Uredimo življenje. Ekspresni tečaj po metodi GTD. Kako ohraniti red. Načela izpolnjujočega življenja brez stresa
Allen David_ Stvari so v redu.doc
Trije razlogi
Izboljšali boste svoje sposobnosti samoorganizacije
V red boste lahko spravili ne le svoje poklicne zadeve, ampak tudi plaz osebnih podatkov
POVZETEK KNJIGE
David Allen. Kako ohraniti red. Načela izpolnjujočega življenja brez stresa. Založba "Mann, Ivanov in Ferber", M. - 2010
Načrti so zunanje manifestacije človekove notranje svobodne volje. Ilyenkov E.V.
opomba
Bistveno pomembno vprašanje za sodobnega človeka: kako imeti vse pod nadzorom, delujejo učinkovito in ne utrudi se? Metoda Getting Things Done (GTD) Davida Allena, opisana v njegovi knjigi - How to Get Things Done, je na tisoče bralcev rešila izpod ruševin aktualnih zadev.
Ta knjiga govori o GTD - o " osebni sistem razširjenega razmišljanja"in kako pravilno konfigurirati GTD za nemoteno delovanje.
Občutite svobodo! 006
1. Uvod 008
2. Pojav GTD 018
3. Zagon sistema in vzdrževanje njegovega delovanja 059
4. Osnovna načela samoorganizacije 072
5. Popolni nadzor: fiksacija 092
6. Popolni nadzor: ocena pomembnosti 126
7. Popolni nadzor: 160 naročil
8. Popolni nadzor: preverjanje in analiza 206
9. Popolni nadzor: različica 216
10. Popolni nadzor: z uporabo sistema 245
11. Pridobivanje perspektive 255
12. “Vzletno-pristajalna steza”: načrti dogodkov 266
13. Ten Thousand Feet: Projekti 274
14. Twenty Thousand Feet: Področja fokusa in področja odgovornosti 287
15. Thirty Thousand Feet: Cilji in cilji 297
16. Štirideset tisoč metrov: Vizija 305
17. Fifty Thousand Feet: Namen in načela 315
JE. Perspektiva: ponoven obisk trgovine Grade's Gardens 331
19. Kako ohraniti delovanje sistema 337
20. Sklep 358
Občutite svobodo!
Za sledenje poti potrebujete zemljevid. Ta metafora velja tudi za poti našega življenja. David Allen v svoji novi knjigi How to Keep Things Done predstavlja svoj pristop GTD kot načrt za pomoč pri doseganju ciljev v nepredvidljivih okoliščinah. Ta knjiga bo pomagala tistim, ki čutijo, da je življenjska pot vse težja in prepoznavnost se slabša..
Ta knjiga je rezultat velikega dela. Samoorganizacija ne pomeni spravljanja vsega okoli sebe v sterilen red. Njen cilj je svoboda.
Nenehno vas bo spremljal občutek svobode in marsikaj se bo postavilo na svoje mesto.
Vitalij Kolesnik ,
posvečen osebnemu razvojuin produktivnost
1. Uvod
Umetnost napredovanja je sestavljena izVje vzdrževati red med spreminjanjem in izvajati spremembe ob ohranjanju reda.
Alfred North Whitehead
Da bi bilo življenje smiselno, moramo biti sposobni začeti in dokončati svoje naloge.
Navsezadnje so komponente uspeha narejene pravilno izbira in njegovo učinkovito izvajanje.
Danes so na voljo metode in orodja, ki pomagajo pri samoorganizaciji in učijo, kako povečati produktivnost dela. Vendar še vedno ni temeljnega razumevanja dinamike teh procesov kot celote. Postavlja se vprašanje: ali sploh obstaja način za pridobitev tega razumevanja?
Upam si, da boste takšno metodo našli v tej knjigi. Ustvaril sem ga kot vodnik za optimizacijo katerega koli procesa - od reševanja poslovnega problema do organizacije nestandardnih počitnic ali dvorjenja dami vašega srca.
Za vsako nalogo veljajo enaki principi in metode, stvari pa bodo šle gladko, če razumete bistvo in namen dela, ustvarjate načrte in spremljate njihovo izvajanje.
Kdaj mehanizem vsakdanje življenje ni premišljeno, možnosti za samouresničitev so zmanjšane.
In če vam je mar za družino, zdravje in bogastvo; če želite uresničiti svoj ustvarjalni potencial in zadovoljiti potrebo po sprostitvi, vsa vprašanja je treba obravnavati kot posel.
Leta 2001 sem izdal svojo prvo knjigo »Kako spraviti stvari v red. Umetnost produktivnosti brez stresa«, ki je bila razdeljena v tridesetih jezikih po vsem svetu. Moj sistem je pridobil veliko privržencev, vključno z vodstvenimi delavci, profesorji, programskimi inženirji in celo duhovščino.
Izkazalo se je, da vsaka oseba, zahvaljujoč sistematičen pristop je sposoben pripeljati metode, ki jih predlagam, do popolnosti v vseh vidikih življenja. Ljudje že na začetku seznanjanja z GTD opažajo njihov uspeh pri osredotočanju svojih prizadevanj. Kljub temu, izkušnje so pokazale, kako velik je razkorak med razumevanjem in izvajanjem razumljenega.
Večplastna struktura GTD je kot čebula: veliko plasti je treba olupiti, da pridemo do njegovega globljega bistva. Tudi njegovi zvesti podporniki še niso spoznali njegovega pravega potenciala, ki daleč presega meje preprostega sistema samoorganizacije.
V preteklih letih sem uporabnike GTD poskušal prepričati o naslednjem: bolj ko se bodo strožje in dosledneje držali njegovih postulatov, uspešnejši bo prenos te izkušnje na druga področja njihovega delovanja.
Postopoma sem začel razumeti, kaj točno želim povedati s svojo novo knjigo.
Knjigo so mi predstavili kot praktični vodnik za »zajamčen dostop do vseh priložnosti« v službi in zasebnem življenju.
Razumevanje tega Vse stvari usmerjate vi osebno v pravo smer, ustvarja občutek varnosti in stabilnosti. GTD pomaga doseči nadzor nad situacijo in zagotavlja vizija perspektiv na različnih področjih človekove dejavnosti.
Posebni pristopi se lahko razlikujejo glede na to, kaj je v danem trenutku optimalno. Na začetku dneva na primer očistijo pogon za dohodne dokumente nepotrebnih papirjev, po kosilu pa organizirajo nevihto razmišljanja o pomembnem projektu.
Nemogoče je biti na vseh mestih hkrati in se osredotočiti na vse, kar zahteva vaš nadzor na vseh področjih življenja. Preden katera koli ekipa začne delovati, se mora odločiti o svojih primarnih ciljih, vrednotah in prioritetah.
Vsaka družina, preden začne načrtovati počitnice, mora najprej opraviti nekaj pomembnih in nujnih zadev. Vedno je koristno vedeti, kaj je najbolje storiti, ko se pojavi določena težava in s katerega zornega kota razmisliti o okoliščinah, ki jih ponuja življenje.
Vse enajst Modele GTD, ki jih predstavljam v tej knjigi, je mogoče uporabiti na vseh področjih življenja. Poleg tega ima vsak svojo uporabno vrednost. Ne pozabite pa na ravnotežje med razumnim in koristnim.
Veliko tega, čemur potepuhi s pranjem možganov pompozno pravijo »kompleksnost«, je pravzaprav le posledica kaosa, ki se dogaja v njihovih glavah (Thomas Soweple).
Stvari morate vedno začeti urejati tako, da ugotovite dejavnike, ki povzročajo nelagodje v vaši duši. To pravilo velja v vsaki situaciji, na primer pri pogovoru z otroki ali na sestanku odbora gospodarske zbornice.
In prosim vas - naučite se znebiti stresa! Razlog za to je kaos in terabajti informacij, ki so bili leta shranjeni v vaši glavi kot balast.
Ko boste razumeli načelo povečanja produktivnosti z zmanjševanjem stresa in se naučili pravilno prenesti informacije v zunanje okolje, boste takoj odkrili nešteto načinov, kako izkoristiti to novo stanje.
Razumevanje načel, ki stojijo za tehnikami GTD, vam bo pomagalo razumeti, kako delujejo, ta nova stopnja svobode pa bo odprla cel arzenal prej neznanih načinov za najboljšo organizacijo vašega življenjskega prostora.
Nekaj besed za tiste, ki že poznate sistem GTD
Ko govorim o GTD, ljudi delim v tri skupine:
1. Tisti, ki verjame kot da bi obvladal ta sistem (ki je daleč od realnosti).
2. Tisti, ki obvladajo del sistema, vendar ga ne uporabljajo v celoti in to razumejo.
3. Tisti, ki obvladajo GTD in ga uporabljajo na ravni »naprednega uporabnika«.
Predstavnikom prve skupine želim povedati to. Poskusite razumeti, kaj lahko dobite z uporabo vsi viri metodologije. Obvladovanje vidikov vsakdanjega življenja in upravljanje pretoka informacij je za nekatere ljudi tako pomembno, da niti ne poskušajo kopati globlje.
Ne mislijo, da jih po stopnici, ki so jo preplezali, čaka naslednja stopnica – do razumevanja razmišljanje. In vodi od sestavljanja seznamov do reševanja težav, ki se pojavljajo na teh seznamih. A ravno to delo zavzema osrednje mesto v celotnem procesu.
Pri drugi skupini pa želim spodbuditi možnosti razširjene uporabe GTD.
Pri bralcih tretje skupine si zelo želim okrepiti vero v uspeh in jim ponuditi nove metode za poglobljeno razumevanje predhodno pridobljenega znanja. Vaša skupina je še vedno majhna, vendar ima prave metode za povečanje produktivnosti in ima še bogatejše možnosti za njihovo izboljšanje.
Nekaj besed za tiste, ki še ne poznate sistema GTD
Knjiga »Spraviti stvari v red« je lahko koristen dodaten vir, ki vam omogoča postopno obvladovanje sistema za povečanje produktivnosti. Pozornost bralcev usmerim na ključne GTD in razložim, zakaj imajo različen učinek na različne ljudi, kakšne pozitivne rezultate je mogoče doseči z njihovo novo uporabo in kakšne negativne posledice lahko nastanejo, če se ta načela ne upoštevajo.
