Das Projekt befindet sich derzeit in der internen Genehmigungsphase. Koordinierung. Drei in Sätzen

Koordinierung

In einigen Fällen Entwürfe vorbereiteter Dokumente vor der Unterzeichnung werden vereinbart mit interessierten Institutionen, Strukturabteilungen und einzelnen Beamten.

Dies dient der Überprüfung der Machbarkeit und Aktualität des Dokuments sowie der Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften und ist im Wesentlichen eine Bewertung des Projekts.

Die Koordination erfolgt innerhalb und außerhalb der Einrichtung. Die interne Abstimmung erfolgt mit den Abteilungen, deren Beteiligung an der Umsetzung dieses Dokuments vorgesehen ist. In Institutionen, die über einen Rechtsdienst verfügen, werden Dokumente vor der Unterzeichnung mit einem Anwalt abgestimmt. Das Dokument kann auch mit dem stellvertretenden Leiter der Einrichtung vereinbart werden, der die im Dokument dargelegten Themen betreut.

Wenn die Ausführung eines Dokuments mit finanziellen Kosten verbunden ist, ist eine Genehmigung des Finanzdienstes (Hauptbuchhalter) erforderlich.

In der Regel handelt es sich dabei um Verträge und Vereinbarungen, die von einer Organisation (Firma) über die Entgegennahme oder Freigabe von Lagerbeständen, die Erbringung von Arbeiten und Dienstleistungen geschlossen werden; Anordnungen zur Festlegung offizieller Gehälter, Lohnerhöhungen, Prämien usw. Daher ist für eine Vielzahl von Dokumenten ein Buchhaltervisum vorgesehen.

Die interne Genehmigung wird durch ein Dokumentengenehmigungsvisum erteilt, das aus der Angabe der Position des Unterzeichners, seiner Unterschrift, deren Dekodierung (Initialen und Nachname) und dem Datum besteht. Zum Beispiel:

Hauptbuchhalter (Unterschrift) L.I. Ivanova

23.11.2007

Leiter Rechtsberater Personalbüro

Unterschrift E.M. Moiseeva Signatur M.M. Tschernjak

25.06.2007 26.06.2007

Im Falle von Unstimmigkeiten mit dem Dokument oder etwaigen Anmerkungen oder Ergänzungen zum Entwurf werden diese auf einem gesonderten Blatt aufgeführt, unterschrieben und dem Dokument beigefügt. In diesem Fall wird das Visum wie folgt ausgestellt:

Kommentare sind beigefügt.........

Berufsbezeichnung

Persönliches Transkript

Unterschrift Unterschrift

Datum

Ort des Visums: Bei Zusendung des Originaldokuments befindet sich das Visum unterhalb der Unterschrift oder am linken Rand des letzten Blattes der Kopie, die bei der Einrichtung hinterlassen wird.

Bei Dokumenten, deren Originale bei der Organisation verbleiben (hauptsächlich interne Dokumente), wird das Visum auf der Rückseite des letzten Blattes der ersten Kopie des Originaldokuments angebracht.

Die Einrichtung muss über eine Liste der wichtigsten Dokumente verfügen, aus der hervorgeht, welche Personen für die Registrierung ein Visum benötigen. Es empfiehlt sich, eine solche Liste im Anhang der Büroleitungsanleitung bereitzustellen. Büroangestellte sollten genau wissen, ohne wessen Visum ein Dokument dem Manager nicht zur Unterschrift vorgelegt werden kann.

Wenn ein Computernetzwerk vorhanden ist, kann der Text eines Dokuments gleichzeitig mit mehreren Spezialisten abgestimmt werden, ohne es auf Papier auszudrucken.

Die externe Genehmigung kann je nach Inhalt des Dokuments bei nachgeordneten und nicht nachgeordneten Stellen erfolgen, wenn der Inhalt des Dokuments deren Interessen berührt, bei Forschungseinrichtungen, öffentlichen Organisationen, staatlichen und abteilungsinternen Kontrollstellen sowie höheren Behörden.

Die externe Genehmigung eines Dokuments kann durch ein Genehmigungsprotokoll oder eine Diskussion des Dokumententwurfs, ein Zertifikat, meistens jedoch durch den Genehmigungsstempel des Dokuments formalisiert werden.

Für den Genehmigungsstempel gibt es zwei Möglichkeiten: Zustimmung mit einem bestimmten Beamten und Genehmigung durch ein anderes Dokument, meist ein Brief, Protokoll usw.

Zum Beispiel:

VEREINBART

Direktor der Schule Nr. 583 Unterschrift V.V. Sokolova

VEREINBART

Protokoll der Sitzung des Gewerkschaftsausschusses

09.08.2007 № 25

VEREINBART

Brief des russischen Gesundheitsministeriums

05.09.2007 №65-17/184

Im ersten Fall wird nach dem Wort EINVERSTANDEN der Name der Position einschließlich des Namens der Organisation angegeben, eine persönliche Unterschrift angebracht, eine Erläuterung gegeben und das Datum angegeben. Im zweiten Fall werden nach dem Wort VEREINBART die Art des Dokuments, sein Datum und seine Nummer angegeben.

Das Wort AGREED wird in Großbuchstaben ohne Anführungszeichen geschrieben.

Ist eine Abstimmung mit mehreren Organisationen erforderlich, kann ein separater Genehmigungsbogen erstellt werden.

Unterzeichnung und Genehmigung von Dokumenten

Eine Unterschrift ist eine zwingende Voraussetzung für ein offizielles Dokument und verleiht ihm Rechtskraft. Beamte unterzeichnen Dokumente im Rahmen ihrer Zuständigkeit. Dokumente zusammengestellt

In Institutionen, die auf der Grundlage der Befehlseinheit arbeiten, werden sie von einem Beamten unterzeichnet. Von Kollegialorganen angenommene Dokumente bedürfen zwei Unterschriften. Beispielsweise wird der Beschluss vom Vorsitzenden und dem Schriftführer des Kollegialorgans unterzeichnet. Das Protokoll ist ebenfalls unterzeichnet.

Dokumente, für deren Inhalt mehrere Personen verantwortlich sind, werden mit zwei oder mehreren Unterschriften versehen. Vereinbarungen und Verträge werden von den Vertragsparteien unterzeichnet.

Von der Kommission erstellte Dokumente, wie zum Beispiel Gesetze, werden von allen ihren Mitgliedern unterzeichnet.

Währungs- und Finanzdokumente weisen im Rahmen des Zertifikats Merkmale auf. Sie werden vom Institutsleiter und dem Hauptbuchhalter unterzeichnet. Eine besondere Klausel des Bundesgesetzes „Über die Rechnungslegung“ ist dem Verfahren zur Unterzeichnung primärer Buchhaltungsdokumente gewidmet. Darin heißt es: „Die Liste der Personen, die zur Unterzeichnung primärer Buchhaltungsdokumente berechtigt sind, wird vom Leiter der Organisation im Einvernehmen mit dem Hauptbuchhalter genehmigt.“ Dokumente zur Formalisierung von Geschäftstransaktionen mit Geldern werden vom Leiter der Organisation und dem Hauptbuchhalter oder von ihnen bevollmächtigten Personen unterzeichnet.“

Das Attribut „Unterschrift“ besteht aus dem Titel der Position des Unterzeichners des Dokuments, seiner persönlichen Unterschrift und seiner Niederschrift, die die Initialen und den Nachnamen angibt.

Da der Angabe der das Dokument unterzeichnenden Beamten große Bedeutung beigemessen wird, ist das Attribut „Unterschrift“ im Bundesgesetz „Über die Rechnungslegung“ (Artikel 9) und in den „Regeln für die Büroarbeit in Bundesorganen“ in zwei Einzelheiten unterteilt: „ die Position der Person, die das Dokument unterschreibt“ und „Unterschrift eines Beamten“.

Bei Dokumenten, die auf Briefpapier erstellt werden, enthält die Stellenbezeichnung nicht den Namen der Institution.

Zum Beispiel:

Direktor des Instituts Signatur V.T. Loginov

Bei der Erstellung eines Dokuments auf einem leeren Blatt Papier enthält die Berufsbezeichnung den Namen der Institution.

Zum Beispiel:

Direktor des Allrussischen Dokumentationsinstituts für wissenschaftliches Fernsehen

und Archivangelegenheiten Unterschrift M.V. Larin

An Universitäten und wissenschaftlichen Einrichtungen weisen Stellen auf den akademischen Grad und Titel hin.

Zum Beispiel:

Kopf Abteilung für Zoologie

Prof., Doktor der Biologie, Naturwissenschaften Unterschrift I.F. Miljutin

Im Attribut „Signatur“ ist es zulässig, den Positionsnamen der Person, die das Dokument unterzeichnet hat, relativ zur längsten Zeile zu zentrieren.“

Die Unterschriften mehrerer Beamter auf dem Dokument sind in der der Position entsprechenden Reihenfolge untereinander angeordnet. Berufsbezeichnungen sind durch einen Abstand von zwei Zeilen getrennt.

Zum Beispiel:

Vorsitzender L.N. Tuchkowa

Sekretär O.I. Dubrowina

Wenn ein Dokument von mehreren gleichberechtigten Personen unterzeichnet wird, befinden sich ihre Unterschriften auf derselben Ebene.

