Унифицированная форма т 7 график отпусков. Как составлять график отпусков — возможные ошибки и их решение. Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

ФАЙЛЫ

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

• В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
• Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
• Затем проставить дату заполнения документа.
• Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

• внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
• женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
• несовершеннолетние сотрудники;
• работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
• супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
• граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

Как составляется график отпусков – вопрос, интересующий бухгалтеров и кадровых специалистов. И неспроста, ведь документ внимательно проверяют контролирующие органы, а обнаружив ошибку или правовое нарушение, руководство привлекают к ответственности.

После прочтения статьи вы узнаете, как правильно его оформить, чтобы избежать неприятных последствий.

Что это за документ?

Все работающие имеют право уходить в ежегодный оплачиваемый отпуск. Чтобы их отсутствие не отразилось негативно на деятельности предприятия, надо установить очередность.

Именно эту задачу выполняет график отпусков (ГО). В нем отражается время отдыха каждого человека на протяжении календарного года.

Согласно ст. 123 ТК РФ, документ обязателен для работодателя и подчиненных, поскольку принуждает соблюдать требования закона, гарантирует своевременный отдых и позволяет предотвратить многие конфликты.

Помните, что он:

• составляется ежегодно за две недели до наступления нового календарного года;
• согласуется с профсоюзом, если такая организация предусмотрена.

Раньше оформлять ГО должны были крупные и малые предприятия, но последние с 1 января 2019 года освобождены от таких обязательств.

То есть, небольшие организации имеют право отпускать работников по договоренности, а порядок прописывать в трудовом договоре.

Каковы последствия за отсутствие или нарушение?

Трудовая и налоговая инспекция внимательно проверяет график отпусков, поэтому важно соблюдать сроки и оформлять без ошибок.

За несоблюдение норм Трудового кодекса руководство привлекается к административной ответственности.

Наказание квалифицируется по ч. 1 ст. 5.27 КоАП:

• 30 000-50000 руб. – для ЮЛ;
• 1000-5000 руб. – для должностных лиц;
• 1000-5000 руб. – для ИП, привлекающих наемный труд.

Как утверждается?

График отпусков утверждается не позднее, чем за 14 дней до наступления года, за который он составляется — такие требования установлены ст. 123 ТК РФ.

Другими словами, документ за 2019 г. надо было подписывать до 16 декабря 2016 г., а за 2019 год — до 15 декабря 2019 г. (17 число выпадает на выходной).

Помните другие важные нюансы:

• после утверждения документ становится обязательным к исполнению: организация должна в конкретную дату отправить человека отпуск, а он – пойти отдыхать;
• не обязательно издавать Приказ об утверждении ГО, поскольку подпись уполномоченного лица уже присутствует на документе и свидетельствует о вступлении в силу;
• делать исправления недопустимо.

Как составляется и с кем согласуется?

Согласно ст. 123 ТК РФ, мнение работника не учитывается при разработке документа: решение согласуется только с профсоюзом. Но на практике так сложилось, что руководство всегда спрашивает у подчиненных, когда они хотят отдыхать – так удобнее для всех сторон.

Ответы оформляются документально – так проще выявить «льготников», которым предоставляется отпуск в особом порядке.

Подробнее об этом поговорим позже.

А сейчас рассмотрим последовательность составления и согласования документа на следующий год.

Сбор информации о времени отпусков всех работников

Для этой цели может составляться:

• опросный лист;
• анкета;
• докладная записка.

В некоторых организациях подготовкой документов, где учитываются пожелания сотрудников и рекомендации руководства, занимаются кадровые специалисты.

Они могут разрабатывать ведомость:

Полученная информация анализируется и корректируется с учетом норм права.

Составляется проект

Документ отправляется в профсоюз на рассмотрение, а после получения положительного ответа, приступают к оформлению.

Протокол профсоюзного собрания требуется, чтобы подтвердить отсутствие нарушений со стороны работодателя.

Утверждение ГО и ознакомление работников

Осуществляется руководителем или иным уполномоченным лицом. Понадобится докладная записка и ведомость.

На бланке графика блок для утверждения руководителем выглядит так:

Работники должны ознакомиться с утвержденным документом, иначе он становится необязательным к исполнению – такие условия регламентируют ст. 22 и 123 ТК РФ.

Руководитель вправе издать приказ на график отпусков, который обязывает начальников подразделений собрать необходимую информацию у своих работников.

Здесь вы можете посмотреть образец:

Кроме подписи лиц, требуется наличие даты составления документа.

Порядок оформления графика отпусков в 2019 году

Обычно организации пользуются формой Т-7, но сейчас они вправе разработать собственный шаблон – так регламентирует №402-ФЗ «О бухучете».