Kako uporabljati to knjigo
Zapiski vam lahko nato pridejo prav v najbolj nepričakovanem trenutku za karkoli, saj se vam med branjem lahko v mislih porodijo različne misli - ne zamudite priložnosti, da pozneje v njih najdete zlati prah!
Snemalne naprave naj bodo vedno pri roki. Morda niso uporabna, a s peresom se boste počutili samozavestne: to je orodje za določanje prednosti vedno in povsod.
Obnašajte se, kot da ste prepričani, da boste v vsaki situaciji našli nekaj koristnega zase, in to bo za vas postalo "samodejno uresničujoča se prerokba".
Izvedeli boste o modelih, ki jih je mogoče uporabiti pri svetovanju, saj sem se med pisanjem te knjige pogovarjal z veliko pametnimi, uspešnimi, ustvarjalnimi ljudmi, ki so priznali, da jih zanima sistem GTD, in verjeli, da zmorejo stokrat več, če bi le vedel, kako uporabiti to tehniko v celoti.
Ideja o uspehu
Vsak udeleženec olimpijskih iger ve, da vizualizirane sanje o zmagi močno povečajo uspešnost. Predlagam, da zdaj za nekaj časa nehate brati in "vizualno sanjate" o tem, kaj bi resnično radi dobili kot rezultat preučevanja gradiva v knjigi.
Zakaj ste kupili to knjigo?
Kaj vas je pritegnilo pri njej?
Kaj pričakujete od branja?
Naj vam pomagam.
pomisli:
Kaj bi se zgodilo, če bi imeli možnost zlahka ponovno prevzeti nadzor nad situacijo, ko bi ga izgubili?
Se radi počutite samozavestni?
Katera nova tveganja bi bili pripravljeni sprejeti, če bi vedeli, da imate ta orodja?
Kakšen uspeh bi vam lahko prinesel?
Zagotavljam vam, da če ste pripravljeni eksperimentirati, potrebujete le malo osredotočenosti in nekaj preprostih tehnik, da dosežete to raven in celo presežete svoje pričakovane rezultate.
Med branjem bomo preučili različne ravni vaše dejavnosti, vendar boste morali biti potrpežljivi, da ne boste izgubili izpred oči svojega končnega cilja. Nenehno se ga morate spominjati.
(V: Tako kot »Word« zagotavlja podporo pri delu z besedili, bi moral »Outpost« na vse možne načine podpirati delo z načrti! To je za delo z Buchatsky Jr.!}
Knjiga o zaupanju v svoje odgovore
Ta knjiga ni enciklopedija receptov. Ne pričakujte od nje kategoričnih odgovorov na vprašanja, kot so: kaj naj naredim, da zamenjam službo? Ali naj kupim podjetje? Ali pa - moramo kupiti kužka?
Ta knjiga vas nauči razumeti orodja in uporabiti metode, ki vam bodo pomagale razviti zaupanje v svoje sposobnosti in s tem zaupati svojim odločitvam. To je moja glavna naloga.
Knjiga »Kako spraviti stvari v red« je bralcem dala poseben vektor razvoja. In nova knjiga vam bo vlila zaupanje v vaše sposobnosti. Tisto, za kar se je resnično vredno boriti, je doslednost. Rešuje v vrtincu neskončnih sprememb.
Razumevanje problema daje oporo, osvoboditev od stresa in optimalne rešitve.
2. Pojav GTD
kako Kaos nevihte prinaša dež, ki daje življenje, zato v družbi časom uspeha sledi čas nereda. Uspeh pride tistim, ki se lahko uprejo kaosu.
I Ching. Knjiga sprememb
GTD- to ni sistem etičnega presojanja in ne gibanje za absolutno transparentno organizacijo, ki naj bi bila pomembnejša od samega nestrukturiranega ustvarjalnega procesa.
David Allen stran 199
Če analiziram razloge za priljubljenost GTD, lahko identificiram štiri dejavnike:
Njeni koncepti delujejo in mehanizem tega dela je transparentno jasen.
Brez težav jih lahko izvaja vsakdo z običajnimi orodji, ki so vedno pri roki.
Nabor problemov, ki jih GTD rešuje, se v svetovnem merilu še naprej hitro povečuje.
Predlagani holistični model se je dotaknil nečesa, kar odmeva s človeško dušo na več ravneh, nečesa globokega in intuitivno lastnega pametnim ljudem.
Ti koncepti delujejo
Model GTD je bil raziskan, testiran in izpopolnjen v normalnih pogojih s sodelovanjem najbolj navaden ljudi. Poskušal sem priti do dna že obstoječim drobcem metod samoorganizacije, ki dejansko delujejo, in jih pravilno zložite v sistem.
Spraševal sem se: zakaj potem, ko sem na en pogled oblikoval seznam stvari, ki sem jih prej preprosto držal v glavi, začnem doživljati popolnoma drugačne občutke, ko razmišljam o nalogah, ki so pred nami? In zakaj so potem naloge postale jasne in pregledne? Konec koncev se v bistvu ni nič spremenilo.
In sklep se je nakazal sam od sebe: za zdaj je naloga ostala pri meni samo v glavi, sem nenehno Bal sem se pozabiti njo in se s tem spravil v stanje stresa. Če sem jo takoj posnel na kakšen zunanji medij, me je misel izpustila iz nadležnega objema.
Ali lahko ta načela uporabi kdorkoli?
In ali bodo vedno zagotavljali rezultate?
Natančno sem sledil vsem postopkom in poskušal pridobiti ustrezen nabor ključnih načel, ki bi sestavljala sistem GTD.
Izkazalo se je, da učinkoviti prav zato, ker temeljijo mehanizem izvajanja projekta in naše delo na projektih.
Razvrščanje vaše »rutine« v »prejeto« je naraven način za razvoj pravega pristopa do novih stvari. Pregled statusa nedokončanih postavk na seznamu pomeni, da imate zdaj popoln nadzor nad obsegom dela in med drugim vodite povezane projekte.
In ocena pomena vašega področja fokusa ali področja odgovornosti vam pomaga, da čutite, da imate popoln nadzor nad situacijo na vseh projektih, in vam omogoča, da dosežete mir in širšo uporabo svojih življenjskih izkušenj.
Obseg uporabe GTD ali njegovih elementov se zdi neomejen.
GTD in IT - harmonija visokih tehnologij
Opazil sem, kako hitro je začelo naraščati število podpornikov GTD v segmentu blogosfere, visoke tehnologije in IT. Zakaj so jo tukaj sprejeli s takšnim navdušenjem?
Sem kot vsi leni ljudje na planetu. V to kategorijo sodijo tudi skoraj vsi moji z računalniki obsedeni prijatelji.
in programerji - vse in vedno - trmasto trdo delajo in poskušajo izumiti nekaj, kar bi jih osvobodilo trmast porod.
Navsezadnje je namen računalništva olajšati delo ljudi. In za GTD je moto "Maksimalni rezultati z danim virom" bistvo! Seveda ljudi, ki so povezani s svetom računalnikov, privlačijo takšne ideje.
Računalniški programi delujejo na svojem področju v vseh načinih le, ko popolna odsotnost napak. In to se doseže z oblikovanjem sistemskega sklopa pravil. Podobno je za predpise sistema GTD značilna odsotnost napak.
En tehnik (in spreobrnjenec GTD) mi je s svojega zvonika razložil te procese: "David, pravkar si identificiral podprograme, ki se vedno izvajajo, ne glede na predmetno področje določenega programa."
GTD je od sistema neodvisen koncept, kar pomeni, da ga lahko učinkovito uporablja katero koli osebno orodje ali programska oprema, če je zasnovana za organizacijo. Omogoča vam, da končno izkoristite nekatere programe, ki so bili prej zelo redko uporabljeni.
Med tisoči uporabnikov priljubljene poslovne namizne programske opreme, kot sta Microsoft Outlook ali Lotus Notes, so bile funkcije, kot sta Tasks ali To-Do, večinoma neuporabljene.
Z odkritjem, da je te funkcije mogoče konfigurirati za uporabo znotraj GTD, so uporabniki pridobili dostop do novih zmogljivosti v programski opremi, ki so jo že imeli. Poleg tega je obstajala podlaga za generiranje in organiziranje idej, kar je spodbudilo nastanek na stotine novih aplikacijskih programov, ki so zdaj temeljili na načelih GTD.
Razlika med GTD in drugimi modeli in sistemi
Ko govorimo o »osebni samoorganizaciji«, mislimo na pridobitev nadzora nad svojim mentalnim stanjem in situacijo v svetu okoli nas.
Tega cilja ni mogoče doseči z »samo običajnimi dejavnostmi«.
Če želite rešiti takšno težavo, morate zabeležiti in oceniti pomen (za prihodnost) vsega nerazumljivega na svetu in nato odstraniti vse, kar za vas ni pomembno.
Morali bi imeti postopek za redno pregledovanje primerov, ko so v celoti organizirani. GTD vas nauči začeti katero koli podjetje tako, da naredite seznam vseh opravkov in težav, s katerimi je tvoja glava polna. Šele po tem je mogoče oceniti pomembnost elementov seznama.
Z uporabo samo prednostnih problemov je nemogoče razstaviti cilje na vrste in podravni. Toda vsaka od podravni potrebuje neprednostne, ampak posebne sile in sredstva.
Zdi se, da sistemi, ki sem jih raziskoval, kažejo isto. Njihovi avtorji predpostavljajo, da lahko vedno začnete (iz nič) s celostnim pogledom na svojo perspektivo; da "nemudoma oblikujete" naloge, določite sile in sredstva ter zagotovite ravnovesje svojih zadev.
Vso srečo! Ste že kdaj videli samsko osebo, katere življenje je bilo tako preprosto? Praktične situacije so veliko bolj kompleksne od takšne idealizirane mizanscene.
Trmasto poskušamo obvladati svoj svet, poskušamo nadzorovati situacijo, vendar smo ves čas pod pritiskom novih informacij in udarci usode. Rastemo in spreminjamo lastne predstave o lastnih možnostih.
