgebung bemühen sich, mit anständigen Menschen zusammenzuarbeiten und die Stolzen und Arroganten zu meiden. Also Erfolg in jedem Unternehmen hängt von der Moral ab.

Sie können Hilfe ablehnen, wenn Sie jemand anderem besser helfen!

8. „A“, „B“, „C“, „D“ Probleme

Machen Sie eine Liste mit allen Dingen, die erledigt werden müssen, und schreiben Sie neben jede Aufgabe einen der Buchstaben. Jeder Buchstabe hat Priorität. „A“ ist die höchste, „G“ die niedrigste.

Der Buchstabe A". Die wichtigsten Dinge, von denen Ihre Zukunft stark abhängt. Alle wichtigen Angelegenheiten werden in dringende und nicht dringende Angelegenheiten unterteilt. Dringende werden mit dem Zusatz „Ac“ gekennzeichnet, nicht dringende einfach mit „A“. Erledigen Sie zunächst alle wichtigen und zugleich dringenden Aufgaben „A“ und gehen Sie erst dann zum wichtigen und nicht dringenden „A“ über.

Wichtig und dringend, also „Ac“, sind zum Beispiel: bei akuten Schmerzen zum Arzt gehen, ein Arbeitsprojekt einreichen, dessen Abgabetermin heute ist usw. Wenn es mehrere solcher Aufgaben gibt, dann legen Sie die Priorität für die Erledigung fest, zum Beispiel „Ac1“ , „Ac2“, „Ac3“,... Je schlimmer die Folgen der Nichterfüllung einer Aufgabe sind, desto wichtiger ist sie und desto höher ist die Priorität.

Zu den wichtigen und nicht dringenden gehören: Englisch lernen für eine Beförderung am Arbeitsplatz, Steuern zahlen usw. Wenn mehrere Dinge zu erledigen sind, markieren wir auch deren Priorität: „A1“, „A2“, „A3“, …

Die Reihenfolge der Liste „A“ ist wie folgt: Zuerst erledigen wir die dringenden und wichtigen „Ac1“, „Ac2“, „Ac3“ und erst nachdem sie abgeschlossen sind, fahren wir mit den wichtigen und nicht dringenden „A1“ fort. „A2“, „A3“,...

Dringende und unwichtige Aufgaben, an deren Scheitern sich wenig ändern wird, gehören nicht in diese Liste. Schauen Sie sich zum Beispiel „KVN“ an oder kaufen Sie Gewürze für das Abendessen.

Wenn eine Aufgabe viel Zeit erfordert, zum Beispiel das Erlernen der englischen Sprache, dann vereinbaren Sie, sie jeden Tag für eine bestimmte Zeit zu erledigen, zum Beispiel 30–60 Minuten. und betrachten Sie es als abgeschlossen an dem Tag, an dem Sie ihm die geplante Zeit widmen, und fahren Sie dann fort, aber erst am nächsten Tag.

Buchstabe b". Keine sehr wichtigen Aufgaben, deren Erledigung ratsam ist, aber im Extremfall können Sie sie ablehnen. Wenn Sie mit solchen Angelegenheiten nicht beginnen, kann es zu kleineren Problemen kommen, die jedoch keine schwerwiegenden Folgen haben. Es ist wichtig, die folgende Regel zu befolgen: Beginnen Sie mit den Aufgaben „B“ erst, wenn die Aufgaben „A“ und „A“ abgeschlossen sind.

Buchstabe b". Dinge, die schön zu tun wären, aber gleichzeitig keine unangenehmen Folgen haben – zum Beispiel die Nachrichten lesen, die Tür im Haus schmieren. Wir gehen erst dann zu ihnen über, wenn die Aufgaben „A“ und „B“ erledigt sind.