Составлением занимается руководство совместно с отделом кадров. Решение обязательно согласуется с профсоюзом, если такая организация предусмотрена.

Скачать бесплатно унифицированную форму Т-7 в формате Word можно здесь:

При разработке учитывайте все значимые факторы, чтобы не допустить правонарушений или «застоя» на предприятии.

Для этого производите оформление по следующим правилам:

• Перед составлением ГО сверяйте планы работы, не намечаются ли серьезные мероприятия.
• Правильно распределяйте трудовые ресурсы: взаимозаменяемые работники не должны отдыхать одновременно, при этом нужно отслеживать количество отсутствующих. Оптимальный вариант – 30% отдыхающих от общей численности.
• Прописывайте в трудовом договоре или других ЛНА количество работников, которые могут отдыхать одновременно.
• Утверждайте график отпусков каждый год.
• Занимайтесь оформлением заранее. Поскольку документ должен быть готов до 17 декабря, рекомендуемые сроки – октябрь-ноябрь. Так у вас будет достаточно времени для сбора необходимой информации.

Теперь давайте разберемся, как правильно составить и заполнить график отпусков.

Учитываем пожелания, но не нарушаем нормы права

К таким лицам относятся:

• сотрудницы, воспитывающие двух и больше детей младше 12 лет;
• несовершеннолетние лица;
• одинокие отцы;
• ветераны боевых действий;
• лица, получившие награды за особые заслуги (звание Героя, кавалеры ОС).

Такие работники имеют первоочередное право на предоставление отпуска, а остальные – с учетом производственной необходимости.

Какие периоды отдыха включаются?

При разработке графика отпусков учитывается:

• основной отпуск;
• дополнительный;
• неиспользованный за прошлый период.

Последний отражать необязательно, но желательно: так работодателю проще избежать правонарушений.

Поскольку законодательство позволяет разрабатывать собственную форму графика отпусков, можно предусмотреть в шаблоне столбцы для рассмотренных видов отпуска, а также фиксировать количество неиспользованных дней отдыха.

Пример подобного документа смотрите здесь:

Можно ли делить отпуск?

Согласно ст. 125 ТК РФ, работник вправе делить отпуск, если руководство не возражает.

Единственное условие: одна из частей должна быть не меньше 14 дней. Информация обязательно отражается в графике отпусков: каждая часть по отдельной строчке, а записи о следующем работнике смещаются вниз.

Нужно ли вносить декретниц в ГО?

Планирование отдыха беременных женщин и сотрудниц, которые находятся в отпуске по БиР, нередко вызывает затруднения.

Существует два противоположных мнения по этому вопросу:

1. Сотрудница входит в штат организации, она вправе прервать отпуск и вернуться к исполнению трудовых обязанностей в любой момент. Тогда она сможет взять ежегодный оплачиваемый отпуск. Следовательно, работодатель должен включать декретниц в ГО.
2. Сотрудница долго не работает на предприятии, поэтому деятельность планируется с учетом ее отсутствия. Внезапное возвращение и оформление отпуска в целом не повлияют на ситуацию.

Законодательство не дает конкретного ответа на поставленный вопрос, поэтому работодатели принимают решение по своему усмотрению.

Нужно ли включать отдых за совмещение обязанностей и для совместителей?

График отпусков – документ, в котором должна находиться информация обо всех лицах, планирующих продолжить трудовую деятельность в организации в следующем году.

Поэтому «срочники» и «совместители» обязательно включаются, если только договор не утрачивает силу в декабре текущего года.

На заметку: отдых «совместителей» оформляется одновременно с отпуском по основному месту работы.

Поэтому руководству следует запросить соответствующую выписку или справку у работника.

Расчет дней

Согласно ст. 120 ТК РФ, длительность основного отпуска исчисляется в календарных днях и не имеет ограничений. Если на период отдыха выпадают праздники, они не учитываются.

Когда определяете общую продолжительность, к основному отпуску добавляйте необходимое количество дней – здесь все просто. Сложность исчисления возникает тогда, когда учет производится не в календарных, а рабочих днях.

Например, отпуск за вредные условия труда или неиспользованный. Как поступать в подобных случаях?

На основании такого документа, как , вы должны:

• Уточнить длительность основного отпуска (в календарных днях).
• Отсчитать нужное количество дней, опираясь на режим работы 6/1. Именно так определяется дата последнего дня отдыха.
• Определить общую продолжительность отдыха.

Как это выглядит на примере:

Н.В. Курносова уходит 01.02.2018 в ежегодный отпуск, состоящий из основного (28 календарных дней) и дополнительного (6 дней). Необходимо определить границы отпуска.

