Справки сотруднику при увольнении. Справки при увольнении

Главный документ, который работодатель обязательно должен выдать работнику в день увольнения, это его трудовая книжка. Но кроме того по письменному запросу работника работодатель обязан предоставить ему заверенные копии документов, связанных с работой сотрудника в данной организации (ст. 84.1 ТК РФ). Посмотрим, что это могут быть за документы.

Какие справки выдаются при увольнении работника

Чаще всего работники запрашивают у работодателей справки о зарплате при увольнении. Правда, они бывают нескольких «видов».

Вместе с другими справками при увольнении по собственному желанию или по иным основаниям работник может запросить форму 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ). В ней указываются сведения о доходах работника с начала года по дату его увольнения.

Документы и справки при увольнении с «пенсионными данными»

Кроме прочих справок с места работы при увольнении работнику должны быть предоставлены персонифицированные сведения, касающиеся взносов, начисленных с его заработной платы и иных вознаграждений, а также сведения о стаже (п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ). В связи с этим работнику выдается:

• раздел 3 "Персонифицированные сведения о застрахованных лицах" расчета по страховым взносам (Приложение N 1 к Приказу ФНС от 10.10.2016 N ММВ-7-11/551@) с индивидуальными сведениями работника за период с начала квартала по дату его увольнения;
• форма СЗВ-М (

Работник вправе потребовать копию приказа об увольнении или о принятии на работу

Какие документы обязана выдать работнику компания, если идет процедура увольнения? Существует два вида документов, которые выдаются сотруднику на руки при увольнении.

Первый вид документов - это обязательные документы, которые работодатель обязан подготовить. И не важно, нужны они сейчас работнику или нет, хочет он их получать или нет, эти документы должны быть выданы под роспись. Если работодатель не выполнит эту обязанность, то его ожидает штраф.

Второй вид документов - документы по просьбе работника. Например, ваш сотрудник при увольнении вправе запросить копии личного дела, приказов о приеме на работу и об увольнении, характеристику.

Обязательные документы при увольнении работника

После того, как работодатель сделал приказ об увольнении, необходимо дать работнику подписаться. Иными словами, сотрудник должен поставить подпись о том, что он ознакомлен с записью об увольнении. На основании этой записи сотрудник отдела кадров должен сделать запись в трудовой книжке. И когда компания (предприниматель - работодатель) отдает в руки трудовую книжку, надо в обязательном порядке дать журнал движения трудовых книжек для подписи сотруднику. Это очень важно, чтобы потом компания могла доказать факт передачи трудовой книжки уволившемуся работнику.

При увольнении работодатель обязан выдать следующие документы:

1) Справку о средней заработной плате (за два года). Данный вид справки понадобится работнику на новом месте. Справка выдается по форме, утвержденной приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 г. № 182н.

2) Документы, в которых содержатся сведения персонифицированного учета. Такие сведения персонифицированного учета содержатся в документах:

Отчет СЗВ-М,

Отчет СЗВ-стаж,

Полностью выдавать документы работнику нельзя, потому что в этих разделах содержатся данные на других работников. Поэтому все сведения выдаются работнику в форме выписки.

За какой период компания или ИП обязаны выдать персонифицированные сведения работнику? Например, сотрудник трудился три года и только в мае 2017 года решил уволиться. За какие годы нужно выдать раздел № 6 расчета РСВ-1? В законодательстве нет прямого указания на период, поэтому работодатель принимает решение самостоятельно. Будет правильно, если работодатель выдаст данные персонифицированного учета за тот год, в котором идет увольнение работника.

При увольнении работник вправе запросить следующие документы:

1) Справка по заработной плате за последние три месяца. Эту справку работодатель выдает по просьбе сотрудника. Такой документ может понадобиться в Центре занятости.

2) Справка 2-НДФЛ. Если эту справку вы сразу не отдали на руки, то работник вправе запросить этот вид документа при увольнении или после процедуры увольнения. Но, как правило, справку по форме 2-НДФЛ работодатели выдают сразу при увольнении.

