Какие документы обязаны выдать работнику при увольнении. Какие справки нужно взять при увольнении с должности по совместительству. Какие документы выдают при увольнении сотрудника, работавшего по совместительству

При уходе наемных работников администрация выполняет строго регламентированную процедуру расторжения трудового договора и оформления соответствующих бумаг. После принятия решения об уходе, сотрудник пишет заявление об уходе, а работодатель готовит приказ. В обязанности работодателя входит не только выплата расчетной суммы и выдача трудовой, но и подготовка справок для различных государственных служб, необходимых гражданину по окончании действия текущего трудового договора.

Стандартная процедура требует от гражданина подачи запроса на выдачу справок, однако ряд документов включен в перечень обязательной документации, выдаваемой гражданам на руки при увольнении:

• копия приказа об увольнении;
• трудовая;
• сведения по отчислениям во внебюджетные фонды и о стаже работника.

Специалисты кадровой службы и бухгалтерии обязаны знать актуальную информацию, какие справки выдать сотруднику, во избежание дальнейших разбирательств и претензий со стороны уволившегося гражданина.

Основываясь на положениях ТК (ст. 62 и 84.1), граждане могут потребовать предоставления личных документов, не распространяясь о дальнейшем их предназначении. К такой информации относят копии различных кадровых приказов, личной выписки из дела, справки о доходах и отчислениях во внебюджетные фонды (для ФСС).

Таким образом, помимо трудовой, бывший сотрудник получает любые из личных бумаг, которые предусмотрены трудовым законодательством.

Документы со сведениями о трудовых доходах

Наиболее часто требуемой от организации справкой является документ, подтверждающий величину доходов гражданина и отчисленном подоходном налоге. Предусмотрено несколько видов таких справок, оформляемых согласно требований законодательства и целей предназначения:

1. 2-НДФЛ. Выдается бухгалтерией предприятия. Суммы приводятся помесячно за последний отработанный год. В графах отражены доходы и суммы отчисленного подоходного налога.
2. О доходах за последний год и 2 предшествующих года.
3. Справка о доходе за 3 месяца.

Независимо от причин увольнения, сотрудник также получает 2-НДФЛ, в которой отражаются данные о заработке человека в течение календарного года вплоть до момента увольнения. Для предоставления справки, согласно ст.230 НК РФ, работнику необходимо письменно запросить ее в тексте заявления на увольнение, однако многие работодатели, предвидя подобный запрос, выдают справки по умолчанию.

Справка по форме 182н содержит данные о заработке за более длительный период. Документ может потребоваться гражданам при последующем трудоустройстве. Если работник, оформившись на новое место, заболевает, потребуется произвести расчет оплаты по листку временной нетрудоспособности. Информация из справки 182н позволит правильно определить положенные выплаты, с учетом среднего заработка за последние годы. Аналогично используется документ при выходе сотрудницы в декретный отпуск. Бухгалтерия нового работодателя должна определить величину декретных, исходя из сведений о доходах за предшествующий двухлетний период.

Форма 182н содержит следующую информацию:

• о заработке за 2 года;
• перечисленных в адрес Соцстраха взносах;
• периоде отсутствия на рабочем месте по болезни, при выходе в декрет, иных ситуациях, когда работник получал неполную заработную плату.

Справка 182н была утверждена в 2013г., взамен формы 4н. В отличие от предыдущего варианта документа, в новой форме были добавлены столбцы для указания причин выдачи листка временной нетрудоспособности. Данная справка может потребоваться сотрудницам, уволившимся во время беременности и отпуска по родам, а также при нахождении в отпуске по уходу за малолетними детьми. Сведения о длительности периода, проведенного на больничном, определяется в днях.

Для постановки на учет в Службе занятости в 2019 году потребуется форма справки. Она содержит сведения о среднем значении зарплаты, использующимся при определении пособия по безработице.

Документы со сведениями для ПФР и ФСС

Работодатель также предоставляет информацию обо всех перечислениях во внебюджетные фонды, а также справку о стаже работнику. Положения, касающиеся выдачи подобных документов, приводятся в ФЗ №27 от 1996г. (п. 4 ст.11).

При увольнении сотрудник получает персонифицированные сведения с расчетом страховых взносов, согласно Приложению 1 Приказа № ММВ-7-11/551@, утвержденного ФНС в 2016г. Информация по взносам приводится за последний квартал, в течение которого работал увольняющийся.

