زمان کار خود را برنامه ریزی کنید برنامه ریزی فردی روز کاری یک مدیر (متخصص). ترسیم یک روز کاری برنامه ریزی شده با استفاده از روش "آلپ". برنامه روزانه شما چیزی شبیه به این خواهد بود

برنامه ریزی زمان کار فقط مجموعه ای از کلمات شیک نیست، بلکه سیستمی از دانش است که می تواند هم در سطح فردی و هم در کل شرکت سودمند باشد.

یاد خواهید گرفت:

• برنامه ریزی منطقی زمان کار در یک شرکت چه چیزی را فراهم می کند؟
• چه روش هایی برای برنامه ریزی زمان کار وجود دارد.
• قوانین برنامه ریزی موثر برای زمان کاری چیست؟

بر کسی پوشیده نیست که اثربخشی یک سازمان حداقل تحت تأثیر بازگشت کار روزانه کارکنان مدیریت نیست. فقدان تکنیک ها و روش های کار مدرن، امتناع از بهبود سبک کار فردی مدیر و زیردستان او منجر به این واقعیت می شود که مشکلات در سازماندهی کار چنین تیمی به یک اصل بدیهی تبدیل می شود.

مؤلفه هایی که تعیین می کنند یک رهبر چقدر برای موفقیت آماده است، بسیار ساده هستند. اینها مهارت ها، توانایی ها، دانش حرفه ای و البته ویژگی های شخصی او هستند. با این وجود، نباید تجزیه و تحلیل عوامل علت و معلولی را که باعث مشکلات و مشکلات می شوند و همچنین تمایل به غلبه بر آنها و بهبود کیفیت کار را نادیده گرفت. اینجاست که استفاده منطقی مدیر از زمان کاری کمک می کند، به عبارت دیگر، برنامه ریزی آن. پس از همه، برای از بین بردن نقص در روند کار روزانه طراحی شده است.

اثربخشی برنامه ریزی زمان کار بر اساس اهداف فعالیت بسته به مدت آنها است: کوتاه مدت و بلند مدت. چنین مبنای مدیریتی نیازی به تلاش اضافی ندارد، زیرا تمام اقدامات و فعالیت های تعیین شده مهلت خود را در طول فرآیند سازمان دریافت کردند.

اهداف تعیین شده توسط مدیر دو وظیفه دارند: تعیین اقدامات لازم برای اجرای آنها و تحریک اجرای آنها. زمانی که یک رهبر وظیفه ای روشن برای خود تعیین می کند، اعمال او در اجرای آن آگاهانه می شود. هدف گذاری نوعی نیروی محرکه است که بازیگر را تا رسیدن به نتیجه انرژی شارژ می کند.

برای اینکه برنامه ریزی تعادل زمان کار تا حد امکان مؤثر باشد، مدیر باید به تاکتیک های "دوره های برنامه ریزی" متوسل شود (این دوره ها می توانند دوره های زمانی مختلفی باشند: یک سال، یک ماه، یک هفته، یک روز). ویژگی خاص در فردیت هر یک از این محدوده ها نهفته است، که دلالت بر ایجاد برنامه های جداگانه ای دارد که دوره زمانی مربوطه را منعکس می کند.

بنابراین، تاکید مثبت اصلی برنامه ریزی صحیح اوقات فراغت، خود به دست آوردن زمان است. مدیر قادر خواهد بود به طور موثر و کارآمد به اهداف کاری شرح داده شده دست یابد، در حالی که کمترین زمان ممکن را صرف می کند. در سازماندهی کار فردی، نقش برنامه ریزی به سختی قابل ارزیابی است: از این گذشته، به آماده شدن برای دستیابی به اهداف تعیین شده و ساختار زمان اختصاص داده شده برای کار کمک می کند.

نحوه واگذاری وظایف برای صرفه جویی در 25٪ از زمان کاری: چک لیست

برای کنار آمدن با جریان عظیم اطلاعات و توسعه یک کسب و کار، مدیریت منطقی زمان و هدر ندادن انرژی بر روی مسائل روتین مهم است. برای انجام این کار، باید وظایف را به درستی به زیردستان محول کنید و بر اجرای آنها نظارت کنید.

با استفاده از چک لیستی که سردبیران مجله Commercial Director تهیه کرده اند، بررسی کنید که آیا زمان کاری خود را به درستی مدیریت می کنید یا در تفویض وظایف و تا دیر وقت ماندن در محل کار اشتباه می کنید.

روش های برنامه ریزی زمان کار

اصل پارتو

ویلفرد پارتو (1848-1923) این اصل را تدوین کرد که در یک گروه معین، اهمیت عینی بخشی کوچک به طور قابل توجهی بیشتر از وزن نسبی آن در آن گروه خواهد بود. پارتو در مدل خود از فرمول 80/20 استفاده کرد که در همه جا مورد استفاده قرار گرفت.

• از 20 درصد کالاهای فروخته شده می توانید 80 درصد سود را دریافت کنید.
• 80 درصد محصولات باقی مانده تنها 20 درصد سود را ایجاد می کنند.
• 20 درصد اشتباهات باعث 80 درصد ضرر می شود.
• 80 درصد از اشتباهات دیگر باعث 20 درصد ضرر می شود.

طرفداران برنامه ریزی زمان کار نیز از این اصل عبور نکرده اند. اگر آن را بر روی کار یک مدیر پیش بینی کنیم، نتیجه به شرح زیر خواهد بود: برای دستیابی به 80٪ از نتایج، شما باید تنها 20٪ از زمان کاری خود را صرف کنید. بقیه زمان صرف شده تنها 20٪ از کل نتیجه را به ارمغان می آورد.

به زبان فرآیند کار، این بدان معناست که کار آسان و لذت بخش که نیازمند حداقل تلاش اما زمان مناسبی است، نباید در اولویت قرار گیرد. شروع فعالیت ها با حداکثر در نظر گرفتن اهمیت هر کار ضروری است. هنگام برنامه ریزی کار، مسائل حیاتی باید در اولویت قرار گیرند.

برای اجرای کامل اصل پارتو در مسائل برنامه ریزی منطقی و محاسبه زمان کار، لازم است همه وظایف بر حسب درصد سهم آنها در نتیجه کلی تجزیه و تحلیل شود و همچنین آنها در دسته های ABC توزیع شوند.

برنامه ریزی ABC

تجزیه و تحلیل ABC مبتنی بر تجربه است که نشان می دهد نسبت موارد با اهمیت بالاتر و پایین تر اغلب تقریباً برابر است. حروف A، B و C برای توزیع اهمیت وظایف مربوط به اجرای اهداف به سه طبقه استفاده می شود. این اصل توجه بسیاری از مدیران را به خود جلب کرده است.

همچنین می توانید از این تحلیل در برنامه ریزی استفاده از زمان کاری خود استفاده کنید. نکته اصلی این است که به یاد داشته باشید که باید زمان کار را در رابطه با اهمیت وظایف و نه شدت کار و وزن آنها در برنامه کلی فعالیت توزیع کنید.

تجزیه و تحلیل ABC بر اساس تجربه مبتنی بر سه ستون است.

• وظایف رده A (مهمترین) 15٪ از کل وظایف مدیر را دریافت می کند. علیرغم وزن نسبی کم آنها در برنامه ریزی، آنها 65 درصد در دستیابی به اهداف مشارکت دارند.
• وظایف دسته B (مهم) تقریباً 20٪ از کل شاخص کار را تشکیل می دهند و اهمیت آنها نیز 20٪ است.
• وظایف رده C (به عنوان کم اهمیت ترین): آنها حدود 65٪ از رقم کل را به خود اختصاص می دهند، اما اهمیت آنها ناچیز است - فقط 15٪ از وزن نسبی.

بر این اساس، هنگام برنامه ریزی زمان کار، تجزیه و تحلیل ABC توجه خود را بر تکمیل اولیه وظایف از رده A متمرکز می کند، زیرا آنها سهم بزرگی از اثربخشی فعالیت نهایی کار را به ارمغان می آورند. در مرحله بعدی سؤالاتی از گروه B قرار دارد که از سهم آنها در نتیجه نهایی نیز نباید غافل شد. و در نهایت، می توانید تصمیم بگیرید که با کارهای باقی مانده از دسته C چه کنید: آنها را در برنامه ریزی زمان کاری خود بگنجانید یا آنها را تفویض کنید.

اصل آیزنهاور در برنامه ریزی زمان

ماتریس آیزنهاور (اولویت ها) به عنوان ابزاری برای برنامه ریزی زمان شخصی و کاری به رسمیت شناخته شده است.

از چهار فیلد (ربع) تشکیل شده است که هر یک از آنها به دسته خاصی از وظایف مربوط می شود. مقوله ها بر دو اصل استوارند: اهمیت و فوریت. رابطه آنها به بهترین شکل در شکل زیر نشان داده شده است.

ربع ها فقط در صورتی پر می شوند که موارد وارد شده در آنها با یک فیلد خاص مطابقت داشته باشد. برای درک کامل نحوه عملکرد این ماتریس، باید وظایفی را که با هر ربع مطابقت دارند شناسایی کنید. شایان ذکر است که ماتریس فقط برای وظایف در طول روز یا سایر دوره های زمانی کوتاه موثر خواهد بود.

