Дэйв Креншоу - Миф о многозадачности. К чему приводит стремление успеть все
Эта простая, но содержательная книга ярко демонстрирует, почему многозадачность является мифом, из-за которого мы тратим время впустую и теряем немало денег.
Автор не только убедительно доказывает, что многозадачность существенно снижает эффективность работы и портит отношения с коллегами и близкими людьми, но и предлагает действенные практические советы тем, кто хочет научиться сосредотачивать свое внимание на текущей задаче или на собеседнике, освоив методику переключения между задачами.
Характеристики книги
Дата написания: 2010
Название: Миф о многозадачности. К чему приводит стремление успеть все
Объем: 80 стр., 18 иллюстраций
ISBN: 978-5-699-39745-7
Переводчик: В. Нашута
Правообладатель: Эксмо
Глава 1 книги «Миф о многозадачности»
Фил взглянул на электронные часы в своем седане. На них было 8:54 утра. Он удовлетворенно кивнул, довольный тем, что приехал на несколько минут раньше назначенного времени. Когда-то давно Фил понял, что поскольку он собирается учить эффективности и управлению временем других, то и сам должен жить по этим принципам.
Прихватив с пассажирского сиденья портфель, Фил открыл дверцу машины и выбрался наружу. Выпрямившись, он обернулся и посмотрел на вывеску на широком фасаде здании, гордо заявляющую: «GreenGarb : одежда, созданная матерью-природой».
Прежде чем приступить к работе, Фил навел справки о своем новом клиенте, нуждающемся в коучинге. Хелен Уитман была влиятельным руководителем крупной розничной сети одежды уже около десяти лет. Пару лет назад Хелен почувствовала, что в ближайшем будущем будут более популярными экологически чистые товары и решила серьезно заняться этим направлением. За последний год GreenGarb могла похвастаться продажами, превышающими 20 миллионов долларов, и явно продвигалась к еще большим достижениям.
И вдруг Хелен столкнулась с непредвиденными трудностями. Поняв, что сама собой ситуация не разрешится, Уитман связалась со своими самыми близкими друзьями и попросила посоветовать ей кого-нибудь, кто мог бы ей помочь.
Фил долго и тщательно обдумывал свой первый разговор с Хелен. Ситуация, в которую попала женщина-руководитель, была для него более чем знакома: хотя размеры компаний и сферы деятельности клиентов Фила существенно различались, их истории во многом повторяли друг друга. Его клиенты находились в постоянном состоянии стресса, слишком много работали и слишком мало успевали. С каждым днем они все больше увязали в нерешенных рабочих проблемах и все меньше времени оставляли на общение с семьей и свои личные интересы.
Запутавшись, владельцы предприятий приходили к Филу за помощью. Им не требовалось невозможное - они просто искали кого-то, кто понимал бы, как одиноко на вершине бизнеса. Кто мог бы помочь им изменить жизнь так, чтобы свободного времени стало больше, а стрессовых ситуаций - меньше.
Когда Фил проходил через центральный вход здания, за стойкой его поприветствовала очень серьезная на вид девушка.
Я здесь, чтобы встретиться с Хелен.
Девушка подняла глаза.
Вам назначено?
Да. Да, конечно.
Минуточку.
Она нажала кнопку интеркома и произнесла:
Миссис Уитман? К вам пришел джентльмен, который говорит, что у него назначена с вами встреча.
Выслушав ответ, она дежурно улыбнулась Филу:
Пожалуйста, следуйте за мной.
Следуя за секретарем по коридору, Фил внимательно изучал рабочие места менеджеров компании. Со всех сторон на него наваливался контролируемый хаос. Всего несколько столов выглядели более-менее аккуратными, большинство же были завалены кипами бумаг, периодически падавшими на пол. Люди разве что не бегали из кабинета в кабинет, говорили отрывисто, на повышенных тонах.
Фил уже встречался с таким раньше. Мельком проследив за менеджерами компании, он почувствовал себя уверенно. Фил уже знал, что ожидало его в кабинете Хелен. Он даже примерно представлял, что Хелен ему скажет. Подтверждалась старая поговорка: компания - это отражение ее владельца.
Хозяйка
Ситуация в кабинете генерального директора был накалена до предела. Незнакомая женщина в очках обожгла Фила взглядом, всем своим видом говоря: «Если вы хотите увидеть Хелен, встаньте в очередь». Фил улыбнулся. Хелен заметила его и пригласила войти, кивком указав на свободное кресло.
Пожалуйста, проходите и садитесь. Мы уже заканчиваем.
Фил с интересом прислушивался к происходящему. За небольшим столом для совещаний, помимо Хелен, сидели еще двое мужчин, которые, как он догадался, были менеджерами компании.
Женщина в очках стояла сбоку, с нетерпением наблюдая за процессом. Фил понял, что она не участвует в разговоре и лишь ждет удобного момента, чтобы привлечь внимание Хелен. Он с любопытством стал наблюдать за нею. Женщина была на взводе и слегка покусывала нижнюю губу, стараясь держать себя в руках.
Наконец менеджеры встали из-за стола.
Хелен повернулась к женщине, выражая некоторое нетерпение.
Да, Салли, что вы хотели?
Салли начала говорить, а Хелен повернулась к Филу и вставила:
Извините, это займет всего минуту.
Салли громко вздохнула.
Не нужно извиняться, - ответил Фил. Он ощущал разлитое в комнате напряжение и делал все возможное, чтобы его сгладить.
Хелен вновь повернулась к Салли и повелительно бросила:
Продолжайте.
Я хотела, чтобы мы обсудили это прежде, чем вы пойдете на встречу. У меня есть поставщик из Канзаса, который любит все «пережевывать». Он хочет знать, согласны ли вы изменить цвет с хаки на светло-коричневый.
Теперь Хелен прикусила губу. Она явно пыталась справиться с эмоциями.
Салли, я говорила с ним вчера и сказала ему все, что нужно.
Так каков ваш ответ?
Скажите ему еще раз, что светло-коричневый меня устроит. Опоздание же нашей доставки - нет!