Большинство людей во время увольнения не задумываются о том, что в будущем им может понадобиться некоторая документально заверенная информация с предыдущего места работы. О том, какие справки выдаются при увольнении работника в соответствии с Российским законодательством, стоит узнать заранее, чтобы в дальнейшем не тратить время на их получение.

Какие справки выдаются при увольнении в день прекращения трудового договора

Самым важным документом, который выдается сотруднику в день расторжения трудового договора (ТД), является трудовая книжка . Обязательно предоставляются также некоторые дополнительные бумаги и справки при увольнении работников:

• Справка о заработной плате увольняемого сотрудника за настоящий год, в котором происходит прекращение ТД, и за два предыдущих отработанных года. Так называемая справка 182н . Эта справка о зарплате при увольнении должна отражать сумму заработка, на которую начислялись страховые взносы, а также количество календарных дней в течении указанного периода, во время которых работник: был временно нетрудоспособен, находился в декретном отпуске или был освобожден от выполнения работы с полным или неполным сохранением зарплаты без начисления страховых выплат. По этим данным на новом месте работы будут начислять больничные, декретные, детские пособия и другие;
• Бумаги, отражающие персонифицированные данные об увольняемом сотруднике, которые подаются в Пенсионный фонд, по утвержденной форме. Если человека интересует, какие справки выдаются при увольнении работника для последующего начисления пенсии, то это форма СЗВ-стаж и СЗВ-М , которые формируются в данном случае только для одного сотрудника, во избежание разглашения персональных данных остальных работников организации.

Эти справки при увольнении работника должны выдаваться без дополнительных запросов с его стороны.

Какие справки выдаются при увольнении работника по его просьбе

Ответственный сотрудник кадровой службы может объяснить увольняемому работнику, какие справки выдаются при увольнении по его требованию. Вот перечень возможных запросов:

• Копия распоряжения или приказа о прекращении трудового договора . Бумага должна быть заверена необходимыми подписями и печатью организации;
• Справка за текущий год о заработной плате по форме 2-НДФЛ . Может пригодиться человеку, если он захочет оформить кредит или ипотеку, получить налоговый вычет и т. д., выдается бухгалтерией;
• Справка о средней зарплате за предыдущие три месяца. Необходима в случае, когда работник планирует получать пособие по безработице;
• Копии любых документов, которые содержат информацию о трудовой деятельности сотрудника в данной организации также включаются в справки, выдаваемые при увольнении. Это могут быть приказы о премировании или взысканиях, выписки из документов о заработной плате или страховых взносах и другие.

Причина увольнения работника отмечается сотрудником кадровой службы в его трудовой книжке. Соответственно выдаются все перечисленные справки при увольнении сотрудника по собственному желанию и по другим причинам прекращения трудового договора.

В итоге, любому человеку, который планирует или вынужден сменить поле деятельности, необходимо помнить о том, какие справки дают при увольнении. Эти знания помогут предотвратить небрежность со стороны сотрудников кадровой службы и позволят избежать бумажной волокиты, а также сэкономить достаточно времени в дальнейшем.

Сергей Петров

Чтобы при уходе с работы получить все бумаги, положенные по закону, нужно знать, какие документы должны выдать при увольнении по собственному желанию . Существует ли установленный перечень справок и заявлений, или для каждой организации список различен?

Какие документы могут потребовать от сотрудника?

Задержка в организации будет расценена трудовой инспекцией как нарушение прав уволенного, поскольку он не сможет устроиться на новое место работы.

Важно! Кроме трудовой и медицинской книжек работодатель выдает только заверенные им же копии документов, оригиналы хранятся на предприятии.

Вместе с этими документами увольняющийся может потребовать предоставить копии приказов о премировании или переводах на новую должность, если таковые не зафиксированы в трудовой.

Непредоставление нанимателем таких документов после письменного требования сотрудника, ознакомленного с приказом об увольнении, влечет наложение штрафных санкций, а в некоторых случаях, отстранение от занимаемой должности руководителя на несколько лет. Правильно оформленные и вовремя выданные документы при увольнении сотрудника помогут избежать проблем.