Решение:

Основной отпуск будет длиться с 01.02.2018 по 01.03.2018 – 29 дней (не учитывается 23 февраля).

Продолжительность дополнительных дней отдыха: 02.03.2018-09.03.2018.

Н.В. Курносова вернется на работу 10 марта, поскольку последний день отпуска совпадает с 8 марта. Отдых будет длиться с 1 февраля по 9 марта 2019 года, нерабочие дни (23 февраля и 8 марта) не учитываются.

Нюансы заполнения унифицированной формы Т-7

При составлении графика требуется наличие обязательных для первички реквизитов.

Давайте рассмотрим, как заполнить основные разделы:

• Наименование организации. При наличии филиальной сети можно составить ГО по обособленным структурным подразделениям, филиалам. Документ не обязан быть единым для всех компаний.
• Мнение профсоюзного органа. Отмечаются даты, если такое учреждение предусмотрено.
• Название документа – «График отпусков». Пишется заглавными буквами, полужирным шрифтом.
• Номер графика – здесь указывается порядковый номер документа в соответствии с принятой на предприятии нумерацией.
• Дата составления – обязательный реквизит, подтверждающий соблюдение требования законодательства. Она является критическим местом, которое особенно «цепляет» трудовая инспекция при проверке. Запомните: в текущем году она должна быть до 17 декабря (можно раньше, но не позже). Работодателям не запрещено указывать месяц, в котором планируется отдых подчиненных, но на практике намного удобнее проставлять конкретное число. Тогда не понадобится дополнительно согласовывать решение с работниками и не возникнет затруднений при сменной работе.
• Подразделение и должность – при заполнении этих граф убедитесь, что информация полностью совпадает со штатным расписанием. На практике часто происходит так: руководитель написал, кадровик перенес. При чем без сверки. Здесь нельзя допускать ошибку, внимательно все проверяйте!
• ФИО – вписывается полностью.
• Табельный номер – цифровой код, который присваивается каждому работнику конкретного предприятия. Посмотреть значение можно в журнале учета табельных номеров.
• Сведения об отпуске. В столбце №5 пишется общая продолжительность, а в №6 – число. Стоит отметить, что «фактическая» и «перенесенная» – необязательные графы. На самом деле, хлопотно каждый раз пересматривать информацию, да еще и указывать основания. Трудовой кодекс и Федеральное законодательство не требует фиксировать подобные данные, так как для этого есть другие документы.
• Примечание. Графа предназначена для разных отметок: реквизиты Приказа об увольнении, сведения о выплате компенсации за неиспользованные дни отдыха и т. д. В ней можно ставить подпись, подтверждающую факт ознакомления с документом.

Подписывать ГО должен руководитель предприятия или другое уполномоченное лицо.

Пример заполнения представлен ниже:

Ставить печать необязательно, только если подобное условие не предусмотрено внутренними правилами. Она подтверждает полномочия лица, подписавшего документ и требуется при взаимодействии с контрагентами.

Но если руководство посчитает нужным сделать штамп – нарушения не будет.

Где и сколько должен храниться?

Когда все работники «отгуляют», документ утрачивает свою юридическую силу.

• конфликт между работодателем и подчиненными;
• выявление ошибок при составлении приказа;
• неправильное начисление денежных средств;
• определение порядка очередности.

Документы, имеющие отношение к организации труда, должны находиться на предприятии определенное время.

Срок хранения по номенклатуре (п. 653 Перечня) — в течение 1 года с момента окончания делопроизводства.

Место хранения должно быть надежным и безопасным:

• металлический ящик;
• сейф или шкаф;
• помещения, к которым ограничен доступ посторонних лиц.

Срок хранения Приказа об утверждении графика – постоянный, поскольку этот документ относится к Приказам по основной деятельности (организация труда на предприятии).

Более подробную информацию смотрите в Приказе Минкультуры России №558.

Что нужно знать?

Рассматриваемый документ помогает безошибочно вести финансовую политику, ведь на его основании рассчитываются отпускные.

Если ваша организация разрабатывает собственный шаблон, нюансы оформления нужно описать во внутренних распорядительных документах: Инструкция по делопроизводству, Порядок предоставления основных отпусков и т. п.

Если нет – пользуйтесь унифицированной формой Т-7.

Требуется ли ознакомление работников под роспись?

Законодательство не содержит информации о том, нужно ли уведомлять работников после утверждения ГО. Единственное требование – предупредить за 14 дней до начала отдыха.

Поскольку ответ отсутствует, на практике сформировалось два противоположных мнения:

• График отпусков относится к локальным нормативным актам и является официальным документом организации, который касается работников. А такие документы руководство обязано довести под роспись. Поэтому ознакомление требуется.
• ГО относится к первичной учетной документации, где отмечается информация о персонале, то есть является организационно-распорядительным документам. Знакомить работников необязательно.