1. ربع 1: مهم و فوری

قلب ماتریس آیزنهاور دقیقاً اولین ربع است، زیرا حاوی راز اصلی است - خالی مانده است. این نشان می دهد که فرد مهارت برنامه ریزی موثر زمان کاری برای دستیابی به اهداف را دارد.

وجود مواردی که برای ربع اول رقابت می کنند، نشان دهنده عجله های مداوم در زندگی و کار چنین شخصی است. در نتیجه، انسان به تقسیم امور و مسئولیت های خود عادت ندارد، بلکه هر چه در توان دارد را به آخرین لحظه موکول می کند. و زمانی که ضرب الاجل ها به پایان می رسد، او دست به کار می شود.

البته اگر از قبل به همه چیز فکر کنید بهتر است از موقعیت های احتمالی جلوگیری کنید. از این گذشته ، یک اصل شناخته شده وجود دارد که طبق آن از بین بردن عواقب همیشه دشوارتر از پیش بینی همه مشکلات احتمالی است. اگر چنین وظایفی توسط افراد دیگر قابل انجام است، باید آنها را منتقل کرد.

1. ربع 2: مهم و غیر فوری

آیزنهاور در برنامه ریزی زمان کاری خود، وظایف ربع دوم را به عنوان مهم ترین وظایف معرفی کرد. اگر یک مجری به طور مداوم کاری را که در یک ربع معین قرار داده شده است را به موقع انجام دهد، آنگاه می تواند به همان اندازه که لازم است برای آن وقت بگذارد. غرور، عجله و پیامدهای منفی مختلف او را تسخیر نخواهد کرد. این بسیار شبیه به مراجعه به پزشک است: همانطور که معاینه پیشگیرانه توسط چشم پزشک از مشکلات جدی تر بینایی جلوگیری می کند، زمان مناسب برای کار بر روی گزارش از شیفت های اضطراری اواخر شب جلوگیری می کند.

برنامه ریزی و ثبت زمان کار در ربع دوم به گونه ای انجام می شود که به اهداف شخصی کارکنان دست یابد.

و اگرچه شمشیر داموکلس در قالب فوریت کار بر سر کارگران آویزان نیست، که به آنها اجازه می دهد تا بر کیفیت کار تمرکز کنند، نباید فراموش کنیم که هنوز مهلت هایی وجود دارد و آنها باید تحت نظر قرار گیرند، زیرا شکست در تکمیل یک کار در ربع دوم به طور خودکار آن را به ربع اول منتقل می کند. و این نتیجه مملو از پیامدهایی برای برنامه ریزی زمان شخصی است.

1. ربع 3: فوری و غیر مهم

نوع موارد منطبق با ربع سوم به دلیل فوریت به شما اجازه نمی دهد که روی موارد مهمتر تمرکز کنید. و این گونه مسائل به راحتی با مسائل ربع اول اشتباه می شود. با این حال، از آنجایی که این مفاهیم مترادف نیستند، ارزش آن را دارد که مرزی بین فوری و مهم ترسیم کنیم. یک راه ساده برای این تصمیم وجود دارد: باید از خود بپرسید که آیا این یا آن کار شما را به دستیابی به یک هدف نزدیکتر می کند. به طور معمول، موارد از ربع سوم پاسخ منفی دریافت می کنند.

اغلب، مسائل روزمره در این ربع گنجانده می شود: خشکشویی لباس ها در پایان فصل، کمک به همسایگان برای یک موضوع فوری، جلسات و مذاکرات بی اهمیت. مثال دیگری وجود دارد - تعمیر رایانه ، اما در اینجا باید بسیار مراقب باشید: اگر این تجهیزات برای کار مورد نیاز باشد ، تعمیر آن به یک وظیفه بسیار مهم تبدیل می شود (یعنی ربع اول) و اگر فقط برای کار استفاده شود سرگرمی، پس محل این مشکل در ربع سوم است.

چیزهای این ربع نه تنها در برنامه ریزی زمان کار نمی گنجد، بلکه حتی از اهداف اصلی منحرف می شود و زمان با ارزش را می گیرد. بهتر است در صورت امکان به آنها توجه نکنید. چگونه می توانید اهمیت یک کار را برای خود تعیین کنید؟ بسیار ساده. سوالی که باید از خود بپرسید این است: "اگر این کار را نکنم چه اتفاقی خواهد افتاد؟"

1. ربع چهارم: بی اهمیت و فوری نیست

این دسته شامل مسائل زندگی روزمره ما می شود که هیچ ربطی به کار ندارند: شبکه های اجتماعی، انجمن ها، گشت و گذار در اینترنت، بازی های رایانه ای، تماشای سریال های تلویزیونی. بله، چنین فعالیت هایی قطعا لذت بخش هستند، اما الزامی نیستند.

به طور کلی، این فعالیت به طور قابل توجهی بهره وری روز کاری را کاهش می دهد.

به عنوان مثال، یک سری به مدت 200 ساعت را در نظر بگیرید - در محاسبه مجدد، یک هفته تمام وقت تلف شده را دریافت می کنید که می توانست با سود بسیار بیشتری استفاده شود.

بنابراین، لازم است که خورندگان شخصی خود را شناسایی کرده و با برنامه ریزی نه تنها کاری، بلکه برای زمان شخصی نیز برای کنترل دقیق آنها تلاش کنید.

کارهای معمولی نیز در این ربع وجود دارد که برای بسیاری چندان خوشایند نیست: به عنوان مثال، شستن ظروف، تمیز کردن، پخت و پز. در اینجا نیز ارزش دارد که با افرادی که با آنها در یک خانه زندگی می کنید به دنبال سازش باشید تا بار یکنواخت را برنامه ریزی کنید.

بی تفاوتی سالم: دستورالعمل برای کسانی که به مدیریت زمان اعتقاد ندارند

دستورالعمل هایی که توسط سردبیران مجله "Commercial Director" تهیه شده است، به شما می گوید که چگونه می توانید هماهنگی را در زندگی حتی در شرایط ناامیدکننده پیدا کنید، توضیح می دهد که کدام نگرش های تحمیل شده توسط جامعه و رسانه ها را باید فوراً از بین ببرید و بگویید. اگر حتی برای یک روز وقت کافی برای انجام کار ندارید چه باید بکنید.

جدول برنامه ریزی زمان کار

بیایید یک مثال ساده به شکل جدول بیاوریم.

سهشنبه		وظیفه فرعی	یک نظر
	لیست کارهای خود را بررسی کنید
	رفت و آمد به محل کار
	تماس های تلفنی		شماره دو مخاطب را از ایمیل کاری خود دریافت کنید
	نوشتن مقاله	تجزیه و تحلیل مواد
	نوشتن مقاله	ترجمه مطالب اضافی از زبان خارجی و تایپ متن اصلی	ارائه پاورقی به منابع و تصحیح خط تیره روی خط تیره را فراموش نکنید
	رفتن به سردبیر
	ملاقات
چهار شنبه

این مثال به وضوح اصل ساختن برنامه های کاری را نشان می دهد. در صورت لزوم، جداول می توانند عمیق تر باشند و فضای بیشتری برای یادداشت ها وجود داشته باشد. مهم نیست که چه برنامه ای برای پیاده سازی مثلاً فردی استفاده می شود برنامه ریزی زمان کاری یک مدیر/متخصص جدول -این ابزار جهانی است، می توان آن را حتی روی کاغذ ساده ترسیم کرد. آنچه واقعاً مهم است این است که بتوانید آن را با خودتان، وظایف و اهدافتان تطبیق دهید و تعیین کنید که برای چه فواصل زمانی از آن استفاده کنید: روز، هفته، ماه.

صندوق زمان کار چگونه برنامه ریزی می کند؟

مرحله برنامه ریزی اولیه شامل تجزیه و تحلیل پارامترهای اولیه سیستم - وجود فعالیت برای بهبود صندوق زمان کار (WF) و جهت های آن است. در ادامه به این سوال پاسخ داده می شود که مسئولیت این فعالیت (متخصصان، خدمات) و برنامه ریزی آن بر عهده کیست؟ ساعت کاری تا چه حد در نظر گرفته می شود؟ آیا زمان صرف شده کار نظارت می شود؟ آیا ذخایر فدرال رزرو فاش شده است؟ آیا اقداماتی برای کاهش اتلاف وقت کاری در مرحله برنامه ریزی انجام می شود؟ چه روش هایی برای این کار استفاده می شود؟

مرحله بعدی تجزیه و تحلیل استفاده از PDF است. در چارچوب آن، پویایی تولید کارگران (محدود به زمان - ساعتی، روزانه، سالانه) مورد مطالعه قرار می‌گیرد و عوامل مؤثر بر آن شناسایی می‌شوند. تجزیه و تحلیل وضعیت FRF و شناسایی فرصت های استفاده نشده برای کاهش انواع خاصی از غیبت. مطالعه داده های مشاهداتی در مورد عملکرد صندوق زمان کار و غیره. اطلاعات بیشتر در مورد روش های تجزیه و تحلیل استفاده از صندوق زمان کار را می توان در ادبیات آموزشی و روش شناختی یافت.