Zum Beispiel:

Direktor der Schule Nr. 565 Direktor des Schwimmbades Zarya

Unterschrift O. O. Nikitin Unterschrift E.A. Blandinskaja

Es ist zu beachten, dass in Abwesenheit des Beamten, dessen Unterschrift auf dem Dokument vorbereitet ist, und wenn das Dokument von seinem Stellvertreter oder amtierenden Beamten unterzeichnet wird, die tatsächliche Position der Person, die das Dokument unterzeichnet hat, durch Korrekturen angegeben werden muss (gedruckt „ „Stellvertreter“ oder „Kommissar“) und gab seinen Nachnamen an. Es ist ein grober Fehler, vor der Angabe einer Position oder der Präposition „Für“ einen Schrägstrich zu setzen. Eine handschriftliche Unterschrift „Stellvertreter“ ist ebenfalls nicht zulässig.

Das Verfahren zur Unterzeichnung von mittels Computersystemen erstellten und übermittelten Dokumenten ist in Art. 5 des Bundesgesetzes „Über Information, Informatisierung und Informationsschutz“:

„1. Die Dokumentation von Informationen ist Voraussetzung für die Aufnahme von Informationen in Informationsressourcen. Die Dokumentation von Informationen erfolgt in der von den Regierungsbehörden festgelegten Weise, die für die Organisation der Büroarbeit, die Standardisierung von Dokumenten und deren Anordnungen sowie die Sicherheit der Russischen Föderation zuständig sind.

• 2. Ein von einem automatisierten Informationssystem erhaltenes Dokument erhält Rechtskraft, nachdem es von einem Beamten in der durch die Gesetzgebung der Russischen Föderation festgelegten Weise unterzeichnet wurde.
• 3. Die Rechtskraft eines Dokuments, das mithilfe automatisierter Informations- und Telekommunikationssysteme gespeichert, verarbeitet und übermittelt wird, kann durch eine elektronische digitale Signatur bestätigt werden.

Die Rechtskraft einer elektronischen digitalen Signatur wird anerkannt, wenn das automatisierte Informationssystem Software- und Hardwaretools enthält, die die Identifizierung der Signatur gewährleisten, und die festgelegten Regeln für deren Verwendung eingehalten werden.

4. Das Recht, die Identität einer elektronischen digitalen Signatur zu bestätigen, wird auf der Grundlage einer Lizenz ausgeübt. Das Verfahren zur Erteilung von Lizenzen wird durch die Gesetzgebung der Russischen Föderation bestimmt.“

Elektronische Dokumente mit elektronischer Signatur erfreuen sich in letzter Zeit zunehmender Verbreitung, was mit der Verabschiedung des Bundesgesetzes „Über die elektronische digitale Signatur“ verbunden ist. Der Zweck des Gesetzes besteht darin, „rechtliche Bedingungen für die Verwendung einer elektronischen digitalen Signatur in elektronischen Dokumenten zu schaffen, unter denen eine elektronische digitale Signatur in einem elektronischen Dokument als gleichwertig mit einer handschriftlichen Unterschrift in einem Papierdokument anerkannt wird.“

Die Verabschiedung des Gesetzes „Über die elektronische digitale Signatur“ eröffnet breite Perspektiven für den Einsatz elektronischer Dokumente im Managementbereich. Ja, Kunst. In Art. 16 des Gesetzes heißt es: „Bundesbehörden, Regierungsbehörden der Teilstaaten der Russischen Föderation, lokale Selbstverwaltungsorgane sowie Organisationen, die am Dokumentenfluss mit diesen Körperschaften teilnehmen, verwenden elektronische digitale Signaturen von autorisierten Personen dieser Körperschaften und.“ Organisationen dazu auffordern, ihre elektronischen Dokumente zu signieren.“

Elektronische Dokumente mit elektronischer Signatur sollten am häufigsten in kommerziellen Organisationen und vor allem bei Kauf- und Verkaufstransaktionen und anderen Vorgängen zur Erbringung von Dienstleistungen verwendet werden, die höchste Effizienz erfordern.

Siegel

Zur Bescheinigung der Echtheit wird auf der Unterschrift der verantwortlichen Person ein Stempel angebracht. In Institutionen gibt es in der Regel zwei Arten von Siegeln: ein offizielles Siegel (oder ein gleichwertiges Siegel in kommerziellen Organisationen) und mehrere einfache. Gemäß Art. 4 des Bundesverfassungsgesetzes der Russischen Föderation „Über das Staatswappen der Russischen Föderation“ „Das Staatswappen der Russischen Föderation wird auf den Siegeln von Bundesbehörden, anderen Regierungsbehörden, Organisationen und Institutionen sowie Körperschaften angebracht , Organisationen und Institutionen, unabhängig von der Eigentumsform der einzelnen Staatsgewalt.“

Form, Abmessungen und technische Anforderungen an das offizielle Siegel sind in der neuen Ausgabe von GOST R51511-2001 „Siegel mit der Reproduktion des Staatswappens der Russischen Föderation“ recht genau definiert. Form, Abmessungen und technische Anforderungen“, geändert durch das Dekret des Staatlichen Standards Russlands vom 25. Dezember 2002 Nr. 505.

Das offizielle Siegel hat eine runde Form. In der Mitte des Siegels befindet sich das Wappen der Russischen Föderation und rundherum der Name der juristischen Person, der mit dem in den Gründungsdokumenten verankerten Namen übereinstimmen muss. Der abgekürzte Name wird in den Fällen angegeben, in denen er in den Gründungsdokumenten verankert ist, und wird in Klammern nach dem vollständigen Namen gesetzt. Der Name in einer Fremdsprache wird in den Fällen wiedergegeben, in denen er in den Gründungsurkunden festgelegt ist, und in russischer Sprache nach dem Namen geschrieben.

Die Anforderungen an das Siegel von Aktiengesellschaften sind in Absatz 6 der Kunst beschrieben. 2 des Bundesgesetzes „Über Aktiengesellschaften“: „Die Gesellschaft muss über ein rundes Siegel verfügen, das ihren vollständigen Firmennamen in russischer Sprache und eine Angabe ihres Standorts enthält.“ Auf dem Siegel kann auch der Firmenname des Unternehmens in einer beliebigen Fremdsprache oder der Sprache der Völker der Russischen Föderation angegeben sein.“

Das Dienstsiegel oder ein gleichwertiges Siegel wird in nichtstaatlichen Institutionen auf Originaldokumenten angebracht, die einer besonderen Identifizierung bedürfen: Verträge, Ausweisdokumente, Berufserfahrung, Qualifikationen (Reisepass, Arbeitsbuch, Diplom usw.). Die Liste der gestempelten Dokumente finden Sie im Anhang des Buches.

Viele Buchhaltungsunterlagen erfordern die Anbringung eines Stempels (in Handelsorganisationen gleichbedeutend mit diesem Siegel). Dazu gehören Garantieerklärungen für die Erbringung von Arbeiten, Dienstleistungen usw.; Aufträge (Haushalt, Bankgeschäfte, Renten, Zahlungen usw.); Anträge (Akkreditiv, Annahmeverweigerung etc.); Vollmachten (zur Entgegennahme von Inventargegenständen) usw.

Einfache Siegel gibt es in verschiedenen Formen: rund, quadratisch, dreieckig und rechteckig. Auf ihnen ist kein Wappen abgebildet, sondern der Name der Einrichtung oder des Gebäudeteils wiedergegeben. Eine Institution kann über mehrere solcher Siegel verfügen; ihre Abdrücke werden auf Zertifikaten und Ausweisen, auf Kopien von Dokumenten, die außerhalb der Institution versendet werden, auf Kopien von Verwaltungsdokumenten beim Versenden, beim Versiegeln von Paketen, Paketen, Schränken und Tresortüren usw. angebracht.

Auf Formularen verfasste Briefe, mit Ausnahme von Garantiebriefen, bedürfen keiner Beglaubigung mit einem Siegel.

Zertifizierungszeichen kopieren

Die Übereinstimmung der Kopie mit dem Original muss von der Büroleitung oder dem Sekretariat bescheinigt werden. Der Vermerk auf der Beglaubigung der Kopie befindet sich unterhalb der Angabe „Unterschrift des Dokuments“. Es enthält das Wort „True“, die Positionsbezeichnung der Person, die die Kopie beglaubigt hat, ihre persönliche Unterschrift, ihre Niederschrift (zwei Initialen und ein Nachname) und das Datum der Beglaubigung.

Zum Beispiel:

Sekretär Persönliche Unterschrift von T. V. Romanova

14.07.2007

Wird eine Kopie des Dokuments an eine andere Institution gesendet oder ausgehändigt, wird das Prüfzeichen durch ein Siegel beglaubigt.

Dokumentengenehmigungsstempel

Nach der Unterzeichnung bestimmter Arten von Dokumenten, vor allem organisatorischer Art, sind diese erforderlich Stellungnahme, Danach erlangen sie Rechtskraft. Die Notwendigkeit der Genehmigung dieser Dokumente ist in der Regel in Verordnungen vorgesehen.

Durch die Genehmigung wird der Inhalt des Dokuments autorisiert oder seine Wirkung auf einen bestimmten Kreis von Personen und Organisationen ausgedehnt. Das Dokument wird auf zwei Arten genehmigt, die die gleiche Rechtskraft haben: durch eine gesonderte Genehmigung dokumentieren(meist administrativ: Beschluss, Beschluss, Anordnung, manchmal Protokoll) oder offiziell. Das genehmigte Dokument wird mit einem Genehmigungsstempel versehen, der jeweils zwei Gestaltungsmöglichkeiten hat:

Die Wörter APPROVED und APPROVED werden in Großbuchstaben ohne Anführungszeichen geschrieben. Darüber hinaus werden je nach Art der Genehmigung die Position der Person, die das Dokument genehmigt, ihre Unterschrift, die Niederschrift der Unterschrift (Initialen und Nachname) und das Datum angegeben. Das Dokument kann vom Leiter Ihrer Organisation oder einer höheren Stelle genehmigt werden.