Подпись ставится в двух случаях:

• Предоставляется только график отпусков – отметка делается в графе «Примечание».
• В форму Т-7 добавляется соответствующая графа.

Можно распечатать ознакомительный лист, в котором каждый работник ставит дату и подпись. Тогда в графике подобные записи не делаются.

Также организации вправе создать отдельный журнал, который будет фиксировать сведения на протяжении многих лет.

Пример показан на рисунке:

Внесение изменений в документ

После утверждения графика отпусков не исключено, что могут произойти разные ситуации: расторжение договора, отзыв из отпуска или ситуации, требующие переноса даты.

Невозможно предвидеть все обстоятельства, поэтому в крайних случаях корректировка допускается. Единственное условие – обоюдное согласие сторон.

Теперь рассмотрим, как вносятся изменения в график в разных ситуациях.

Перенесение отпуска

Осуществляется по инициативе работника в случаях, перечисленных в ч.4 ст. 123 ТК РФ. Для этого он должен подать заявление не позднее, чем за 14 дней до планируемого начала отпуска.

В столбцах ставятся такие отметки:

• №7 – день, когда работник планирует пойти в отпуск;
• №8 – сведения о документе, на основании которого изменилась первоначальная дата;
• №9 – число предполагаемого отдыха.

Когда перенос сроков осуществляется на следующий год либо работника отзывают из отпуска, нужные сведения вносятся в столбец №10.

Трудоустройство после утверждения

Организация, принимающая нового работника, не корректирует ГО. Но если работодатель желает зафиксировать факт предоставления отпуска, необходимо сделать дополнение.

Документ, заполняется на основании формы Т-7, но имеет пометку «Дополнение»:

Отзыв из отпуска

В форме Т-7 нет соответствующей графы, поэтому информацию можете указать в «Примечании».

В столбце №8 укажите реквизиты соответствующего Приказа, а в №9 – дату предполагаемого отпуска.

Как составить приказ о внесении изменений?

Рассматриваемый документ нужен тогда, когда утверждается новый ГО или создается дополнение. Оформляется в стандартной форме.

Обязательно указывается причина корректировки, а в распорядительная часть содержит:

• новую дату отдыха;
• персональные данные работника, должность;
• поручения кадровому специалисту;
• лицо, которое несет ответственность за исполнение распоряжения.

При составлении Приказа пишется основание внесения изменений: заявление работника, служебная записка и т. д. В конце ставится подпись руководства и перечисленных в документе лиц.

Заполненный образец - здесь:

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если восстанавливают незаконно уволенного работника?

Когда предприятие восстанавливает работника, ему возвращаются все трудовые права.

Это означает, что отпуск предоставляется в общем порядке – не позднее окончания текущего года (если нет льгот на первоочередное предоставление). Можно переиздать график отпусков или оформить дополнение.

Нужно ли составлять график для работающих по срочному трудовому договору?

Рассматриваемый документ оформляется для всех работников организации, которые планируют продолжить трудовую деятельность в следующем году – так регламентирует ст. 123 ТК РФ.

Исключение – срок действия договора истекает в декабре.

Работник запрашивает копию ГО, что делать?

Копии документов, которые касаются трудовой деятельности персонала, предоставляются в обязательном порядке по письменному заявлению.

Если работник его предоставил, работодатель обязан предоставить копию в течение трех дней.

15 распространенных ошибок, допускаемых при оформлении ГО

• неправильно определяется продолжительность основного и дополнительного отпуска;
• иногда графики составляются «ради галочки», а в реальности даты отдыха работников отличаются;
• при сотрудничестве с совместителем сроки не согласуются с основным местом работы
• не учитываются права «льготников» или отсутствуют документы, подтверждающие право первоочередное предоставление отпуска;
• делается запись других видов отпусков: по уходу за ребенком до 3 лет и др.;
• назначается дата начала в последний день рабочей недели: например, при режиме 5/2 – в пятницу;
• отпуск делится на части без согласия работника – решение не имеет юридической силы, даже если подобный пункт прописывается в трудовом договоре;
• отпуск предоставляется по , но график не утверждается руководством. Подобное нарушение влечет за собой штраф или дисквалификацию до 3 лет.

График отпусков – важный документ для предприятия. Составлением должны заниматься компетентные лица, учитывая интересы работников, производственную необходимость и нормы законодательства.

Мы рассмотрели основные нюансы, которые нужно учитывать при оформлении, но если у вас остались вопросы, обращайтесь к нашему консультанту.