پایگاه اطلاعاتی برای تجزیه و تحلیل FRF از داده های آماری و جدول زمانی زمان کار تشکیل شده است. خلاصه حسابداری اولیه (برگ در مورد خرابی، اضافه کاری، رفع نقص). خود عکس و عکس از ساعات کار; داده های حاصل از نظرسنجی ها و پرسشنامه ها

تجزیه و تحلیل استفاده از کل FRF و اجزای آن - وجوه روزانه و درون شیفتی در سطوح مختلف شرکت (بخش های ساختاری، شرکت به عنوان یک کل، حرفه ها و گروه ها) را بررسی می کند. این رویکرد شناسایی تنگناهایی را که باید ابتدا مورد توجه قرار گیرد، ممکن می سازد. نتیجه تجزیه و تحلیل، ارزیابی ذخایر برای بهبود استفاده از FRF و بر این اساس، افزایش کارایی برنامه ریزی زمان کار است.

نتایج به دست آمده برای برنامه ریزی زمان کار مفید استفاده می شود. این رویداد شامل تهیه بودجه ترازنامه برنامه ریزی شده، مقایسه اجزای آن با استانداردهای سازمانی و همچنین صرفه جویی در زمان کار در هزینه های غیرمولد است. روش‌های توزیع تعادل زمان کاری در مواد آموزشی و کتابچه‌های راهنما پوشش مناسبی یافته است.

برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل زمان کار ویژگی های خاصی را در اقتصاد بازار به دست آورده است. به عنوان مثال، مرخصی های اداری اجباری برای یک شرکت از نظر هزینه های آن سودمند است. کارگران پاره وقت وضعیت ذخیره خود را از دست داده اند.

در برنامه ریزی فدرال رزرو، یک رویکرد متمایز برای کارمندان تمام وقت دائمی و کارگران موقت مرتبط می شود. در حالت های پاره وقت

به منظور سازماندهی و برنامه ریزی مؤثر زمان کار، شرکت اقدامات ویژه ای را انجام می دهد: اجتماعی-اقتصادی، سازمانی، فنی و درمانی و پیشگیرانه. آنها در برنامه های سازمانی و فنی مختلف، برنامه ریزی برای بهبود شرایط کاری و غیره منعکس می شوند. دخالت شرکت کنندگان خارجی باید با مقامات محلی بحث شود و تنها پس از آن در برنامه ریزی فعالیت گنجانده شود. هر رویدادی باید مبتنی بر منابع باشد.

چگونه زمان کار خود را به درستی برنامه ریزی کنید

قانون 1. همزمان برخیزید

این مرحله اولیه هر برنامه ریزی بسیار منظم است و باعث افزایش قدرت می شود.

قانون 2. خلق و خوی مثبت در ابتدای روز

هر روز صبح روی خلق و خوی خود کار کنید، زیرا بر حل وظایف برای رسیدن به اهدافتان تأثیر زیادی می گذارد. برای این کار می توانید سه سوال از خود بپرسید:

• چگونه «امروز» مرا به موفقیت نزدیک‌تر می‌کند؟
• برای شادی هر چه بیشتر امروز چه باید بکنم؟
• برای حفظ سلامتی خود در این روز چه باید کرد؟

پاسخ به این سوالات و ایجاد انگیزه مثبت اغلب کمتر از دو دقیقه طول می کشد. قبل از شروع فعالیت های معمول صبحگاهی، آنها را به خودتان بدهید.

قانون 3. روز را درست شروع کنید

کلید یک صبح هماهنگ، یک خواب خوب و یک صبحانه خوب است. اما بسیاری آنها را به بهانه کمبود وقت قربانی می کنند. با این حال، هر دو ماموریت فقط نیاز به اولویت بندی در مرحله برنامه ریزی روال روزانه دارند - اساسا، شما فقط باید زمان خود را به گونه ای اختصاص دهید که زودتر به رختخواب بروید.

قانون 4: هنگام برنامه ریزی برای روز کاری خود عواملی مانند خستگی را در نظر بگیرید

بسیاری از مردم احساس می کنند که بهره وری کار آنها در تمام روز مانند یک موج سینوسی تغییر می کند. این به بیوریتم های روزانه بستگی ندارد - به این که آیا شما یک "شب" یا "جغد شب" هستید. ارزش این را دارد که دوره های شخصی افزایش فعالیت خود را بیابید و مهمترین چیزها را در برنامه ریزی فعالیت خود برای این بازه روزانه قرار دهید. بهتر است زمان بعد از ظهر را به کارهای روزمره اختصاص دهید که اهمیت خاصی ندارند.

قانون 5. به موقع استراحت کنید

یکی از قوانین اساسی برای برنامه ریزی زمان کار استراحت کوتاه است، زیرا به بدن اجازه می دهد قدرت را بازیابی کند و توجه را برای کار دوباره به دست آورد. حتماً استراحت های کوتاهی از محل کار داشته باشید. به یاد داشته باشید که منظم باشید.

قانون 6. کاری را که شروع کرده اید تمام کنید

سعی کنید در کار خود پرش نکنید و کاری را که شروع می کنید به نتیجه منطقی خود برسانید. با چیزهای کوچکتر پرت نشوید، زیرا آنها زمان کار را می دزدند. به یاد داشته باشید که هر بار که به چیزی که قبلاً شروع کرده اید باز می گردید، باید کارهای قدیمی را تکرار کنید و این بر تعادل برنامه ریزی فعالیت شخصی شما تأثیر می گذارد.

قانون 7. استفاده های مفید برای اوقات فراغت خود بیابید

سعی کنید تمام شکاف های حساب نشده در برنامه خود (انتظار در صف، جلسات غیر اطلاعاتی) را با فعالیت های مفید پر کنید. ماهیت آن را خودتان با پرسیدن این سوال مشخص کنید: "چگونه می توانم این دقایق را پر کنم تا حداکثر سود را ببرم؟"

قانون 8. به اصل 70/30 پایبند باشید

شما فقط باید 70 درصد از زمان کار خود را در دفتر خاطرات خود ثبت کنید. در غیر این صورت، حتی اگر 100٪ روز کاری خود را برنامه ریزی کنید، تضمینی برای تکمیل تمام وظایف دریافت نخواهید کرد، و حتی بیشتر: بسیاری از اقدامات با برنامه منطبق نمی شوند. هدف از برنامه ریزی زمان کار بر اساس این اصل، حفظ سیستم عصبی از اضافه بار، جلوگیری از احساس ماشین بودن و محصور شدن در یک چارچوب سفت و سخت است.

قانون 9. عصر، برای فردا برنامه ریزی کنید

وظایف خود را برای فردا در پایان امروز برنامه ریزی کنید و آن را در قالب یک لیست مکتوب انجام دهید - به این ترتیب چیزی را از دست نخواهید داد. بهتر است اهمیت وظایف را از قبل مشخص کنید و آنها را در ستون ها توزیع کنید. این امر تمرکز توجه را بر روی وظایف ضروری ممکن می کند و موارد کمتر مهم را می توان در صورت فورس ماژور جابجا کرد.

قانون 10. در هر ساعت زمانی برای استراحت پیدا کنید

یک قانون تغییر ناپذیر برای همه. هر چه بیشتر بتوانید زمانی را برای استراحت پیدا کنید، بعداً در محل کار پربارتر خواهید بود. در این دوره می توانید محل کار یا خانه خود را تمیز کنید، ظرف ها را بشویید، مجله یا کتاب بخوانید، در هوای تازه قدم بزنید و به دیگران کمک کنید. اگر نمی توانید این کار را خود به خود انجام دهید، این اقدامات را تحت برنامه ریزی قرار دهید.

قانون 11. در مورد توانایی های خود واقع بین باشید.

با این فکر که می توانید از پس هر کوهی برآیید، خود را با حجم زیادی از کار غرق نکنید. برای ارزیابی نقاط قوت خود رویکردی هشیارانه داشته باشید و آنچه را که تضمین شده است در یک روز/هفته/ماه با آن کنار بیایید، موثرتر خواهد بود.

قانون 12. پس از استفاده از یک مورد، آن را به جای خود برگردانید

این رویکرد به اقلام روی میز و در دفتر به صرفه جویی در زمان در آینده کمک می کند. پس از استفاده از یک مورد، آن را به عنوان یک قانون در نظر بگیرید که آن را به جایی که آن را برده اید برگردانید. مکان های خاصی را برای انواع مختلف چیزها تنظیم کنید - یک پوشه برای کاغذ، یک جعبه مداد، یک کشوی میز یا یک جعبه رسید.

قانون 13. یک سبک زندگی فعال و سالم داشته باشید

به نظر می رسد، چرا یک کارمند اداری به ورزش، یوگا، تناسب اندام، تغذیه مناسب و ژیمناستیک نیاز دارد؟ سپس، بدن سالم و تندرستی به بهترین وجه خلق و خوی را برای انرژی مثبت و آمادگی برای فعالیت کاری بسیار پربار، به ویژه پس از برنامه ریزی مناسب، ایجاد می کند.

قانون 14. کاری را انجام دهید که برای شما لذت می برد

بهترین راه برای خودسازماندهی در برنامه ریزی و اجرای فعالیت های حرفه ای این است که نسبت به کار خود احساس رضایت و عشق داشته باشید. مزیت آن این است که لازم نیست انگیزه را با انبر به خودی خود و در مقادیر زیاد بیرون کشید.