Če vseh zgoraj navedenih dejavnikov ne upoštevamo, iz tega ne bo nič. In s sistemom GTD bo vse uspelo!
Allen David_ Stvari so v redu. doc
Izboljšali boste svoje sposobnosti samoorganizacije
V red boste lahko spravili ne le svoje poklicne zadeve, ampak tudi plaz osebnih podatkov
POVZETEK KNJIGE
David Allen. Kako ohraniti red. Načela izpolnjujočega življenja brez stresa. Založba "Mann, Ivanov in Ferber", M. - 2010
Načrti so zunanje manifestacije človekove notranje svobodne volje.
opomba
Bistveno pomembno vprašanje za sodobnega človeka: kako imeti vse pod nadzorom, delujejo učinkovito in ne utrudi se? Getting Things Done (GTD), opisan v njegovi knjigi - How to Get Things Done, je rešil na tisoče bralcev izpod ruševin aktualnih zadev.
Ta knjiga govori o GTD - o " osebni sistem razširjenega razmišljanja"in kako pravilno konfigurirati GTD za nemoteno delovanje.
Občutite svobodo! 006
1. Uvod 008
2. Pojav GTD 018
3. Zagon sistema in vzdrževanje njegovega delovanja 059
4. Osnovna načela samoorganizacije 072
5. Popolni nadzor: fiksacija 092
6. Popolni nadzor: ocena pomembnosti 126
7. Popolni nadzor: 160 naročil
8. Popolni nadzor: preverjanje in analiza 206
9. Popolni nadzor: različica 216
10. Popolni nadzor: z uporabo sistema 245
11. Pridobivanje perspektive 255
13. Ten Thousand Feet: Projekti 274
14. Twenty Thousand Feet: Področja fokusa in področja odgovornosti 287
15. Thirty Thousand Feet: Cilji in cilji 297
17. Fifty Thousand Feet: Namen in načela 315
JE. Perspektiva: ponoven obisk trgovine Grade's Gardens 331
19. Kako ohraniti delovanje sistema 337
20. Sklep 358
Občutite svobodo!
Za sledenje poti potrebujete zemljevid. Ta metafora velja tudi za poti našega življenja. David Allen v svoji novi knjigi How to Keep Things Done predstavlja svoj pristop GTD kot načrt za pomoč pri doseganju ciljev v nepredvidljivih okoliščinah. Ta knjiga bo pomagala tistim, ki čutijo, da je življenjska pot vse težja in prepoznavnost se slabša..
Ta knjiga je rezultat velikega dela. Samoorganizacija ne pomeni spravljanja vsega okoli sebe v sterilen red. Njen cilj je svoboda.
Nenehno vas bo spremljal občutek svobode in marsikaj se bo postavilo na svoje mesto.
Vitalij Kolesnik ,
posvečen osebnemu razvoju in produktivnosti
1. Uvod
Umetnost napredovanja je sestavljena izje vzdrževati red ob spreminjanju in spreminjati ob ohranjanju reda.
Alfred North Whitehead
Da bi bilo življenje smiselno, moramo biti sposobni začeti in dokončati svoje naloge.
Navsezadnje so komponente uspeha narejene pravilno izbira in njegovo učinkovito izvajanje.
Danes so na voljo metode in orodja, ki pomagajo pri samoorganizaciji in učijo, kako povečati produktivnost dela. Vendar še vedno ni temeljnega razumevanja dinamike teh procesov kot celote. Postavlja se vprašanje: ali sploh obstaja način za pridobitev tega razumevanja?
Upam si, da boste takšno metodo našli v tej knjigi. Ustvaril sem ga kot vodnik za optimizacijo katerega koli procesa - od reševanja poslovnega problema do organizacije nestandardnih počitnic ali dvorjenja dami vašega srca.
Za vsako nalogo veljajo enaki principi in metode, stvari pa bodo šle gladko, če razumete bistvo in namen dela, ustvarjate načrte in spremljate njihovo izvajanje.
Kdaj mehanizem vsakdanje življenje ni premišljeno, možnosti za samouresničitev so zmanjšane.
In če vam je mar za družino, zdravje in bogastvo; če želite uresničiti svoj ustvarjalni potencial in zadovoljiti potrebo po sprostitvi, vsa vprašanja je treba obravnavati kot posel.
Leta 2001 sem izdal svojo prvo knjigo »Kako spraviti stvari v red. Umetnost produktivnosti brez stresa«, ki je bila razdeljena v tridesetih jezikih po vsem svetu. Moj sistem je pridobil veliko privržencev, vključno z vodstvenimi delavci, profesorji, programskimi inženirji in celo duhovščino.
Izkazalo se je, da vsaka oseba, zahvaljujoč sistematičen pristop je sposoben pripeljati metode, ki jih predlagam, do popolnosti v vseh vidikih življenja. Ljudje že na začetku seznanjanja z GTD opažajo njihov uspeh pri osredotočanju svojih prizadevanj. Kljub temu, izkušnje so pokazale, kako velik je razkorak med razumevanjem in izvajanjem razumljenega.
Večplastna struktura GTD je kot čebula: veliko plasti je treba olupiti, da pridemo do njegovega globljega bistva. Tudi njegovi zvesti podporniki še niso spoznali njegovega pravega potenciala, ki daleč presega meje preprostega sistema samoorganizacije.
V preteklih letih sem uporabnike GTD poskušal prepričati o naslednjem: bolj ko se bodo strožje in dosledneje držali njegovih postulatov, uspešnejši bo prenos te izkušnje na druga področja njihovega delovanja.
Postopoma sem začel razumeti, kaj točno želim povedati s svojo novo knjigo.
Knjigo so mi predstavili kot praktični vodnik za »zajamčen dostop do vseh priložnosti« v službi in zasebnem življenju.
Razumevanje tega Vse stvari usmerjate vi osebno v pravo smer, ustvarja občutek varnosti in stabilnosti. GTD pomaga doseči nadzor nad situacijo in zagotavlja vizija perspektiv na različnih področjih človekove dejavnosti.
Posebni pristopi se lahko razlikujejo glede na to, kaj je v danem trenutku optimalno. Na primer, na začetku dneva očistijo vhodni pogon dokumentov nepotrebnih papirjev, po kosilu pa organizirajo nevihto razmišljanja o pomembnem projektu.
Nemogoče je biti na vseh mestih hkrati in se osredotočiti na vse, kar zahteva vaš nadzor na vseh področjih življenja. Preden katera koli ekipa začne delovati, se mora odločiti o svojih primarnih ciljih, vrednotah in prioritetah.
Vsaka družina, preden začne načrtovati počitnice, mora najprej opraviti nekaj pomembnih in nujnih zadev. Vedno je koristno vedeti, kaj je najbolje storiti, ko se pojavi določena težava in s katerega zornega kota razmisliti o okoliščinah, ki jih ponuja življenje.
Vse enajst Modele GTD, ki jih predstavljam v tej knjigi, je mogoče uporabiti na vseh področjih življenja. Poleg tega ima vsak svojo uporabno vrednost. Ne pozabite pa na ravnotežje med razumnim in koristnim.
Ko boste razumeli načelo povečanja produktivnosti z zmanjševanjem stresa in se naučili pravilno prenašati informacije v zunanje okolje, boste takoj odkrili nešteto načinov, kako izkoristiti to novo stanje.
Razumevanje načel, ki stojijo za tehnikami GTD, vam bo pomagalo razumeti, kako delujejo, ta nova stopnja svobode pa bo odprla cel arzenal prej neznanih načinov za najboljšo organizacijo vašega življenjskega prostora.
Nekaj besed za tiste, ki že poznate sistem GTD
Ko govorim o GTD, ljudi delim v tri skupine:
1. Tisti, ki verjame kot da bi obvladal ta sistem (ki je daleč od realnosti).
2. Tisti, ki obvladajo del sistema, vendar ga ne uporabljajo v celoti in to razumejo.
3. Tisti, ki obvladajo GTD in ga uporabljajo na ravni »naprednega uporabnika«.
Predstavnikom prve skupine želim povedati to. Poskusite razumeti, kaj lahko dobite z uporabo vsi viri metodologije. Obvladovanje vidikov vsakdanjega življenja in upravljanje pretoka informacij je za nekatere ljudi tako pomembno, da niti ne poskušajo kopati globlje.
Ne mislijo, da jih po stopnici, ki so jo preplezali, čaka naslednja stopnica – do razumevanja razmišljanje. In vodi od sestavljanja seznamov do reševanja težav, ki se pojavljajo na teh seznamih. A ravno to delo zavzema osrednje mesto v celotnem procesu.
Pri drugi skupini pa želim spodbuditi možnosti razširjene uporabe GTD.
Pri bralcih tretje skupine si zelo želim okrepiti vero v uspeh in jim ponuditi nove metode za poglobljeno razumevanje predhodno pridobljenega znanja. Vaša skupina je še vedno majhna, vendar ima prave metode za povečanje produktivnosti in ima še bogatejše možnosti za njihovo izboljšanje.
Nekaj besed za tiste, ki še ne poznate sistema GTD
Knjiga »Spraviti stvari v red« je lahko koristen dodaten vir, ki vam omogoča postopno obvladovanje sistema za povečanje produktivnosti. Pozornost bralcev usmerim na ključne GTD in razložim, zakaj imajo različen učinek na različne ljudi, kakšne pozitivne rezultate je mogoče doseči z njihovo novo uporabo in kakšne negativne posledice lahko nastanejo, če se ta načela ne upoštevajo.
Kako uporabljati to knjigo
Zapiski vam lahko nato pridejo prav v najbolj nepričakovanem trenutku za karkoli, saj se vam med branjem lahko v mislih porodijo različne misli - ne zamudite priložnosti, da pozneje v njih najdete zlati prah!
Snemalne naprave naj bodo vedno pri roki. Morda niso uporabna, a s peresom se boste počutili samozavestne: to je orodje za določanje prednosti vedno in povsod.