Понятно. Гм… - Салли неподвижно стояла перед Хелен. Фил был готов поклясться, что она рылась в памяти, пытаясь вспомнить, что еще хотела сказать.
На лице Салли вспыхнуло внезапное озарение.
А вы смотрели образцы, которые я послала вам вчера?
Хелен вздохнула.
Нет, Салли. Не смотрела. Я просто зашилась. Я посмотрю их попозже сегодня.
Салли пожала плечами.
Отлично. - Она развернулась и порывисто вышла.
Салли? - крикнула вдогонку Хелен.
Что? - спросила Салли, возвращаясь. Она явно ожидала чего-то очень важного.
Пожалуйста, закройте за собой дверь.
Ложь
Хелен начала разговор без предисловий, сразу перейдя к волнующей ее проблеме.
Фил, мне просто не хватает времени, чтобы сделать все, что нужно! Люди наперебой требуют моего внимания. Я не успеваю проверять свою электронную почту. Ящик моей голосовой почты переполнен. Я все время думаю о том, что мне еще необходимо сделать! - Она умолкла и покачала головой. - Думаю, вы здесь именно поэтому, не так ли?
Да, - сказал Фил сочувственно и обвел взглядом комнату. - И я сразу хочу уточнить некоторые моменты нашей телефонной договоренности на прошлой неделе. Скажите: нашли ли вы возможность сообщить всем, что сегодня у нас важная встреча? Нас не будут прерывать?
Думаю, да, - вздохнула Хелен. - Я всем сказала, чтобы меня не беспокоили. Однако есть один звонок, на который я обязательно должна буду ответить.
Фил улыбнулся.
Хорошо, тогда приступим. - Он наклонился в своем кресле вперед и посмотрел ей прямо в глаза. - Скажите мне, Хелен: когда я произношу слово «многозадачность», что первое приходит вам на ум?
На лице Хелен появилась широкая самодовольная улыбка.
Что вы имеете в виду? - уточнил Фил.
Я - непревзойденный мастер работы с большим количеством задач. Я - Королева Многозадачности. Предполагается, что все мои сотрудники должны уметь решать много задач одновременно. Поэтому многозадачность - это обязательное условие, которое мы включаем в объявление о новых вакансиях.
Фил ухмыльнулся и откинулся на спинку кресла.
Тогда вас, возможно, шокирует то, чему я собираюсь вас научить. - Он сделал паузу. - Вам нравится Марк Твен?
Хелен казалась озадаченной.
Конечно, мне нравится Марк Твен. Я читала «Приключения Гекльберри Финна», когда училась в старших классах. Но какое отношение этот писатель имеет к многозадачности?
Фил неопределенно повел головой из стороны в сторону.
Марку Твену приписывали весьма известную фразу, возможно, вы даже слышали ее: «Существует три вида лжи: ложь, наглая ложь и статистика».
Хелен хихикнула и согласилась:
Я слышала это раньше.
Позвольте теперь мне предложить вам другую версию этой фразы, более подходящую для XXI века. Вот она: «Существует три вида лжи: ложь, наглая ложь и многозадачность», - Фил замолчал в ожидании реакции.
Хелен моргнула.
Такого я еще не слышала. Но почему многозадачность - это ложь?
Это не просто ложь, - усмехнулся Фил. - Многозадачность хуже лжи. Даже хуже наглой лжи.
Почему вы так говорите?
Это ложь, несмотря на то что едва ли не все в нашем быстроразвивающемся мире поверили в миф об эффективности многозадачности. Мы безоговорочно приняли ее как образ жизни. Люди гордятся навыками многозадачности, но на самом деле многозадачность не эффективна и вовсе не реальна.
Хелен слегка нахмурилась.
Мне кажется, я не совсем понимаю. Я постоянно делаю более одной вещи за раз. Я с толком использую каждую свободную минуту, которая мне выпадает. Я делаю гораздо больше, чем большинство моих знакомых! - Женщина стукнула кулаком по столу и бросила на Фила вызывающий взгляд.
Фил кивнул.
Я не сомневаюсь, что вы тяжело работаете. Возможно, вы даже работаете усерднее всех своих знакомых. Но получаете ли вы при этом те результаты, которые хотите?
Хелен вздохнула.
Очевидно, нет. Иначе я не нанимала бы вас. Но я рассчитывала, что вы собираетесь помочь мне стать более рациональной и эффективной. Я не знала, что вы будете говорить со мной о многозадачности.
Ваша недостаточная эффективность как раз и вызвана вашей привычкой делать сразу много дел.
Миф о многозадачности — Дэйв Креншоу (скачать)
(ознакомительный фрагмент книги)
Посвящается Карлосу, который всегда учил меня «спешить медленно»
Компания
Фил взглянул на электронные часы в своем седане. На них было 8:54 утра. Он удовлетворенно кивнул, довольный тем, что приехал на несколько минут раньше назначенного времени. Когда-то давно Фил понял, что поскольку он собирается учить эффективности и управлению временем других, то и сам должен жить по этим принципам.
Прихватив с пассажирского сиденья портфель, Фил открыл дверцу машины и выбрался наружу. Выпрямившись, он обернулся и посмотрел на вывеску на широком фасаде здании, гордо заявляющую: «GreenGarb : одежда, созданная матерью-природой».
Прежде чем приступить к работе, Фил навел справки о своем новом клиенте, нуждающемся в коучинге. Хелен Уитман была влиятельным руководителем крупной розничной сети одежды уже около десяти лет. Пару лет назад Хелен почувствовала, что в ближайшем будущем будут более популярными экологически чистые товары и решила серьезно заняться этим направлением. За последний год GreenGarb могла похвастаться продажами, превышающими 20 миллионов долларов, и явно продвигалась к еще большим достижениям.
И вдруг Хелен столкнулась с непредвиденными трудностями. Поняв, что сама собой ситуация не разрешится, Уитман связалась со своими самыми близкими друзьями и попросила посоветовать ей кого-нибудь, кто мог бы ей помочь.