برنامه ریزی و سازماندهی زمان کاری مدیر

نکته 1. برنامه های روزانه خود را مرور کنید

برای این کار می توانید از تحلیل ABC یا ماتریس آیزنهاور استفاده کنید. حتی ده دقیقه آمادگی برای روز کاری می تواند تا دو ساعت در روز صرفه جویی کند. از آنها عاقلانه استفاده کنید.

نکته 2. تشکیل بلوک های موارد مشابه

فردی که دائماً حواسش پرت است نسبت به یک فرد متمرکز و مشتاق به زمان بیشتری برای کار نیاز دارد. این به دلیل نیاز به "برخاستن" و "غوطه وری" دیگر، یعنی بازگشت به فعالیت کاری رخ می دهد. بلوک وظایف از همان نوع به صرفه جویی در زمان کار کمک می کند: رفع آنها در مرحله برنامه ریزی آسان تر است.

نکته 3. در محل کار به خودتان وقت اختصاص دهید

اغلب بازدیدکنندگان، زیردستان یا مشتریان تلفنی شما را از وظایف مستقیم خود منحرف می کنند. همه آنها هنگام انجام کارهای واقعا مهم تداخل ایجاد می کنند و تعادل زمان کار را به هم می ریزند. از این نظر، غیرممکن است که در تمام طول روز کاری - هم در دفتر و هم از طریق تلفن - برای همه در دسترس باشید. در فرآیند برنامه ریزی زمان کار، استادان حرفه خود دوره هایی را برای خود ترتیب می دهند که هیچ کس مزاحم آنها نشود. شما همچنین می توانید از ابزار آنها استفاده کنید، برای مثال، ساعت بازدید را تنظیم کنید، از منشی تلفنی استفاده کنید.

نکته 4: برای هر کار کاری زمان محدودی در نظر بگیرید

مدت زمان یک نوع کار به طور مستقیم به زمان در دسترس بستگی دارد. حتی کوچکترین کار نیز منوط به برنامه ریزی است: یاد بگیرید که دقیقاً به همان اندازه که برای تکمیل آن زمان نیاز است به یک کار اختصاص دهید. به عنوان مثال، مذاکرات تجاری نباید تا حد امکان به تأخیر بیفتد، اما حداکثر یک ساعت. این را می توان با استفاده از چارچوب های زمانی سخت و مقررات انجام داد. این قانون ساده را دنبال کنید: "زمان پول است"، ارزش گذاری کنید و پس انداز کنید.

نکته 5: از تفویض اختیار استفاده کنید

هیچ فردی که به زمان احترام می گذارد نباید تمام وظایف را به تنهایی انجام دهد. این رویکرد قبلاً در اصول و قواعد برنامه ریزی زمان کار توضیح داده شده است: هر آنچه را که می توان به افراد دیگر واگذار کرد (65٪ کارهایی که زمان و تلاش را صرف می کنند، اما نتایج قابل توجهی به همراه ندارند) باید به آنها واگذار شود. این نه تنها برای کمک به کارمندان، بلکه در مورد استفاده از کمک آژانس‌ها، سازمان‌ها و شرکت‌های مشاوره شخص ثالث نیز صدق می‌کند.

نکته 6. وظایف بزرگ را به اجزاء تقسیم کنید

افراد تمایل دارند از انجام کارهای بزرگ یا پرحجم اجتناب کنند و به هر طریق ممکن انجام آنها را به تأخیر می اندازند، زیرا نتیجه برای آنها بسیار دور به نظر می رسد. این واقعیت نشان دهنده مهارت های برنامه ریزی زمانی شخصی ضعیف است، اما می توان از آن دور زد. تقریباً همه چیزهایی را دوست دارند که سریع ترین نتیجه را می دهند. آلبرت اینشتین با مثال خرد کردن چوب متوجه این موضوع شد. شما می‌توانید همین کار را با اهداف بلندمدت و پروژه‌های بزرگ انجام دهید: آنها را به کارهای کوچک تقسیم کنید، برنامه‌ریزی کنید و سپس به‌طور روشمند آنها را در یک بازه زمانی مشخص (مثلاً دو ساعت در روز) تکمیل کنید. مثلاً پس از یک هفته، اولین نتایج ظاهر می شود - هدف قسمت اول پروژه (طبق برنامه ریزی) محقق می شود، این به قدرت و انگیزه برای ادامه کار در این مسیر می دهد.

نکته 7. برای کارهای اولویت دار به خود ضرب الاجل های شخصی بدهید

هنگامی که از قبل می دانید دقیقاً چه وظایفی برای ماه جاری اولویت دارند، می توانید آنها را در تقویم کاری علامت گذاری کنید و در برنامه ریزی شخصی خود برای وظایف همتراز با همان مذاکرات/جلسات در نظر بگیرید. بنابراین، هنگامی که نیاز به برنامه ریزی رویداد یا اقدام دیگری برای این تاریخ ایجاد شود، از قبل "رزرو" شده است، که یک بار دیگر اهمیت عینی کار را به شما یادآوری می کند. این توصیه در زمینه برنامه ریزی فعالیت های کاری از ارزش ویژه ای برخوردار است.

نکته 8. محل کار خود را به درستی سازماندهی کنید

اول از همه، این به ترتیب روی دسکتاپ مربوط می شود. فقط آن دسته از اسنادی که برای تکمیل وظایف دسته A ضروری هستند، باید روی آن باقی بمانند.

نکته 9. سعی کنید اجازه ندهید دیگران مسئولیت های اضافی را بر شما تحمیل کنند.

مدیران اغلب به فعالیت های جدید علاقه مند می شوند و درگیر آنها می شوند و حوزه های شایستگی خود را گسترش می دهند. با بیرون آمدن از علاقه شخصی به مذاکراتی که معمولاً یک کارمند در آن شرکت نمی‌کند، ممکن است در گروه‌های کاری قرار بگیرد یا کارهای اضافی را دریافت کند که در برنامه او گنجانده نشده است و در نهایت به سربار کار اصلی و برنامه‌ریزی آن تبدیل شود. بهتر است همه اقدامات خود را دوباره بررسی کنید تا ببینید آیا آنها در محدوده موقعیت شما ضروری هستند یا خیر، در نتیجه مهارت های برنامه ریزی زمان کار خود را بهبود می بخشید.

نکته 10. ارزیابی کنید که چیزهایی که ناگهان می خواهند شما را درگیر آن کنند چقدر مهم و فوری هستند واقعاً مهم و فوری هستند.

فورس ماژور و سایر موارد فوری برای هر شرکت یا شرکتی یک اتفاق رایج است، حتی اگر آنها تلاش کنند در چارچوب برنامه ریزی دقیق عمل کنند. برای حل آنها، تمام منابع موجود بسیج می شوند. اگر موافقید در این شرایط کمک کنید، به یاد داشته باشید که انجام کارهای مهم در برنامه شما زمان می برد، بنابراین همیشه بسنجید که آیا ارزش فداکاری را دارد یا خیر.

نکته 11. بر اساس انگیزه عمل نکنید - فقط تصمیمات آگاهانه بگیرید

گاهی اوقات تصمیمات خاصی در نتیجه یک تکانه، یک انگیزه غیرقابل کنترل گرفته می شود. اما این باعث ایجاد انحراف در برنامه می شود و در برنامه ریزی موثر زمان کار برای رسیدن به هدف اختلال ایجاد می کند. اگر برای انجام کاری (مثلاً تماس تلفنی) احساس می‌کنید، با دقت فکر کنید و بسنجید که آیا واقعاً ارزش اجرای برنامه را دارد یا خیر.

نکته 12. اولویت های خود را به درستی تنظیم کنید

در جریان زیادی از چیزها - کنفرانس‌ها، جلسات، تماس‌ها، پیامک‌ها - پیمایش می‌تواند بسیار دشوار باشد، و وقتی همه چیز را به یکباره به عهده می‌گیرید یا قسمت‌هایی را از انتهای مختلف می‌گیرید، در نهایت کار بسیار کمی انجام می‌دهید. در اینجا مفید است که چنین روشی از برنامه ریزی زمان را به عنوان ماتریس اولویت به خاطر بسپاریم و فعالیت ها را با تکمیل وظایف کاملاً تعریف شده و واضح آغاز کنیم و به تدریج به سمت کارهای کم اهمیت تر حرکت کنیم.

برنامه ریزی ساعات کاری منشی مدیر

مسئولیت و هدف اصلی از برنامه ریزی زمان کاری فردی منشی، آسودگی هر چه بیشتر رئیس و کمک به او در توزیع وقت است. افزایش کارایی استفاده از تمام ساعات و دقایق ممکن برای فعالیت کاری بر عهده اوست. این بدان معناست که وظایف و برنامه ریزی فعالیت های مدیر و منشی به یکدیگر وابسته است.