Buchstabe „G“. Unnötige Aufgaben und unnötige Handlungen, die aus Gewohnheit ausgeführt werden. Versuchen Sie, für Sie irrelevante Aktionen zu identifizieren und nicht auszuführen, denn je mehr Zeit Sie bei leeren Aktionen sparen, desto mehr Zeit können Sie für sinnvollere Aktionen nutzen.

9. Delegation

Je mehr Aufgaben Sie jemand anderem zuweisen können, desto produktiver werden Sie. Es ist jedoch wichtig, zwei Regeln zu beachten:

Die Qualität sollte auf einem ähnlichen Niveau wie bei Ihnen liegen oder höher sein;
- Ihre Zeit ist mehr wert als die Kosten, die Sie für die delegierte Arbeit zahlen müssen.

Durch das Delegieren erweitern Sie Ihre Fähigkeiten und erhöhen die freie Zeit, die Sie für die Erreichung Ihrer Ziele aufwenden können.

10. Tun Sie, was gut funktioniert

Suchen Sie nach Ihrer Berufung. Die wichtigsten Aufgaben für uns sind diejenigen, bei denen wir unsere Talente optimal einsetzen. Geben Sie den Dingen den Vorzug, in denen Sie gut sind und die Sie sehr gut können. Und umgekehrt: Tun Sie nicht das, was Ihnen nicht gefällt oder was nicht Ihr Ding ist. Dieser Prozess ist langsam, aber notwendig. Ich habe ca. 15 Jahre lang nach mir selbst gesucht und verschiedene Tätigkeitsbereiche ausprobiert, bis ich meine Berufung gefunden habe. Mit den Worten von John Keynes: „ Wir müssen an die Zukunft denken, denn dort werden wir den Rest unseres Lebens verbringen.».

11. Beginnen Sie nicht mit kleinen Dingen

Wir sind so konzipiert, dass wir danach streben, alles auf dem Weg des geringsten Widerstands zu tun. Unterbewusst entscheiden wir uns für das Einfachere. Anstatt also wichtige Aufgaben zu erledigen, die große Auswirkungen auf unsere Zukunft haben, können wir den ganzen Tag damit verbringen, unbedeutende Dinge zu tun, die keinen besonderen Wert haben. Widerstehen Sie der Versuchung, klein anzufangen.

P.S. Wenn Sie Schwierigkeiten oder Fragen zu dem von Ihnen gelesenen Artikel sowie zu den Themen Psychologie (schlechte Gewohnheiten, Erfahrungen usw.), Verkauf, Geschäft, Zeitmanagement usw. haben, wenden Sie sich an mich, ich werde versuchen, Ihnen zu helfen. Eine Beratung per Skype ist ebenfalls möglich.

P.P.S. Sie können auch an der Online-Schulung „So erhalten Sie 1 Stunde zusätzliche Zeit“ teilnehmen. Schreiben Sie Kommentare und Ihre Ergänzungen;)

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In diesem Artikel werden wir uns ansehen, was Zeitmanagement ist, welche seine Hauptmethoden sind und ein Beispiel der Eisenhower-Matrix im Detail beschreiben. Diese Matrix ist die gebräuchlichste Art der Zeitverteilung in jedem Bereich des menschlichen Lebens.

Eisenhower-Matrix – Zeitmanagement-Methode

Zeiteinteilung– die Fähigkeit einer Person, ihre Zeit für die Ausführung bestimmter Aufgaben richtig einzuteilen. Es gibt eine Vielzahl von Zeitmanagementmethoden. Eine der beliebtesten und am weitesten verbreiteten Methoden des Zeitmanagements ist die Eisenhower-Methode.

Dwight David Eisenhower ist eine berühmte politische und militärische Persönlichkeit. David wurde am 14. Oktober 1890 in Denison (Texas, Amerika) geboren. Jeder kennt ihn als den 34. Präsidenten Amerikas, der sich durch seine organisatorischen und geistigen Fähigkeiten auszeichnete. Dies ermöglichte ihm große Erfolge im Leben und wurde für viele Menschen zum Vorbild. David glaubte, dass der Besitz und das Tun wertvoller Dinge einen Menschen als Person definieren und zur Entwicklung in allen Bereichen und Unternehmungen beitragen.