Фил долго и тщательно обдумывал свой первый разговор с Хелен. Ситуация, в которую попала женщина-руководитель, была для него более чем знакома: хотя размеры компаний и сферы деятельности клиентов Фила существенно различались, их истории во многом повторяли друг друга. Его клиенты находились в постоянном состоянии стресса, слишком много работали и слишком мало успевали. С каждым днем они все больше увязали в нерешенных рабочих проблемах и все меньше времени оставляли на общение с семьей и свои личные интересы.
Запутавшись, владельцы предприятий приходили к Филу за помощью. Им не требовалось невозможное – они просто искали кого-то, кто понимал бы, как одиноко на вершине бизнеса. Кто мог бы помочь им изменить жизнь так, чтобы свободного времени стало больше, а стрессовых ситуаций – меньше.
Когда Фил проходил через центральный вход здания, за стойкой его поприветствовала очень серьезная на вид девушка.
– Я здесь, чтобы встретиться с Хелен.
Девушка подняла глаза.
– Вам назначено?
– Да. Да, конечно.
– Минуточку.
Она нажала кнопку интеркома и произнесла:
– Миссис Уитман? К вам пришел джентльмен, который говорит, что у него назначена с вами встреча.
Выслушав ответ, она дежурно улыбнулась Филу:
– Пожалуйста, следуйте за мной.
Следуя за секретарем по коридору, Фил внимательно изучал рабочие места менеджеров компании. Со всех сторон на него наваливался контролируемый хаос. Всего несколько столов выглядели более-менее аккуратными, большинство же были завалены кипами бумаг, периодически падавшими на пол. Люди разве что не бегали из кабинета в кабинет, говорили отрывисто, на повышенных тонах.
Фил уже встречался с таким раньше. Мельком проследив за менеджерами компании, он почувствовал себя уверенно. Фил уже знал, что ожидало его в кабинете Хелен. Он даже примерно представлял, что Хелен ему скажет. Подтверждалась старая поговорка: компания – это отражение ее владельца.
Хозяйка
Ситуация в кабинете генерального директора был накалена до предела. Незнакомая женщина в очках обожгла Фила взглядом, всем своим видом говоря: «Если вы хотите увидеть Хелен, встаньте в очередь». Фил улыбнулся. Хелен заметила его и пригласила войти, кивком указав на свободное кресло.
– Пожалуйста, проходите и садитесь. Мы уже заканчиваем.
Фил с интересом прислушивался к происходящему. За небольшим столом для совещаний, помимо Хелен, сидели еще двое мужчин, которые, как он догадался, были менеджерами компании.
Женщина в очках стояла сбоку, с нетерпением наблюдая за процессом. Фил понял, что она не участвует в разговоре и лишь ждет удобного момента, чтобы привлечь внимание Хелен. Он с любопытством стал наблюдать за нею. Женщина была на взводе и слегка покусывала нижнюю губу, стараясь держать себя в руках.
Наконец менеджеры встали из-за стола.
Хелен повернулась к женщине, выражая некоторое нетерпение.
– Да, Салли, что вы хотели?
Салли начала говорить, а Хелен повернулась к Филу и вставила:
– Извините, это займет всего минуту.
Салли громко вздохнула.
– Не нужно извиняться, – ответил Фил. Он ощущал разлитое в комнате напряжение и делал все возможное, чтобы его сгладить.
Хелен вновь повернулась к Салли и повелительно бросила:
– Продолжайте.
– Я хотела, чтобы мы обсудили это прежде, чем вы пойдете на встречу. У меня есть поставщик из Канзаса, который любит все «пережевывать». Он хочет знать, согласны ли вы изменить цвет с хаки на светло-коричневый.
Теперь Хелен прикусила губу. Она явно пыталась справиться с эмоциями.
– Салли, я говорила с ним вчера и сказала ему все, что нужно.
– Так каков ваш ответ?
– Скажите ему еще раз, что светло-коричневый меня устроит. Опоздание же нашей доставки – нет!
– Понятно. Гм… – Салли неподвижно стояла перед Хелен. Фил был готов поклясться, что она рылась в памяти, пытаясь вспомнить, что еще хотела сказать.
На лице Салли вспыхнуло внезапное озарение.
– А вы смотрели образцы, которые я послала вам вчера?
Хелен вздохнула.
– Нет, Салли. Не смотрела. Я просто зашилась. Я посмотрю их попозже сегодня.
Салли пожала плечами.
– Отлично. – Она развернулась и порывисто вышла.
– Салли? – крикнула вдогонку Хелен.
– Что? – спросила Салли, возвращаясь. Она явно ожидала чего-то очень важного.
– Пожалуйста, закройте за собой дверь.
Ложь
Хелен начала разговор без предисловий, сразу перейдя к волнующей ее проблеме.
– Фил, мне просто не хватает времени, чтобы сделать все, что нужно! Люди наперебой требуют моего внимания. Я не успеваю проверять свою электронную почту. Ящик моей голосовой почты переполнен. Я все время думаю о том, что мне еще необходимо сделать! – Она умолкла и покачала головой. – Думаю, вы здесь именно поэтому, не так ли?
– Да, – сказал Фил сочувственно и обвел взглядом комнату. – И я сразу хочу уточнить некоторые моменты нашей телефонной договоренности на прошлой неделе. Скажите: нашли ли вы возможность сообщить всем, что сегодня у нас важная встреча? Нас не будут прерывать?
– Думаю, да, – вздохнула Хелен. – Я всем сказала, чтобы меня не беспокоили. Однако есть один звонок, на который я обязательно должна буду ответить.
Фил улыбнулся.
– Хорошо, тогда приступим. – Он наклонился в своем кресле вперед и посмотрел ей прямо в глаза. – Скажите мне, Хелен: когда я произношу слово «многозадачность», что первое приходит вам на ум?
На лице Хелен появилась широкая самодовольная улыбка.
– Что вы имеете в виду? – уточнил Фил.
– Я – непревзойденный мастер работы с большим количеством задач. Я – Королева Многозадачности. Предполагается, что все мои сотрудники должны уметь решать много задач одновременно. Поэтому многозадачность – это обязательное условие, которое мы включаем в объявление о новых вакансиях.