При уходе сотрудника работодатель должен выдать форму СЗВ-М, с информацией исключительно о личных взносах.

Если причиной ухода с работы является достижение пенсионного возраста, сотруднику потребуется получить с последнего места работы копию отчета о стаже СПВ-2, оригинал которой передается в ПФР.

Отчет СЗВ-СТАЖ представляет собой ежегодно подаваемую в ПФР общую справку в которой отражаются суммы страховых взносов конкретной организации-страхователя и ее работников. Отчет о пенсионных начислениях подается всего один раз, с приложением описи ОДВ-1. При подаче отчета организацией с численностью более 25 сотрудников отчет направляют электронно, с применением электронной подписи (ЭЦП). Копию документа получает гражданин при расторжении трудового договора с работодателем.

Справки при увольнении, предусмотренные трудовым законодательством, выдаются обязательно, а в случае отказа или неисполнения запроса сотрудника, работодатель штрафуется и несет административную ответственность вплоть до 3-месячного запрета на деятельность.

Таким образом, сотрудник, помимо справок о доходах и налоговых отчислениях, получает документы, подтверждающие справки о начисленных и уплаченных страховых взносах, страховом стаже, взносы по накопительной части пенсии, дополнительных взносах.

Обязанности работодателя по оформлению увольнения

Срок, отводимый на подготовку и выдачу всех справок и документов при увольнении, составляет 3 дня после того, как трудовой договор был расторгнут.

Сведения, относимые к персонифицированному учету в ПФР, выдаются в последний день работы. Образцы заполнения всех видов справок имеются на специализированных сайтах.

Чтобы исключить неприятности со стороны надзорных государственных служб, администрация работодателя предоставляет обязательный список документации по уволившемуся сотруднику строго в соответствии с нормами трудового законодательства.

Документы выдают под роспись сотрудника, подтверждающую факт получения. Доказательством передачи документов могут выступать:

1. Получение расписки в получении.
2. Подпись на самом документе.
3. Подписи напротив записей в журналах регистрации документов.

Наиболее удобен вариант ведения журналов регистрации, в которых фиксируются все выданные сотрудникам документы и имеются подтверждающие подписи. Наличие регистрационных номеров на документах и дублирование информации в журналах исключает возможные недоразумения, свидетельствуя о выполнении работодателем всех своих обязательств перед сотрудником.

Кроме того, регистрация задним числом, при ведении журнала, становится невозможной, нумерация страниц журнала исключает возможность внесения несанкционированных изменений.

Узнайте, какие документы выдаются работнику при увольнении в обязательном порядке или по письменному заявлению. Общие и частные правила, советы экспертов, типовые бланки и готовые примеры оформления выписок вы найдете в статье.

В статье:

Скачайте полезный документ:

Когда выдать документы при увольнении сотрудников

Окончательный расчет производится в последний рабочий день. Точная дата определяется приказом о прекращении трудового договора, с которым увольняемого сотрудника следует ознакомить под подпись. Работодатель обязан выплатить зарплату со всеми причитающимися надбавками, компенсацию за неиспользованный отпуск (расскажем, как правильно ее рассчитать ), выходное пособие, если такая выплата предусматривается коллективным договором, отраслевым соглашением или иным нормативным документом. А еще - выдать дополнительные (по запросу работника) и обязательные документы при увольнении.

Совет от редакции журнала «Кадровое дело»

5 обязательных документов, которые нужно выдать при увольнении

Точный список документов при увольнении формируется с учетом обстоятельств. Некоторые документы, связанные с работой, выдаются только по письменному заявлению сотрудника, другие - выдаются в обязательном порядке.

В день увольнения работодатель обязан выдать работнику:

• трудовую книжку;
• расчетный листок (оформляет бухгалтерия);
• справку о сумме заработка и специальных периодах;
• выписки из форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и раздела 3 расчета по страховым взносам.

Трудовая книжка

Главный документ, собственность работника. Заполненную трудовую книжку выдайте на руки владельцу и попросите его расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41 постановления Правительства РФ №225 от 16.04.2003). Задержка трудовой книжки или ошибки при оформлении, например, неверно указанное основание увольнения, считается серьезным правонарушением и дает работнику право обратиться в суд с иском о возмещении дохода, не полученного за время задержки документа, или о признании записи недействительной.