اول از همه، منشی در انواع کار سازمانی، مقدماتی و مدیریتی کمک می کند و فضا را برای خلاقیت برای رئیس آزاد می کند. برای این منظور، دستیار باید روال روزانه سطح بالاتر، برنامه وظایف خود را برای تمام دوره های ممکن - روز / ماه / سه ماهه بداند. برنامه ریزی موثر برای زمان کاری یک منشی بستگی به برنامه سرپرست فوری او دارد، زیرا او درگیر تهیه کلیه جلسات، مذاکرات و سایر موارد (پذیرایی بازدیدکنندگان، پردازش اسناد) است که در برنامه رئیس است. سلسله مراتب وظایف با توجه به ارزش و اهمیت آنها نقش اساسی در برنامه ریزی دارد.

علاوه بر این، وظایف منشی شامل کارهای دیگری است که به روال روزانه رئیس بستگی ندارد (و در برنامه ریزی فعالیت کاری منعکس می شود): بررسی نامه و پاسخ به مکاتبات، جریان اسناد، فایل کارت کنترل و غیره. مهارت برنامه ریزی زمان دستیار باید عالی باشد. نقطه شروع برنامه او همیشه اقدامات تکراری است، به عنوان مثال:

• محل کار مدیر را آماده کنید؛
• محل کار خود را مرتب کنید؛
• پردازش انواع نامه های دریافتی؛
• مشاهده کارت کنترل؛
• خلاصه ای از وضعیت امور را به مدیریت ارائه دهید و برنامه روز جاری را روشن کنید.

بیایید به یک مثال ساده از برنامه ریزی زمان کاری در رابطه با برنامه مدیر نگاه کنیم. برنامه اقدام منشی چیزی شبیه به این خواهد بود. هنگامی که برنامه های رئیس شامل یک جلسه در ساعت 11:00 است، برنامه دستیار برای ساعت 10:30 شامل سازماندهی آن با تمام اقدامات بعدی می شود: یادآوری، کپی کردن مطالب، تمیز کردن اتاق کنفرانس، گرفتن دقیقه. اگر در ساعت 14:00 مدیر مذاکرات را در خارج از دفتر برنامه ریزی کرد، برنامه منشی شامل مواردی در مورد تماس با ماشین و جمع آوری اسناد خواهد بود. لیست کار همچنین نشان می دهد که رئیس باید با چه کسی و در چه زمانی برای مکالمه تلفنی وصل شود، کدام مستندات باید اصلاح شود و کدام یک باید از ابتدا پر شود و غیره.

بهترین گزینه این است که همراه با رئیس خود یک فاصله زمانی ثابت برای فعالیت های روزانه تعیین کنید: امضای اسناد، دریافت بازدیدکنندگان. این کار را بهبود می بخشد و به برنامه ریزی زمان کار متخصص و دستیار او کمک می کند. هنگام ایجاد یک برنامه کاری، همچنین باید در صورت تکالیف فوری و مهم ناگهانی، تماس های تلفنی و سایر موقعیت های اضطراری، ذخیره مناسبی را از خود به جای بگذارید.

منشی پایان روز کاری را به ارسال مکاتبات خروجی اختصاص می دهد و همچنین رویدادهایی را برای فردا برنامه ریزی می کند.

هنگامی که روز کاری تمام می شود و مدیر دیر در دفتر است، دستیار تنها در صورتی می تواند به خانه برود که توافق مناسبی بین آنها وجود داشته باشد و او تمام داده های لازم را در اختیار رئیس قرار دهد.

قبل از ترک محل، منشی تمام مدارک را برمی دارد، کابینت ها و گاوصندوق ها را می بندد، تجهیزات الکترونیکی را خاموش می کند (این امر در مورد تلفن، مودم، فکس صدق نمی کند) و محل کار را مرتب می کند.

برنامه ریزی زمان کاری مدیر

ماهیت برنامه ریزی آمادگی برای اجرای اهداف و تنظیم ساعات کار است. اصول برنامه ریزی زمان کار یک مدیر تفاوت خاصی با اصول کلی تنظیم فعالیت کار ندارد. استفاده منطقی از منابع زمانی شامل درک عملکرد، اهداف، اهداف و بودجه زمانی شماست.

در فرآیند سازماندهی زمان کار یک متخصص، از تکنیک های برنامه ریزی شناخته شده استفاده می شود. مدیر باید این قوانین را رعایت کند:

• 60٪ از برنامه کاری روزانه به کارهای برنامه ریزی شده اختصاص می یابد.
• 20٪ از زمان - برای اقدامات پیش بینی نشده؛
• 20% آخر بهتر است برای کارهایی که خود به خود ایجاد می شوند باقی بمانند.

ساختارهای سازمانی "مسطح" در شرکت های کوچک برای حل مشکلات پیچیده در شرایط عدم اطمینان قابل توجه استفاده می شود. چنین واحدهایی با معایب زیر مشخص می شوند: حجم کار بیش از حد مدیران، مشکل در کنترل اقدامات تعداد زیادی از افراد و همچنین مشکلات مرتبط با هماهنگی کار واحدها.

زمان صرف شده (به ویژه اگر در مرحله برنامه ریزی ذکر نشده باشد) باید با ذکر اجباری از چه چیزی و چگونه استفاده شده است، ثبت شود. این به این واقعیت کمک می کند که با دریافت تصویر کاملی از هزینه های زمان کار خود ، مدیر می تواند برنامه ریزی خود را به طور مؤثرتری در آینده سازماندهی کند. به منظور تدوین یک برنامه با کیفیت، وظایف به کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت تقسیم می شود.

منظم بودن، نظام مندی و سازگاری باید به عنوان اصول اساسی برنامه ریزی قرار گیرد. پیروی از یکی از اصول مهم برنامه ریزی فعالیت - واقعیت اهداف ضروری است: تا جایی که می توانید مسئولیت ها را به عهده بگیرید.

استفاده منطقی از زمان کاری یک مدیر بر اساس برنامه بلندمدت او است. این یک سیستم چند ساله است و با در نظر گرفتن برنامه های سالانه و فصلی ایجاد می شود. دومی را می توان با سالانه هماهنگ کرد و به دوره های ماهانه تقسیم کرد. برنامه های روزانه و هفتگی به طور کامل با آنها مطابقت دارد و در عین حال استفاده از زمان کاری مدیر را با بیشترین دقت منعکس می کند. برنامه‌ریزی فعالیت‌های کاری در سطح یک روز، گام مهمی در برنامه‌ریزی کلی فعالیت‌های کاری یک مدیر است که بسته به موقعیت، منوط به نظارت و تعدیل مداوم است.

از این مقاله یاد خواهید گرفت:

• دلایل کمبود وقت کاری چیست؟
• هنگام برنامه ریزی زمان کار در روز چه قوانینی را باید رعایت کنید؟
• برای برنامه ریزی زمان کار از چه روش هایی استفاده می شود؟
• نحوه بررسی اثربخشی برنامه ریزی زمان کارکنان

برنامه ریزی زمان شامل مدیریت زمان و فناوری موثر برای استفاده منطقی از آن به منظور دستیابی به اهداف هر سازمان و بهبود عملکرد است. در دنیای مدرن به آن مدیریت زمان نیز می گویند. زمان بی بدیل ترین و با ارزش ترین منبع است، بنابراین باید بسیار منطقی از آن استفاده کرد. همچنین باید روی توانایی خود برای برنامه ریزی زمان کاری خود کار کنید.

چرا برنامه ریزی برای زمان کاری بسیار مهم است؟

اینکه بگوییم زمان قابل کنترل است، کاملاً صحیح نیست. زمان نمی تواند به هیچ فرآیندی بستگی داشته باشد، یک مقدار ثابت را نشان نمی دهد، نمی تواند شتاب یا کند شود.

مهم است که بتوان از ابزارهای مختلف برای برنامه ریزی زمان کار، صرف نظر از موقعیت کارمند در شرکت استفاده کرد. این مهم است که در همه سطوح در نظر گرفته شود - از زیردستان تا مافوق. برنامه ریزی مؤثر زمان کار مستقیماً بر بهره وری نیروی کار و در نتیجه بر سود شرکت تأثیر می گذارد.

برای هر کارمند، برنامه ریزی موثر زمان کار بر تکمیل تمام وظایف برنامه ریزی شده در مهلت مقرر تأثیر می گذارد.

یکی از شاخص هایی که در یک سازمان باید مورد توجه قرار گیرد، صندوق زمان کار است. منابع زمان کار مصرفی را تعیین می کند و بر تعداد کارکنان شاغل و در نتیجه بر هزینه های مادی سازمان تأثیر می گذارد.

چه زمانی برنامه ریزی زمان کار ضروری است؟

کسری یعنی کمبود چیزی. هنگام برنامه ریزی زمان کاری، این اصطلاح به کمبود زمان کاری برای تکمیل یک کار خاص توسط یک کارمند منفرد یا یک واحد ساختاری و در کل سازمان اشاره دارد.

در نتیجه، این ممکن است منجر به تاخیر در تکمیل سفارش شود که ممکن است پیامدهای منفی داشته باشد. اغلب، برنامه ریزی نادرست زمان کار با بی سوادی رئیس سازمان همراه است.

دلایل کمبود وقت در سه گروه طبقه بندی می شوند:

1. ویژگی های شخصی رئیس.
2. اقدامات رهبر
3. دلایل مستقل

ویژگی های شخصی یک رئیسکه منجر به از دست دادن زمان کار می شود و با برنامه ریزی نادرست همراه است، به شرح زیر بیان می شود:

1. غرور، یعنی اعمال نامتعادل و عصبی که اثربخشی آنها به صفر می رسد.
2. عجله سیستماتیک
3. عدم استراحت به دلیل تاخیر در محل کار یا بهبود خانه لازم برای بازگرداندن عملکرد بالا.