Фил ухмыльнулся и откинулся на спинку кресла.
– Тогда вас, возможно, шокирует то, чему я собираюсь вас научить. – Он сделал паузу. – Вам нравится Марк Твен?
Хелен казалась озадаченной.
– Конечно, мне нравится Марк Твен. Я читала «Приключения Гекльберри Финна», когда училась в старших классах. Но какое отношение этот писатель имеет к многозадачности?
Фил неопределенно повел головой из стороны в сторону.
– Марку Твену приписывали весьма известную фразу, возможно, вы даже слышали ее: «Существует три вида лжи: ложь, наглая ложь и статистика».
Хелен хихикнула и согласилась:
– Я слышала это раньше.
– Позвольте теперь мне предложить вам другую версию этой фразы, более подходящую для XXI века. Вот она: «Существует три вида лжи: ложь, наглая ложь и многозадачность», – Фил замолчал в ожидании реакции.
Хелен моргнула.
– Такого я еще не слышала. Но почему многозадачность – это ложь?
– Это не просто ложь, – усмехнулся Фил. – Многозадачность хуже лжи. Даже хуже наглой лжи.
– Почему вы так говорите?
– Это ложь, несмотря на то что едва ли не все в нашем быстроразвивающемся мире поверили в миф об эффективности многозадачности. Мы безоговорочно приняли ее как образ жизни. Люди гордятся навыками многозадачности, но на самом деле многозадачность не эффективна и вовсе не реальна.
Хелен слегка нахмурилась.
– Мне кажется, я не совсем понимаю. Я постоянно делаю более одной вещи за раз. Я с толком использую каждую свободную минуту, которая мне выпадает. Я делаю гораздо больше, чем большинство моих знакомых! – Женщина стукнула кулаком по столу и бросила на Фила вызывающий взгляд.
Фил кивнул.
– Я не сомневаюсь, что вы тяжело работаете. Возможно, вы даже работаете усерднее всех своих знакомых. Но получаете ли вы при этом те результаты, которые хотите?
Хелен вздохнула.
– Очевидно, нет. Иначе я не нанимала бы вас. Но я рассчитывала, что вы собираетесь помочь мне стать более рациональной и эффективной. Я не знала, что вы будете говорить со мной о многозадачности.
– Ваша недостаточная эффективность как раз и вызвана вашей привычкой делать сразу много дел.
Стоимость
Фил сделал паузу и достал блокнот.
– Сейчас я объясню вам, почему многозадачность хуже лжи. Надеюсь, вы не будете возражать, если я задам вам несколько вопросов и сделаю некоторые пометки?
– Вовсе нет. Начинайте.
– Сколько электронных сообщений в день вы получаете? – спросил Фил.
– Ой, слишком много, – проворчала Хелен и призадумалась. – У меня их сейчас уже более сорока, а ведь только девять часов утра!
Фил быстро записал ответ.
– А сколько раз в день вы проверяете свою электронную почту?
Хелен пожала плечами.
– Мне необходимо быть в курсе происходящего, чтобы не прогореть… Поэтому я открываю свой электронный ящик каждый час или около того.
Внезапно Хелен щелкнула пальцами.
– Стойте-ка! Мой телефон тоже настроен на прием электронной почты. Вы хотите, чтобы я учла и проверку почты в телефоне?
Фил кивнул.
– В таком случае, получается, я проверяю свою электронную почту несколько раз в час, – сказала Хелен.
Фил записал ее ответ в блокноте.
– Хорошо. Сколько раз в течение дня вас прерывают коллеги по работе?
– А еще табличка со словами «НЕ БЕСПОКОИТЬ!» на двери, – засмеялся Фил.
Хелен пожала плечами.
– Делаю, что могу. – Она подняла глаза к потолку, словно ища нужные слова. – Потому что, как правило, меня прерывают несколько раз в час.
Фил небрежно записал очередной ответ.
– Сколько телефонных звонков в день вы получаете?
– Вы о каком телефоне говорите? Рабочем или мобильном?
– Номер моего мобильного телефона знают только самые важные клиенты и члены семьи. Звонки моего рабочего телефона «отсеивает» секретарь, следовательно, я не могу сказать, что получаю слишком много звонков. Может быть, один в час.
– Хорошо, – сказал Фил. – Минутку, – он начал рисовать в своем блокноте небольшую картинку.
Закончив, Фил показал ее Хелен.
– Так, с ваших слов, выглядит ваш типичный рабочий час. В среднем за это время вас прерывают шесть раз. Это примерно один раз каждые десять минут. Правильно?
Ошарашенная Хелен внимательно посмотрела на картинку.
– Ладно, я согласна с тем, что вы говорите.
– На самом деле я пока ничего не сказал, – ответил Фил. – Пока мы только рассмотрели пару очевидных моментов, чтобы обнаружить правду. Так что же говорит вам эта правда ?
В среднем работник может посвятить тому или иному проекту одиннадцать минут, прежде чем его прервут.
Хелен подалась вперед, подперла голову рукой и пропустила волосы между пальцами.
– Эта правда говорит мне, что мой час слишком прерывист. Как можно сделать хоть что-то при всем этом? Однако именно так мой день и выглядит. – Внезапно, будто ее осенила новая мысль, она выпрямилась и уставилась на Фила. – Но именно поэтому я многозадачна!
На лице Фила не дрогнул ни один мускул.
– Продолжайте.
Явно взволнованная предоставившейся возможностью защититься, Хелен продолжила.
– При таком количестве разных вещей, которые со мной происходят, я просто обязана быть готова справляться со всем одновременно. Для этого я и освоила искусство делать больше одного дела за раз.
– Ага, – улыбнулся Фил. – Многозадачность уже стала искусством?
– Вот именно! – воскликнула Хелен. – Как иначе люди могли бы успевать делать все, что нужно? Сейчас все происходит так быстро: электронная почта, голосовая почта, факсы, Интернет, диалоговый обмен сообщениями! Человек просто обязан действовать быстро, чтобы удержаться на этих «американских горках».
– Вы можете привести мне конкретный пример своей многозадачности? – спросил Фил.
Хелен задумалась.