Seit ich nicht mehr Präsident bin, gewinne ich viel seltener beim Golf. © Dwight David Eisenhower

Als Präsident war David in eine Vielzahl von Angelegenheiten, Plänen und Aufgaben vertieft. Er dachte darüber nach, wie er seine kostbare Zeit klar und richtig verteilen könnte, um alles zu erledigen. Nachdem er alle seine Pläne für einen bestimmten Zeitraum erfasst hatte, erstellte er eine Tabelle, in der er seine Angelegenheiten nach Bedeutung und Dringlichkeit auflistete. Später erlangte seine Methode besondere Popularität und wurde als Eisenhower-Matrix bekannt. Es sieht aus wie das.

• Ein Quadrant Wichtige dringende Angelegenheiten;
• Zum Quadranten Wichtig, nicht dringend;
• C-Quadrant Unwichtig dringend;
• D-Quadrant Unwichtig, nicht dringend.

Der Kern des Eisenhower-Fensters besteht darin, Aktivitäten zu priorisieren. Ein Mensch muss alle seine Pläne nach Bedeutung und Dringlichkeit einteilen und sie einer bestimmten Kategorie zuordnen. Schauen wir uns nun die Hauptsektoren oder Quadranten der Matrix genauer an. Wir werden uns etwas weiter unten in unserem Artikel ein Beispiel der Eisenhower-Matrix ansehen.

Quadrant A

Dazu gehören wichtige dringende Angelegenheiten, die nicht aufgeschoben werden können, da dies negative Folgen haben kann. Im Idealfall und bei korrekter Zeitverteilung sollte dieses Feld leer sein. Eine Person muss wichtige Aufgaben rechtzeitig erledigen, damit sie nicht dringend werden.

Quadrant B

Wichtige, nicht dringende Angelegenheiten finden Sie hier. Wenn die Pläne dieses Sektors rechtzeitig umgesetzt werden, wird eine Person eine große Anzahl wertvoller dringender Angelegenheiten gewinnen. Die schrittweise Umsetzung von Plänen entsprechend dem Grad der Wichtigkeit trägt dazu bei, die Dinge rechtzeitig in Ordnung zu bringen, ohne dass der Körper psychisch und physisch erschöpft wird.

Quadrant C

Unwichtige dringende Aufgaben, die im Moment nicht von Bedeutung sind, aber sofort erledigt werden müssen. Vielleicht ist ihre Umsetzung für jemanden wertvoll, aber für Sie sind sie gewöhnlich und haben keinen Wert.

Quadrant D

In diesen Sektor zählte Eisenhower unwichtige, nicht dringende Aufgaben, die erledigt werden müssen, aber nicht besonders wichtig oder dringend sind. Ihre Erfüllung bringt zweifellos Befriedigung für einen Menschen, aber wenn sie nicht erfüllt werden, drohen keine negativen Folgen.

Wir werden uns diese Sektoren genauer ansehen und ein Beispiel der Eisenhower-Matrix beschreiben.

Ziele der Eisenhower-Methode

Die Eisenhower-Methode verfolgt mehrere Hauptziele.

1. Entwicklung der menschlichen Selbstorganisation. Nachdem man mehrere Tage lang alles gesehen hat, was geplant war, wird ein Mensch aktiver, verbindet alle seine Ressourcen, um ein Ergebnis zu erzielen, und organisiert sich so ohne fremde Hilfe.
2. Qualitative Verteilung der Aufgaben des täglichen Lebens. Durch die Zusammenstellung einer solchen Matrix kann jeder wichtige Aufgaben in einem bestimmten Zeitraum erkennen und versuchen, diese so zu erledigen, dass keine Eile entsteht.
3. Erfolgreiche Planungsfähigkeiten. Eine Tabelle mit klar geschriebenen Plänen hilft, jeder Aufgabe eine bestimmte Zeit zuzuordnen und diese Zeit richtig zu berechnen.