اگر رئیس بی سواد و بدون برنامه ریزی برای ساعات کاری عمل کند، علائم بی نظمی زیر ظاهر می شود:

1. فقدان انگیزه در بین کارکنان
2. تخریب ارتباطات بین فردی در یک سازمان.
3. ناتوانی در سازماندهی اشیا بر اساس میزان اهمیت آنها.
4. عدم تفویض برخی اختیارات به زیردستان.

دلایلی که به اراده مدیر بستگی ندارد و منجر به کمبود وقت کاری برای خود و کلیه کارکنان سازمان از نظر برنامه ریزی زمان کاری می شود عبارتند از:

1. فهرستی طولانی از وظایف، تکالیف، وظایف.
2. اقدامات برنامه ریزی نشده

در بیشتر موارد، دلایل فوق به طور جداگانه ظاهر نمی شوند. معمولاً یکی از دیگری پیروی می کند.

در نهایت، یک وضعیت بن بست ایجاد می شود که می تواند با برنامه ریزی موثر زمان کار بهبود یابد. شما همچنین باید بر اجرای فعالیت های برنامه ریزی شده و تأیید زمان صرف شده کار کنترل کنید.

قوانین اساسی برای برنامه ریزی زمان کار در طول روز

قوانین برنامه ریزی زمان کار در ابتدای روز کاری

• از همان صبح باید روحیه مثبت را تنظیم کنید. شما باید سعی کنید هر روز را فقط با احساسات مثبت شروع کنید، زیرا خلق و خوی که با آن شروع به حل وظایف آینده می کنید برای دستیابی به نتایج مهم است.
• صبح، باید انرژی خود را دوباره پر کنید و «با مواد مغذی» شارژ شوید، یعنی صبحانه بخورید و سپس به سر کار بروید.
• بهتر است کار را همزمان شروع کنید. چنین سیستماتیکی روز به روز منجر به خود انضباطی می شود و به بسیج قدرت شما کمک می کند.
• در صبح، باید برنامه روزانه خود را دوباره بررسی کنید. برای این کار می توانید از روش تحلیل ABC یا اصل آیزنهاور استفاده کنید.
• وظایف، دستورالعمل ها و امور باید بلافاصله شروع شود.
• اول از همه، شما باید مهمترین مشکلات را حل کنید.
• اگر دستیار مدیر یا منشی دارید، باید برنامه فعلی آن روز را با آنها هماهنگ کنید.

قوانین برنامه ریزی زمان کار در وسط روز کاری

• محل کار شما باید برای کارهای سازنده آماده باشد. باید اسناد و اوراقی را که هنوز برای انجام کارهای مهم نیازی ندارید از روی دسکتاپ خود حذف کنید.
• تعیین مهلت مشخص برای تکمیل هر یک از آیتم های برنامه روزانه ضروری است.
• شما باید از انجام اقداماتی که ممکن است باعث واکنش شدید شود خودداری کنید.
• شما باید بتوانید کارهای نوظهور اضافی را حذف کنید.
• یک رهبر نباید تکان دهنده باشد.
• شما باید به طور منظم استراحت های کوتاهی داشته باشید. در هر کاری شما نیاز به ایجاد وقفه دارید. منظم بودن و مدت آنها باید فردی باشد. هنگام برنامه ریزی ساعات کاری باید استراحت های کوتاه را نیز در نظر گرفت.
• شما باید کارهای کوچک و مشابه را در گروه ها گروه بندی کنید و آنها را به صورت سری انجام دهید.
• این اتفاق می افتد که برخی از کارمندان یک کار را در حالی که کار دیگری را شروع می کنند انجام نمی دهند - ابتدا باید کاری را که شروع کرده اند تکمیل کنند. انتقال بی نظم در کار از کاری به کار دیگر و گاهی انجام چندین کار به طور همزمان منجر به نتیجه مثبت نخواهد شد.
• نحوه استفاده از فواصل زمانی را بدانید.
• در طول روز باید یک ساعت استراحت داشته باشید.
• کنترل مهلت های تکمیل وظایف و نظارت بر برنامه کاری تنظیم شده ضروری است. وقتی وظایف اولویت دار تغییر می کنند، تغییراتی در برنامه ایجاد کنید.

قوانین برنامه ریزی زمان کار در پایان روز کاری

• تا پایان روز کاری، باید تمام کارهای برنامه ریزی شده را به پایان برسانید. عدم تکمیل وظایف فردی منجر به خطر شکست در تکمیل کل برنامه می شود و در نتیجه به انباشت مواردی منجر می شود که در صورت "حذف کردن" به زمان کار اضافی نیاز دارد.
• شما باید بر اجرای برنامه نظارت داشته باشید، لیست آنچه را که برنامه ریزی کرده اید با آنچه تکمیل کرده اید مقایسه کنید. بفهمید که چرا از مسیر منحرف شده اید. این یک پیش نیاز برای فعالیت تولیدی است.
• پس از تجزیه و تحلیل، باید برای روز جدید در شب برنامه ریزی کنید و صبح آن را دوباره بررسی کنید.

تأثیر عوامل شخصی بر برنامه ریزی زمان کار

برنامه ریزی برای زمان کاری شما نیز به طور قابل توجهی تحت تأثیر نحوه تنظیم خود است. خود شما ممکن است ناخودآگاه مانع برنامه ریزی موثر زمان کاری خود شوید. دقیقا چه چیزی ممکن است مانع شما شود:

1. عدم اطمینان در مورد هدف زندگی شما بدون تلاش برای چیزی، دشوار است تصمیم بگیرید که چگونه و با چه چیزی زندگی خود را پر کنید.
2. شما احساس رانندگی مداوم را دوست دارید. کارهای جالبی را برای انجام خارج از محل کار برنامه ریزی کنید تا انگیزه داشته باشید روز کاری خود را به موقع به پایان برسانید.
3. فقدان هر گونه فعالیتی شما را می ترساند. آیا سعی می کنید هر دقیقه از زمان کاری خود را به خود اختصاص دهید تا با افکار خود تنها نمانید؟ بهتر است مشکلات خود را یکبار برای همیشه حل کنید.
4. شما نمی دانید چگونه امتناع کنید و آماده انجام هر کاری هستید. این باعث می شود که زندگی شخصی خود را فراموش کنید.
5. شما از شکست می ترسید. از خود بپرسید: "اگر شکست بخورم چه اتفاق بدی می تواند بیفتد؟" به خاطر داشته باشید، شکست‌ها به ما کمک می‌کنند تا ادامه دهیم.
6. می ترسید به موفقیتی دست پیدا کنید که هنوز برای آن آماده نیستید. شما فکر می کنید که اگر در حرفه خود رشد کنید، دیگر نمی توانید به همان اندازه در کنار خانواده و دوستان خود باشید. با افرادی که قبلاً به خودآگاهی رسیده اند بیشتر ارتباط برقرار کنید، به احساس موفقیت عادت کنید.
7. شما برای تغییر آماده نیستید. ترس از تغییر در زندگی ناشی از ترس از شکست است. این می تواند با حرکت تدریجی و برنامه ریزی شده به سمت هدف شما غلبه کند.
8. شما از پایان می ترسید - برای افراد، خود فعالیت مهمتر از نتیجه آن است.

باید به خاطر داشته باشید که پس از حل یک مشکل، فرصت دارید که یک مشکل جالب تر را انجام دهید.

رایج ترین روش های برنامه ریزی زمان کار

اصل پارتو (نسبت 80:20)

بر اساس این اصل، 20 درصد تلاش به 80 درصد نتیجه منجر می شود و 80 درصد باقی مانده کار سخت تنها 20 درصد نتیجه را به همراه دارد. مثلا:

اصل پارتو در کار یک مدیر نیز قابل اجرا است: یک کارمند 20٪ از زمان کار خود را صرف به دست آوردن 80٪ از نتیجه می کند، 80٪ باقی مانده از زمان کار او تنها 20٪ از کل نتیجه را ایجاد می کند. این بدان معناست که هنگام برنامه ریزی زمان کاری خود باید به خاطر داشته باشید که بهتر است روز کاری خود را با حل مهمترین و پیچیده ترین کارها شروع کنید و "چیزهای کوچک" را برای آخر بگذارید.

اگر همه کارها بر اساس سهم آنها در نتیجه نهایی تجزیه و تحلیل شوند و بر اساس دسته بندی های ABC مرتب شوند، استفاده مداوم از اصل پارتو واقعی می شود.

استفاده از اصل پارتو در صورتی امکان پذیر می شود که همه وظایف بر اساس اهمیت آنها برای دستیابی به نتیجه سیستماتیک شده و بر اساس دسته بندی ABC مرتب شوند.