Wenn ein Dokument durch ein anderes Dokument (Beschluss, Beschluss, Anordnung, Protokoll) genehmigt wird, werden im Instrumentalfall der Name des genehmigenden Dokuments, sein Datum und seine Nummer sowie das Wort genehmigt (o, a, s) angegeben mit der Art der Genehmigung des Dokuments. Zum Beispiel: handeln - genehmigt; Anweisungen - genehmigt; Regeln - genehmigt; Position - genehmigt.

Der Genehmigungsstempel befindet sich im oberen rechten Teil des Dokuments (an der Stelle des Adressaten im Briefformular).

Eine ungefähre Liste der genehmigungspflichtigen Dokumente finden Sie im Anhang des Buches.

• Bundesgesetz vom 21.01.1996 Nr. 129-F „Über die Rechnungslegung“. Kunst. 9, Absatz 3.

Eine der grammatikalischen Verbindungen in der russischen Sprache ist die Übereinstimmung. Beispiele für solche Zusammenhänge kommen in der Sprache sehr häufig vor. Koordination gehört neben Kontrolle und Adjazenz zu den drei Haupttypen.

Zwischen welchen Wortarten wird die Koordinationsverbindung hergestellt?

Substantive oder andere Wortarten, die als Substantiv fungieren (Pronomen, Partizipien, Adjektive, substantivierte Wörter) werden mit vollständigen Partizipien, Ordnungs- und Sammelzahlen, Adjektiven, Pronomen (Relativ-, Possessiv-, Demonstrativ-, Attributiv-, Negativ- und Unbestimmtheitspronomen) und Substantiven kombiniert - von Anträgen vereinbart, die die „Harmonisierungs“-Verbindung nutzen. Beispiele: ein singender Künstler, etwas Aufregung.

Worin drückt sich die Zustimmung aus?

Oftmals haben die Haupt- und Nebenwörter in einem Satz das gleiche Geschlecht, die gleiche Zahl und die gleiche Schreibweise. Diese Verbindung wird „Koordination“ genannt. Auch Beispiele für Ausnahmen finden Sie hier. Dies ist eine Anwendung, wenn das abhängige Wort nicht im Geschlecht (Mutter-Arzt) kombiniert werden darf. wenn zumindest einige Gramme sowohl im Neben- als auch im Hauptwort wiederholt werden, dann handelt es sich um Übereinstimmung.

Beispielsätze

1. Die Augen des lachenden Mädchens waren verschlagen.

• War bei wem? für ein Mädchen – ein weibliches Substantiv, Singular, im Genitiv Singular.
• Das Mädchen hat Welche? Lachen – weibliches Partizip, Singular, Genitiv, Singular.

2. Das Baby hatte Armbänder an beiden Armen.

• War worauf? Auf den Griffen steht ein weibliches Substantiv im Plural im Genitiv.
• An den Griffen wie viele? beide sind die Sammelziffern des weiblichen Geschlechts, Plural, im Genitiv.

3. Was für eine Freude strahlte ihr Gesicht!

• leuchtete Wie? Freude ist im Instrumentalfall ein weibliches Substantiv im Singular.
• Mit Freude Welche? Das ist ein Relativpronomen des weiblichen Geschlechts, Singular, im Instrumentalfall.

Zustimmung kommt in der Sprache sehr häufig vor. Beispiele für Phrasen: beim lachenden Mädchen (vollständiges Partizip mit einem Substantiv), auf beiden Armen (Sammelzahl mit einem Substantiv), welche Freude mit einem Substantiv), im neunten Stock (Ordinalzahl mit einem Substantiv), sie gehört mir ( Personalpronomen mit Possessivpronomen), nicht wer auf sie wartete (Personalpronomen mit vollem Partizip).

Merkmale von Kombinationen von Kardinalzahlen mit Substantiven

Das ist ein recht interessanter Fall. Schließlich können sie als Hauptwort fungieren, wenn sie im Nominativ oder Akkusativ stehen – es besteht ein Zusammenhang „Management“. Und in indirekten Fällen werden sie zu abhängigen Wörtern, die in Geschlecht, Numerus und Kasus mit dem Substantiv übereinstimmen. Mit dem gleichen Ausdruck lassen sich also zwei Arten der Kommunikation demonstrieren – „Koordination“, „Management“. Beispiele:

1. Sieben Stunden später erreichte Tatjana den Ort, an dem das Picknick organisiert wurde.

• Sieben (Hauptwort im Nominativ) Was? Stunden (Genitiv) - Management.

2. Sieben Stunden später erreichte Tatjana den Ort, an dem das Picknick organisiert wurde.

• Wie? für Stunden (das Hauptwort im Plural im Instrumentalfall) wie viele? sieben (Plural Kardinal im Instrumentalfall) – Übereinstimmung.

Unterschiede in der Übereinstimmung zwischen Partizipien, Adjektiven und substantivierten Substantiven

Bei der Betrachtung der Koordination anhand von Beispielen fallen einigen besonders aufmerksamen Menschen einige Besonderheiten auf. Sie kommen zwar nicht in der Rechtschreibung zum Ausdruck, spielen aber beim Parsen dennoch eine Rolle. Beispiele helfen, diese Unterschiede zu verstehen, wo der Koordinationszusammenhang nachvollzogen werden kann:

1. Der diensthabende Schüler, ordentlich und klug, berichtete über die Unterrichtsbereitschaft der Gruppe.

• Student im Dienst – Vereinbarung, wobei das Hauptwort „Student“ ist und das abhängige Wort „im Dienst“ ein Adjektiv ist.

2. Der Aufseher, ordentlich und klug, berichtete über die Unterrichtsbereitschaft der Gruppe.

• „Duty“ fungiert in diesem Fall als substantiviertes Substantiv in Form eines Adjektivs und ist das Hauptwort. Seine abhängigen Wörter wären „ordentlich“ und „ordentlich“, was damit übereinstimmen würde.

Drei in Sätzen

Für die Wortkombination in der russischen Sprache gelten besondere Regeln. Sie sollten wissen, dass es in Phrasen drei Hauptverbindungen gibt: Beispiele dafür werden in der russischen Sprache recht häufig verwendet. Ihnen ist es zu verdanken, dass Wörter zu Sätzen zusammengefasst werden. Es wird hilfreich sein, alle drei Aspekte – Kontrolle, Koordination, Nachbarschaft – zu berücksichtigen und zu analysieren – Beispiele aus einem Satz: „Ein flauschiges Kätzchen mit gestreiftem Schwanz spielte glücklich mit einem orangefarbenen Ball.“

Kontrolle

Diese Art der grammatikalischen Verbindung erfordert das Vorhandensein eines Hauptworts, das das abhängige Wort steuert. Oftmals spielt ein Verb die Hauptrolle, das vom Substantiv eine bestimmte Kasusform verlangt. Im betrachteten Beispiel kann man vom Verb „gespielt“ bis zum Wort „Ball“ die Frage „Womit?“ stellen. Diese Frage erfordert die Platzierung des abhängigen Substantivs im Instrumentalfall. Daher sind diese Wörter durch Kontrolle verbunden. Auch wenn Sie das Substantiv „Ball“ durch ein anderes ersetzen, zum Beispiel „Butterfly“ oder „Ball“, steht es auch im Instrumentalfall. Auch Ziffern (beide), Pronomen (im), substantivierte Wörter (obdachlos) können als abhängige Wörter fungieren. Hauptwörter können auch verschiedene Wortarten sein. Zum Beispiel: Verben, Substantive (Finger Was? Hände), Partizipien (laufend Warum? durch Wellen), Kardinalzahlen im Nominativ oder Akkusativ (zwei dem? Person), Adverbien (freudig von was? aus Gedanken), Adjektive (fröhlich von was? aus dem Verstehen).

Nachbarschaft

Diese Art der Verbindung basiert nicht auf der grammatikalischen Bedeutung des abhängigen Wortes, sondern nur auf der lexikalischen. An das Hauptwort grenzen beispielsweise ein Adverb, ein Infinitiv, ein Gerundium, ein unveränderliches Adjektiv oder in einer einfachen Komparativform stehende, inkonsistente Anwendungen (Substantive). Im Beispiel über das Kätzchen wird Adjacency auch in der Phrase „played merrily“ (gespielt) verwendet Wie? lustig).

Koordinierung. Wortspiele und Witze

In diesem Satz ist auch der Zusammenhang der Übereinstimmung enthalten. Beispiele: flauschiges Kätzchen mit gestreiftem Schwanz, orangefarbener Ball. Hier sehen Sie die vollständige Übereinstimmung von Haupt- und Nebenwörtern in Geschlecht, Numerus und Kasus. Es gibt jedoch Fälle unvollständiger Vereinbarung. Dies geschieht, wenn eine Verbindung zwischen Substantiven beobachtet wird, wobei das Abhängige eine Anwendung ist und durch ein Substantiv eines anderen Geschlechts ausgedrückt wird. Beispielsweise ist ein Ehepartner Direktor, eine Schwester Administratorin und dergleichen. Interessante Fälle treten auf, wenn es um Wortspiele geht. Das Wortspiel basiert auf der Tatsache, dass die männliche und die Genitivform des Substantivs in Aussprache und Schreibweise gleich sind. Daher ist es recht einfach, Koordination in Kontrolle umzuwandeln, was die gesamte Bedeutung des Gesagten verändert.

1. Er konnte nicht anders, als seine Frau, die Ärztin, zu lieben.

   Die Substantive „Ehegatte“ und „Arzt“ sind in diesem Text durch Vereinbarung verbunden und stehen beide im Akkusativ.