Согласно законодательству работодатель должен предоставлять своим сотрудникам за отработанное ими время оплачиваемые периоды отдыха. Чтобы не было неразберихи и не прерывалась работа компании, возникает необходимость регулирования данного вопроса. Для этого в фирме разрабатывается график отпусков, который утверждается ее руководством. С ним должен быть ознакомлен каждый сотрудник под роспись.

Работу над составлением данного документа нужно начинать в конце года, предшествующего году планирования. Руководители каждого подразделения фирмы опрашивают своих подчиненных об их ожиданиях по поводу отпуска.

После этого они определяют количество необходимого персонала, чтобы предприятие всегда могло работать в стандартном режиме. Сопоставляя эти данные, начальники отделов распределяют периоды на будущий календарный год.

Свои графики они передают в кадровую службу предприятия, в которой составляется общий по фирме план отпусков. Необходимо помнить, что есть категории граждан, которые имеют льготные права при определении времени отдыха. Также надо учитывать отпуска новых сотрудников, так как они предоставляются строго в определенное время и не подчиняются графику.

Для оформления может использоваться бланк графика отпусков по унифицированной форме т-7 или разработанный на предприятии документ в соответствии с собственными нуждами. Многие специализированные программы по кадровому учету в своем составе имеют именно стандартную форму.

Законодательство устанавливает обязательное требование о том, что данный план времени отдыха работников на следующий год нужно утверждать не менее чем за 2 недели до окончания текущего.

График отпусков бланк должен быть доступен для ознакомления каждому сотруднику предприятия, вплоть до его директора. После его просмотра в соответствующей графе все работники проставляют свои подписи и фактические даты подписания.

Этот документ обязателен для всех сторон трудовых отношений, то есть соблюдать его периоды должны все. Тем не менее в график можно вносить изменения, но для этого должны быть уважительные причины. Работник при необходимости подает на имя руководителя в письменном виде заявление с просьбой о переносе его отпуска. В случае положительного решения, директор издает приказ, на основании которого в существующий график вносятся изменения.

Образец заполнения графика отпусков форма т-7

Рассмотрим подробнее график отпусков образец заполнения:

• В верхней части документа указывается полное название компании, а также записывается ее код согласно классификатору ОКПО.
• Если в фирме есть профсоюз рабочих, то ниже слева необходимо записать порядковый номер и дату его мнения о распределении отпусков среди рабочих. Если такого органа нет - то в этих графах проставляется прочерк.
• В центре документа указывается порядковый номер графика отпусков, дата его составления, а также на какой год он сделан.
• В правой части находится место для утверждения графика директором. Здесь записывается его должность, данные Ф. И. О. и проставляется личная подпись. Также необходимо указать дату его утверждения.

• Название структурного подразделения сотрудника;
• Название его должности исходя из организации;
• Полные Ф.И.О.;
• Табельный личный номер;
• Продолжительность отпуска в календарных днях;
• Запланированное время начала отпуска;
• Фактическое время начала отпуска (заносится по факту предоставления его сотруднику);
• Если осуществляется перенос отпуска на другое время, то необходимо указать на каком основании производится это действие и ориентировочную дату переноса;
• Имеющиеся уточнения и примечания.

Документ визируется работником отдела кадров предприятия - нужно указать занимаемую им должность и данные Ф.И.О.

Нюансы

Каждый работник должен быть под роспись ознакомлен с графиком отпусков. Это можно сделать, дополнив существующую форму еще одной графой «Роспись», или составив приложение к данному документу в виде таблицы с фамилиями сотрудников, датой подписания и росписью.

Работник, который оформлен на фирме как совместитель, также должен быть включен в график отпусков. Однако его отпуск необходимо предоставить в то же время, что и по основному месту осуществления деятельности. Для этого кадровик запрашивает у него предварительно перед составлением графика справку с главного места работы.

Если сотрудник не пошел в отпуск в течение года согласно графику, его необходимо включить в следующий план в первой половине года. Так как согласно ТК РФ, работник может воспользоваться своим правом на него в течение полутора лет. В противном случае данное время сгорает, а к фирме могут применяться административное наказание.

График отпусков – это документ, который содержит сведения о предполагаемых датах отпусков всех работников организации. Его наличие и порядок составления регламентированы трудовым законодательством РФ.

График отпусков: ТК РФ

График отпусков должен быть в наличии у всех работодателей. Прямого указания на это в законодательстве нет, но такой вывод можно сделать из положений статьи 123 Трудового Кодекса РФ. В ней об этом документе говорится следующее:

• график является основанием для предоставления отпусков работникам компании;
• его нужно утвердить не позже, чем за две недели до начала нового года;
• дат, указанных в графике должны придерживаться обе стороны трудовых отношений.