برنامه ریزی ABC

هدف اصلی برنامه ریزی زمان کاری ABC انجام یک اولویت بندی متوالی وظایف است. برنامه ریزی ABC را می توان در هر زمینه ای از فعالیت انجام داد. اگر موارد مهمتر و کم اهمیتتر را بر حسب درصد تحلیل کنیم، خواهیم دید که این نسبت تقریباً یکسان خواهد بود. ما برنامه ریزی زمان کار را با تقسیم همه کارها به سه دسته با توجه به اهمیت آنها شروع می کنیم. برای این کار از حروف A، B و C استفاده می شود.

متدولوژی برنامه ریزی ABC بر اصول زیر استوار است:

• رده A شامل مهمترین وظایف است که 15٪ از کل تعداد وظایف مدیر را تشکیل می دهد. اما اینها واقعاً وظایف قابل توجهی هستند که 65 درصد از مشارکت در اجرای طرح را تشکیل می دهند.
• رده B شامل وظایف مهمی است که به طور متوسط ​​20 درصد از کل وظایف را تشکیل می دهند و 20 درصد در فعالیت های مدیر اهمیت دارند.
• رده C شامل کم اهمیت ترین وظایف است.

با توجه به این تکنیک، ابتدا باید مهم ترین کارها را حل کنید، سپس به سراغ کارهای کمی کم اهمیت تر بروید و در نهایت کارهای جزئی را که تاثیر چندانی بر نتایج کار شما ندارند، رها کنید. هنگام برنامه ریزی ساعات کاری باید به این موضوع توجه کرد.

روش آیزنهاور

به منظور اولویت بندی صحیح هنگام برنامه ریزی زمان کاری، می توانید از روش آیزنهاور استفاده کنید.

از خود سوال بپرسید:

• آیا من عادت دارم وقتم را صرف یک کار فوری به جای کار فوری دیگر کنم؟
• آیا ممکن نیست که بسیاری از مهمترین وظایف به دلیل این عادت من کاملاً حل نشده باقی بمانند؟

طبق اصل پیشنهادی ژنرال آمریکایی دی. آیزنهاور، مزیت حل مسائل را باید بر اساس اهمیت آنها و زمان اختصاص داده شده در نظر گرفت.

تمام کارهایی که باید انجام شود را می توان به چهار گروه تقسیم کرد:

1. تمام کارهای فوری و مهمی که باید با اولویت انجام شوند.
2. فوری، اما نه چندان مهم. نکته این است که از آنجایی که آنها فوری هستند، ما می خواهیم مطمئن شویم که آنها را به همان سرعتی که گویی بسیار مهم هستند، با استفاده از حداکثر انرژی خود حل می کنیم. اما اگر چندان مهم نیست، بهتر است آنها را به تعویق بیندازید یا تصمیم خود را به دیگری منتقل کنید.
3. مهم است، اما نه چندان فوری. با توجه به اینکه این دسته از پرونده ها فوریت ندارند به بعد موکول می شود. اما در یک نقطه آنها نیز بسیار مهم می شوند، اما دیگر زمانی برای تکمیل آنها وجود ندارد. وقت آن است که آنها را برای اجرای دقیق به شخص دیگری تحویل دهید. وقتی کار مهمی را انجام می دهید، باعث ایجاد انگیزه و رشد کارکنان می شود.
4. کارهای غیر فوری و غیر مهم. وظایف این گروه اغلب فضای زیادی را در دسکتاپ شما اشغال می کند. بسیاری از مردم، بدون درک ماهیت برنامه ریزی زمان کار، این وظایف را انجام می دهند، علیرغم اینکه زمان زیادی را صرف آن می کنند. اگر آنها باید انجام شوند، سعی کنید حداقل زمان خود را صرف آنها کنید.

آیا می دانید برنامه ریزی چیست و برنامه ریزی چقدر اهمیت دارد؟ اعتقاد بر این است که وقتی زمان کمی را صرف برنامه ریزی و سازماندهی روز کاری خود می کنید، به دلیل هماهنگی خوب رویدادها و ترتیب صحیح حل کارها، چندین برابر زمان بیشتری را صرفه جویی می کنید. بدون شک برنامه ریزی فواید و منافع مستمری را به همراه دارد.

آمارهای شناخته شده ای در مقیاس کل سازمان ها وجود دارد که طبق آن دانشمندان متوجه شده اند. شرکت‌هایی که در برنامه‌ریزی استراتژیک شرکت می‌کنند، در بلندمدت موفق‌تر و از نظر مالی ثروتمندتر از رقبای خود هستند که در برنامه‌ریزی استراتژیک شرکت نمی‌کنند. برنامه ریزی روز اساساً همان برنامه ریزی است، اما در سطح تاکتیکی. برنامه ریزی ابزاری قدرتمند برای دستیابی به اهداف هر فرد موفق مدرن است. بنابراین، در اینجا مزایای اصلی برنامه ریزی وجود دارد:

چرا به برنامه ریزی نیاز دارید؟

1. برنامه روز کاری. هیچ چیز بدون مراقبت باقی نخواهد ماند.

متأسفانه علیرغم اینکه مغز ما ابزاری قدرتمند در کار ما است، حافظه ما بسیار محدود است. افرادی هستند که حافظه بهتری دارند و افرادی با حافظه بدتر. حافظه را می توان توسعه داد. اما زمانی که کارهای زیادی برای انجام دادن وجود دارد، ممکن است برخی از مسائل از توجه ما دور شود. و شیطان همانطور که می دانیم در جزئیات است.

دانشمندان بر این باورند که مغز انسان به طور متوسط ​​قادر است هفت شی (به اضافه یا منهای دو) را در ذهن خود نگه دارد. علاوه بر این، این یک ارزیابی بسیار خوش بینانه است.

علاوه بر این واقعیت که ما هیچ چیز را فراموش نخواهیم کرد، از استرس نیز خلاص می شویم - از نگرانی و پرسیدن این سوال دست می کشیم که "آیا برای امروز همه کارها را انجام داده ام؟" من شخصاً در حال نوشتن این مقاله با استفاده از یک برنامه ریز در برنامه ریز خود هستم.

2. صرف زمان برای برنامه ریزی به شما کمک می کند کارهای بیشتری انجام دهید.

مزایای برنامه ریزیواضح. وقتی از قبل به همه کارها فکر می کنید، از یک طرف، در طول کار از آن پرت نمی شوید. از طرفی زمان بیشتری دارید که می توانید آن را صرف کارهای اضافی کنید یا می توانید زودتر کار را ترک کنید. هر دو اساساً به معنای افزایش بهره وری هستند. اعتقاد بر این است که تهیه یک برنامه برای روز با یک فنجان قهوه صبح بیش از 10 دقیقه طول نمی کشد. و صرفه جویی در زمان حداقل دو ساعت است. در طول یک ماه، این می تواند تا 40 ساعت کار را کاهش دهد که معادل یک هفته کار تمام وقت است.

3. برنامه ریزی روز کاری به شما کمک می کند اولویت بندی کنید.

به عنوان مثال، امروز ابتدا دو مقاله نوشتم که برای هر کدام 1000 روبل به من پرداخت می شود. سپس یک مقاله کلی در مورد یک موضوع جالب نوشتم و همچنین برای نشریه ای که می خوانید وقت گذاشتم. همه این کارها در لیست اولویت ها هستند. از آنجایی که من یک برنامه کاری روشن برای روز دارم، وقت خود را برای کارهای غیر اولویتی تلف نمی کنم. در نتیجه چیزهای مهم فراموش نمی شوند یا به بعد موکول نمی شوند. بیایید با خودمان صادق باشیم. ما اغلب چیزهای مهم را به بعد، به فردا موکول می کنیم. یعنی بسیاری از ما دچار اهمال کاری هستیم.

4. داشتن برنامه ریزی برای روز استرس و ضرب الاجل را از بین می برد

مزایای برنامه ریزیهمچنین در این واقعیت نهفته است که ما دیگر نگران این واقعیت نیستیم که امروز باید تعداد زیادی از کارهای غیر قابل درک را انجام دهیم که باید دیروز انجام می شد. شما روز به روز مقدار قابل قبولی از کار و کار را انتخاب می کنید، که به شما امکان می دهد به طور کامل از ضرب الاجل ها و استرس بی پایان دوری کنید، زیرا زمانی برای انجام کاری ندارید. در نتیجه، گردش کار قابل پیش بینی و مدیریت می شود.

آیا در مورد آن شنیده اید؟ در اصل، برنامه ریزی روز کاری به شما امکان می دهد از این اصل به نفع خود استفاده کنید، به این معنی که می توانید چندین برابر بیشتر به انجام برسانید. ما ابتدا فقط مهم ترین دالاس ها را انجام می دهیم، زیرا... ما یک برنامه عمدی داریم سپس می توانید کارهای ثانویه را انجام دهید یا به طور کلی از آنها غافل شوید. برای روز خود برنامه ریزی کنید و آن را به یک عادت تبدیل کنید، اما برای دیگران تلاش کنید. این امر به ویژه برای پروژه های جدید و پیچیده صادق است.

L. Seiwert متخصص مدیریت مشهور آلمانی قوانین خاصی را برای برنامه ریزی زمان کار ایجاد کرد:

روز کاری خود را 60% برنامه ریزی کنید، 20% را برای حل مشکلات پیش بینی نشده و 20% را برای فعالیت های خلاقانه (مثلاً توسعه حرفه ای) بگذارید.