При увольнении сотрудника работодатель, помимо трудовой книжки, должен выдать на руки еще ряд документов. Часть из них выдается по запросу уволенного сотрудника, а некоторые документы нужно выдать обязательно. Как расстаться с сотрудником безболезненно и избежать претензий, расскажем в данной статье.

Процесс увольнения работника по собственному желанию начинается с момента представления им письменного заявления. Заявление работник должен написать за две недели до даты увольнения, если иной срок не установлен законом (ч. 1 ст. ТК РФ). Срок исчисляется со дня, следующего за днем подачи заявления.

На основании заявления работодатель оформляет приказ о прекращении трудового договора (форма № Т-8 или Т-8а). Работник ставит свою подпись в приказе в графе «С приказом ознакомлен» (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). По просьбе увольняющегося работодатель обязан выдать заверенную копию приказа.

Кроме трудовой книжки, работодатель выдает документы о заработной плате и стаже работника.

Трудовая книжка

Выдать трудовую книжку работодатель обязан в последний рабочий день сотрудника (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

В трудовой книжке нужно указать:

• порядковый номер записи об увольнении;
• дату увольнения;
• причину увольнения, сославшись на ТК РФ. Например, так: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, п. 3 ст. ТК РФ»;
• наименование документа, на основании которого вносится запись, номер и дата документа. Например, приказ № 267 от 11.05.2017.

Запись в трудовой книжке нужно заверить печатью и подписями увольняемого работника и сотрудника, заполнившего трудовую книжку (п. 35 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Справки о заработке

Работодатель обязан выдать уволенному работнику в день увольнения справку о сумме заработка за два календарных года. Такая обязанность вменяется компании п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ .

Справка пригодится работнику на новом месте работы, если он, например, заболеет. Справку нужно заполнить по форме, утвержденной Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н .

По просьбе работника необходимо выдать ему справку о зарплате за последние три месяца. С такой справкой работник может встать на учет в службу занятости (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).

Также на практике принято выдавать уволенным работникам справку по форме 2-НДФЛ. По такой справке новый работодатель, в частности, сможет определить право работника на вычеты. Например, если доход превысил установленный лимит, работнику не положены детские вычеты. Если работодатель не выдал справку 2-НДФЛ, работник вправе письменно запросить ее (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Сведения персонифицированного учета

Работодатель при увольнении работника должен представить ему данные персучета (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Указанные данные содержатся в следующих отчетных формах:

• СЗВ-М;
• СЗВ-СТАЖ (выдается с 2017 года);
• раздел 3 расчета по страховым взносам (действует с 2017 года);
• раздел 6 формы РСВ-1 ПФР (если нужны данные за периоды до 2017 года).

Сведения выдаются в виде выписки из перечисленных форм. Полностью форму уволенному сотруднику выдать нельзя, так как в ней содержатся персональные данные и других работников. Конечно, если в компании трудится всего один человек, можно выдать непосредственно указанные формы, заверенные должным образом.

Обратите внимание, что закон не предусматривает выдачу данных персучета на основании письменного заявления. Таким образом, это прямая обязанность работодателя. Выдать данные о начисленных взносах и стаже работодатель обязан наравне с трудовой книжкой.

Законодательство не конкретизирует период, за который нужно выдать данные персонифицированного учета. Поэтому период работодатель определяет сам.

Ответственность за невыдачу сведений персучета законодательством не предусмотрена. Но сотрудник может обратиться в суд и, возможно, выиграет дело.

Прочие документы

Работник вправе получить от работодателя документы, непосредственно связанные с его рабочими функциями. Для этого увольняющемуся сотруднику нужно подать заявление с перечнем необходимых документов. Работодатель, в свою очередь, обязан представить заверенные копии запрашиваемых документов (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

В частности, работнику могут понадобиться копии приказов о приеме и увольнении, о переводе или совмещении и т. п.

Невыдача запрашиваемых копий может быть расценена как административное правонарушение (ст. 5.27 КоАП РФ). За это полагается штраф от 30 000 до 50 000 рублей на организацию.

Эксперт сервиса Норматив

Рогачева Е.А.