Obnašajte se, kot da ste prepričani, da boste v vsaki situaciji našli nekaj koristnega zase, in to bo za vas postalo "samodejno uresničujoča se prerokba".
Izvedeli boste o modelih, ki jih je mogoče uporabiti pri svetovanju, saj sem se v procesu ustvarjanja te knjige pogovarjal z veliko pametnimi, uspešnimi, ustvarjalnimi ljudmi, ki so priznali, da jih zanima sistem GTD, in verjeli, da zmorejo stokrat več, če bi le vedel, kako uporabiti to tehniko v celoti.
Ideja o uspehu
Vsak udeleženec olimpijskih iger ve, da vizualizirane sanje o zmagi močno povečajo uspešnost. Predlagam, da zdaj za nekaj časa nehate brati in "vizualno sanjate" o tem, kaj bi resnično radi dobili kot rezultat preučevanja gradiva v knjigi.
Zakaj ste kupili to knjigo?
Kaj vas je pritegnilo pri njej?
Kaj pričakujete od branja?
Naj vam pomagam.
pomisli:
Kaj bi se zgodilo, če bi imeli možnost zlahka ponovno prevzeti nadzor nad situacijo, ko bi ga izgubili?
Se radi počutite samozavestni?
Katera nova tveganja bi bili pripravljeni sprejeti, če bi vedeli, da imate ta orodja?
Kakšen uspeh bi vam lahko prinesel?
Zagotavljam vam, da če ste pripravljeni eksperimentirati, potrebujete le malo osredotočenosti in nekaj preprostih tehnik, da dosežete to raven in celo presežete svoje pričakovane rezultate.
Med branjem bomo preučili različne ravni vaše dejavnosti, vendar boste morali biti potrpežljivi, da ne boste izgubili izpred oči svojega končnega cilja. Nenehno se ga morate spominjati.
(V: Tako kot »Word« zagotavlja podporo pri delu z besedili, bi moral »Outpost« na vse možne načine podpirati delo z načrti! To je za delo z Buchatsky Jr.!}
Knjiga o zaupanju v svoje odgovore
Ta knjiga ni enciklopedija receptov. Ne pričakujte od nje kategoričnih odgovorov na vprašanja, kot so: kaj naj naredim, da zamenjam službo? Ali naj kupim podjetje? Ali pa - moramo kupiti kužka?
Ta knjiga vas nauči razumeti orodja in uporabiti metode, ki vam bodo pomagale razviti zaupanje v svoje sposobnosti in s tem zaupati svojim odločitvam. To je moja glavna naloga.
Knjiga »Kako spraviti stvari v red« je bralcem dala poseben vektor razvoja. In nova knjiga vam bo vlila zaupanje v vaše sposobnosti. Tisto, za kar se je resnično vredno boriti, je doslednost. Rešuje v vrtincu neskončnih sprememb.
Razumevanje problema daje oporo, osvoboditev od stresa in optimalne rešitve.
2. Pojav GTD
Tako kot kaos nevihte prinese dež, ki daje življenje, tako v družbi nastopijo časi uspeha pred časi nereda. Uspeh pride tistim, ki se lahko uprejo kaosu.
I Ching. Knjiga sprememb
GTD- to ni sistem etičnega presojanja in ne gibanje za absolutno transparentno organizacijo, ki naj bi bila pomembnejša od samega nestrukturiranega ustvarjalnega procesa.
David Allen stran 199
Če analiziram razloge za priljubljenost GTD, lahko identificiram štiri dejavnike:
Njeni koncepti delujejo in mehanizem tega dela je transparentno jasen.
Brez težav jih lahko izvaja vsakdo z običajnimi orodji, ki so vedno pri roki.
Nabor problemov, ki jih GTD rešuje, se v svetovnem merilu še naprej hitro povečuje.
Predlagani holistični model se je dotaknil nečesa, kar odmeva s človeško dušo na več ravneh, nečesa globokega in intuitivno lastnega pametnim ljudem.
Ti koncepti delujejo
Model GTD je bil raziskan, testiran in izpopolnjen v normalnih pogojih s sodelovanjem najbolj navaden ljudi. Poskušal sem priti do dna že obstoječim drobcem metod samoorganizacije, ki dejansko delujejo, in jih pravilno zložite v sistem.
Spraševal sem se: zakaj potem, ko sem na en pogled oblikoval seznam stvari, ki sem jih prej preprosto držal v glavi, začnem doživljati popolnoma drugačne občutke, ko razmišljam o nalogah, ki so pred nami? In zakaj so potem naloge postale jasne in pregledne? Konec koncev se v bistvu ni nič spremenilo.
In sklep se je nakazal sam od sebe: za zdaj je naloga ostala pri meni samo v glavi, sem nenehno Bal sem se pozabiti njo in se s tem spravil v stanje stresa. Če sem jo takoj posnel na kakšen zunanji medij, me je misel izpustila iz nadležnega objema.
Ali lahko ta načela uporabi kdorkoli?
In ali bodo vedno zagotavljali rezultate?
Natančno sem sledil vsem postopkom in poskušal pridobiti ustrezen nabor ključnih načel, ki bi sestavljala sistem GTD.
Izkazalo se je, da učinkoviti prav zato, ker temeljijo mehanizem izvajanja projekta in naše delo na projektih.
Razvrščanje vaše »rutine« v »prejeto« je naraven način za razvoj pravega pristopa do novih stvari. Pregled statusa nedokončanih postavk na seznamu pomeni, da imate zdaj popoln nadzor nad obsegom dela in med drugim vodite povezane projekte.
In ocena pomena vašega področja fokusa ali področja odgovornosti vam pomaga, da čutite, da imate popoln nadzor nad situacijo na vseh projektih, in vam omogoča, da dosežete mir in širšo uporabo svojih življenjskih izkušenj.
Obseg uporabe GTD ali njegovih elementov se zdi neomejen.
GTD in IT - harmonija visokih tehnologij
Opazil sem, kako hitro je začelo naraščati število podpornikov GTD v segmentu blogosfere, visoke tehnologije in IT. Zakaj so jo tukaj sprejeli s takšnim navdušenjem?
Sem kot vsi leni ljudje na planetu. V to kategorijo sodijo tudi skoraj vsi moji z računalniki obsedeni prijatelji.
in programerji - vse in vedno - trmasto trdo delajo in poskušajo izumiti nekaj, kar bi jih osvobodilo trmast porod.
Navsezadnje je namen računalništva olajšati delo ljudi. In za GTD je moto "Maksimalni rezultati z danim virom" bistvo! Seveda ljudi, ki so povezani s svetom računalnikov, privlačijo takšne ideje.
Računalniški programi delujejo na svojem področju v vseh načinih le, ko popolna odsotnost napak. In to se doseže z oblikovanjem sistemskega sklopa pravil. Podobno je za predpise sistema GTD značilna odsotnost napak.
En tehnik (in spreobrnjenec GTD) mi je s svojega zvonika razložil te procese: "David, pravkar si identificiral podprograme, ki se vedno izvajajo, ne glede na predmetno področje določenega programa."
GTD je od sistema neodvisen koncept, kar pomeni, da ga lahko učinkovito uporablja katero koli osebno orodje ali programska oprema, če je zasnovana za organizacijo. Omogoča vam, da končno izkoristite nekatere programe, ki so bili prej zelo redko uporabljeni.
Med tisoči uporabnikov priljubljene poslovne namizne programske opreme, kot sta Microsoft Outlook ali Lotus Notes, so bile funkcije, kot sta Tasks ali To-Do, večinoma neuporabljene.
Z odkritjem, da je te funkcije mogoče konfigurirati za uporabo znotraj GTD, so uporabniki pridobili dostop do novih zmogljivosti v programski opremi, ki so jo že imeli. Poleg tega je obstajala podlaga za generiranje in organiziranje idej, kar je spodbudilo nastanek na stotine novih aplikacijskih programov, ki so zdaj temeljili na načelih GTD.
Razlika med GTD in drugimi modeli in sistemi
Ko govorimo o »osebni samoorganizaciji«, mislimo na pridobitev nadzora nad svojim mentalnim stanjem in situacijo v svetu okoli nas.
Tega cilja ni mogoče doseči z »samo običajnimi dejavnostmi«.
Če želite rešiti takšno težavo, morate zabeležiti in oceniti pomen (za prihodnost) vsega nerazumljivega na svetu in nato odstraniti vse, kar za vas ni pomembno.
Morali bi imeti postopek za redno pregledovanje primerov, ko so v celoti organizirani. GTD vas nauči začeti katero koli podjetje tako, da naredite seznam vseh opravkov in težav, s katerimi je tvoja glava polna. Šele po tem je mogoče oceniti pomembnost elementov seznama.
Z uporabo samo prednostnih problemov je nemogoče razstaviti cilje na vrste in podravni. Toda vsaka od podravni potrebuje neprednostne, ampak posebne sile in sredstva.
Zdi se, da sistemi, ki sem jih raziskoval, kažejo isto. Njihovi avtorji predpostavljajo, da lahko vedno začnete (iz nič) s celostnim pogledom na svojo perspektivo; da "nemudoma oblikujete" naloge, določite sile in sredstva ter zagotovite ravnovesje svojih zadev.
Vso srečo! Ste že kdaj videli samsko osebo, katere življenje je bilo tako preprosto? Praktične situacije so veliko bolj kompleksne od takšne idealizirane mizanscene.
Trmasto poskušamo obvladati svoj svet, poskušamo nadzorovati situacijo, vendar smo ves čas pod pritiskom novih informacij in udarci usode. Rastemo in spreminjamo lastne predstave o lastnih možnostih.
Če vseh zgoraj navedenih dejavnikov ne upoštevamo, iz tega ne bo nič. In s sistemom GTD bo vse uspelo!
Kriteriji uspešnega razvoja = odpravljanje ovir
Učinkovitost GTD je lažje razumeti, če poskušate na situacijo pogledati kot celoto z vidika odstranitve morebitnih ovir za aktivnost.
Dolga leta sem se spraševal, zakaj GTD najbolj zanimajo tisti bralci, ki ga pravzaprav ne potrebujejo. Zakaj? Odgovor je preprost: prav ta skupina ljudi globoko razume negativne posledice poseganja v sistem.