2. Er konnte nicht anders, als die Frau des Arztes zu lieben.

   In diesem Zusammenhang steht nur das Wort „Ehegatte“ im Akkusativ. Stellen Sie Ihrem Ehepartner eine Frage dem?„Arzt“ kann festgestellt werden, dass das Abhängige im Genitiv steht, was das Hauptwort erfordert. Daher wird Kommunikation als Kontrolle bezeichnet. Von der Schreibweise her sind alle Wörter gleich, nur im zweiten Fall fehlt der Bindestrich, wodurch sich nicht nur die grammatikalischen Kategorien des abhängigen Wortes, sondern auch die eigentliche Bedeutung des Gesagten verändert.

Die russische Sprache ist sehr interessant und vielfältig. Die subtilen Nuancen der Verwendung von Wortverbindungen sollten sorgfältig studiert und verstanden werden, um nicht in eine dumme Situation zu geraten.

Vorsicht ist die Mutter der Porzelankiste.

Volksweisheit

Ich denke, ich werde mich nicht irren, wenn ich sage, dass jeder Sekretär, der in einer Organisation arbeitet, in der es keine klaren Regeln für die Dokumentenverwaltung gibt oder in der diese Regeln nicht sorgfältig ausgearbeitet werden, immer wieder über die hohe Verantwortung nachgedacht hat, die er auf seinen Schultern trägt bei der Erstellung dieses oder jenes organisatorischen, administrativen oder kommerziellen Dokuments.

Ich teile diese Sorge voll und ganz. Schließlich liegen die in Dokumenten aufgeworfenen Fragen manchmal auf so unterschiedlichen Ebenen, dass es für eine Person, selbst wenn sie ein Genie ist, oft schwierig oder sogar unmöglich ist, alle Feinheiten, versteckten Nuancen und möglichen Konsequenzen zu verstehen, die die Unterzeichnung dieses oder jenes Dokuments mit sich bringt das wird ein Dokument mit sich bringen.

Die Lösung für den Sachbearbeiter (Sekretär) besteht in diesem Fall im Verfahren zur Genehmigung des Dokumententwurfs vor seiner Genehmigung durch den Unternehmensleiter.

Versuchen wir, einen praktikablen Mechanismus zur Genehmigung von Dokumentenentwürfen zu entwickeln, zu debuggen, zu genehmigen und in Betrieb zu nehmen, der einem Mitarbeiter des Bürodienstes oder Büros die Last der Verantwortung abnehmen und Fehler bei der Erstellung und Genehmigung bestimmter Unternehmensdokumente minimieren kann.

Unsere Informationen

Es gibt zwei Formen der Koordination: interne und externe.

Interne Koordination - Hierbei handelt es sich um eine Analyse und Bewertung eines Dokumententwurfs durch führende Spezialisten (Leiter relevanter Dienste oder Abteilungen der Organisation), um die Richtigkeit des Wortlauts des Inhalts, die Zuordnung von Verantwortlichkeiten, Fristen, finanzielle Vorteile oder Verluste sowie die Überprüfung zu überprüfen die Übereinstimmung dieses Dokuments mit der geltenden Gesetzgebung und den örtlichen Vorschriften des Unternehmens.

Externe Genehmigung - Dies ist die Genehmigung eines Dokuments durch Drittorganisationen oder deren Beamte.

Die externe Genehmigung kann je nach Inhalt des Dokuments sowohl bei nachgeordneten als auch bei nicht nachgeordneten Stellen (sofern der Inhalt des Dokuments deren Interessen berührt), Forschungsorganisationen, verschiedenen Gremien und öffentlichen Organisationen, Regulierungsbehörden usw. erfolgen.

1. Welches Dokument in der Organisation regelt das Verfahren zur Genehmigung eines bestimmten Dokuments?

Extraktion

3.3.4. Vorbereitung normativer Rechtsakte des Bundes

ausführende Behörde

[…] Die Büroarbeitsanweisungen offenbaren:

Zusammensetzung der Einzelheiten des normativen Rechtsakts und des Verfahrens zu seiner Durchführung;

das Verfahren und der Zeitplan für die Ausarbeitung eines Entwurfs eines Regulierungsrechtsakts;

das Verfahren zu seiner Genehmigung (Abstimmung eines normativen Rechtsakts mit Beamten des Bundesvollzugsorgans, Genehmigung des Gesetzesentwurfs mit anderen Bundesvollzugsorganen, sofern dieser Bestimmungen, Normen und Weisungen in Bezug auf andere Bundesvollzugsorgane, andere Organe und Organisationen enthält , das Verfahren zur Genehmigung eines von einem Bundesdienst oder einer Bundesbehörde ausgearbeiteten Entwurfs eines Rechtsakts mit dem Bundesministerium, in dessen Zuständigkeitsbereich sie fallen);

die Zusammensetzung der dem Projekt und seinen Anlagen beigefügten Unterlagen, die Regeln für deren Ausführung;

das Verfahren zur Vorlage eines normativen Rechtsakts zur Prüfung beim Justizministerium der Russischen Föderation;

Verfahren zur Annahme (Unterzeichnung, Genehmigung) von Rechtsakten;

das Verfahren zur Übermittlung eines normativen Rechtsakts an die Testamentsvollstrecker. […]

Somit ist der wichtigste Handlungsleitfaden, der das Verfahren zur Genehmigung von Dokumenten festlegen sollte Anweisungen zur Büroarbeit.

Wie meine Berufserfahrung zeigt, wird dieses Dokument nicht in allen Organisationen ordnungsgemäß und mit einer detaillierten Untersuchung des Prozesses erstellt. Viele Organisationen verfügen nicht nur über ein bewährtes Genehmigungsverfahren, sondern auch über die Anweisungen selbst. Betrachten wir daher diesen für uns unangenehmsten Fall.

Der Sekretär oder Sachbearbeiter einer solchen Organisation hat sofort eine Reihe von Fragen.

2. In welchen Fällen und für welche Arten von Dokumenten müssen Projekte in der Erstellungsphase genehmigt werden?

Bitten wir um Hilfe die Anweisungen für die Büroarbeit im Apparat der Justizabteilung des Obersten Gerichtshofs der Russischen Föderation, genehmigt durch Beschluss der Justizabteilung des Obersten Gerichtshofs der Russischen Föderation vom 15. Juni 2007 Nr. 76 ( in der Fassung vom 20. Januar 2015), gemäß Ziffer 3.3.18 davon Die Genehmigung eines Dokumententwurfs erfolgt, wenn die Gültigkeit des Dokuments, seine Übereinstimmung mit Rechtsakten und zuvor getroffenen Entscheidungen beurteilt werden müssen.

In unserem Fall handelt es sich dabei um alle Verträge, Vereinbarungen und alle Verwaltungsdokumente des Unternehmens. Andere Dokumente bedürfen in der Regel deutlich seltener einer Genehmigung, und dies geschieht funktionsfähig und erfordert kein streng festgelegtes Genehmigungsschema.

3. Welche Spezialisten und in welcher Reihenfolge sollten den Entwurf eines Dokuments genehmigen?

Hier müssen Sie möglicherweise Vorreiter und gewissermaßen Gesetzgeber sein, d. h. Festlegung und Genehmigung des Verfahrens zur internen Genehmigung. Zögern Sie nicht, Hilfe und Rat von führenden Spezialisten in Ihrer Organisation einzuholen. Mit Ihrer Berufung demonstrieren Sie einen verantwortungsvollen Umgang und eine umsichtige Haltung gegenüber dem zu entwickelnden Thema und keineswegs Inkompetenz.

Um das Rad nicht immer wieder neu zu erfinden und Amerika zu entdecken, empfehle ich Ihnen dringend, für jede bestimmte Art von Geschäftspapier eine Genehmigungsliste zu erstellen und sich bei der Genehmigung aller Entwurfsdokumente dieser Art ausnahmslos daran zu halten.

Lassen Sie es mich anhand eines Beispiels erklären. Es wird ein Vertragsentwurf für den Verkauf der von Ihrem Unternehmen hergestellten und verkauften Produkte erstellt. Welche Visaliste sollte in diesem Dokument enthalten sein? Meiner Meinung nach wäre die folgende Genehmigungsliste für diese Art von Dokument vollständig:

Der Hauptausführende des Dokuments (CEO), seine Kontakttelefonnummer. Dies ist der Initiator des Dokuments, der den Entwurf des Dokuments sammelt und entsprechende Korrekturen vornimmt.

Der Guide ist für den Inhalt und die Ausführung des Dokuments sowie für die rechtzeitige und korrekte Einführung von Änderungen und Vorschlägen der am Genehmigungsverfahren beteiligten Spezialisten verantwortlich.

Direkter Vorgesetzter des Guides, seine Kontakttelefonnummer(In diesem speziellen Fall könnte es beispielsweise der Leiter der Vertriebsabteilung sein.) In dieser Phase führt der Leiter des Leitfadens eine erste Prüfung des Dokuments durch und identifiziert grobe (und je nach Qualifikation und Erfahrung auch geringfügige) Fehler bei der Erstellung des Dokuments.

Gemeinsam mit dem Guide ist er für den Inhalt und die Qualität des Dokuments verantwortlich.

Hauptbuchhalter/Finanzdirektor. Führt eine Analyse des vorgelegten Vertragsentwurfs auf finanzielle Richtigkeit durch, analysiert Steuerrisiken (Zahlungsbedingungen, Notwendigkeit einer Bankgarantie, Richtigkeit der Wahl der Vertragswährung, Einhaltung der Normen der Abgabenordnung der Russischen Föderation usw. ).

Leiter Beschaffung (Leiter Versorgungsdienst). Analysiert das Dokument unter dem Gesichtspunkt der Richtigkeit der im Vertrag angegebenen Namen, Artikelnummern, Katalognummern sowie der Einkaufsmöglichkeiten und Lieferzeiten der entsprechenden gekauften Komponenten und Halbzeuge, die für die Umsetzung erforderlich sind dieser Vertrag.