– Конечно. Обычно я отвечаю на электронные сообщения, а кто-то заходит и быстро задает мне какой-то вопрос. – Она улыбнулась. – Это всегда быстро задаваемый вопрос.
– И что вы тогда делаете?
– Ну, я продолжаю работать над электронной почтой, но при этом прошу продолжать. Я отвечаю на вопрос, а потом возвращаюсь к работе. – Она смотрела на Фила, ожидая хоть какой-нибудь реакции. – Вот так это и происходит.
Фил кивнул.
– То есть на самом деле вы не пользуетесь многозадачностью, не так ли?
– Что вы имеете в виду?
– Вы не делаете две вещи одновременно. Вы просто переключаетесь между задачами . Согласен, это происходит так быстро, что вы этого не осознаете, но фактически во время всей этой смены занятий вы прыгаете с одной мысленной дорожки на другую. Могу я высказать предположение, что в действительности происходит при этом в вашем сознании?
Наше… исследование научно доказывает, что мозг не способен эффективно делать две вещи одновременно.
Из интервью Vanderbilt Register с доктором Рене Маруа, кафедра психологии Университета Вандербилта
Итак, вы работаете на компьютере. Наверняка, вы сконцентрированы и добиваетесь некоторых успехов. А потом заходит ваша сотрудница. Вас прервали. Переключение .
Вы пытаетесь продолжать печатать письмо, которое писали до этого момента. А ваша коллега продолжает говорить с вами, даже если вы ее не слушаете. Переключение .
Наконец вы сдаетесь и выслушиваете вопрос. Вы делаете все возможное, чтобы уделить внимание услышанному, но в глубине души хотите поскорее с ним разделаться и вернуться к работе над письмом. Переключение .
В конце концов вы готовы уделить этому вопросу все свое внимание и просите его повторить. Переключение .
Выслушав вопрос, вы даете на него поспешный ответ, а потом снова обращаете все внимание на компьютер. Переключение .
Из-за перерыва вам приходится разыскивать место, на котором вы остановились при написании электронного письма. Вы пытаетесь поймать нить мысли, которая у вас была раньше. Это занимает некоторое время, но в конце концов вы все же возвращаетесь к работе.
Многозадачность – это способ вежливо сказать кому-то, что вы не услышали ни слова из того, что он говорил.
Определение из электронного словаря UrbanDictionary.com
Хелен казалась ошарашенной.
– Я не понимаю, что вы этим хотите сказать.
– Я хочу сказать, что переключение между задачами очень дорого вам обходится. Это менее эффективный и менее рациональный способ делать те или иные вещи, – Фил откинулся на спинку кресла. – Вы никогда не изучали экономику, Хелен?
– Фу, – фыркнула она. – Скажем так, в колледже этот предмет не был моим любимым.
Фил улыбнулся.
– Могу вас понять. Большинство людей ненавидят экономику. Для меня же это было своего рода хобби. Я действительно читал экономические книги ради удовольствия.
– Вот ужас! Да вы просто маньяк, – пошутила Хелен.
– Знаю, знаю, – развел руками Фил в знак самоуничижения. – Так вот, в экономике учат принципу под названием стоимость переключения . Как правило, он касается расходов на переключение с одного поставщика на другого. Давайте представим, что вы переключились с поставщика из Канзаса, которого упомянула Салли, на его коллегу, скажем, из Китая. Каковы в этом случае были бы расходы вашей компании?
– Ой, – ответила Хелен, – они были бы огромны. Мы потратили бы на это очень много времени, необходимого для основательного знакомства с новым поставщиком. Нам, возможно, даже пришлось бы выучить новый язык. Мы могли бы сэкономить на закупке товаров, но много потеряли на доставке. Мы совершенно к этому не готовы.
Стоимость переключения приходится платить тогда, когда люди вынуждены несколько раз возвращаться и пересматривать то, что они сделали, прежде чем они смогут завершить работу над задачей. Чем сложнее задача… тем выше эта стоимость.
Time Management, Гарвардская школа бизнеса
– Ну конечно, – сказал Фил. – Стоимость переключения может сделать переключение такого рода для вашей компании крайне неудачным решением, по крайней мере на данный момент.
– Те же самые правила применимы, когда вы переключаетесь между задачами. Всякий раз, когда происходит переключение с одних действий или процессов мышления на другие, это чего-то да стоит. Возможно, это стоит не так дорого, как, скажем, переключение с Канзаса на Китай, но тем не менее… Мы не можем назвать это микростоимостью переключения .
Хелен кивнула.
– Думаю, что понимаю вашу мысль.
– Отлично. В таком случае давайте вернемся чуть назад и проанализируем пример с прерванным электронным письмом. Какова стоимость переключения в этом случае?
– Хм, – произнесла Хелен задумчиво, – я трачу некоторое время, когда переключаюсь с электронной почты, чтобы выслушать свою сотрудницу. Но поскольку на самом деле я не уделяю вопросу все свое внимание, то просто зря теряю время. Мне приходится просить сотрудницу повторить вопрос. Потом, когда она его повторяет и я наконец сосредотачиваюсь, мне приходится переключаться снова. – Она посидела минутку, обдумывая, что сказать. – Я полностью теряю мысль, которая была у меня раньше, а потому вынуждена искать, на чем остановилась в электронном письме. И только потом начинаю печатать снова. Вот это да!
Мы обнаруживаем: чем дольше работник отвлекается на постороннее вмешательство, тем более вероятно, что он и далее будет отвлекаться и не выполнит задачу в этот же день.
Исследование, проведенное кафедрой информатики и вычислительной техники Калифорнийского университета в Ирвайне
Фил начал замечать на лице Хелен тень понимания.
– Так сколько времени вы в действительности тратите на эти быстрые вопросы, Хелен?
Хелен задохнулась.
– Вполне вероятно, целых пять минут!
– Именно.
Фил снова поднял изображение «часа Хелен».
– Давайте еще раз посмотрим на эту картинку. Каждая ее вертикальная линия отображает переключение. Перед тем как мы рассмотрим, сколько времени вы теряете, давайте поговорим о разных видах переключений, которые вы делаете по ходу.