Справка о сумме заработка

Рассказывает Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Прием в организацию в порядке перевода, по сути, отличается от увольнения по собственному и типового приема только тем, что при увольнении в порядке перевода работник получает дополнительную гарантию и ему нельзя отказать в приеме на работу в течение месяца с момента увольнения (ст. 64 ТК РФ). Вместе с тем, этот момент может быть решен оформлением трудового договора с новой организацией до...

Все акты, соглашения и прочие документы при увольнении сотрудника по собственному желанию, соглашению сторон или любой другой причине заверяются подписями сторон - работника и представителя работодателя. Если подпись сотрудника отсутствует, доказать, что он получил на руки все полагающиеся выплаты и документы, будет сложно.

Трудовая книжка, справка о сумме заработка, выписки из отчетов - все это нужно выдать сотруднику в последний день работы. Проследите, чтобы он расписался в учетных журналах и книге учета движения трудовых книжек. Если работник отказывается ставить подпись, составьте соответствующий акт, если и вовсе отсутствует на работе - отправьте письменное уведомление о необходимости получить документы или дать согласие на отправку по почте.

При увольнении работодатель обязан выдать работнику целый пакет документов. Составим точный перечень обязательных к выдаче документов и расскажем, кто их готовит и как их правильно выдать.

Семь обязательных документов

В таблице приведены документы, которые нужно выдавать каждому увольняемому работнику, со ссылкой на нормативный правовой акт, установивший это требование. Там же вы найдете информацию о правилах заполнения этих документов.

1. Трудовая книжка

Все кадровики знают, что в день увольнения нужно обязательно выдать работнику на руки его трудовую книжку с внесенными записями о приеме и увольнении. Если этого не сделать, придется возместить заработок, не полученный работником за все время задержки книжки.

Чтобы доказать, что книжка была выдана вовремя, дату выдачи фиксируют в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, нужно направить ему уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или написать согласие на отправку ее по почте. В этом случае работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.

2. Расчетный листок

Расчетный листок нужно выдавать каждому работнику при выплате заработной платы (ч. 1 ст. 136 ТК РФ) независимо от того, просил он об этом или нет. Обычно расчетный листок выдают в день выдачи зарплаты за вторую половину месяца, а при увольнении его нужно выдать при окончательном расчете.

Трудовой кодекс РФ обязывает закрепить на локальном уровне (в приказе или в локальном акте) и форму листка, и порядок его выдачи.

При проверках государственные инспекторы труда требуют подтвердить получение работниками расчетных листков. Если вы рассылаете их по электронной почте, можно просто показать соответствующие сообщения. А выдачу обычных бумажных расчетных листков подтвердить может только расписка работника в его получении.

Заведите отдельный журнал учета выдачи листков или просите работников расписываться в отрывной части листка.

Напомним, что невыдача расчетных листков является нарушением трудового законодательства и наказывается по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ): организациям грозит штраф до 50 тыс. руб., индивидуальным предпринимателям — до 5 тыс. руб.

3. Справка о сумме заработка за два года

Справку о сумме заработка за два календарных года, которые предшествовали году увольнения, также нужно вручать в день увольнения без каких-либо дополнительных заявлений от работника.

Форма и правила заполнения справки установлены Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в ред. от 09.01.2017).

Готовит справку обычно бухгалтер, а вот выдать ее может и кадровый работник вместе с остальными документами. Пункт 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ не содержит прямого требования о письменной фиксации факта выдачи справки. Но при проверках инспекторы смотрят, выполняет ли работодатель установленную обязанность, и могут оштрафовать его за отсутствие документов, подтверждающих выдачу работнику справки о заработной плате.

4. Форма СЗВ-М

Этот документ подтверждает страховой стаж. Нужно подготовить выписку из формы СЗВ-М только по одному увольняемому работнику.

Копировать весь отчет нельзя, иначе раскроете персональные данные других работников.

Форма приведена в Постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 01.02.2016 № 83п. Заполнить нужно все разделы, но в разделе 4 указать сведения по одному работнику. Готовит форму, как правило, бухгалтер. А вот выдать может любой специалист, главное — взять подтверждение, что работник получил документ при увольнении.

5. Форма СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ не заменяет форму СЗВ-М. Эти сведения подтверждают не только страховой стаж, но и сумму страховых взносов. Отчет новый, он сдается только с 2017 г.