Leiter der Logistik- (oder Transport-)Abteilung, d.h. derjenige, der für die Kosten für den Versand der Produkte und für die Lieferung selbst verantwortlich ist. Führt eine Überprüfung des Entwurfsdokuments im Hinblick auf die Gültigkeit der im Vertrag festgelegten Kosten, Lieferbedingungen und -methoden, Zollbestimmungen usw. durch.

Leiter des Designdienstes (Chefdesigner).Überprüft das zur Genehmigung vorgelegte Dokument im Hinblick auf die Bereitstellung einer geeigneten Konstruktionsdokumentation für die Produktion, d. h. analysiert, ob die erforderlichen Zeichnungen und Spezifikationen erstellt wurden oder ob diese beim Vertragspartner angefordert und als Anlagen zum Vertrag genehmigt werden müssen, prüft die in den Skizzen angegebenen Maße usw.

Leiter des technologischen Dienstes (Cheftechnologe). Analysiert das zur Genehmigung vorgelegte Dokument im Hinblick auf die technologische Vorbereitung der Produktion: Wurden die entsprechenden technologischen Prozesse entwickelt und umgesetzt, sind geeignete Geräte, Werkzeuge und Geräte für die Herstellung dieser Produkte vorhanden?

Leiter der Produktion. Prüft den vorgelegten Vertragsentwurf im Hinblick auf die Machbarkeit der Fertigung unter Berücksichtigung der Anmerkungen der oben genannten Spezialisten.

Leiter (oder Vertreter) des Rechtsdienstes. Analysiert den eingereichten Dokumententwurf im Hinblick auf die Einhaltung der Anforderungen der geltenden Gesetzgebung der Russischen Föderation, kontrolliert die Rechtsfähigkeit der an der Unterzeichnung von Dokumenten beteiligten Beamten und Gegenparteien und verlangt gegebenenfalls von der Gegenpartei die Bereitstellung fehlender Informationen und Dokumente, die die Rechte von Beamten bestätigen.

Leiter des Wirtschaftssicherheitsdienstes.Überprüft die Zuverlässigkeit und Zahlungsfähigkeit der Gegenpartei sowie andere Aspekte der wirtschaftlichen Sicherheit der Transaktion.

Ich gebe voll und ganz zu, dass diese Liste für viele nicht der Realität Ihres Unternehmens zu entsprechen scheint: Die Funktionen der verantwortlichen Personen in Ihrer Organisation können sich erheblich unterscheiden, kombiniert sein usw. So können die technologischen, gestalterischen und produktionsbezogenen Teile von einer Person koordiniert werden, die wirtschaftliche Absicherung kann durch einen Vertreter der Rechtsabteilung oder den Hauptbuchhalter erfolgen.

In diesem Fall können Sie in Absprache mit führenden Spezialisten und mit Zustimmung des Managers einige Glieder der von mir angegebenen Kette ausschließen und die von Ihnen benötigten hinzufügen. Vergessen Sie nicht, das beschlossene Genehmigungsverfahren mit einer Weisung für die Büroarbeit oder einer gesonderten Anordnung zu genehmigen.

Zur Genehmigung von Verwaltungsdokumententwürfen (Anordnungen und Verordnungen) empfehle ich, die Genehmigungsliste um folgende Punkte zu ergänzen:

Leiter des Records-Management-Dienstes(Sekretariat, Büro – also Sie selbst), dessen Verantwortung darin besteht, die Einhaltung interner Vorschriften, die Richtigkeit und Kompetenz des Designs (Stil und Grammatik) sowie die Einhaltung der Anforderungen für die Ausstellung von Verwaltungs- und anderen Dokumenten zu überwachen.

Leiter der Personalabteilung, dessen Aufgabe darin besteht, die Einhaltung des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation und interner lokaler Vorschriften in Bezug auf die Arbeit mit Personal, die Einhaltung interner Arbeitsvorschriften und die Arbeitsdisziplin zu überprüfen.

Sicherheitschef Ihre Organisation, deren Verantwortung darin besteht, die Einhaltung des Geschäftsgeheimnisregimes und des Informationsschutzes zu überprüfen.

Nach Erstellung der Liste der an der Genehmigung beteiligten führenden Fachkräfte und Unternehmensbereiche gilt es, deren Zuständigkeiten im Genehmigungsverfahren abzusichern, d.h. entsprechende Klarstellungen und Verantwortlichkeiten für das Dokumentengenehmigungsverfahren in die Stellenordnung und Stellenbeschreibungen einbauen.

Zu den Rechten der an der Genehmigung des Dokuments beteiligten Personen können gehören:

• das Recht, einen Dokumententwurf unter Angabe der Gründe für das eigene Vorgehen im Genehmigungsblatt oder unter Beifügung eines Kommentarblatts abzulehnen;
• vom Chief Executive Officer eine zusätzliche Genehmigung des Dokuments durch Spezialisten aus anderen Abteilungen verlangen, die nicht im Genehmigungssystem vertreten sind, sich aber auf das Thema des zu entwickelnden Dokuments beziehen;
• ein Dokument nicht zur Prüfung annehmen, das Verstöße gegen das Genehmigungsverfahren aufweist (wenn eine oder mehrere Genehmigungsstufen versäumt werden);
• die Frist für die Genehmigung eines Dokuments um einen bestimmten Zeitraum verlängern und diese Maßnahme begründen (z. B. kann der Rechtsdienst eine Verlängerung der Genehmigungsfrist um die Zeit verlangen, die erforderlich ist, um von der Steuerbehörde einen Auszug aus dem einheitlichen Staatsregister anzufordern und zu erhalten). von juristischen Personen);
• die Genehmigung eines Dokumententwurfs nach einem anderen als dem festgelegten Verfahren einleiten, wenn:

a) Dies ist eine Anforderung des ersten Leiters der Organisation, die sich aus der Dringlichkeit und Bedeutung dieses Dokuments ergibt;

b) Bedeutung und Inhalt des Dokuments berühren den Verantwortungsbereich von Abteilungen und Fachkräften, deren Beteiligung an der Genehmigung nicht in der festgelegten Weise vorgesehen ist.

4. Wie muss ich Genehmigungsvisa beantragen?

Wenden wir uns GOST R 6.30-2003 „Einheitliche Dokumentationssysteme“ zu. Einheitliches System der organisatorischen und administrativen Dokumentation. Anforderungen an die Dokumentenerstellung“:

Extraktion

von GOST R 6.30-2003

3. Voraussetzungen für die Registrierung von Dokumentendetails

[…] 3.24. Die Genehmigung des Dokuments erfolgt mit einem Dokumentengenehmigungsvisum (im Folgenden „Visum“), das die Unterschrift und Position der das Dokument genehmigenden Person, eine Niederschrift der Unterschrift (Initialen, Nachname) und das Datum der Unterzeichnung enthält. Zum Beispiel:

Persönliche Unterschrift ALS. Orlow

Bei Anmerkungen zum Dokument wird das Visum wie folgt ausgestellt:

Kommentare sind beigefügt

Leiter der Rechtsabteilung

Persönliche Unterschrift ALS. Orlow

In der Praxis werden am häufigsten zwei Optionen zur Formalisierung der Genehmigung verwendet:

a) in Form eines Genehmigungsbogens (Beispiel 1);

b) in Form eines Stempels auf der Rückseite (in einigen Fällen - auf der Vorderseite) der letzten Seite des Entwurfsdokuments (Beispiel 2). Ein solcher Stempel kann fertig bestellt und bei Bedarf vor Beginn des Genehmigungsverfahrens auf dem Entwurfsdokument angebracht werden.

beachten Sie

Gemäß Abschnitt 3.19 der methodischen Empfehlungen zur Umsetzung von GOST R 6.30-2003 ist es nach Ermessen der Organisation zulässig, blattweise Rechtsakte und Anträge zum Schutz vor einem möglichen Austausch von Blättern zu bestätigen. Für ein seitenweises Visum können Sie nicht alle Elemente des Visums verwenden, sondern nur Ihre persönliche Unterschrift und deren Abschrift.

5. Wie sollten Kommentare formatiert werden? In welcher Reihenfolge und durch wen sollen die relevanten Änderungen am Entwurfsdokument vorgenommen werden?

Diesbezüglich heißt es in der Verwaltungsordnung der Föderalen Agentur für Staatseigentumsverwaltung zur Wahrnehmung der Staatsfunktion „Durchführung rechtlicher Schritte im Namen der Russischen Föderation zum Schutz des Eigentums und anderer Rechte und berechtigter Interessen der Russischen Föderation“. bei der Verwaltung von Bundeseigentum und seiner Privatisierung auf dem Territorium der Russischen Föderation und im Ausland, beim Verkauf von Eigentum, das aufgrund von Gerichtsentscheidungen oder Handlungen von Stellen, denen das Recht eingeräumt wird, über die Zwangsvollstreckung von Eigentum zu entscheiden, beschlagnahmt wurde, beim Verkauf von beschlagnahmtem Eigentum , bewegliches, herrenloses, beschlagnahmtes und anderes Eigentum, das gemäß der Gesetzgebung der Russischen Föderation in Staatseigentum umgewandelt wurde“, genehmigt durch Beschluss des Ministeriums für wirtschaftliche Entwicklung Russlands vom 22. Juni 2009 Nr. 229:

Extraktion

aus der Verwaltungsordnung

30. Verfahren zur Genehmigung und Unterzeichnung des Dokumententwurfs

30.1. Der für die Erstellung des Dokuments verantwortliche Testamentsvollstrecker übergibt den erstellten Dokumententwurf in der Reihenfolge der Büroarbeit an den Abteilungsleiter.