2. مصرف زمان را با دقت مستند و کنترل کنید، که به شما امکان می دهد درک روشنی از آن داشته باشید، نیازهای آینده برای آن و توزیع صحیح آن را تعیین کنید.

3. وظایف دوره آتی را به کارهای بلند مدت، میان مدت و کوتاه مدت متمایز کنید و اولویت اقدامات را برای حل آنها تعیین کنید.

4. همیشه کاری را که شروع می کنید به طور مداوم به پایان برسانید.

5-برنامه های انعطاف پذیر بسازید.

6. برنامه ریزی حجم واقعی وظایف، محاسبه شده مطابق با قابلیت های تیم.

7. از فرم ها و کارت های مخصوص برای برنامه ریزی زمان استفاده کنید.

8. کارهای انجام نشده را به صورت خودکار به برنامه های دوره بعدی منتقل کنید.

9. در برنامه ها نه تنها خود اقدامات، بلکه نتایج مورد انتظار را نیز منعکس کنید.

10. استانداردهای زمانی دقیقی را تنظیم کنید و برای این یا آن کار دقیقاً به همان میزانی که واقعاً نیاز دارد، در نظر بگیرید.

11. اجرای اصل خود انضباطی، تعیین ضرب الاجل دقیق برای تکمیل انواع کار.

12. اولویت ها را در امور تعیین کنید.

همانطور که تمرین نشان می دهد، دلایل اصلی از دست دادن زمان کار عبارتند از: 1) عدم وضوح در تعیین اهداف و تعیین اولویت ها. 2) عدم برنامه ریزی زمان کار یا سازماندهی ضعیف آن. 3) سطح پایین نظم و انضباط زیردستان؛ 4) رهبری ضعیف، ناتوانی در کار با زیردستان، شرکا و بازدیدکنندگان.

برنامه ریزی زمان کاری یکی از وظایف اصلی یک مدیر و همچنین برنامه ریزی فعالیت های سازمان در کل است. در کشور ما مدیران هنوز یاد نگرفته اند که چگونه این کار را انجام دهند و 4 برابر کمتر از همکاران آمریکایی خود به این فرآیند زمان اختصاص می دهند. همانطور که اقتصاددانان غربی خاطرنشان می کنند، برنامه ریزی باید با بیان روشنی از اهداف آغاز شود. برای انجام این کار، لیستی از وظایف و موانع احتمالی تهیه می شود که غلبه بر آنها به زمان خاصی نیاز دارد. تجزیه و تحلیل این لیست در آینده به شما این امکان را می دهد که برنامه را تنظیم کنید و نکات بی اهمیت را حذف کنید. علاوه بر این، برنامه ریزی زمانی به مدیریت این امکان را می دهد که به طور انتقادی در مورد ایده های خود فکر کند و راه های موثری برای حل به موقع آنها بیابد و ذخیره خاصی از زمان ایجاد کند. برنامه ریزی به مدیر اجازه می دهد تا با در نظر گرفتن مهلت ها و زمان برای حل وظایف اصلی، روی چیز اصلی تمرکز کند. در نتیجه برنامه ریزی، ساختار روز کاری بهبود می یابد و امکان ایجاد یک برنامه زمانی به وجود می آید.

این طرح برای حل مشکلات موجود در نظم عقلانی . اول از همه، کار با مهلت مشخص یا کار فشرده ترین و زمان برترین کار برنامه ریزی شده است. به تعویق انداختن کارهای ناخوشایند نامطلوب است، بهتر است آنها را قبل از دیگران انجام دهید. در مرحله بعد، کار روتین و وظایف روزانه برنامه ریزی شده است. آخرین موارد در برنامه، کارهای جزئی و گاه به گاه است که به زمان زیادی نیاز ندارد (خواندن مکاتبات جاری، قدم زدن در محل کار). نکته اصلی این است که در طول فرآیند برنامه ریزی تاریخ دقیق تکمیل تعیین می شود.

اما اتفاق می افتد که مقدار کار برنامه ریزی شده آینده نمی تواند در زمان مشخص شده تکمیل شود و پس از آن لازم است آن را به تاریخ بعدی موکول کنید.

مستندسازی دقیق زمان و نظارت بر استفاده از آن پیش نیاز برنامه ریزی است. چندین نوع برنامه استفاده از زمان وجود دارد: بلند مدت، میان مدت و کوتاه مدت.

با استفاده از بلند مدت برنامه هاساختار زمان مورد نیاز برای اجرای اهداف اصلی زندگی، که برای چندین سال، گاهی اوقات چندین دهه طراحی شده است، تعیین می شود. این می تواند کارهای مربوط به تحصیل، ارتقاء و غیره باشد. میان مدت برنامه ها- سالانه، که در آن زمان برای حل وظایف بزرگ تولید اختصاص داده می شود.

کوتاه مدت - شامل تفکیک زمان برای حل مشکلات که برنامه های میان مدت و بلند مدت را مشخص می کند. این شامل: فصلی، ماهانه، ده روزه، هفتگی و روزانه . با شروع برنامه های ماهانه، زمان بر حسب ساعت محاسبه می شود. در بین برنامه های کوتاه مدت، مهم ترین برنامه روزانه است. این شامل بیش از یک دوجین مشکل نیست که در میان آنها یک سوم موارد اصلی هستند که در وهله اول انجام شده است. این موارد و همچنین ناخوشایندترین آنها معمولاً برای نیمه اول روز (صبح) برنامه ریزی می شوند. این به آنها اجازه می دهد تا تا عصر تکمیل شوند. در برنامه روزانه، کارهای مشابه در یک بلوک گروه بندی می شوند که به طور قابل توجهی در زمان صرفه جویی می کند و به شما امکان می دهد از یک کار به کار دیگر پرش نکنید.

وقفه ها نیز در برنامه روزانه لحاظ شده است. آنها بر اساس عملکرد فرد و زمان سپری شده از شروع روز کاری تعیین می شوند. خستگی با افزایش زمان از شروع روز کاری به طور طبیعی افزایش می یابد، این امر بهره وری یک مدیر یا متخصص را کاهش می دهد.

در دنیای مدرن، هنگام تدوین برنامه های روزانه، ما را در نظر می گیریم ویژگی های خاصبیوریتم های فردی . لازم است روز کاری را طوری برنامه ریزی کنید که سخت ترین ساعات در "اوج عملکرد" ​​باشد. این "اوج" برای "لارکها" در ساعات صبح است، "کبوترها" بیشتر در وسط روز کاری و "جغدها" در عصر بیشتر فعال هستند.

آگاهی از تمام تکنیک ها و روش های برنامه ریزی به شما امکان می دهد وظایف را بسته به پیچیدگی، دشواری، مسئولیت، تنش در روز کاری به درستی توزیع کنید و آنها را به طور بهینه جایگزین کنید.

بهترین گزینه برای ثبت برنامه روزانه ارائه کتبی آن است. این به شما اجازه نمی دهد که وظایف موجود در آن را نادیده بگیرید، حافظه شما را خالی می کند، شما را منضبط می کند و کار شما را متمرکزتر می کند. همچنین تجزیه و تحلیل اجرای طرح با استفاده از سوابق آسان تر است.

توسعه (تهیه) طرح از شب قبل در چندین مرحله انجام می شود: وظایف تدوین شده (انتقال از برنامه ماهانه یا ده روزه، انتقال از برنامه روز قبل، حل نشده تا به امروز)، ساعات کاری مورد نیاز برای حل آنها مشخص می شوند، در صورت نیاز، "پنجره ها" باقی می مانند، مشکلات فوری را حل می کنند، بعد از هر ساعت کار برای استراحت 5-10 دقیقه ای برنامه ریزی می کنند، و وظایف اولویت را برجسته می کنند.

برنامه کاری مدیر با در نظر گرفتن شرایط جدیدی که به طور ناگهانی پیش می آید، صبح به همراه منشی مشخص می شود. به طور کلی برنامه روزانه باید منعطف باشد، در عین حال مقررات مربوط به دعوت افراد (بازدیدکنندگان، برگزاری جلسات و ...) را به وضوح رعایت کند.

نتیجه گیری مختصر در مورد موضوع

زمان کار مهمترین عامل تولید است که استفاده دقیق از آن می تواند تاثیر زیادی داشته باشد. اما این نگرش به زمان کار مبتنی بر مطالعه عمیق ساختار هزینه های آن و شناسایی ذخایر استفاده نشده است.

تجزیه و تحلیل هزینه های زمان کار با استفاده از زمان سنجی و عکس هایی از زمان کار انجام می شود که اغلب به آن ها تشخیص زمان می گویند، که امکان شناسایی تلفات قابل توجه و شناسایی راه های بهبود استفاده از آن را فراهم می کند.

نقش بزرگی در بهبود استفاده از زمان کاری به برنامه ریزی آن داده می شود که یکی از وظایف اصلی یک مدیر است. این برنامه ریزی زمان کاری است که به مدیر اجازه می دهد تا با در نظر گرفتن مهلت ها و زمان برای حل وظایف اصلی، روی چیز اصلی تمرکز کند.

استانداردسازی و برنامه ریزی زمان کاری مجریان و مدیران راندمان استفاده از آن را به میزان قابل توجهی افزایش داده و بهترین تاثیر را بر نتایج نهایی بخش ها دارد.