Če se oseba že dobro počuti in je izgubila zanimanje za izboljšanje svoje uspešnosti, potem je do takih sistemov globoko brezbrižna. Priljubljenost GTD je posledica pomanjkanja ljudi, ki bi v življenju ali delu imeli vsaj kakšen sistem, ki bi lahko odpravljal ovire.
GTD je pravkar postal orodje za obvladovanje situacij. Omogoča vam ohranjanje stabilnosti kljub različnim oblikam rasti, sprememb in nihanja.
Vsestranskost in enostavnost implementacije sistema
Če želite GTD uporabiti v praksi (skoraj takoj), vam ni treba kupiti programskega izdelka ali osvojiti novih veščin. Preprosta zdrava pamet je dovolj. Edina zahteva je, da imate nekakšno orodje za beleženje informacij in varno mesto, kjer lahko pravilno vodite svoje sezname opravil.
Nisem našel nobene posebne kategorije ljudi, ki bi bila bolj primerna za GTD kot druge. Uporabljajo ga predsedniki podjetij, umetniki in vodje projektov, cele družine in duhovniki, študenti in upokojenci.
Zagotovili smo usposabljanje GTD za korporacije Fortune 50, družinska podjetja in vladne agencije. Ta sistem smo predstavili predstavnikom zdravstva in energetike, transportne in vesoljske industrije, znanosti in izobraževanja ter skoraj vseh področij gospodarstva.
Enako so jo sprejeli v Nemčiji, Savdski Arabiji, Estoniji, Kanadi in Braziliji. Prav tako nismo našli razlik v dojemanju tehnik glede na tip osebnosti, učni stil ali spol.
Naraščajoče težave in razumevanje potrebe po njihovem reševanju
Če bi GTD pomagal rešiti samo edinstvene težave ali bil zdravilo za nepomembne težave, bi bilo neumno pričakovati njegovo popularnost.
Ljudje vse pogosteje doživljajo stres, občutek izgube nadzora nad situacijo. Po vsem svetu se krepi zavedanje o potrebi po povrnitvi duševnega miru.
Kaj vse si želimo? Hočemo več svoboda in manj dela. Želimo biti pripravljeni na nepričakovano. Vsi si obupno želimo vedeti, kako upravljati – ne, ne informacije – stvari! In razumeti, kako vse naše zadeve vplivajo druga na drugo.
Ko količina nihanj preseže lestvico
Pogosto me vprašajo: "Kaj je novega pri vaši metodi glede dejavnikov, ki povzročajo stres?" Moj odgovor je vedno preprost: »V metodah GTD ni nič novega. Novost je izključno v povečani frekvenci posodabljanja nalog brez stresa.”
Sprememba vedno prinese stres. Novo je neizogibno povezano z rekonfiguracijo odnosov in spremembo samopodobe. Tako je bilo in tako bo.
Danes, v samo treh dneh, se zgodi toliko globalnih sprememb, nastane toliko novih projektov in toliko prevrednotenj, kot se jih je zgodilo v letu, ko so bili naši starši mladi.
Bolj mirno so prenašali stres. Živimo v razmerah nenehnega stresa: nove tehnologije omogočajo, da se v vaš nabiralnik usedejo najrazličnejše informacije, glasovno sporočilo pa lahko kadar koli raznese vaš notranji svet in uniči vaše prioritete.
Ne informacije, ampak preobremenitev
Priljubljeni sistemi za samoizboljšanje so osredotočeni na reševanje dveh problemov: upravljanje časa (upravljanje časa) in upravljanje informacij. Njihova rešitev je preprosto ponovno nalaganje vaših projektov v izbrani sistem.
Običajno se uporablja koledarski načrt in urni razpored, upoštevajo se tempo, prostor, sortiranje, izbor orodij in tehnologij. Toda ne čas ne informacije same po sebi ne morejo postati vir stresa?
Ne morete nadzorovati časa: to je hiperbola. Lahko samo usmerjate dejanja in usmerite svojo pozornost. Čas le pomaga razumeti, pod kakšnimi omejitvami, to je ( Kje in Kdaj) morate dodeliti posebne vire ( moč in objektov).
Če stvari upravljate učinkovito, je časovni dejavnik nevtraliziran. Ni občutka pomanjkanja virov ali neravnovesja.
Resnična težava v teh razmerah je preobremenitev. Narava nam pomaga pri sprostitvi zaradi svoje organskosti in spremenljivosti.
Informacije, ki prihajajo do nas iz narave, so očitne in puščajo pozitivne spomine. Informacije, prejete po elektronski pošti, so pogosto zmedene in celo škodljive.
Odpreti morate mapo, prebrati e-pošto, jo razumeti in ovrednotiti ter nato sistematično integrirati prejeta sporočila. Ob tem je obremenitev takšna, kot bi se čez dan soočili s sto medvedi.
Kot kaže praksa, se lahko s takim stresom spopadete na preverjen način z uporabo učinkovitih tehnik za vsak položaj in zavestno razvrščanje dohodnih informacij v ustrezne mape.
Točno to uči GTD. In dela v težko sistemski način.
Sposobnost "spravljanja stvari v red" je enostavno razviti
Dejavnik široke uporabe GTD so bile povečane zahteve po samoučinkovitosti. Svet vedno bolj zahteva sposobnost hitrega urejanja stvari in doseganja ciljev. Navdušenje in inovativnost sta ključna dejavnika. In če podjetje ali posameznik ne more izpolniti načrta, potem so vse, tudi najbolj čudovite ideje, neuporabne.
Vendar trdim, da se lahko kdorkoli nauči dosegati cilje, čeprav je še vedno razširjeno prepričanje, da so nekateri ljudje po naravi bolj produktivni, medtem ko drugi sami po sebi tega niso sposobni (ta pristranskost je značilna za uspešne vodje prodaje!)
In na področju ustvarjalnosti in inovativnosti je veljalo, da je človek od rojstva obdarjen ali prikrajšan za talent za odkrivanje in ustvarjalnost. Vendar temu ni tako.
Če se dosledno držite predpisov, bo vsak na koncu dneva prejel kopico kreativnih in inovativnih idej in rešitev.
Obstaja preprost, a specifičen postopek za urejanje vaših zadev. Njegovi predpisi so osnova sistema GTD. In ta proces je treba preučiti.
Vsi si delimo nekaj intuitivno temeljnega.
V GTD se med razlago pojavljajo subtilni momenti, ki so zakoreninjeni v posebnostih psihe - intelekta in estetike. Dvomil sem, da bom lahko pravilno razložil ta proces.
Prizadevamo si za nepristransko interakcijo s svetom, vendar brez uporabe linearne formalne logike in načel induktivnega pristopa. (Seveda smo sposobni takšnega razmišljanja, vendar manifestacije okoliške resničnosti ne sodijo v okvir teh racionalnih kategorij.)
Zdi se, da je nekaj globoko v duši (impulz), kar brez dosledne argumentacije torej navdihuje in vodi.
Toda za večino ljudi ta impulz ne ponuja vedno koherentne in razumne vsebine načrt, ampak le uspešen lokalni delček načrta – nekaj osamljen možnost. Če ocenite svojo izkušnjo, boste v njej našli prisotnost te vnaprejšnje določitve, ki se vam ni zdela očitna in je zato niste niti poskušali uporabiti.
Navsezadnje je bilo ogromno stvari, ki ste jih naredili, nepričakovanih. Vendar ste hitro naredili potrebne zaključke in ukrepali. Z drugimi besedami, vedno ste se ukvarjali z razvojem svojega specifičnega odnosa do dogajanja: vaš notranji konceptualni projekt in tisto, kar ste srečevali v okolju, sta bila vedno povezana.
Najbolj produktiven način nadaljevanja je izmenično: najprej poiščite možnosti za izboljšanje svojega običajnega življenjskega sloga, nato pa izberite orodja in tehnike za analizo in izvajanje teh novih zamisli. GTD je enako učinkovit za organiziranje informacij iz zunanjih in notranjih virov.
Za zagon teh "samodelujočih" mehanizmov se vam ni treba posebej pripravljati ali razmišljati vnaprej. Vse življenje preživimo v zaznavanju, ocenjevanju, razvrščanju, nezavednem načrtovanju in izvajanju.
Osnovna formula GTD naredi ta celoten proces zavesten in vam omogoča, da svojo vizijo produktivno oživite.
To je sistem, ki vam pomaga odkriti, kaj že imate.
Naloženi smo z marsičim. Niti časa nimamo dovolj, da bi izpostavili najpomembnejše. Bo GTD pomagal, da ne bomo več talec "rutine" in kaosa? Brez dvoma, pravim.
S pregledovanjem zaostalih nalog izpostavite tiste, ki so trenutno najpomembnejše. Edini pogoj je, da morate biti polni ustvarjalne energije, prepoznati situacijo in odstraniti ovire.
Potrebovali boste orodja, ki vam bodo pomagala čim bolj razumeti in artikulirati svoje sposobnosti in priložnosti v tem svetu. Dobra stvar pri GTD je, da nikomur ne vsiljuje svojih ciljev. Zagotavlja samo funkcije, ki vam pomagajo ponovno pridobiti nadzor nad situacijo na najpreprostejši možen način.
Sistem GTD ima svoj stil.
GTD seveda ni preveč preprost in ima določeno stopnjo kompleksnosti. Pomembno je, da boste v konkretni situaciji prejeli »načrt«, ki odpira možnosti. Ne pozabite, da GTD ni toliko sistem, kot sistemski pristop.
GTD zagotavlja enak pristop k vsemu, str. kot jih lahko srečate v življenju. Zanjo je vse hkrati pomembno, a hkrati ne bistveno: kako vam gre z izpolnjevanjem vaše usode? Super. Ali morate nahraniti svojo mačko? Neverjetno. In če nekatera vprašanja ne vznemirjajo vašega srca, ne izgubljajte energije z razmišljanjem o njih.
Rekel bi, da je GTD občutljiv. Pogosto se uporablja v občutljivih situacijah: begajoči problemi nam kratijo mir in spanec, okupirajo našo pozornost; v takih primerih se sistem GTD spremeni v nekakšno sidro, ki vam omogoča, da ocenite težave in "utemeljite" moteče misli za natančnejše razumevanje bistva težav.