Форма документа и порядок заполнения установлены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11.01.2017 № 3п. Форму СЗВ-СТАЖ выдавать нужно также под роспись.

Готовит этот документ тот, кто сдает отчеты в Пенсионный фонд РФ, чаще всего это бухгалтер. Выдать его работнику может и кадровик — в составе всего пакета.

6. Выписка из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам

Эти сведения раньше содержались в двух формах, но в 2017 г. были объединены ФНС России в едином отчете. Форма отражает доходы работника и взносы, перечисленные с его доходов, за последние три месяца отчетного периода, в котором уволился работник, то есть с начала квартала по день увольнения. Выписку готовит бухгалтер.

Имейте в виду, что эта выписка выдается также гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам.

7. Выписка из ДСВ-3 «Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»

Эта выписка выдается не всем работникам, а только тем, за кого работодатель перечисляет дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ (в ред. от 04.11.2014).

Как подтвердить, что работник получил документы

Указанные выше документы нужно выдавать обязательно под расписку, не дожидаясь запроса работника. Мы можем предложить вам три варианта, как зафиксировать, что работник получил все обязательные к выдаче формы и справки.

1. Взять с работника расписку, подтверждающую, что он получил все необходимые документы (пример 1).

2. Завести специальный журнал учета выдачи документов. Утвержденной формы такого журнала нет, вы можете разработать любую удобную для вас учетную форму (пример 2).

3. Оставлять в организации копии документов, на которых работники делают отметку о получении своего экземпляра. В этом случае будет возможность документально подтвердить, что документ был оформлен правильно и полно.

Если работник отказывается получить документы в день увольнения, зафиксируйте это в отдельном акте при свидетелях. Если работник не забрал документы сам, а дал разрешение отправить их по почте, сохраняйте все почтовые документы, подтверждающие факт отправки.

Независимо от того, кем работал на предприятии сотрудник, по какой причине, и когда он уволен, должна быть соблюдена процедура выдачи ему всех необходимых документов. Документирование увольнения работника также должно быть четко оформлено, в соответствии с действующим трудовым законодательством. Поэтому, важно знать правила оформления документации и бумаг при проведении процедуры увольнения, а также выдать уволенному все те документы, на которые он имеет право, в соответствии с нормативными актами. Они включают в себя трудовые книжки, приказы, пенсионные свидетельства, медицинские книжки, справки, и т.п.

Документы при увольнении работника

При расторжении трудового договора, есть определённый перечень документов, которые каждый работодатель обязан правильно оформить и передать увольняемому. Есть также и такие, что выдаются по первому требованию, но работодатель имеет право по своей инициативе их не выдавать, если требование об этих документах, к нему не поступало.

Почему законодатель так строго подходит к вопросу своевременной выдачи документов увольняемому? Дело в том, что именно они могут ему понадобиться для нового трудоустройства, или для постановки на учет биржи труда. Поэтому, статья 84.1 Трудового кодекса обязывает выдать работнику в последний день его работы трудовую книжку (при наличии и санитарную, медицинскую книжку), вместе с расчетом, поскольку именно данные документы могут ему понадобиться для новой работы.

В то же самое время, работник не лишен права запросить у предприятия все надлежащим образом заверенные копии документов, связанных с его работой. И выдать запрашиваемые документы, работодатель должен в течение трех рабочих дней. Например, копии всех приказов, относительно данного сотрудника (о его приеме, перемещении, увольнении), выписки и справки, связанные с заработной платой, справку об уплаченных страховых взносах на данного сотрудника, пенсионные справки и т.п.

Если работник на данном предприятии начал свою трудовую деятельность, то работодатель должен оформить на него пенсионное свидетельство. Далее, при последующем трудоустройстве, работник сам должен предоставлять на предприятие указанное страховое свидетельство. То есть, первый работодатель данного сотрудника должен его оформить, но храниться впоследствии данный документ должен у самого сотрудника. Законом установлен срок для подачи документов на оформление свидетельства (заполненная собственноручно сотрудником анкета) – две недели с того момента, как с молодым специалистом был заключен трудовой договор.

Сама процедура выдачи свидетельства также может занять около трех недель. Таким образом, на все оформления приходится в среднем от месяца до двух. Поэтому, часты случаи, когда молодой специалист увольняется с предприятия, еще не получив указанного свидетельства. Но работодатель в любом случае, даже после его увольнения, должен ему выдать данный документ после его готовности. Делается это, путем направления извещения бывшему сотруднику о необходимости явиться лично за свидетельством.