Indem wir ein Beispiel der Eisenhower-Matrix erstellen, können wir die Ziele dieser Planungstechnik tiefer analysieren.

Funktionen zum Hervorheben wichtiger Aufgaben anhand von Beispielen

Wie wir bereits herausgefunden haben, besteht die Eisenhower-Matrix aus vier Hauptkomponenten, die unsere Angelegenheiten nach dem Grad ihrer aktuellen Bedeutung und Dringlichkeit einbeziehen. Anhand von Beispielen können wir nun herausfinden, welche Angelegenheiten dringlich sein können und wie wir dies selbst feststellen können. Ein Beispiel der Eisenhower-Matrix wird Ihnen helfen, die wichtigen und dringenden Aufgaben im Alltag vollständig zu verstehen.

Quadrant A (wichtige dringende Angelegenheiten)

Wie bereits erwähnt, sollte dieser Bereich idealerweise leer sein; eine Person sollte Zeit haben, wertvolle Dinge rechtzeitig zu erledigen, damit sie nicht dringend werden. Beispielsweise können wir eine ungeplante Operation oder eine dringende Besprechung am Arbeitsplatz in „Sektor A“ einbeziehen. Wichtige Aufgaben müssen rechtzeitig erledigt werden, denn wenn sie dringend und wertvoll werden, können plötzliche Hindernisse für ihre Umsetzung auftreten (starke Verschlechterung des Gesundheitszustands, verschiedene Umstände höherer Gewalt). Nehmen wir die Situation, eine Prüfung zu bestehen. Das ist wichtig, aber nicht dringend. Wenn jemand die Vorbereitung auf den letzten Tag verschiebt und sie zu einer dringenden Aufgabe macht, hat er einfach körperlich keine Zeit, alles zu erledigen, sein Körper wird körperlich und psychisch erschöpft sein.

Quadrant B (wichtige, nicht dringende Angelegenheiten)

Die Angelegenheiten dieses Sektors können warten, aber wenn dies nicht geschieht, wird dies negative Folgen haben. Besonders wertvolle Aufgaben werden hervorgehoben, um diese termingerecht zu erledigen. Dazu können Aufgaben rund um die eigene Gesundheit und persönliche Weiterentwicklung gehören. Wenn Sie beispielsweise pünktlich zum Arztbesuch gehen, entfällt die Notwendigkeit einer Operation. Ein weiteres Beispiel: Wenn Sie rechtzeitig Englisch lernen, können Sie in naher Zukunft eine neue, gut bezahlte Stelle bekommen.

Quadrant S (unwichtige dringende Angelegenheiten)

In diesem Bereich sind Aufgaben zusammengefasst, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen, für Sie jedoch nicht von besonderer Bedeutung sind. Um die Wichtigkeit von Plänen selbst zu ermitteln, stellen Sie sich die Frage: „Was passiert, wenn ich diese Aufgabe nicht erledige?“ Wenn sich eine Angelegenheit am Ende negativ auf Sie auswirkt, dann ist sie wirklich wichtig. Ein Beispiel für Aufgaben in diesem Bereich könnte ein unwichtiges Gespräch mit einem Kollegen oder Freund oder die Teilnahme an einer Umfrage sein. Diese Dinge lenken Sie nur von wichtigen Dingen ab. Wenn Sie beispielsweise bei der Arbeit mit einem wichtigen Projekt beschäftigt sind, werden Sie möglicherweise durch andere Anweisungen Ihrer Vorgesetzten oder den Anruf eines Freundes zum Plaudern abgelenkt. Diese Aufgaben sollten Sie unbedingt beiseite legen und sich auf wichtigere Dinge konzentrieren, damit sie nicht dringlich werden.