Torej, kaj točno je sistem GTD?
Za tiste, ki sistema GTD še ne poznate, bi rad na kratko navedel nekaj njegovih ključnih principov.
GTD je nastavljiv sistem, ki temelji na zdravi pameti. Z njegovo pomočjo se boste lahko ob seznamu redno spremljanih opravil osredotočili na svoj zunanji in notranji svet, naredili pravo izbiro ob pravem času. GTD je postopna in učinkovita metoda z majhnim vplivom za doseganje visoke produktivnosti brez stresa.
Med njegovimi glavnimi lastnostmi:
Snemanje informacij, ki vzbudijo vaše zanimanje;
Postavljanje ciljev in razvoj načrtov za vprašanja, ki so za vas pomembna;
Razvrščanje opomnikov in informacij v ustrezne kategorije, ki ustrezajo vašim potrebam;
Spremljanje stanja hkrati v šestih obzorjih nalog, ki so pred vami (namen, vizija, cilji, področja fokusa, projekti in načrti dogodki).
Sledenje GTD vliva zaupanje v vašo moč, omogoča zmanjšanje preobremenitve in sprostitev močnega toka ustvarjalne energije. Z njegovo pomočjo se lahko naučite prilagodljivo upravljati vse podrobnosti in nianse svojega življenja.
Sistem vam omogoča dosledno upoštevanje načel produktivnosti, hkrati pa zagotavlja svobodo pri izbiri metod. Mentorske izkušnje, med katerimi smo razvili najnaprednejše tehnologije upravljanja dela, so pomagale izpopolniti sistem GTD.
Trije modeli sistema GTD
Sistem GTD je preprosta zbirka treh modelov. Sama sem jih odkrila in preizkusila v procesu komuniciranja z ljudmi, ki so dnevno morali razjasniti svoje življenjske situacije in izbrati smer nadaljnjega delovanja.
Tukaj je kratek opis teh treh modelov. Kasneje bom pojasnil, kako delujejo in kako delati z njimi.
Upravljanje poteka dela
Model upravljanja poteka dela je sestavljen iz petih stopenj*:
Zbiranje/identifikacija;
Razvrščanje;
Ureditev;
Pregled stanja;
Izvedba.
* Podrobnejši diagram je predstavljen v dodatku IV.
To je tehnika, razvita kot način za zbiranje/prepoznavanje, analiziranje, organiziranje in upravljanje seznamov "rutin". To je tisto, kar moramo sistematizirati in osvojiti.
Tehnika vključuje beleženje surovega vhodnega materiala, sprejemanje odločitev, organiziranje rezultatov v kategorije, ocenjevanje sistema kot celote in njegovih posameznih delov ter izbiro pravega. možnost dejanja. Ona, tako rekoč, " deluje z možnostmi»
Ta komponenta GTD je najpreprostejše orodje, ki ga lahko takoj povečanje produktivnosti.
Naravno načrtovanje
Običajno model poteka dela vključuje načrtovanje in vodenje projektov, vendar jih ne obravnava kot neodvisne cilje. Razvrščanje informacij (v e-pošti, v mapi »Prejeto« ali v zapisnikih sestankov) vključuje prepoznavanje in zagon projektov, ko se pojavijo zamisli, ter razvoj akcijskega načrta za izvedbo teh projektov.
Pogosto si morate prizadevati za doseganje ciljev, ki zahtevajo skrben premislek. Sem spadajo na primer vaša poroka, nova spletna stran, pisanje knjige ali težko pričakovan dopust.
Za načrtovanje in izvedbo takih projektov sem oblikoval preprost petfazni model.
Na začetku dobe svetovanja pri upravljanju je bila tema »načrtovanje projektov« drugotnega pomena za moje stranke.
Običajno so postavili isto vprašanje: "Kateri model ali programska oprema je najboljša za načrtovanje projekta?" Zdelo se jim je, da je razvoj, ki je na voljo na tem področju, preveč preprost ali preveč zapleten.
Povedal sem jim o običajnem pristopu k načrtovanju, kjer razmišljamo o stvareh, ne da bi jih zares poskušali organizirati. Razveseljivo je, da se v večini primerov še vedno premalo dobro zavedamo, kako vse to počnemo.
Tudi ko samo zapustimo hišo, da delamo na vrtu, se nekako ukvarjamo z nekakšnim načrtovanjem, s seboj vzamemo orodje. Po mojem mnenju je na splošno nemogoče preživeti dan brez načrtovanja svojih dejanj.
Ne glede na to, ali je projekt velik ali majhen, gre naš um seveda skozi petstopenjski proces v procesu uresničevanja idej, ki izgleda takole*;
Namen in načela;
Vizija;
Brainstorm;
Ureditev;
Načrtovanje nadaljnjih dejavnosti.
Ali imamo načrt, ali se zavedamo svojega namena, smer misli in vzorce obnašanja določa naš vrednostni sistem. Potem se razvijamo vizija, to je naša predstava o tem, kakšna realnost bi nas zadovoljila.
Glej prilogi II in 111.
Neskladje med realnostjo in standardom nas pahne v stres in začnemo generirati ideje, kako doseči uresničitev naše vizije (brainstorming). Nato začnemo prejete ideje razvrščati po komponentah, zaporedju in prioriteti - oblikuje se naš osebni akcijski načrt.
Ta model načrtovanja je naraven. Uporablja se lahko kot učinkovit način za osredotočanje sil in virov brez kakršne koli neproduktivne napetosti in vam omogoča, da oblikujete "navpično" razmišljanje, potrebno za različne vrste projektov, situacij in tem.
Ostaja samo postavljanje prioritet.
Osredotočite se na obzorja
Upravljanje je le razporeditev omejenih virov (sil in sredstev), kar pomeni obvladovanje umetnosti izbire ali umetnosti določanja prioritet.
Vedno sem čutil, da način, na katerega modeli upravljanja s časom narekujejo proces določanja prioritet, ni dober. Ni razvita, ne upošteva dejavnikov, ki resnično vplivajo na naša dejanja.
Vsi seveda dajemo prednost, vendar lahko ta proces še bolj optimiziramo. V ta namen sem identificiral šest fokusnih obzorij in raziskali njihov vpliv na naše odločitve.
Horizonte fokusiranja sem do neke mere odkril po naključju. Nekoč so me prosili, naj organiziram coaching za najvišjega direktorja na Wall Streetu. Glavna težava te osebe je bilo »preveč sestankov«. Njegov pomočnik se je boril proti zaposlenim, ki so se želeli dogovoriti za sestanek s šefom. Urnik je bil nabit mesece vnaprej.
Ko sem prispel v njegovo pisarno, je zaprl vrata in takoj roteče vprašal: "Kaj naj naredim s to karto?" Odločil sem se, da začnem z razjasnitvijo perspektive in na tablo, ki je visela na njegovi mizi, sem zapisal svojo različico tako pomembnih točk, kot so:
Namen in načela;
Vizija;
Področja odgovornosti;
Projekti;
Načrti dogodkov.
Vsaka od teh stopenj je imela svojo vsebino. In preden sem lahko dokončal seznam, je moj kolega vzkliknil: "Razumem!" - "Kaj si razumel?" - Vprašal sem. »Ne, ne govorim o sestankih. Govorim o svojih otrocih!"
Nato je začel resno analizirati svoje, prepričan, da mu bo naše srečanje pomagalo razumeti razloge za njegovo hudo preobremenjenost. Posvetilo se mu je, da so mu neskončna srečanja ukradla veliko časa, ki bi ga lahko koristno porabil za komunikacijo z odraščajočima sinovoma.
Praviloma pri reševanju različnih problemov včasih, ne da bi se sploh zavedali, kaj se dogaja, delamo, ne da bi jih razlikovali ali ločevali, z vsemi šestimi hkrati stopnje.
Vsi imamo namen, vrednote in vizijo. Pri uresničevanju ideje moramo hkrati nadzorovati več ključnih področij svojega dela in življenja ter se hkrati držati določenih standardov in načel.
Vsi imamo projekte, ki bodo, ko bodo zaključeni, izpolnili določene obljube do nas samih. Vsi izvajamo nekaj dejanj na podlagi dodeljenih nalog, pri čemer pri svojem delu uporabljamo določeno število fokusnih horizontov od petih znanih.
Hkrati izbira sprejetih ukrepov neposredno vpliva na uspešnost na najvišjem obzorju fokusa.
To je bistvo določanja prednosti: bližje ko vas dejanje, ki ga izvedete, približuje izpolnitvi vašega namena, višja je njegova vrednost za vas.
Horizonti osredotočenosti niso edina stvar, ki jo je treba upoštevati, ko se odločate, kaj storiti jutri popoldne ob recimo treh petnajstih minutah. Ko odgovarjate na to vprašanje, morate upoštevati praktične stvari, kot so čas, navdih in lokacija. Predlagani šeststopenjski okvir zagotavlja zanesljivo orodje, s katerim lahko sistematično razmišljamo o vsaki situaciji*.
Kako kombinirati te modele
Nedavno sem spoznal, da se vse moje metode ukvarjajo z več ključnimi vidiki nadzora nad razvojem situacije in perspektive, ne glede na subjekt, kraj in okoliščine. Število tehnik GTD sem zmanjšal na dva glavna dela, ki so v bistvu načini razumevanja procesov.
*Cm. Dodatek VII.
Ljudje ne morejo razumeti koncepta "izgube horizontalne orientacije" tako enostavno kot koncepta "izgube nadzora." Koncept »izgube navpične orientacije« zanje ni tako enostaven kot »izguba perspektive«.
Umetnost obvladovanja delovnega toka »zbiranja/identifikacije, razvrščanja, organiziranja, pregledovanja stanja in izvajanja zadev« zagotavlja nadzor nad situacijo. Naravni model načrtovanja in fokusna obzorja zagotavljajo občutek perspektive.
Obzorja načrtovanja zagotavljajo model načrtovanja za splošne scenarije. So primer hierarhičnega razmišljanja, ki vam omogoča, da ocenite pomen celotne "rutine" in popravite situacijo.