Какие документы нужно оформить при увольнении работника

При оформлении документации перед расторжением трудового договора, важно учитывать его причину. Например, при прекращении трудовых отношений с работником по его желанию, перечень документов заметно меньше, чем, скажем, при ликвидации предприятия, или при увольнении по статье. Основным отличием служит документация, по которой увольняется сотрудник. Если это увольнение за прогул, то перед приказом об увольнении нерадивого служащего, работодателю нужно грамотно составить все возможные акты, собрать объяснительные от сотрудника. А при увольнении по соглашению сторон, должно быть письменно оформленное соглашение на увольнение сотрудника именно по такой формулировке.

Вот и получается, что вроде бы как документ, который является прямым основанием для увольнения один – и это приказ, но в самом приказе, должны быть разные формулировки, в зависимости от причины прекращения трудовых отношений. Помимо приказа, должна быть в наличии вся предшествующая увольнению документация, которая послужила прямым поводом для расторжения трудового договора с сотрудником.

Рассмотрим случай с ликвидацией предприятия

Так, для увольнения кого-либо по причине прекращения деятельности организации, нужно сперва принять решение собственников о такой ликвидации, либо же, должно быть мотивированное определение суда о начале процедуры банкротства (если предприятие, в котором работает увольняемый, находится именно в такой ситуации банкротства). Кроме этого, основанием для прекращения деятельности предприятия и, соответственно, для увольнения работников может быть отказ госоргана в продлении предприятию лицензии, по которой оно осуществляет свою деятельность, или выписка из Единого реестра о не продлении срока регистрации.

На основании указанных выше документов, увольняемый должен быть заблаговременно уведомлен о грядущем расторжении трудового договора по причине ликвидации предприятия. Причем данное уведомление также в обязательном порядке должно быть подписано сотрудником до его увольнения. Это основной пакет документов, которые должны быть оформлены при увольнении сотрудника. Работник же, имеет право требовать заверенные копии указанных документов, или же, иметь возможность с ними ознакомиться. Оформление документации, которое предшествует увольнению очень важно, ведь при обращении уволенного в суд, и при отсутствии уважительных причин (а значит, и документации, которая подтверждает эти причины), он может потребовать компенсацию, восстановление в прежней должности.

Какие документы выдаются работнику при увольнении в 2018 году

Трудовое законодательство, относительно оформления и выдачи документов в 2018 году не претерпело существенных изменений. Кадровым службам предприятия все так же нужно руководствоваться предписаниями Трудового кодекса, и других нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок и инструкции по их оформлению и выдаче. Основные документы, которые должны быть при этом выданы:

1. трудовая книжка, оформленная надлежащим образом;
2. медицинская книжка (должна оставаться у работника при увольнении, даже если была оформлена за счет работодателя);
3. документ об образовании (если с сотрудником был заключен ученический договор именно на этом предприятии);
4. справка о заработке;
5. копия приказа (по запросу).

Оформлять прекращение трудовых отношений также нужно в соответствии с установленной законодательством процедурой документирования. Обязательно нужно оформлять личную карточку работника, а также вести журналы учетов.

Отдельно у многих работодателей стоит вопрос о том, нужно ли выдавать сотруднику справку о его доходах при увольнении. Статья 230 Налогового кодекса регламентирует такое обязательство работодателя как налогового агента, лишь при подаче сотрудником заявления. То есть, если работник подал письменно запрос на данный документ, его выдавать нужно, при отсутствии такого запроса работодатель не обязан его выдавать.

Какие справки выдаются работнику при увольнении

Если ситуация с выдачей трудовой книжки и медицинской книжки более менее ясна и каждый работодатель выполняет данное требование закона, не удерживая у себя положенные документы, то со справками возникает множество нарушений. И вот почему. Статья 62 ТК РФ не устанавливает сроки, когда работник может обратиться на предприятие за заверенными копиями документов и за справками, связанными с его работой и заработной платой. А вот для работодателя срок ответа и выдачи справок установлен – три рабочих дня. Не выдать вовремя такую справку, сродни нарушению законодательства, и такое нарушение может повлечь за собой дисциплинарные санкции.