Quadrant D (unwichtige, nicht dringende Aufgaben)

Eine Person kann diese Pläne in ihrer Freizeit umsetzen, wenn keine wichtigen Aufgaben zugewiesen sind. Sie vermitteln ein Gefühl der Zufriedenheit mit sich selbst und der geleisteten Arbeit. Sie haben beispielsweise beschlossen, Ihre Bibliothek aufzuräumen und Dinge in Ihren Schrank zu räumen. Dazu gehören auch Computerspiele und das Abhängen in sozialen Netzwerken. Diese Dinge helfen Ihnen, sich zu beruhigen, aber Sie sollten sie nicht in den Vordergrund stellen und dadurch wichtige Aufgaben außer Acht lassen.

Beispiel einer Eisenhower-Matrix

Versuchen wir anhand eines Beispiels herauszufinden, wie Sie anhand der Eisenhower-Matrix wichtige dringende Aufgaben für sich selbst identifizieren können. Schauen wir uns das Beispiel der Eisenhower-Matrix an.

Nehmen wir an, Sie haben zum ersten Mal folgende Aufgaben:

• Befestigen Sie den Stuhl, damit er nicht wackelt.
• mit Zahnschmerzen zum Zahnarzt gehen;
• Vorbereitung auf das Arbeitsprojekt von morgen;
• ein Anruf eines Kollegen, der ihn bittet, einen Bericht zu senden;
• außerplanmäßiges Treffen mit dem Chef;
• Zeit in sozialen Netzwerken verbringen;
• Beherrschung der Englischkenntnisse für die Fortbildung.

Versuchen wir nun, die genannten Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu strukturieren. Lassen Sie uns unser eigenes Beispiel der Eisenhower-Matrix erstellen.

Quadrant A (wichtig dringend):

• Vorbereitung auf ein Arbeitsprojekt;
• Außerplanmäßiges Treffen mit dem Chef.

Quadrant B (wichtig, nicht dringend):

• Mit Zahnschmerzen zum Zahnarzt gehen;
• Beherrschung der Englischkenntnisse für die Fortbildung.

Quadrant C (unwichtig dringend):

• Ein Kollege ruft mit der Bitte an, einen Bericht zu senden.

Quadrant D (unwichtig, nicht dringend):

• Befestigen Sie den Hocker, damit er nicht wackelt.
• Verbringen Sie Zeit in sozialen Netzwerken.

Wenn Sie also den Wert Ihrer bevorstehenden Aufgaben verstanden haben, können Sie die Verteilung der Prioritäten zu einem bestimmten Zeitpunkt leicht nachvollziehen. Nehmen Sie sich die Zeit, an sich selbst zu arbeiten und Ihre Pläne und Unternehmungen zu überdenken. Das wird Ihnen helfen, mehr zu erreichen, als Sie denken.

Eine Stunde Selbstverbesserung wird Ihnen mehr als einen Tag voller Erklärungen beibringen. © Jean-Jacques Rousseau

Es ist erwähnenswert, dass die von uns beschriebene Zeitzuteilungstechnik für kurzfristige Ziele konzipiert ist, die in naher Zukunft erreicht werden müssen. Es hilft, die Angelegenheiten des Alltags zu strukturieren und ist in allen Arbeits- und Lebensbereichen sehr nützlich. Diese Technik kann sowohl von Präsidenten als auch von Schulkindern genutzt werden, da sie für jeden verständlich und einfach anzuwenden ist.

Das erste, was Sie bei der Arbeit mit der Matrix lernen müssen, ist, im Geschäft klug zu sein. In der Lage sein, das Wichtige vom Dringenden und das weniger Dringende vom Unwichtigen zu unterscheiden.

Die Zeitmatrix ist in 4 Quadranten unterteilt, in denen es 2 Wichtigkeitsachsen und ebenso viele Dringlichkeitsachsen gibt. In jeden von ihnen passen Fälle und Aufgaben, was hilft, die Priorität jeder Komponente klar zu erkennen: was zuerst zu tun ist, was als zweites zu tun ist usw.