Tukaj so pomembna vprašanja operaterja, ki zahtevajo jasne odgovore:
Zakaj sploh kaj počnemo v tem trenutku?
Kakšen je pričakovan rezultat (KAJ)?
Katere komponente in od koga potrebujemo stvari za dokončanje (OD KOGA)?
Kakšen je nadaljnji načrt (KAJ, KDAJ, KJE, KDO, ZA KOGA in za kakšno ceno je treba narediti)?
Ta sistem ni nič drugega kot umetnost osredotočanja
GTD je predvsem umetnost osredotočanja, torej odpravljanja vseh motenj. Je nabor orodij, ki vam pomagajo, da se osredotočite na metodo in časovni razpored dejanj, potrebnih za dosego cilja.
Ko izgubite nadzor nad situacijo, se ne boste mogli osredotočiti na nič in ne boste mogli odgovoriti niti na eno vprašanje operaterja (v zvezi s tem dogodkom).
Če se nenadoma izgubi nadzor nad napredovanjem nalog na vseh obzorjih osredotočenosti, postane pomembno, da ponovno pridobite občutek perspektive in ponovno vzpostavite osredotočenost.
Od tod druga subtilnost umetnosti vodenja: razvoj pravilnega algoritma analize, ki se uporablja za pregledovanje stanja in posledično prognostični prilagoditve vsemu, kar sodi v cono pozornosti na vseh fokusnih obzorjih.
Navedeno se v vsakem trenutku uteleša v praktičnih dejavnostih. Ne glede na to, v kolikšni meri se zavedate svojih dejanj v okviru koncepta »petih stopenj in šestih nivojev«, nikoli ne prenehajte z delom.
Potem bo koncept zagotovil glavno stvar: da boste vedno ostali trdno v sedlu, samozavestno upravljali proces identifikacije in izbire možnosti za ukrepanje.
Sistem GTD: Mentalna osnova
V zadnjih letih opažam veliko zanimanje za koncept »čustvene inteligence«. Zdrav razum se v njem razlaga kot sposobnost obvladovanja čustev. To ima neposreden vpliv na osebno učinkovitost in poklicne rezultate.
Komunikacija, sodelovanje, timsko delo in upravljani odnosi postajajo pomembni dejavniki v poklicnem življenju, zato se je koristno osredotočiti na čustveno komponento.
Trdim pa, da je osnova za naše teorije na področju mentalne inteligence! Upravljati moramo svoj miselni proces in ga nenehno izpopolnjevati. Ljudem ne odrekam sposobnosti razmišljanja.
Enostavno se ne obremenjujemo s to dejavnostjo in ne izkoriščamo svojega potenciala z ustrezno učinkovitostjo. Razlog za to je preprosta lenoba.
Na primer, nimamo vztrajne želje, da bi uredili svojo pošto in telefonske zapise, kar zmanjšuje učinkovitost naših dejanj kot celote. In na enak način rezultat nagrajuje preveč čustven ali, nasprotno, brezbrižen odnos do zadeve.
Vloge nadzora misli v takih situacijah ne gre podcenjevati. Pojem "mišljenje" v najširšem pomenu pomeni proces nastanka čustev pod vplivom misli, ne pa obratno.
V vaši zavesti brez lastne zavesti
Ljudje se mi zdijo več kot inteligentna bitja. Ko analiziram motive njihovih dejanj, seveda ločim med mišljenjem in zavestjo.
Lahko rečem, da je razmišljanje rezultat združevanja intelekta z načrti. Uporaba zavesti in intuicije pomaga razločevati koncepte in sprejemati odločitve.
Če ste si kdaj premislili, ste sposobni kreativnega, osredotočenega razmišljanja.
Zavest je velik služabnik, a grozen učitelj. Pripravljena vas je spomniti na težavo ravno v trenutku, ko ne morete več ničesar spremeniti.
Toda prazne misli o problemih in njihova resnična rešitev so popolnoma različni stvari. Ljudje so sposobni generirati čudovite ideje, čeprav ne razmišljajo o njihovi resnični vrednosti.
Na žalost pogosto ne pride do upravljanja vsebine vaših idej. Toda če razumete, kako deluje ta reaktivni in mehanski del naših miselnih procesov, potem imate ključ do zmage.
S temi sposobnostmi se ne rodimo.
Nihče ni ob rojstvu programiran, da bi pomislil: »Kaj imamo v svojem premoženju? Kaj želim doseči? Kakšen je akcijski načrt? Kdo bo to naredil? V življenju sem srečal le nekaj ljudi, ki so tako ravnali, menijo, da je to naravno.
Pogosteje ljudje ne uporabljajo svojega daru strukturnega razmišljanja v osebnem življenju. Projektni vodja v podjetju ima lahko načela in metode za vodenje sestankov, ve, kako načrtovati lansiranje novega izdelka na trg itd., vendar je lahko nemočen pri uporabi istih načel v svojem odnosu z mamo ali svojim osebne finance, čeprav v v vseh primerih se lahko in morajo uporabiti iste metode.
Nekoč se je vrhunski menedžer seznanil z mojim gradivom in bil presenečen, da sem "razkril hevristični mehanizem" za uspeh svojega podjetja, prisoten v njeni notranji kulturi na vrednostni ravni.
Vendar pa ni vedel, kako teh korporativnih vrednot naučiti svoje zaposlene. GTD je njemu in njegovim zaposlenim omogočil logično razumevanje in prepoznavanje lastnih načinov delovanja ter jih pripeljal do stopnje, ko so kot skladen model postali logični del procesa usposabljanja novih zaposlenih v podjetju.
Težave z osredotočanjem so na splošno ključne za produktivnost.
Za zagon celotnega mehanizma in ohranjanje njegovega delovanja moramo poskrbeti za svoj način razmišljanja in sposobnost produktivnega prilagajanja rezultatov naših misli različnim področjem delovanja.
Pozornost na pozornost
Kako se človekova zavest osredotoči na lastno pozornost in sposobnost upravljanja z njo? To je tisto, kar vedno bolj zaposluje misli raziskovalcev. Toda presenetljivo je veliko zanimanje za pojav pozornosti ni njegov študij je zahtevan z vidika znanstvene organizacije dela.
Razvoj tehnologij, kot so elektronska pošta, takojšnje sporočanje in mobilne komunikacije, je sprožil vprašanje nepotrebnih stroškov zaradi izčrpavajoče povečane in razdrobljene motnje človeške pozornosti.
Raziskovalci so večkrat poskušali dokumentirati upad poslovne dejavnosti zaradi motenj do točke izgube osredotočenosti. Vendar gospodarske izgube niso bile merljive.
Kljub temu je na podlagi pridobljenih statističnih podatkov o zmanjšanju povprečnega časa koncentracije in podaljšanju relaksacijske dobe mogoče narediti določene zaključke.
Podjetja so se odzvala tako, da so to napadla z lastnim razvojem, pod naslovi, kot sta "Brez e-pošte ob petkih" ali "Tiha ura". Te akcije so bile namenjene zmanjšanju izgub zaradi duševnega hrupa in osvoboditvi ljudi za ustvarjalni in refleksivni proces.
Večina študij tega problema se osredotoča na zunanje dejavnike: preveč pošte, preveč (ali premalo) medosebne komunikacije, preveč sprememb itd. Rešitve, ki se osredotočajo le na zmanjšanje obsega ali hitrosti dohodnih informacij, postanejo v najboljšem primeru začasni ukrepi, pri najslabše, vodi do paralize.
Moramo biti bolj mobilni na področju razmišljanja in delovanja (dve plati istega kovanca).
Navsezadnje smo že od rojstva srečni lastniki zavesti, ki nam daje sposobnost razmišljanja in nam daje neverjetno priložnost, da rešimo najbolj zapletene zadeve s pomočjo preprosto, pravilno sestavljene, urejene in rangirane liste.
Nekatere informacije, ki jih prejmemo, so dejansko koristne, večina pa je motečih in stresnih, kar zmanjšuje našo produktivnost in sposobnost osredotočanja.
Ena največjih prednosti GTD je, da vam pomaga razlikovati med ustvarjalnimi miselnimi procesi in neučinkovito zaskrbljenostjo.
Ni potrebe po obvladovanju skrivnostnih znanstvenih disciplin ali doseganju »mističnega vpogleda« (čeprav tako teoretiki kot mistiki menijo, da je GTD veljavna metoda). Razumevanje dela intelekta in pravilno fiksiranje njegovih produktov z ustrezno koncentracijo pozornosti na predmet pozornosti je tako preprosto kot na primer priprava večerje.
Vendar se to zgodi le, ko poslujete in ne lebdite v imperiji.
Sistemska logika GTD
Moč je določena z dostopom do odprtega prostora. Med treningom borilnih veščin sem sam izkusil resničnost te izjave. In metafora "um kot voda", ki izhaja iz filozofije karateja, je postala široko uporabljena v povezavi z uporabo metod GTD.
Voda v vseh svojih manifestacijah ustreza temu, s čimer je v interakciji. In to brez stresa in nepotrebnega izgubljanja energije.
Tako mi, ko nas nič ne moti, dobimo več možnosti za nadzor našega sveta. Pridobimo sposobnost, da se abstrahiramo od reševanja določenega problema, če se moramo osredotočiti na drugega. Prilagodljivost in osredotočenost sta resnična vira moči.
Ampak nekaj nas ustavi ...
Ukvarjanje z e-pošto vašega šefa, premišljevanje o pomembni misli, zaskrbljenost zaradi nenavadne tišine v otroški sobi, soočanje s krizo na oddelku – vse to so situacije, za katere najdemo rešitev. Odvisno je tudi od mnogih dejavnikov, ki sestavljajo naš objektivni svet v tem trenutku.
Če pa se prepustite brezplodnemu razmišljanju, namesto da bi stvari temeljito premislili in se lotiti Za njihovo odločitev se bo stanje "zavesti kot voda" izkazalo za nedosegljiv ideal, posel pa bo zahteval ogromno energije in moči.