Статья 84.1 ТК предусматривает также право сотрудника обратится в любой момент, до увольнения, или после такового, для получения желаемой справки, которая, кстати, должна быть соответственным образом заверена печатью предприятия и подписью ответственного лица. Более того, на предприятии должен вестись журнал учета их выдачи.

Рассмотрим, какие справки могут понадобиться, из тех которые должен работодатель выдать:

1. справка о начисленном заработке и уплаченных налогах;
2. справка об уплаченных страховых взносах и о заработке сотрудника за последние два года;
3. справка о периоде временной нетрудоспособности;
4. справка о доходах для службы занятости.
5. документы персонифицированного учета (сведения, подаваемые в соответствии с утвержденной формой ПФР).

Кроме того, что эти справки и данные должны быть обязательно выданы работнику по его запросу, законодатель еще и предусмотрел административную ответственность за отказ выдать их. Это наложение штрафа в сумме от 50 000 рублей.

Документы для увольнения сотрудника

Поскольку, как показывает практика, и суды, и законодатель, в большинстве случаев, на стороне работника, как более незащищенной стороны трудовых отношений, при увольнении нужно подготовить все документы правильно, а также вести учет всех их в личном деле сотрудника. Выше мы рассмотрели случай с ликвидацией предприятия. Но существует еще несколько важных нюансов формулировок при расторжении трудового договора, и, соответственно, отталкиваясь от этого, нужно оформить кадровую документацию, еще до момента выдачи приказа об увольнении.

При сокращении

Если работника сокращают, нужно его уведомить об этом не менее, чем за два месяца, как и установлено нормами ТК. При этом неважно, на рабочем месте сотрудник, либо же он в отпуске, либо в командировке (а в данном случае нужно с командировки отозвать, после чего вручить уведомление о том, что он попадает под сокращение). До того, как направить всем сокращаемым работникам уведомления, нужно, чтобы на предприятии был издан приказ о сокращении штата. Также необходимо предусмотрительно проверить, не попадают ли сотрудники, которых собрались сократить, в список тех, которые, по Трудовом кодексу, имеют право на оставление на работе, в случае грядущего сокращения.

По статье

При нарушении сотрудником трудовой дисциплины, либо, если он не отвечает установленным квалификационным требованиям для занимаемой им должности, документы на увольнение все равно подготавливаются, после чего, те из них, которые принадлежат сотруднику, выдаются ему на руки в день увольнения.

В случае отсутствия у работника необходимых знаний и навыков, а также при увольнении за дисциплинарный проступок, с ним должны быть проведены все положенные расчеты, выдана трудовая книжка. И тем более, сотрудник не лишен права требовать у работодателя заверенные копии всех его трудовых документов, включая и те, по которым он подвергался дисциплинарному взысканию, или же копии результатов аттестации, на основании которых он был уволен как профнепригодный.

Указанная доступность информации для работника имеет смысл, ведь каждый документ, оформленный на него, он имеет право обжаловать. И не только в суде, но и в службе труда.

Итак, при увольнении, работодатель передает работнику следующие документы

1. Трудовая книжка;
2. Медицинская книжка (если таковая есть);
3. Заверенные копии трудовых документов;
4. Справки по запросу сотрудника;
5. Сведения персонифицированного характера.

Перечень документов, которые работодатель обязан выдать сотрудникам при увольнении, одинаков для всех сотрудников независимо от основания увольнения.

Трудовая книжка

В день прекращения трудовых отношений с работодателем работник обязательно должен получить на руки свою трудовую книжку. В ней должна содержаться запись о приеме сотрудника на работу на определенную должность, записи о перемещениях в компании на разных должностях, если они имели место.

В конце — запись об увольнении с обязательным указанием статьи Трудового кодекса, являющейся основанием причины увольнения.

Все записи в трудовой книжке заверяются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью компании.

Сам сотрудник также ставит свою подпись в трудовой книжке. О получении трудовой книжки работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Если сотрудник не может забрать трудовую книжку в день увольнения, то работодатель должен направить ему уведомление о необходимости забрать трудовую книжку или по согласованию с работником отправить ее по почте.

Справка по форме 2-НДФЛ

Для получения справки по форме 2-НДФЛ сотрудник должен написать заявление.

Число обращений за справкой 2-НДФЛ к работодателю не ограничено. В случае ее утраты бывший сотрудник может повторно обратиться к бывшему работодателю. Отказ работодателя в выдаче справки неправомерен. За отказ в выдаче справки по форме 2-НДФЛ работодатель может быть привлечен к ответственности.