Чаще всего нашу работу прерывают:
– коллега, зашедший на минутку;
– вызов куда-либо или добровольный выход из-за стола;
– получение нового электронного письма;
– переключение на другое задание в компьютере;
– телефонный звонок.
Исследование, проведенное кафедрой информатики и вычислительной техники Калифорнийского университета в Ирвайне
– Некоторые из этих переключений инициируете вы сами. Назовем их активными переключениями. В это время вы решаете переключиться между задачами, чтобы позвонить кому-то, встать из-за стола, поговорить с кем-то или проверить электронную почту. Каждый раз, когда переключение совершаете именно вы, – это активное переключение.
Все остальные переключения можно считать пассивными. Их инициирует кто-то (или что-то) со стороны. Примеры пассивного переключения – это автоматическое уведомление о приходе электронной почты, звонок мобильного телефона или чей-то визит в ваш кабинет без предварительной договоренности.
Хелен вздохнула и покачала головой.
– Как по мне, готова биться об заклад, что пассивные прерывания хуже всего.
– Возможно, – добавил Фил. – Как правило, чем больше у сотрудника служебных обязанностей, чем больше он ответственен перед руководством, тем больше подвергается пассивным прерываниям. Поэтому ваш случай меня совсем не удивляет.
Миф о многозадачности. Опровержение мифа
Основным препятствием на пути продуктивности для многих людей является то, что они верят в повышение своей продуктивности через многозадачность. Для проверки истинности этого мифа предлагаю Вам провести простой эксперимент. Для этого нам потребуется секундомер и лист бумаги.
Марк Твен говорил, что: «Существует Ложь, наглая ложь и статистика». Я перефразирую его следубщим образом: «Существует ложь, наглая ложь и многозадачность».
Многозадачность хуже лжи. Проблема многозадачности кроется в том, что многозадачность стала своеобразным элементом современной культуры и спокойно принимается людьми как норма. В настоящее время принято считать что чем больше одновременных задач вы решаете – тем более продуктивными вы выглядите в своих глазах и глазах окружающих вас людей и коллег.
Вся тонкость заключается в том, что наш мозг не может работать одновременно с несколькими задачами и он вынужден быстро переключаться с одной задачи на другую (существует число Миллера: 7±2 смысловых единицы).
Многозадачность = стоимость переключения между задачами. Туда, обратно непрерывно.
Негативные последствия многозадачноcти
1. При работе в многозадачном режиме время необходимое для завершения дел значительно возрастает. Одна владелица бизнеса жаловалась на то, что у нее уходит много времени на выполнение простых операций: она одновременно писала письмо своему клиенту, давала поручения своей помощнице и разговаривала по телефону с поставщиком. И на эти 3 задачи она затратила 1 час времени (пока не завершила последнюю задачу). Но когда она последовала рекомендациям и разделила задачи одну от другой, то получилось, что звонок по телефону занял у нее 7 минут, разговор с помощницей занял 3 минуты, а написание письма клиенту заняло 3 минуты. Итого: 3 задачи были успешно завершены за 13 минут.
По этой причине у многих людей в конце рабочего дня возникает чувство, когда они ощущают себя измотанным: весь день они носились, спасали мир, решали кучу вопросов, а результат – минимальный, почти ничего толком и не завершено.
Вы жонглировали задачами и носились между ними, но почти ничего не довели до логического конца или до приемлемого результата.
2. Качество решения задач. Когда вы постоянно переключаетесь с задачи на задачу, качество работы снижается из-за очень высокой вероятноси допустить ошибку в каждой их задач, выполняемых параллельно. Часто ли у вас случалось такое, что вы делегировали кому-то несложную задачу, при этом дали простые и четкие инструкции по ее выполнению, а задача до сих пор не выполнена (или постоянно переделывается). Думаете что тот человек, которому вы делегировали данную задачу непроглядно туп? (хотя и такое бывает). Скорее всего это симптом того, что данный человек работает в многозадачном режиме.
3. Многозадачный режим повышает Ваш уровень стресса. Повышенный уровень стресса актуален в последнее время в больших городах и больших офисах (open space, которые набирают моду у нас и от которых запад уже отказался или стремится это сделать). Даже если вы выполняете очень простые дела или решаете простые задачи, уровень стресса значительно возрастает. Об этой теме хорошо написано в книге Лео Бабауты, которою я перевел и ее можно скачать в сети Интеренет («Focus free» — «Концентрируйся свободно»). Если интересно ссылку могу дать в конце).
Здесь перечислены наиболее очевидные следствия многозадачности. Есть еще масса неочевидных следствий.
Все это стало таким актуальным по той причине, что многозадачность стала приниматься людьми как нормальное и совершенно обыденное явление.
Эта простая, но содержательная книга ярко демонстрирует, почему многозадачность является мифом, из-за которого мы тратим время впустую и теряем немало денег. Автор не только убедительно доказывает, что многозадачность существенно снижает эффективность работы и портит отношения с коллегами и близкими людьми, но и предлагает действенные практические советы тем, кто хочет научиться сосредотачивать свое внимание на текущей задаче или на собеседнике, освоив методику переключения между задачами. Книга предназначена широкому кругу читателей.
Из серии: Тайм-менеджмент
* * *
компанией ЛитРес .
Посвящается Карлосу, который всегда учил меня «спешить медленно»
Компания
Фил взглянул на электронные часы в своем седане. На них было 8:54 утра. Он удовлетворенно кивнул, довольный тем, что приехал на несколько минут раньше назначенного времени. Когда-то давно Фил понял, что поскольку он собирается учить эффективности и управлению временем других, то и сам должен жить по этим принципам.
Прихватив с пассажирского сиденья портфель, Фил открыл дверцу машины и выбрался наружу. Выпрямившись, он обернулся и посмотрел на вывеску на широком фасаде здании, гордо заявляющую: «GreenGarb : одежда, созданная матерью-природой».