Die Matrixvorlage sieht so aus:

Schauen wir uns jeden Quadranten genauer an.

Wichtig und dringend

Ideales Zeitmanagement bedeutet, dass dieser Quadrant leer ist. Dies liegt daran, dass es bei richtiger Priorisierung und rechtzeitiger Erledigung von Aufgaben einfach zu keiner Blockade kommt. Das mag vielleicht nur von Zeit zu Zeit normal sein, aber ständiges Chaos im Geschäftsleben ist ein Zeichen von Desorganisation.

Um Probleme mit dem „A“-Quadranten zu vermeiden, müssen Sie in anderen Bereichen eine kompetente Planung organisieren und alle Punkte genau ausführen. Sollte dennoch die Notwendigkeit zum Ausfüllen bestehen, so ist hier Folgendes einzutragen:

• Dinge, die, wenn sie nicht erledigt werden, das Erreichen des Ziels gefährden.
• Aufgaben, deren Scheitern zur Entstehung von Lebensschwierigkeiten und Schwierigkeiten beiträgt.
• Aufgaben, die einen direkten Bezug zur Gesundheit haben.

Vergiss es nicht. Es kommt häufig vor, dass Dinge aus dem „A“-Quadranten einer anderen Person anvertraut werden können. Wenn dies möglich ist, nutzen Sie dieses Recht.

Vergessen Sie nicht, Verantwortlichkeiten zu delegieren. Es kommt oft vor, dass Dinge aus dem „A“-Quadranten einer anderen Person anvertraut werden können.

Wichtig, aber nicht dringend

Hier sind die Angelegenheiten und Aufgaben mit der höchsten Priorität angesiedelt, daher muss ihm maximale Aufmerksamkeit geschenkt werden. Dabei handelt es sich um alltägliche Aktivitäten, die weniger dringend, aber dennoch wichtig sind. Experten haben festgestellt, dass Menschen, die gezielt mit dem „B“-Quadranten arbeiten, im Leben erfolgreicher sind und ihre Ziele erreichen. Sie verdienen mehr Geld und tun das, was sie lieben, was sie glücklich macht.

Da in den Angelegenheiten keine Dringlichkeit besteht, gibt es keine Panik, was den Ansatz zu ihrer Umsetzung ausgewogen und vernünftig macht. Dies wiederum fördert eine hohe Effizienz und Produktivität. Wir sollten jedoch nicht vergessen, dass die vorzeitige Ausführung von Aufgaben aus dem „B“-Quadranten diese in den „A“-Quadranten verschiebt.

In diese Zone passen also alle aktuellen Aktivitäten, die mit den täglichen Aktivitäten zusammenhängen: Hauptaktivitäten, sportliche Aktivitäten, Pläne für den Tag usw.

Dringend, aber nicht wichtig

Aktivitäten, die im Mittelpunkt dieses Quadranten stehen, neigen dazu, abzulenken. Ihre Umsetzung bringt keinen Nutzen für die Zielerreichung und führt zu keinen Ergebnissen. Oft hindern sie Sie nur daran, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, und verringern Ihre Gesamteffektivität. Bei der Arbeit mit der Matrix kommt es vor allem darauf an, Fälle aus den Quadranten „A“ und „C“ nicht zu verwechseln, da es sonst zu Verwirrung bei der Priorität der Fälle kommt.

Bereich „C“ kann Angelegenheiten im Zusammenhang mit Verhandlungen und Besprechungen umfassen, die von jemandem auferlegt werden, Geburtstage von Personen in einem weniger intimen Kreis feiern und Hausarbeiten, die plötzlich anfallen. Da Dinge aus diesem Quadranten Sie nur verlangsamen und Zeit „stehlen“, müssen Sie ihnen ein Minimum an Zeit widmen.