В график вносятся все отпуска, которые положены работнику без согласования с работодателем и в предоставлении которых он не может отказать работнику.

График отпусков: форма Т-7

Для составления этого документа обычно используют унифицированную форму Т-7. График отпусков может также составляться и на бланке, который компания разработает самостоятельно, поскольку в настоящее время использовать унифицированы формы не обязательно.

Если образец графика отпусков на 2018 год предприятие будет составлять самостоятельно, то разработанный бланк обязательно нужно утвердить приказом по организации.

Но чаще для составления графика отпусков применяют унифицированную форму, которая является самой удобной для отражения информации.

График отпусков: образец заполнения 2018

Скачать заполненный образец можно . Унифицированная форма графика отпусков на 2018 год будет заполняться в три этапа:

1. заполнение данных об организации и о составляемом документе;
2. заполнение данных о работниках и запланированных датах отпусков;
3. заполнение графика в ходе работы: фактические даты отпусков, перенос, изменение и т.д.

Заполнение титульной части

Титульная часть включает в себя следующие реквизиты:

• полное наименование юридического лица;
• мнение представительного органа. Если на предприятии его нет, то отведенное для этого поле оставляют незаполненным;
• гриф утверждения руководителя. Ставится его подпись с расшифровкой и наименование должности. Место под печать здесь не предусмотрено, но согласно правилам составления деловых бумаг, гриф «Утверждаю» заверяется печатью;
• дата утверждения, проставляется с учетом установленных сроков;
• наименование документа и его реквизиты: номер, дата составления и период (год) на который он составлен.

Только при заполнении всех реквизитов график отпусков будет иметь силу юридического документа и его можно использовать при спорах с работниками.

Заполнение информации об отпусках

На втором этапе заполняется непосредственно график отпусков. Бланк этого документа представляет собой таблицу, разделенную на следующие колонки:

1. структурное подразделение, сюда данные вносятся, только если на предприятии есть разделение на отделы. Можно поставить сокращенное наименование предприятия;
2. должность, на которой числится работник.
   

   Обратите внимание! Если один человек работает на двух должностях (совместительство), то его вносят в график дважды.

3. полное ФИО работников фирмы;
4. табельный номер, в том случае если он есть;
5. количество календарных дней отпуска. Здесь проставляется продолжительность всех отпусков, только цифрами, поскольку единица измерения (дни) уже установлена в шапке таблицы.

Примеры заполнения:

• «28» (основной оплачиваемый отпуск);
• «28 + 5» либо «28,5» (основной и дополнительный отпуска).

1. дата отпуска по плану. Должно быть указано конкретное число, а не просто месяц. Если работник дробит отпуск, или ему положено несколько, то в скобках около даты можно давать пояснения. Можно также указывать начальную и конечную дату отпуска.

Примеры заполнения:

• «с 01 октября (основ.), с 01 декабря (доп.)»;
• «с 01.10.2018 по 28.10.2018, с 01.12.2018 по 05.12.2018 (доп.)»;
• «с 01 июня (14 дн.), с 01 сентября (14 дн.), с 01 декабря (доп.)»;
• «с 01.06.2018 по 15.06.2018 года, с 01.09.2018 по 14.09.2018 года, с 01.12.2018 по 01.12.2018 года (доп.).

Столбцы с 1 по 6 заполняются при составлении графика. Все остальные в ходе работы, в течение года.

После составления таблицы ставится подпись работника, который оформил график.

Изменения и дополнения графика отпусков

В столбцы с 7 по 10 вносится следующая информация:

1. Дата, когда работник фактически отгулял отпуск, она может не совпадать с той, которая указана в колонке 6.
2. Основание для перенесения отпуска. Сюда вносится наименование и реквизиты документа, согласно которому запланированная дата была изменена.

Пример заполнения:

• Заявление А.А. Кубикова от 12.03.2018 года;
• Приказ от 15.06.2018 года, № 45-К.

1. Вносится предполагаемая дата переноса, она должна быть указана в документе-основании.
2. Примечание. Данный столбец можно не заполнять, либо делать в нем различные пометки (уволен, внешний совместитель, отпуска отгуляны в полном объеме и т.д.).

График отпусков представляет собой сводную таблицу с датами предоставления отдыха всем работникам компании. Составляется он, как правило, на унифицированной форме Т-7. Ее бланк скачать можно по ссылке, приведенной выше.

Составление графика отпусков – процедура для сотрудников хорошо знакомая и приятная. Поэтому обычно к этому процессу относятся просто как к привычному способу планирования времени отдыха на следующий год.