Прежде чем приступить к работе, Фил навел справки о своем новом клиенте, нуждающемся в коучинге. Хелен Уитман была влиятельным руководителем крупной розничной сети одежды уже около десяти лет. Пару лет назад Хелен почувствовала, что в ближайшем будущем будут более популярными экологически чистые товары и решила серьезно заняться этим направлением. За последний год GreenGarb могла похвастаться продажами, превышающими 20 миллионов долларов, и явно продвигалась к еще большим достижениям.
И вдруг Хелен столкнулась с непредвиденными трудностями. Поняв, что сама собой ситуация не разрешится, Уитман связалась со своими самыми близкими друзьями и попросила посоветовать ей кого-нибудь, кто мог бы ей помочь.
Фил долго и тщательно обдумывал свой первый разговор с Хелен. Ситуация, в которую попала женщина-руководитель, была для него более чем знакома: хотя размеры компаний и сферы деятельности клиентов Фила существенно различались, их истории во многом повторяли друг друга. Его клиенты находились в постоянном состоянии стресса, слишком много работали и слишком мало успевали. С каждым днем они все больше увязали в нерешенных рабочих проблемах и все меньше времени оставляли на общение с семьей и свои личные интересы.
Запутавшись, владельцы предприятий приходили к Филу за помощью. Им не требовалось невозможное – они просто искали кого-то, кто понимал бы, как одиноко на вершине бизнеса. Кто мог бы помочь им изменить жизнь так, чтобы свободного времени стало больше, а стрессовых ситуаций – меньше.
Когда Фил проходил через центральный вход здания, за стойкой его поприветствовала очень серьезная на вид девушка.
– Я здесь, чтобы встретиться с Хелен.
Девушка подняла глаза.
– Вам назначено?
– Да. Да, конечно.
– Минуточку.
Она нажала кнопку интеркома и произнесла:
– Миссис Уитман? К вам пришел джентльмен, который говорит, что у него назначена с вами встреча.
Выслушав ответ, она дежурно улыбнулась Филу:
– Пожалуйста, следуйте за мной.
Следуя за секретарем по коридору, Фил внимательно изучал рабочие места менеджеров компании. Со всех сторон на него наваливался контролируемый хаос. Всего несколько столов выглядели более-менее аккуратными, большинство же были завалены кипами бумаг, периодически падавшими на пол. Люди разве что не бегали из кабинета в кабинет, говорили отрывисто, на повышенных тонах.
Фил уже встречался с таким раньше. Мельком проследив за менеджерами компании, он почувствовал себя уверенно. Фил уже знал, что ожидало его в кабинете Хелен. Он даже примерно представлял, что Хелен ему скажет. Подтверждалась старая поговорка: компания – это отражение ее владельца.
* * *
Приведённый ознакомительный фрагмент книги Миф о многозадачности. К чему приводит стремление успеть все (Дэйв Креншоу, 2010) предоставлен нашим книжным партнёром -
Дэйв Креншоу
Миф о многозадачности: к чему приводит стремление успеть все
Посвящается Карлосу, который всегда учил меня «спешить медленно»
Компания
Фил взглянул на электронные часы в своем седане. На них было 8:54 утра. Он удовлетворенно кивнул, довольный тем, что приехал на несколько минут раньше назначенного времени. Когда-то давно Фил понял, что поскольку он собирается учить эффективности и управлению временем других, то и сам должен жить по этим принципам.
Прихватив с пассажирского сиденья портфель, Фил открыл дверцу машины и выбрался наружу. Выпрямившись, он обернулся и посмотрел на вывеску на широком фасаде здании, гордо заявляющую: «GreenGarb : одежда, созданная матерью-природой».
Прежде чем приступить к работе, Фил навел справки о своем новом клиенте, нуждающемся в коучинге. Хелен Уитман была влиятельным руководителем крупной розничной сети одежды уже около десяти лет. Пару лет назад Хелен почувствовала, что в ближайшем будущем будут более популярными экологически чистые товары и решила серьезно заняться этим направлением. За последний год GreenGarb могла похвастаться продажами, превышающими 20 миллионов долларов, и явно продвигалась к еще большим достижениям.
И вдруг Хелен столкнулась с непредвиденными трудностями. Поняв, что сама собой ситуация не разрешится, Уитман связалась со своими самыми близкими друзьями и попросила посоветовать ей кого-нибудь, кто мог бы ей помочь.
Фил долго и тщательно обдумывал свой первый разговор с Хелен. Ситуация, в которую попала женщина-руководитель, была для него более чем знакома: хотя размеры компаний и сферы деятельности клиентов Фила существенно различались, их истории во многом повторяли друг друга. Его клиенты находились в постоянном состоянии стресса, слишком много работали и слишком мало успевали. С каждым днем они все больше увязали в нерешенных рабочих проблемах и все меньше времени оставляли на общение с семьей и свои личные интересы.
Запутавшись, владельцы предприятий приходили к Филу за помощью. Им не требовалось невозможное – они просто искали кого-то, кто понимал бы, как одиноко на вершине бизнеса. Кто мог бы помочь им изменить жизнь так, чтобы свободного времени стало больше, а стрессовых ситуаций – меньше.
Когда Фил проходил через центральный вход здания, за стойкой его поприветствовала очень серьезная на вид девушка.
– Я здесь, чтобы встретиться с Хелен.
Девушка подняла глаза.
– Вам назначено?
– Да. Да, конечно.
– Минуточку.
Она нажала кнопку интеркома и произнесла:
– Миссис Уитман? К вам пришел джентльмен, который говорит, что у него назначена с вами встреча.
Выслушав ответ, она дежурно улыбнулась Филу:
– Пожалуйста, следуйте за мной.
Следуя за секретарем по коридору, Фил внимательно изучал рабочие места менеджеров компании. Со всех сторон на него наваливался контролируемый хаос. Всего несколько столов выглядели более-менее аккуратными, большинство же были завалены кипами бумаг, периодически падавшими на пол. Люди разве что не бегали из кабинета в кабинет, говорили отрывисто, на повышенных тонах.
Фил уже встречался с таким раньше. Мельком проследив за менеджерами компании, он почувствовал себя уверенно. Фил уже знал, что ожидало его в кабинете Хелен. Он даже примерно представлял, что Хелен ему скажет. Подтверждалась старая поговорка: компания – это отражение ее владельца.