30.2. Der Abteilungsleiter prüft den erstellten Dokumententwurf auf Übereinstimmung mit den gesetzlich festgelegten Anforderungen. Der maximale Zeitraum für den Abschluss dieser Aktion beträgt 1 Werktag.

30.3. Liegen Anmerkungen zum eingereichten Dokumententwurf vor, sendet der Abteilungsleiter diesen zur Überarbeitung in der Reihenfolge der Büroarbeit an den für die Erstellung des Dokuments Verantwortlichen zurück.

30.4. Wenn der Entwurf des Dokuments den Anforderungen entspricht, wird er vom Abteilungsleiter genehmigt und im Rahmen der Büroarbeit an den Abteilungsleiter weitergeleitet. Der maximale Zeitraum für den Abschluss dieser Aktion beträgt 1 Werktag.

30.5. Der Abteilungsleiter prüft den erstellten Dokumententwurf auf Übereinstimmung mit den Anforderungen. Der maximale Zeitraum für den Abschluss dieser Aktion beträgt 2 Werktage.

[…] 30.11. Wird der Dokumententwurf zurückgegeben, löscht die für die Erstellung des Dokuments verantwortliche Person die Kommentare. Der maximale Zeitraum für den Abschluss dieser Aktion beträgt 1 Werktag.

30.12. Nach Beseitigung der Kommentare übergibt die für die Erstellung des Dokuments verantwortliche Person in der Reihenfolge ihrer Büroarbeit den Entwurf des Dokuments an einen Beamten der Federal Property Management Agency, von dem das Dokument zur Überarbeitung zurückgesandt wurde.

Werden im Rahmen des Finalisierungsprozesses Änderungen grundlegender Art vorgenommen, unterliegt der Entwurf des Dokuments einer zwingenden erneuten Genehmigung.

Auf diese Weise:

• Die Verantwortung für den Inhalt des Entwurfsdokuments, die rechtzeitige und zuverlässige Einführung von Änderungen auf der Grundlage von während des Genehmigungsprozesses eingereichten Kommentaren und Vorschlägen unter Berücksichtigung der Kommentare von an der Genehmigung beteiligten Spezialisten in den Entwurfsdokument liegt beim Hauptinspektor und seinem unmittelbaren Vorgesetzten wer das erste Visum ausgestellt hat;
• Das Projekt mit Anmerkungen (sofern diese von den an der Genehmigung beteiligten Personen stammen) ist ab dem Genehmigungsstadium, in dem die Anmerkungen entstanden sind, an den Geschäftsführer zurückzusenden. Das heißt, wenn ein Dokumententwurf beispielsweise in vier Phasen die Genehmigung erfolgreich bestanden hat und in der fünften Phase Kommentare aufgetreten sind, wird er nicht in die sechste Phase übertragen, sondern an den CEO zurückgegeben, um entsprechende Änderungen vorzunehmen.
• Nachdem die Kommentare entfernt wurden, wird das Dokument vom Leitfaden auf die Genehmigungsebene zurückgeführt, auf der das Projekt mit Kommentaren zurückgegeben wurde.
• nach Änderungen grundlegender Art unterliegt der Entwurf des Dokuments von Anfang an einer erneuten Genehmigung;
• Die zur Unterzeichnung der endgültigen Fassung des Dokuments befugte Person muss über Kommentare im Entwurf des Dokuments informiert werden.
• Wenn der Dokumententwurf kein Visum für einen Spezialisten/eine Einheit enthält, gilt dieses Dokument als nicht genehmigt und kann daher nicht in die nächste Phase übertragen werden.

All dies kann in Form eines Algorithmus dargestellt werden.

6. Wie kann das Genehmigungsverfahren durchgeführt werden?

In der Praxis kommen üblicherweise folgende Methoden der internen Koordination zum Einsatz:

Die Genehmigung erfolgt über ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS) oder ein gleichwertiges System gemäß dem im EDMS festgelegten Algorithmus , - gleichzeitig durch alle an der Genehmigung beteiligten verantwortlichen Personen oder Abteilungen oder nacheinander.

Nachteile:

• Nicht alle Organisationen verfügen über ein EDMS.
• EDMS ist nicht kostenlos;
• Es gibt kein EDMS, das für jedes einzelne Unternehmen ideal geeignet wäre.

Vorteile:

• zeitnahe Überwachung des Genehmigungsfortschritts;
• Informationen werden elektronisch gespeichert, es besteht keine Notwendigkeit, Dokumente im Zusammenhang mit der Arbeit an diesem Dokumentprojekt wiederholt auszudrucken, weil Sie können jederzeit auf die Datenbank zugreifen und die Kommentare jedes Spezialisten lesen;
• Das EDMS zeichnet die Zeit auf, die ein bestimmtes Dokument in jeder Phase der Genehmigung benötigt, d. h. Der Vorstandsvorsitzende kann jederzeit erkennen, in welchem ​​Stadium die Fristen für die Prüfung eines Dokumententwurfs verletzt werden, und entsprechende Maßnahmen ergreifen;
• Das Dokument wird automatisch von Stufe zu Stufe übertragen.

Die Abstimmung erfolgt per E-Mail.

Nachteile:

• ein Nachteil, der sich aus dem Prinzip der Parallelgenehmigung ergibt: Es ist nahezu unmöglich, gleichzeitig eingegangene Kommentare mehrerer Spezialisten korrekt zu berücksichtigen, da sie sich oft gegenseitig ausschließen;
• Die Verfolgung des Genehmigungsprozesses erfolgt manuell und ist nur verfügbar, wenn die das Dokument genehmigenden Spezialisten nicht vergessen, die mit der Genehmigung verbundenen Dokumente an den CEO und/oder seinen Vorgesetzten weiterzuleiten;
• Sie sind nicht dagegen gefeit, dass ein anderer Spezialist den Entwurf des Dokuments korrigiert, ohne die vorgenommenen Korrekturen hervorzuheben und ohne ein Kommentarblatt beizufügen;
• Fehlen des ursprünglichen „lebenden“ Spezialistenvisums im Genehmigungsblatt und am Ende des Kommentarblatts;
• das Vorhandensein von Korrespondenz, die gespeichert und systematisiert werden muss, d.h. Es wird davon ausgegangen, dass Benutzer über ausreichend hohe Kenntnisse im Umgang mit dem E-Mail-Client verfügen (was in den meisten Fällen nicht der Fall ist).

Vorteile:

• Durch die parallele Arbeit mit dem Entwurfsdokument in allen Phasen der Genehmigung kann die Genehmigungszeit erheblich verkürzt werden.
• Vorhandensein einer Korrespondenzhistorie;
• Effizienz;
• Der Dokumententwurf und die Kommentare dazu werden in elektronischer Form zwischen den Genehmigungsstufen verschoben.

Die Koordination erfolgt durch Live-Sequenzbewegung des Dokuments , diese. Übertragen eines Papierentwurfsdokuments.

Nachteile:

• Arbeitsintensität;
• Erhöhung der Genehmigungsfristen.

Vorteile:

• Der Leitfaden nimmt nacheinander Korrekturen und Ergänzungen am Dokumententwurf vor, je nachdem, welche Kommentare von Spezialisten eingehen. Daher analysieren Spezialisten in den nächsten Phasen den Dokumententwurf mit den bereits vorgenommenen Änderungen;
• Es ist fast unmöglich, Korrekturen an einem Papierentwurf unbemerkt vorzunehmen, insbesondere wenn Sie den Entwurf des Dokuments Blatt für Blatt vom Geschäftsführer oder seinem unmittelbaren Vorgesetzten genehmigen lassen.
• Das Wichtigste: das Vorhandensein von „Live“-Visa auf dem Genehmigungsbogen und eine Unterschrift unter dem Kommentarbogen, denn wie die Volksweisheit sagt, ist es besser, übervorsichtig als untervorsichtig zu sein.

7. Wie erfolgt die externe Genehmigung eines Dokumententwurfs?

In den Anweisungen für die Büroarbeit im Apparat der Justizabteilung des Obersten Gerichtshofs der Russischen Föderation, genehmigt durch Beschluss Nr. 76 vom 15. Juni 2007 (in der Fassung vom 20. Januar 2015), heißt es:

Extraktion

aus den Anweisungen für die Büroarbeit im Apparat der Justizabteilung

am Obersten Gerichtshof der Russischen Föderation

3.3.18. Genehmigung des Entwurfsdokuments

[…] Die externe Genehmigung eines Dokuments wird mit einem Genehmigungsstempel versehen. Der Genehmigungsstempel befindet sich unter dem Detail „Unterschrift“ auf der Vorderseite im unteren linken Feld des Dokuments und enthält: das Wort „AGREED“; Name der Position der Person, mit der das Dokument genehmigt wird (einschließlich des Namens der Organisation), persönliche Unterschrift, Abschrift der Unterschrift und Datum der Genehmigung oder Name des Dokuments, das die Vereinbarung bestätigt, Datum und Nummer , Zum Beispiel:

VEREINBART

Stellvertretender Finanzminister

Russische Föderation

__________________ ____________________

(persönliche Unterschrift) (Initialen, Nachname)

VEREINBART

Vorstandsbeschluss

Justizabteilung

vom 27. März 2007 Nr. ___

Somit ist die externe Koordination:

• kann von einem bestimmten Beamten oder Dokument (Brief, Protokoll usw.) durchgeführt werden;
• erstellt in Form eines Genehmigungsstempels oder Genehmigungsbogens;
• ist praktisch nicht durch die internen Vorschriften der Organisation geregelt.