На самом деле процедура составления такого графика строго регламентирована и подлежит строгому контролю со стороны органов охраны труда. Если это не сделано строго в установленные сроки и в требуемом формате, работодатель рискует быть оштрафованным. Размеры штрафа – 30 000 — 50 000 рублей. Помимо этого, возможно и приостановление деятельности до 90 дней.

При отсутствии графика, штрафы предусмотрены не только для организации в целом, но и для должностных лиц, ответственных за составление. Директор и руководитель отдела кадров могут быть оштрафованы на 1 000 – 5 000 рублей.

Процедура и нюансы оформления

Для того, чтобы правильно составить график, как правило, применяется следующая последовательность действий . Сначала собираются сведения относительно пожеланий сотрудников о сроках отпусков.

Сотрудник отдела кадров составляет предварительный план, корректирует его в соответствии со служебной необходимостью, учитывает требования законодательства по этому вопросу. После этого проводится необходимое согласование у начальников подразделений, готовый график подписывает руководитель отдела кадров и направляется на согласование директору предприятия.

Согласно трудовому законодательству, обязательный ежегодный должен быть продолжительностью не меньше 28 календарных дней. В зависимости от внутренних положений организации, специфики отрасли и условий работы, это время может быть увеличено.

Дополнительные права сотрудников в плане отпуска можно поделить на две категории:

1. продолжительность отпуска;
2. возможности выбора его сроков.

Это сотрудники:

• У которых в закреплен ненормированный рабочие день. В этом случае отпуск должен быть увеличен минимум на 3 дня.
• Работники вредных и/или опасных производств. Им должно быть увеличено время отдыха в соответствии с нормами труда.
• Работающие в условиях крайнего севера;
• Подростки до 18 лет. Им предоставляется отпуск в 31 календарный день.

Работники, имеющие право на дополнительное время отпуска в связи с условиями труда, имеют право взять часть его в виде оплаты.

Но это возможно только для той части дополнительного отдыха, которая превышает семь дней, установленные законодательством как обязательный минимум для этого вида отпуска.

• Внешние совместители;
• Подростки до 18 лет;
• Беременные женщины, уходящие в ;
• Мужьям женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам, по их заявлению может быть предоставлен отпуск на то же время.

При этом максимальная продолжительность оплачиваемого отпуска законодательством не установлена, поэтому может быть произвольно увеличена на усмотрение работодателя или в соответствии со служебной необходимостью.

Заполнение формы Т-7

Для составления графика предусмотрено использование формы Т-7 . Законодательство не обязывает работодателя к ее использованию в неизменном виде, допустимо ее редактирование с соблюдением наличия всех необходимых полей.

Бланк графика отпусков по форме Т-7

Можно добавлять дополнительные колонки, которые требуются для удобства ведения графика, либо не использовать ненужные, например, поле для табельных номеров сотрудников, если такой практики на предприятии нет, и сотрудникам не присвоено табельных номеров.

Перед составлением графика необходимо заполнить шапку. В нее вносятся данные организации, ее наименование, должность и фамилия руководителя.

Далее следуют данные о самом документе. Это номер, дата составления и на какой год составлен график. По требованиям законодательства, график отпусков должен быть составлен и утвержден за 2 недели до начала того года, на который он составляется, поэтому следует учитывать, что датой составления не может быть указана дата, нарушающая эти сроки.

Поскольку график отпусков является сводным документом, составляемым в единственном экземпляре, то номер документа у него, как правило, 1, хотя это зависит от правил ведения делопроизводства, принятых на предприятии.

Часто для внесения корректировок в первоначальный вариант прибегают к составлению нового графика с измененными данными и, соответственно, присваивают ему следующий порядковый номер. Это не правильно, так как наличие двух и более действующих графиков отпусков на один календарный год запрещено .

На что следует обратить внимание для правильного составления графика отпусков рассмотрено в следующем видеоуроке:

1. Структурное подразделение – указывается название отдела согласно штатному расписанию.
2. Должность – пишется полностью, сокращения не используются.
3. Фамилия, имя, отчество – также указывается полностью.
4. Табельный номер – эта графа заполняется только если подобная практика используется в организации, и сотрудникам при трудоустройстве присваиваются табельные номера.
5. Количество календарных дней – указывается общее число календарных дней оплачиваемого отпуска, которые полагаются сотруднику. Если отпуск будет разбит на несколько частей, для каждой его части должна использоваться отдельная строка, в которой указывается число дней именно этой части отпуска. В одну строку записывается только непрерывный отпуск.
6. Запланированная дата – в нашем примере указаны даты начала и окончания отпуска. Это сделано только для удобства и наглядности, на самом деле можно указать только дату начала отпуска и из количества дней в соседней колонке уже будет очевидна дата окончания, поэтому ее можно и не писать.
7. Фактическая дата – заполняется в течение года, в момент фактического ухода сотрудника в отпуск.
8. Основание переноса отпуска – если в график вносятся изменения, необходим документ, на основании которого это допустимо сделать (это может быть заявление работника или приказ работодателя).
9. Дата предполагаемого отпуска – заполняется в течение года, если есть необходимость внесения изменений.
10. Примечание – используется для каких-либо пояснительных отметок, необходимых в графике.