Справка о среднем заработке за последние три месяца

Справка о среднем заработке за последние три месяца нужна работнику для регистрации на бирже труда. Ее следует выдать в течение трех рабочих дней с момента получения письменного заявления.

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению

Справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению, увольняющийся сотрудник предъявит своему будущему работодателю. Она нужна для того, чтобы новый работодатель мог рассчитать работнику пособие по временной нетрудоспособности и другие виды социальных пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС.

Если по каким-то причинам сотруднику не выдали такой документ в день увольнения, то он может написать заявление на адрес работодателя с просьбой о выдаче справки. Работодателю отводится три дня для оформления такого. При невозможности получить справку в день увольнения работодатель, как и в случае вручения трудовой книжки, должен направить сотруднику запрос о его личной явке или же об отправке справки по почте.

Сведения персонифицированного учета

С 2017 года сведений персонифицированного учета, которые работодатель должен выдавать работникам при увольнении, стало больше.

Выписка из отчетности по страховым взносам

Это раздел 3 расчета по страховым взносам, заполненный в отношении увольняющегося сотрудника. При заполнении нужно указать код периода, в котором увольняется сотрудник.

В случае увольнения работника в 2017 году ему нужно выдать и сведения по форме РСВ-1 за все предыдущие периоды. То есть в момент увольнения в 2017 году работник получит на руки выписки из РВС-1 за 2016 и более ранние годы.

Выписка из формы СЗВ-СТАЖ

По общему правилу отчет в ПФР по новой форме СЗВ-СТАЖ все работодатели впервые сдают за 2017 год в 2018 году (не позднее 1 марта). Однако в случае выхода сотрудника на пенсию в 2017 году по старости, СЗВ-СТАЖ надо сдать в ПФР досрочно, не позднее трех дней со дня обращения сотрудника за назначением пенсии. Это касается как работников по трудовым договорам, так и по гражданско-правовым договорам.

Сведения по форме СЗВ-СТАЖ (выписку по конкретному работнику) работодатель обязан выдать на руки сотруднику, который увольняется без выхода не пенсию. Отчет предоставляют в день увольнения работника. Или в день расторжения гражданско-правового договора. Сдавать досрочный отчет в ПФР в таком случае не нужно.

Датируйте СЗВ-СТАЖ последним днем работы сотрудника. Тип отчета — «Назначение пенсии».

Сведения о страховом стаже по форме СЗВ-М

С 2017 года организация или ИП (страхователь) обязаны выдавать застрахованным лицам по их требованию копии сданных за них СЗВ-М в срок, не позднее не позднее пяти календарных дней со дня обращения. Чтобы обезопасить себя от претензий в несоблюдении сроков, стоит попросить работника написать письменное заявление в произвольной форме.

Количество отчетов по форме СЗВ-М на одного работника должно равняться количеству месяцев, которые работник проработал в организации или у индивидуального предпринимателя.

Каждому делается персонально отдельный лист только со сведениями о нем по форме СЗВ-М. То есть в таблице формы за отчетный месяц под порядковым № 1 будет заполнена только одна строка — на работника, которому форма выдается.

Медицинская книжка

Отдельные категории сотрудников обязаны иметь медицинские книжки, в которых отмечаются сведения о прохождении обязательных медицинских осмотров. Пока человек трудится в компании, его медкнижка хранится в отделе кадров. При увольнении работодатель должен выдать ее сотруднику, так как она является собственностью гражданина.

Другие документы

Статьей 62 Трудового кодекса установлена обязанность работодателя выдавать по требованию работника копии документов, имеющих отношение к трудовой деятельности работника. Это, например (перечень не закрытый):

• копии приказов о переводах на другую работу;
• справки о заработной плате;
• справки о периоде работы у данного работодателя;
• акты о несчастном случае на производстве и любые иные документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника и затрагивающие его права.

Если поступил запрос на локальный нормативный акт, например, штатное расписание, можно сделать заверенную выписку, касающуюся только заявителя.

Копии приказов о приеме на работу и об увольнении работодатель обязан выдать на основании статей 69 и 84.1 Трудового кодекса соответственно.

А статья 89 Трудового кодекса дает сотруднику право запросить копии любой записи, содержащей его персональные данные в рамках Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».