Die Rolle der Bürodienste

Die Rolle des Büromanagementdienstes während des Dokumentgenehmigungsverfahrens ist:

• zur Unterstützung und allgemeinen Kontrolle der Einhaltung des festgelegten Genehmigungsverfahrens und der Prüfungsfristen in jeder Phase;
• Koordinierung und Sicherstellung der Interaktion zwischen den am Genehmigungsverfahren beteiligten Fachkräften;
• rechtzeitige Information der Verfahrensbeteiligten und der Geschäftsleitung über den Stand des Genehmigungsverfahrens.

Darüber hinaus muss der Büromanagementdienst die Relevanz der Genehmigungssysteme und Dokumentenflusswege im Rahmen des Genehmigungsverfahrens ständig überwachen und prüfen sowie die Verzeichnisse der an der Genehmigung von Dokumenten beteiligten Abteilungen und Verantwortlichen auf dem neuesten Stand halten. Um diese Aufgaben effizient erfüllen zu können, müssen Mitarbeiter des Büromanagementdienstes über ein ausgezeichnetes Verständnis der Geschäftsprozesse, Schemata, Formulare und Verfahren für die Interaktion zwischen den Abteilungen der Organisation verfügen.

Organisatorische und administrative Dokumentation. Dokumentationsanforderungen. Methodische Empfehlungen zur Umsetzung von GOST R 6.30-2003, genehmigt von Rosarkhiv.

B3 - Arten der untergeordneten Verbindung

Kommentare des Lehrers

Mögliche Schwierigkeiten	Guter Rat
Es kann schwierig sein, die Art der Verbindung zwischen Wörtern in Phrasen zu bestimmen Substantiv + Substantiv, wobei das abhängige Wort die Frage was beantwortet? Zum Beispiel: kluge Tochter, Moskauer Stadt, Birkenblatt, Haus an der Straße.	Versuchen Sie, das Hauptwort zu ändern, indem Sie es im Plural oder im indirekten Fall verwenden, beispielsweise im Genitiv. Ändert sich das abhängige Substantiv, stimmt es also in Numerus und Kasus mit dem Hauptwort überein ( kluge Töchter, Stadt Moskau), dann ist die Art der Verbindung zwischen Wörtern in diesem Satz Übereinstimmung. Wenn sich das abhängige Substantiv nicht ändert, also in Numerus und Groß-/Kleinschreibung nicht mit dem Hauptwort übereinstimmt ( Birkenblatt, Häuser an der Straße), dann ist die Art der Verbindung in diesem Satz Kontrolle.
Manchmal sind Geschlecht, Numerus und Kasus von Substantiven, die mit Kontrolle verbunden sind, gleich, sodass es in solchen Fällen möglich ist, Kontrolle mit Zustimmung zu verwechseln, zum Beispiel: vom Direktor der Hochschule.	Um die Art der Verbindung zwischen Wörtern in einer bestimmten Phrase zu bestimmen, müssen Sie die Form des Hauptworts ändern. Wenn sich das abhängige Wort nach dem Hauptwort ändert, handelt es sich um eine Phrase mit Übereinstimmung: bei der schönen Künstlerin – bei der schönen Künstlerin. Wenn sich das abhängige Wort nicht ändert, handelt es sich um eine Kontrollphrase: vom Direktor der Hochschule - zum Direktor der Hochschule.
Einige aus Substantiven und anderen Wortarten gebildete Adverbien können mit den entsprechenden Wortarten verwechselt werden und bei der Bestimmung der Verbindungsart kann ein Fehler gemacht werden, zum Beispiel: in den Sommer gehen – den Sommer bewundern, hart kochen – in ein hartes Durcheinander geraten.	Um die Art der Verbindung in einer solchen Situation zu bestimmen, ist es notwendig, die Wortart, bei der es sich um das zweifelhafte Wort handelt, korrekt zu bestimmen. Wenn das zweifelhafte Wort zusammen mit der vorherigen Präposition oder mit einem Bindestrich geschrieben wird, handelt es sich um ein Adverb: hartgesotten, in die Ferne, entgegen, auf die alte Art. Wenn das Wort keine Präposition hat oder separat mit einer Präposition geschrieben wird, versuchen Sie, eine Fallfrage für das zweifelhafte Wort zu stellen: fahren Wie? im Sommer. Die Frage ist offensichtlich unangemessen, das heißt, es handelt sich um ein Adverb, die Art der Verbindung ist Adjazenz. Bewundern Wie? im Sommer. Die Frage ist angemessen, es handelt sich also um ein Substantiv, die Art der Kommunikation ist Management. Für den Fall, dass das abhängige Wort die Frage beantwortet Welche? und ist ein Adjektiv, die Art der Verbindung zwischen Wörtern ist Übereinstimmung: in Schwierigkeiten welcher? Cool.
Manchmal ist es schwierig festzustellen, welches Wort in einer Phrase das Hauptwort und welches das Nebenwort ist, zum Beispiel: ein bisschen traurig, ich esse gerne.	In Adjektiv- und Adverb-Phrasen ist das Hauptwort immer das Adjektiv und das abhängige Wort das Adverb, was bedeutet Zeichen Zeichen. In Phrasen in der Form Verb + Infinitiv ist das Hauptwort immer das Verb und das abhängige Wort der Infinitiv. Die Art der Verbindung zwischen Wörtern in beiden Phrasen ist Adjazenz, da das abhängige Wort unveränderlich ist.

Syntax. Das Konzept von Satz und Phrase

Syntax ist ein Abschnitt der Grammatik, der die Struktur und Bedeutung von Phrasen und Sätzen untersucht.

Ein Satz ist eine Grundeinheit der Syntax, die einen Gedanken ausdrückt und eine Nachricht, eine Frage oder einen Anreiz enthält. Der Satz verfügt über Intonation und semantische Vollständigkeit, d. h. er ist als eigenständige Aussage formuliert.

Draußen ist es kalt (Nachricht).

Wann fährt der Zug ab? (Frage).

Bitte schließe das Fenster! (Motivation).

Das Angebot hat grammatikalische Grundlage(Subjekt und Prädikat). Basierend auf der Anzahl der grammatischen Stämme werden Sätze in einfache (ein grammatischer Stamm) und komplexe (mehr als ein grammatischer Stamm) unterteilt.

Der Morgennebel über der Stadt hat sich noch nicht verzogen, obwohl er lichter geworden ist(einfacher Satz).

Es stellte sich heraus, dass der mit dem Goldzahn ein Kellner und kein Betrüger war(schwieriger Satz).

Einfache Sätze sind je nach Art der grammatikalischen Grundlage zweiteilig und einteilig.

Basierend auf der Vollständigkeit ihrer Umsetzung werden Vorschläge in vollständige und unvollständige Vorschläge unterteilt.

Je nach Zweck der Satzbildung gibt es solche Erzählung, motivierend und fragend.

Je nach Intonation gibt es Sätze Ausrufezeichen Und nicht ausrufend.

Nach Phrase Es werden zwei oder mehr Wörter genannt, die in ihrer Bedeutung und grammatikalisch (verwendet) vereint sind untergeordnete Verbindung).

Eine Phrase besteht aus einem Haupt- und einem Nebenwort. Vom Hauptwort aus können Sie dem abhängigen Wort eine Frage stellen.

Geh (wohin?) in die Wildnis.

Laden (was?) des Akkus.

Eine Phrase benennt wie ein Wort Gegenstände, Handlungen und ihre Zeichen, genauer gesagt, weil das abhängige Wort die Bedeutung der Hauptsache konkretisiert. Lass uns vergleichen:

Morgen - Sommermorgen;

Schlafen – lange schlafen.

Es gibt drei Arten von untergeordneten Verbindungen zwischen den Haupt- und Nebenwörtern in einer Phrase: Übereinstimmung, Kontrolle und Adjazenz.

Jedes Dokument beginnt mit einem Projekt und die Entwürfe der meisten Organisations- und Verwaltungsdokumente müssen mit interessierten Spezialisten abgestimmt werden. Eine besondere Rolle im Projektgenehmigungsverfahren kommt der Sekretärin bzw. dem stellvertretenden Geschäftsführer zu. Bevor Sie das Dokument zur Unterschrift einreichen, müssen Sie prüfen, ob Sie über alle erforderlichen Visa verfügen, wie korrekt die Genehmigungstermine erstellt sind und ob der Genehmigungsbogen Fehler enthält. Sie müssen außerdem prüfen, ob das Dokument korrekt formatiert ist. Wer in der Organisation sollte verschiedene Arten von Dokumenten genehmigen, wie erfolgt die Genehmigung und innerhalb welchem ​​Zeitrahmen erfolgt sie? Diese und weitere praktische Fragen beantworten wir in diesem Artikel.

Was ist die Genehmigung eines Dokumententwurfs?

Die Genehmigung eines Dokumententwurfs ist eine Bewertung des Projekts durch zuständige Beamte. Nach der Genehmigung wird der Text auf der Grundlage von Kommentaren, Klarstellungen und Ergänzungen von Spezialisten angepasst. Es gibt zwei Arten der Koordination: interne und externe. Die externe Genehmigung erfolgt außerhalb der Organisation, beispielsweise durch eine Aufsichtsbehörde. Mitarbeiter des Unternehmens beteiligen sich an der internen Abstimmung.

Wesentliche Organisations- und Verwaltungsdokumente unterliegen der internen Genehmigung: Vorschriften, Regeln, Weisungen, Anordnungen, Weisungen. Seltener durchlaufen Informations- und Referenzdokumente alle Genehmigungsstufen: Geschäftsbriefe, Berichte und Memos. Bei der externen Genehmigung handelt es sich um die Genehmigung eines Dokuments durch Dritte. Solche Dokumente können gemeinsame Briefe, Bestellungen, Vereinbarungen, Verträge sein.