Например, из нашего образца мы видим, что у главного бухгалтера Антонины Петровны по графику запланировано количество дней отпуска, отличное от стандартных 28 дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Поскольку этот факт требует пояснения, то в примечаниях мы видим, что по трудовому договору для Антонины Петровны предусмотрен ненормированный рабочий день (что дает право на минимум 3 дополнительных дня к отпуску), а также имеется неиспользованный отпуск за прошлый год в количестве семи дней.

Нюансы составления

Если привычная практика организации требует ознакомления сотрудника под роспись, то допустимо добавить к приведенному варианту дополнительные колонки. Например: «Подпись», «Расшифровка», «Дата ознакомления» и так далее.

Если внутри предприятия существует профсоюзная организация, то до утверждения график должен быть обязательно согласован с профсоюзом. Отметка о согласовании с ним может отсутствовать на готовом графике отпусков только в том случае, если такого объединения работников в организации нет.

Трудовое законодательство не обязывает работодателя согласовывать или иным образом предоставлять для ознакомления сотрудникам график отпусков в окончательном виде. Многие организации осуществляют ознакомление под роспись просто для того, чтобы получить подтверждение от сотрудников о том, что они согласны с предлагаемым вариантом и поставлены в известность о дате начала отпуска. На самом деле это не обязательно. Трудовой Кодекс требует от работодателя только сообщить сотруднику о начале отпуска за две недели до его начала и начислить отпускные не позднее, чем за три дня. Все остальное на усмотрение руководства организации.

Часто бывает, что в связи с производственной необходимостью в течение календарного года работнику нет возможности предоставить отпуск. Либо он был предоставлен, но потребовалось его прервать, и вызвать сотрудника на работу. В этом случае время неиспользованного отпуска должно быть предоставлено позднее по заявлению сотрудника.

Особо следует отметить, что недопустимо отсутствие отдыха у кого-либо из сотрудников в течении двух календарных лет. За это время обязательно нужно дать возможность сходить в отпуск хотя бы один раз и на срок не менее двух недель.

Оставшееся неиспользованным время отпуска за предыдущий год нужно включить в график на следующий год. В этом случае к числу дней за текущий год прибавляются те дни, которые остались от предыдущего и указываются в графике общей суммой. В поле для примечаний делается отметка о том, что имеется неиспользованный отпуск и указывается количество календарных дней, добавленных по этой причине.

Правила составления в программном обеспечении 1С ЗУП 2.5 изложены в следующем видеоматериале:

Внесение изменений в график

Форма составления графика допускает внесение в него изменений, для этого предусмотрены отдельные колонки, чтобы указать фактическую дату ухода сотрудника в отпуск и причину ее переноса.

Инициатором может выступать как работодатель, так и сотрудник.

Законодательство оставляет за руководством организации право корректировать время ухода сотрудников в отпуска, если первоначальный график нарушает эффективность работы. В таком случае изменения вносятся посредством приказа руководителя об изменении даты начала отпуска или даже о вызове сотрудника из уже начавшегося отпуска.

Если же изменения в графике требуются кому-то из сотрудников, то это оформляется посредством заявления на имя руководителя.

На основании этих документов вносятся корректировки в график, указывается дата фактического ухода сотрудника в отпуск и документ, послуживший основанием для его переноса.

Отдельно нужно обратить внимание на те случаи, когда сдвигается дата выхода сотрудника из отпуска. Причиной может послужить больничный, оформленный после ухода в отпуск или нерабочие праздничные дни, приходящиеся на время отпуска. В этом случае время отпуска сотрудника увеличивается, но изменения в график вносить не нужно, так как фактическая дата ухода не меняется, меняется только дата возвращения.

Время отпуска может быть разделено по желанию работника на несколько частей, но так, чтобы минимум одна из них не была менее двух недель.

Дополнительно нужно обратить внимание на то, что если в течении года отпускной стаж сотрудника более чем на 14 дней прерывался на административный отпуск без сохранения зарплаты или по неуважительным причинам, то это время вычитается из отпускного стажа.

Срок хранения для графика отпусков составляет один год с момента его окончания, то есть, он хранится в течении года, следующего за тем годом, на который он составлен.