Ситуация в кабинете генерального директора был накалена до предела. Незнакомая женщина в очках обожгла Фила взглядом, всем своим видом говоря: «Если вы хотите увидеть Хелен, встаньте в очередь». Фил улыбнулся. Хелен заметила его и пригласила войти, кивком указав на свободное кресло.
– Пожалуйста, проходите и садитесь. Мы уже заканчиваем.
Фил с интересом прислушивался к происходящему. За небольшим столом для совещаний, помимо Хелен, сидели еще двое мужчин, которые, как он догадался, были менеджерами компании.
Женщина в очках стояла сбоку, с нетерпением наблюдая за процессом. Фил понял, что она не участвует в разговоре и лишь ждет удобного момента, чтобы привлечь внимание Хелен. Он с любопытством стал наблюдать за нею. Женщина была на взводе и слегка покусывала нижнюю губу, стараясь держать себя в руках.
Наконец менеджеры встали из-за стола.
Хелен повернулась к женщине, выражая некоторое нетерпение.
– Да, Салли, что вы хотели?
Салли начала говорить, а Хелен повернулась к Филу и вставила:
– Извините, это займет всего минуту.
Салли громко вздохнула.
– Не нужно извиняться, – ответил Фил. Он ощущал разлитое в комнате напряжение и делал все возможное, чтобы его сгладить.
Хелен вновь повернулась к Салли и повелительно бросила:
– Продолжайте.
– Я хотела, чтобы мы обсудили это прежде, чем вы пойдете на встречу. У меня есть поставщик из Канзаса, который любит все «пережевывать». Он хочет знать, согласны ли вы изменить цвет с хаки на светло-коричневый.
Теперь Хелен прикусила губу. Она явно пыталась справиться с эмоциями.
– Салли, я говорила с ним вчера и сказала ему все, что нужно.
– Так каков ваш ответ?
– Скажите ему еще раз, что светло-коричневый меня устроит. Опоздание же нашей доставки – нет!
– Понятно. Гм… – Салли неподвижно стояла перед Хелен. Фил был готов поклясться, что она рылась в памяти, пытаясь вспомнить, что еще хотела сказать.
На лице Салли вспыхнуло внезапное озарение.
– А вы смотрели образцы, которые я послала вам вчера?
Хелен вздохнула.
– Нет, Салли. Не смотрела. Я просто зашилась. Я посмотрю их попозже сегодня.
Салли пожала плечами.
– Отлично. – Она развернулась и порывисто вышла.
– Салли? – крикнула вдогонку Хелен.
– Что? – спросила Салли, возвращаясь. Она явно ожидала чего-то очень важного.
– Пожалуйста, закройте за собой дверь.
Хелен начала разговор без предисловий, сразу перейдя к волнующей ее проблеме.
– Фил, мне просто не хватает времени, чтобы сделать все, что нужно! Люди наперебой требуют моего внимания. Я не успеваю проверять свою электронную почту. Ящик моей голосовой почты переполнен. Я все время думаю о том, что мне еще необходимо сделать! – Она умолкла и покачала головой. – Думаю, вы здесь именно поэтому, не так ли?
– Да, – сказал Фил сочувственно и обвел взглядом комнату. – И я сразу хочу уточнить некоторые моменты нашей телефонной договоренности на прошлой неделе. Скажите: нашли ли вы возможность сообщить всем, что сегодня у нас важная встреча? Нас не будут прерывать?
– Думаю, да, – вздохнула Хелен. – Я всем сказала, чтобы меня не беспокоили. Однако есть один звонок, на который я обязательно должна буду ответить.
Фил улыбнулся.
– Хорошо, тогда приступим. – Он наклонился в своем кресле вперед и посмотрел ей прямо в глаза. – Скажите мне, Хелен: когда я произношу слово «многозадачность», что первое приходит вам на ум?
На лице Хелен появилась широкая самодовольная улыбка.
– Что вы имеете в виду? – уточнил Фил.
– Я – непревзойденный мастер работы с большим количеством задач. Я – Королева Многозадачности. Предполагается, что все мои сотрудники должны уметь решать много задач одновременно. Поэтому многозадачность – это обязательное условие, которое мы включаем в объявление о новых вакансиях.
Фил ухмыльнулся и откинулся на спинку кресла.
– Тогда вас, возможно, шокирует то, чему я собираюсь вас научить. – Он сделал паузу. – Вам нравится Марк Твен?
Хелен казалась озадаченной.
– Конечно, мне нравится Марк Твен. Я читала «Приключения Гекльберри Финна», когда училась в старших классах. Но какое отношение этот писатель имеет к многозадачности?
Фил неопределенно повел головой из стороны в сторону.
– Марку Твену приписывали весьма известную фразу, возможно, вы даже слышали ее: «Существует три вида лжи: ложь, наглая ложь и статистика».
Хелен хихикнула и согласилась:
– Я слышала это раньше.
– Позвольте теперь мне предложить вам другую версию этой фразы, более подходящую для XXI века. Вот она: «Существует три вида лжи: ложь, наглая ложь и многозадачность», – Фил замолчал в ожидании реакции.
Хелен моргнула.
– Такого я еще не слышала. Но почему многозадачность – это ложь?
– Это не просто ложь, – усмехнулся Фил. – Многозадачность хуже лжи. Даже хуже наглой лжи.
– Почему вы так говорите?
– Это ложь, несмотря на то что едва ли не все в нашем быстроразвивающемся мире поверили в миф об эффективности многозадачности. Мы безоговорочно приняли ее как образ жизни. Люди гордятся навыками многозадачности, но на самом деле многозадачность не эффективна и вовсе не реальна.
Хелен слегка нахмурилась.
– Мне кажется, я не совсем понимаю. Я постоянно делаю более одной вещи за раз. Я с толком использую каждую свободную минуту, которая мне выпадает. Я делаю гораздо больше, чем большинство моих знакомых! – Женщина стукнула кулаком по столу и бросила на Фила вызывающий взгляд.