Wie Dokumente in einer Organisation genehmigt werden

Zunächst erstellt die verantwortliche Führungskraft einen Dokumententwurf. Neben der Vorbereitung des Projekts bestimmt er die Zusammensetzung der Genehmigenden, berechnet den Zeitpunkt der Genehmigung und eliminiert die Kommentare der Gutachter. Die Struktureinheit – der Testamentsvollstrecker – ist für den Inhalt und die Gestaltung des Dokumententwurfs sowie dafür verantwortlich, dass das Dokument rechtzeitig zur Genehmigung weitergeleitet wird. Anschließend bewerten die Genehmigungsteilnehmer den Inhalt des Dokuments im Rahmen ihrer Kompetenz und bereiten Kommentare vor. Sie müssen die von der Organisation festgelegten Genehmigungsfristen einhalten.

Wer soll das Dokument genehmigen?

Der gemäß dem Beschluss des Managers erstellte Dokumententwurf muss von den Mitarbeitern der im Beschluss genannten Organisation vereinbart werden. Entwürfe offizieller Initiativendokumente werden zur Genehmigung an alle Abteilungen gesendet, die daran interessiert sind, sicherzustellen, dass die im Dokument getroffenen Entscheidungen umgesetzt werden. Der Dokumententwurf durchläuft vier Genehmigungsstufen. Das Dokument wurde genehmigt von:
1. Compiler (Autor).
2. Leiter der Struktureinheit, die für die Vorbereitung des Projekts verantwortlich ist.
3. Stellvertretender Leiter der Organisation, der die Aktivitäten der Struktureinheit koordiniert.
4. Leiter interessierter Struktureinheiten. Sie geben eine objektive Bewertung des Dokumententwurfs ab und stempeln das Dokument mit einem Visum ab. Die für die Genehmigung des Dokuments zuständigen Beamten verteilen sich wie folgt:
– Der Hauptbuchhalter ist für die finanzielle Seite verantwortlich.
– für die Einhaltung der Arbeitsgesetzgebung – Leiter der Personalabteilung;
- dafür, dass der Vertrag mit einer zuverlässigen Gegenpartei unterzeichnet wird – dem Leiter des Sicherheitsdienstes;
– für die rechtliche Reinheit der Transaktion – Leiter der Rechtsabteilung;
– für die Übereinstimmung des Dokuments mit den Kernaktivitäten des Unternehmens – technischer Direktor, Produktionsleiter.

Beachten Sie!

Jedes Unternehmen wählt seine eigene Liste von Personen aus, die Dokumente genehmigen

Abschließend wird der Entwurf des Dokuments mit der Büroleitung oder dem Sekretariat abgestimmt. Sie prüfen das Design des fertigen Dokumententwurfs, den Präsentationsstil, Rechtschreibfehler, Zeichensetzung und Visa der interessierten Struktureinheiten. Die Koordinierung ist abgeschlossen, wenn alle Visa eingesammelt sind. Nach Abschluss der Genehmigung wird das Dokument dem Manager zur Unterschrift vorgelegt.

Fügen Sie den Büroverwaltungsanweisungen eine Liste der Dokumente hinzu, die vereinbart werden, sowie eine Liste der Struktureinheiten, die am Genehmigungsprozess teilnehmen müssen (Tabellen 1 und 2 unten).

Tabelle 1. Strukturelle Abteilungen der Organisation, die bestimmte Arten von Dokumenten koordinieren müssen

	Liste der genehmigungspflichtigen Dokumente
Finanzabteilung	Aufträge, Weisungen, die Finanzthemen betreffen
Rechtsabteilung	Aufträge, Weisungen, die juristisches Fachwissen erfordern
Sicherheitsabteilung	Dokumente, die sich mit Fragen der Informationssicherheit und dem internen Regime der Organisation befassen
Informationsabteilung	Dokumente, deren Lösungen eine Umsetzung mittels Informationstechnologie erfordern
Büroservice	Befehle, Anweisungen

Tabelle 2. Arten von Dokumenten, die von den Strukturabteilungen der Organisation genehmigt werden müssen

Art des Dokuments	Die Struktureinheit ist ein obligatorischer Teilnehmer an der Genehmigung
Organisatorische und administrative Dokumente, die juristisches Fachwissen erfordern	Rechtsabteilung
Befehle, Anweisungen	Rechtsabteilung, Aktenverwaltungsdienst
Vereinbarung mit einem Dritten	Vertragsabteilung, Finanzabteilung
Dem Generaldirektor zur Unterschrift vorgelegter Brief	Büroservice

Welche Entscheidungen werden zum Entwurf des Dokuments getroffen?

Die genehmigende Person kann, nachdem sie sich mit dem Entwurf des Dokuments vertraut gemacht hat, eine von drei Entscheidungen treffen: „Einverstanden“, „Mit Kommentaren einverstanden“, „Nicht einverstanden“.

„Einverstanden“ ist für den Autor des Dokuments die wünschenswerteste Option; es bedeutet, dass die genehmigende Person dem Dokument vollständig zustimmt.

Beachten Sie!

„Mit Kommentaren einverstanden“ – ein Dokument erhält diese Bewertung, wenn die genehmigende Person mit dem Inhalt grundsätzlich einverstanden ist, jedoch Mängel feststellt, die sich nicht auf die Gesamtbedeutung des Dokuments auswirken: Die Nummerierung der Absätze ist falsch oder es liegen grammatikalische Fehler vor. Das Dokument wird dem Vorgesetzten kommentarlos zur Unterschrift vorgelegt.

„Nicht vereinbart“ – dieses Visum weist darauf hin, dass der Entwurf des Dokuments mit schwerwiegenden Fehlern erstellt wurde, unvollständig ist und seine Unterzeichnung zu unerwünschten Ergebnissen für die Organisation führen wird.

Wie erfolgt die Dokumentengenehmigung?

Gemäß der neuen GOST R 7.0.97-2016, die am 1. Juli 2018 in Kraft tritt, erfolgt die interne Genehmigung eines Dokuments durch ein Visum. Es enthält die Position des Unterzeichners, die Unterschrift, die Niederschrift der Unterschrift und das Datum der Genehmigung:

Bei Anmerkungen zum Dokument wird das Genehmigungsvisum wie folgt erteilt:

Die genehmigende Person macht auf einem gesonderten Blatt Anmerkungen, unterschreibt diese und fügt sie dem Dokument bei. Anschließend prüft die ausführende Struktureinheit die Kommentare. Wenn die Kommentare im Projekt vollständig berücksichtigt werden, besteht keine Notwendigkeit, das Dokument erneut zu bestätigen. Wenn sich nach Kommentaren die Bedeutung des Dokuments ändert, wird es den Teilnehmern des Verfahrens erneut zur Genehmigung zugesandt. Nach Abschluss der Genehmigung eines Dokuments, zu dem es Anmerkungen gab, muss der Auftragnehmer dies auf dem Genehmigungsblatt wiedergeben. Schreiben Sie zum Beispiel den Satz „Alle Kommentare wurden berücksichtigt“ oder „Alle Kommentare wurden berücksichtigt, außer ...“.

Bei einem Dokument, dessen Original in der Organisation verbleibt, werden Genehmigungsvisa auf der Rückseite des letzten Blattes des Originaldokuments oder auf dem letzten Blatt des Dokuments unter der Unterschrift angebracht. Für ein Dokument, dessen Original von der Organisation gesendet wird, werden Visa auf Kopien der zu den Akten gelegten Dokumente angebracht.

Es ist erlaubt, Visumdokumente auf einem separaten Genehmigungsblatt auszustellen (Muster unten). Dies ist typisch für Verwaltungsdokumente. Bei Bedarf können auf jedem Blatt des Dokuments Genehmigungsvisa ausgestellt werden.

Probe. Genehmigungsblatt für die Bestellung

Dokumente, die mit einer externen Organisation, Behörde oder Amtsperson abgestimmt sind, werden mit Genehmigung gekennzeichnet. Es besteht aus dem Wort „VEREINBART“, der Position der Person, die das Dokument genehmigt hat, einschließlich des Namens der Organisation, der persönlichen Unterschrift, der Abschrift der Unterschrift – Initialen, Nachname und Datum der Genehmigung. Der Genehmigungsstempel wird angebracht: auf dem ersten Blatt des Dokuments in der oberen linken Ecke auf Höhe des Genehmigungsstempels oder unter dem Namen des Dokuments näher am unteren Rand; auf dem letzten Blatt des Dokuments unter dem Text; auf dem Genehmigungsblatt, das integraler Bestandteil des Dokuments ist.

Die externe Genehmigung kann auch durch ein anderes Dokument erfolgen: ein Brief, ein Protokoll, eine Anordnung. In diesem Fall gibt der Stempel die Art des Dokuments, die Organisation – den Autor des Dokuments, sein Datum und seine Nummer an.

Wenn ein Dokument von einem Kollegium genehmigt wird, enthält der Genehmigungsstempel Informationen über die Stelle, die das Dokument genehmigt hat. In Klammern sind Datum und Nummer des Protokolls angegeben, in dem die Entscheidung über die Genehmigung festgehalten ist.

Bis wann muss man sich auf den Entwurf des Dokuments einigen?

Die Fristen für die Genehmigung von Dokumenten sind in den Büromanagementanweisungen der Organisation festgelegt. Der Genehmigungszeitraum hängt von der Art des Dokuments, seinem Inhalt und Umfang ab (Tabelle 3 unten). Der optimale Zeitraum für die Dokumentengenehmigung beträgt 1 bis 5 Werktage. Bei Dokumenten, zu denen es Kommentare gibt, dauert die Freigabe in der Regel länger.