Sploh ne bo zabavno, če boste izkušnje, ki jih dobite na enem srečanju, prenašali s seboj na drugega; če težave prinesete domov v službo ali breme službenih težav preložite na ramena družine.
Toda kako vse to deluje? Kakšna je logika procesa?
Moč = koncentracija
Koncentrirana energija ustvarja zagon in ima učinek. Brez koncentracije ne morete doseči učinka v ničemer, pa naj bo to igra, razbijanje plošče z udarcem dlani ali pogovor z najstnikom o občutljivih temah.
Osredotočenost = Odpravljanje motenj
Ste že kdaj izgubili občutek koncentracije? In kaj se je zgodilo z vašo produktivnostjo? Kdo vas je najbolj zmotil?
Toda vsi so doživeli te neprijetne trenutke in postali žrtev na stotine zunanjih okoliščin, ki so se vmešavale - glasen hrup, neznanec, okvara računalnika. Vas je kdaj zmotilo delo, ko ste bili v tihi sobi? Kar tako: navsezadnje vas lahko vaše lastne naključne misli prav tako zlahka zavedejo kot kakršni koli tuji dejavniki.
Življenjsko pomembno vprašanje za sodobnega človeka: kako obdržati vse pod nadzorom, usmeriti situacijo v pravo smer, delovati čim bolj učinkovito in se hkrati ne izčrpati ne psihično ne fizično? Odgovor je predlagal David Allen, avtor legendarne knjige »Getting Things Done« (GTD), ki je na tisoče hvaležnih bralcev rešila izpod ruševin aktualnih zadev različnih stopenj nujnosti in kompleksnosti.
Ta knjiga govori o tem, zakaj tehnika deluje in kako razširiti njen obseg. Enajst predlaganih modelov bo pomagalo konfigurirati sistem GTD za dolgotrajno delovanje brez težav. Če želite to narediti, razumejte, kaj vam povzroča notranje nelagodje; izberite in določite prednost; naučite se ostati samozavestni v vsakem razvoju dogodkov.
Komu je ta knjiga namenjena?
Za uporabnike GTD, tako napredne kot začetnike.
Za tiste, ki so se pravkar odločili, da bodo končno prevzeli nadzor nad svojim življenjem.
"Trik" knjige
Allen je izpopolnil svojo tehniko za uporabo na vseh področjih življenja, ne le na delovnem mestu.
Od avtorja
Nihče se ne rodi z mislijo: "Kaj je v tem primeru prav? Kaj želim doseči? Kakšni so naslednji koraki? Kdo bo to naredil"? Če bi bilo tako, bi moral takšne sposobnosti programirati nekdo zunaj nas v zelo zgodnji fazi našega razvoja. Poznam le nekaj ljudi s podobnimi sposobnostmi. Toda tudi taki ljudje svojega darila ne zavedajo vedno v celoti in ga ne uporabljajo v drugih pomembnih vidikih svojega življenja. Vodja IT-projekta zna brezhibno izdati nov izdelek po načrtu, hkrati pa je lahko povsem nemočen pri uporabi enakih metod v odnosu z mamo ali v osebnih financah.
Čeprav oba lahko in morata uporabljati enaka načela.
Sistem GTD vam omogoča, da spoznate, razumete in prepoznate metode svojih dejanj ter jih pripeljete do ravni, kjer jih je mogoče naučiti druge.
Naša realnost in naše naloge postajajo vse težje ubesedljive in dvoumne, saj življenje postaja vse bolj kompleksno. Da bi ta celoten mehanizem deloval in ga obdržal, moramo bolj razmisliti o svojem načinu razmišljanja in uporabi rezultatov teh misli na različnih področjih svojega življenja in dela.
Razširi opis Strni opisStrokovnjak za samoorganizacijo, ki je izumil tehniko GTD (Getting Things Done), namenjeno premagovanju delovne rutine in pomoči pri prevzemanju nadzora nad življenjem, se je tako kot večina svetovalcev odločil, da se ne bo omejil na delo, ampak bo svojo idejo razvil v novo knjiga. Kako ohraniti stvari organizirane je bil ustvarjen kot vodnik za uspešno optimizacijo katerega koli procesa. V knjigi so predstavljeni ključni modeli sistema GTD, ki jih je po mnenju avtorja mogoče uspešno uporabiti na skoraj vseh področjih življenja.
Samoorganizacijska matrica
Sistem GTD, ki ga je opisal Allen v knjigi "", je tehnika osredotočanja, odpravljanja vseh motenj. Za pravilno in nemoteno delovanje sistema je potrebno spremljati dva ključna dejavnika: nadzor in perspektivo. Allen piše, da sta to dve plati istega kovanca, ki pa zahtevata različne pristope.
Da bi bralcu olajšal izbiro mejnika in smeri nadaljnjega gibanja, David Allen predlaga uporabo naslednje matrice:
Vodoravna os je nadzor, navpična os je perspektiva. Kot piše Allen, je optimalno stanje visoka raven obeh elementov, naš cilj pa je doseči položaj kapitana in poveljnika tako v življenju kot pri delu. »V tem stanju ni prostora za depresijo, delitev na osebno in poklicno, situacijo izbire življenja ali dela,« pojasnjuje avtor. “Deluješ, lahko preprosto živiš aktivno in dinamično” (več o matrici - v).
Pot do popolnega nadzora torej poteka skozi več stopenj. Od stopnje fiksacije (zbiranje informacij, ki so pomembne z vidika fokusa pozornosti) preko ocenjevanja pomembnosti (usmerjanje pozornosti na tisto, kar je predmet vaše pozornosti), organiziranja, preverjanja in analiziranja (pregled stanja oz. zadeve in pridobivanje občutka za perspektivo). "Pridobitev popolnega nadzora z zajemanjem, opaznostjo, organizacijo in pregledom počisti vašo notranjo mizo, kar vam daje jasen pogled na vse vaše možnosti," piše Allen. Končna faza je izvedba.
Pridobivanje perspektive
Drugi dejavnik je perspektiva. Pravzaprav kam in zakaj se seliš. Za poudarjanje različnih ravni Allen uporablja izraze, povezane z merjenjem višine - te številke pomagajo predstaviti obseg perspektive.
Torej, na ravni vzletno-pristajalne steze morate biti pripravljeni odgovoriti na vprašanje "Kaj morate storiti?" Na primer, operite avto ali se s šefom pogovorite o novi ideji. Ta raven vključuje razvoj načrta dejavnosti in določanje, kako jih izvajati na dnevni ravni.
Deset tisoč čevljev. To obzorje vključuje osredotočanje na kratkoročne projekte, kjer je vsak projekt miniaturni cilj, katerega status je treba pregledati vsaj enkrat na teden. »Redno razmišljanje o tem, kaj se dogaja, od enega tedna do nekaj mesecev, lahko pomaga pri lajšanju stresa in ohrani vaš um produktiven,« piše Allen.
Dvajset tisoč - področja fokusa in področja odgovornosti. To je sedem do deset področij, na katera lahko združite svoje interese (samoizražanje, kariera, odnosi, finance itd.). Merilo za to obzorje, piše Allen, so lahko vloge in ključne sestavine vašega življenjskega sloga.
Na trideset tisoč čevljih pridejo v poštev cilji. Osnovno vprašanje: "Kaj želim doseči?" »Vsaj enkrat na leto je smiselno premisliti o svojih letnih in dolgoročnih ciljih,« pravi avtor.
Štirideset tisoč. Ta mejnik govori o dolgoročnem uspehu, in sicer določanju, kakšni so vaši cilji za na primer tri leta. Poleg tega je "dolgoročno" relativen koncept. Zgoraj je raven namena in načel. Prvi daje občutek namena, medtem ko drugi predstavljajo temeljne vrednote. David Allen je prepričan, da je treba razjasniti absolutni namen. »Če ne veš, zakaj obstajaš ali kam greš, te lahko vodi kamorkoli,« pojasnjuje.
»Uravnotežena integracija vseh teh elementov zagotavlja osebi najbolj inovativne produktivne prakse,« pravi Allen. »Vsi elementi so tako soodvisni, da bo vaša končna produktivnost na enaki ravni kot najšibkejši element celotne verige« (preberite o tem, kako ohraniti delovanje sistema v
"Kako ohraniti red" je nadaljevanje kultne svetovne in ruske uspešnice "Kako ohraniti red". V tej knjigi je David Allen izpopolnil svojo tehniko za uporabo na vseh področjih življenja, ne le na delovnem mestu. How to Keep Things Done pojasnjuje, zakaj Getting Things Done (GTD) deluje, in ponuja enajst modelov, ki vam pomagajo vzpostaviti sistem GTD za dolgoročno brezhibno delovanje v kateri koli industriji.
Založnik: Mann, Ivanov in Ferber, 2010
ISBN 978-5-91657-104-2
Število strani: 400.
Vsebina knjige »Kako ohraniti red. Načela izpolnjujočega življenja brez stresa«:
- 6 Občutite svobodo!
- 8 1. Uvod
- 18 2. Pojav GTD
- 59 3. Zagon sistema in vzdrževanje njegovega delovanja
- 72 4. Osnovna načela samoorganizacije
- 92 5. Popolni nadzor: fiksacija
- 126 6. Popolni nadzor: ocena pomembnosti
- 160 7. Popoln nadzor: naročanje
- 206 8. Popolni nadzor: preverjanje in analiza
- 216 9. Popoln nadzor: izvedba
- 245 10. Popolni nadzor: uporaba sistema
- 255 11. Pridobivanje perspektive
- 266 12. “Vzletno-pristajalna steza”: načrti dogodkov
- 274 13. Ten Thousand Feet: Projekti
- 287 14. Dvajset tisoč čevljev: področja osredotočenosti in področja odgovornosti
- 297 15. Trideset tisoč čevljev: cilji in cilji
- 305 16. Štirideset tisoč metrov: Vizija
- 315 17. Petdeset tisoč čevljev: namen in načela
- 331 18. Perspektiva: Ponovno obisk Gracie's Gardens
- 337 19. Kako ohraniti delovanje sistema
- 358 20. Zaključek
- 363 Aplikacije
- 386 O avtorju