Nicht dringend und nicht wichtig

Es gibt absolut keinen Nutzen aus Aktivitäten, die in diesen Quadranten passen. Sie sollten zuletzt behandelt werden. Selbst wenn Sie sie überhaupt nicht tun, wird es nur besser sein. Allerdings ist es notwendig, solche Dinge zu berücksichtigen; man sagt, man müsse den Feind vom Sehen her kennen. Dies sind die größten Zeitfresser, die Sie loswerden sollten.

Dinge, die in den „D“-Quadranten fallen, haben absolut keinen Nutzen.

Aber das Interessanteste ist, dass Dinge aus diesem Quadranten die Leute wirklich anziehen. Hier ist die angenehmste und einfachste Sache, an der Sie nicht arbeiten müssen. Sie sind entspannend und angenehm. Angenehme Freizeitbeschäftigungen machen es schwierig, sie aufzugeben.

Dazu gehört, mit Freunden und Verwandten zu telefonieren, Zeit in sozialen Netzwerken zu verbringen, im Internet zu surfen, Computerspiele zu spielen, fernzusehen und in Clubs abzuhängen.

Natürlich ist Ruhe für produktives Arbeiten wichtig, genau wie Sauerstoff für den Menschen, aber sie sollte auch nützlich sein. Anstatt das ganze Wochenende auf der Couch zu sitzen, organisieren Sie Ausflüge und Ausflüge in die Natur und entwickeln Sie einen aktiven Erholungsplan. Dies trägt übrigens zur Verbesserung Ihrer Gesundheit bei. Lesen Sie ein lehrreiches oder einfach nur interessantes Buch, für das Sie vorher keine Zeit hatten, es wird Ihren Geist anregen.

Denken Sie bei der Kontrolle Ihres Lebens daran, dass auch Ruhe eingeplant werden sollte. Es ist inakzeptabel, dass es spontan geschieht. Aber vernachlässigen Sie es auch nicht. Dies ist mit längerem Müßiggang behaftet, da Überarbeitung noch nie jemandem geholfen hat. Hier gilt die Regel: „Zeit fürs Geschäft ist Zeit für Spaß.“

Ein Beispielplan für jeden Tag könnte so aussehen:

Sie können die Blätter selbst zeichnen oder fertige Formulare aus dem Internet herunterladen.

Priorisierung

Aus Gewohnheit wird es zunächst schwierig sein, die Dringlichkeit und Wichtigkeit jeder Aufgabe zu bestimmen, aber das Endergebnis ist es wert. Versuchen Sie die folgende Übung:

1. Zeichnen Sie eine Tabelle mit Spalten: Artikelnummer, Angelegenheit, Dringlichkeit, Wichtigkeit. Passen Sie die Anzahl der Zeilen je nach Länge der Liste selbst an.
2. In der zweiten Spalte „zu erledigen“ notieren Sie alle Aufgaben und Aktivitäten, die Sie normalerweise erledigen.
3. Fahren Sie anschließend mit der Bewertung fort: Wie wichtig oder dringend die einzelnen Aktivitäten sind.

Um dies zu vereinfachen, verwenden Sie bei der Befragung der einzelnen Fälle die folgenden Wichtigkeitskriterien:

• Der Abschluss dieser Aufgabe ist notwendig, um mein Hauptziel zu erreichen (Ja – es bedeutet wichtig; Nein – es spielt keine Rolle).
• Die Nichterfüllung einer Aufgabe hat schwerwiegende Folgen für die aktuellen Aktivitäten (Ja – wichtig; Nein – unwichtig).

Dringlichkeitskriterium:

• Wenn die Aufgabe jetzt nicht erledigt ist, verliert sie ihre Relevanz (Ja – dringend; Nein – nicht dringend).

Dieses Priorisierungstool wird den gesamten Arbeitsprozess erheblich vereinfachen. Nach einer solchen Prüfung werden Sie feststellen, wie viel Zeit Sie bisher verschwendet haben und wie viel nützliche Zeit dabei frei wird.